SOS Villages d’Enfants International est l’organisation faîtière de la fédération mondiale de SOS Villages d’Enfants. En tant qu’organisation non gouvernementale de développement social, nous soutenons les enfants privés de soins parentaux et les familles vivant dans des conditions difficiles par le biais de services de soins, d’éducation, de santé et d’aide d’urgence, et nous défendons les droits des enfants et des jeunes, en alliance avec une grande diversité de partenaires. Nous travaillons dans 136 pays et territoires, touchant chaque année plus d’un million d’enfants, de jeunes, de familles et de soignants.
Lieu d’affectation : Lomé
Résumé du poste
Le/la coordonnateur/trice national-e Administration et logistique a pour mission de définir, mettre en œuvre et superviser l’organisation logistique et les procédures de passation des marchés dans le respect des procédures SOS Villages d’Enfants.
Principales tâches et responsabilités
- Elaborer et développer les outils logistiques internes
- Former et accompagner les équipes sur les dispositifs mis en place
- Veiller au suivi de la maintenance et de la réparation du matériel roulant
- Organiser et suivre les mouvements des équipes
- Etablir le planning de mouvement des véhicules de l’organisation
- Elaborer le rapport mensuel de consommation, réparation, et maintenance des véhicules
- Veiller à la mise à jour des documents de bord du véhicule (Assurance, vignette, carte grise, visite technique…)
- Assurer la liaison directe avec les assurances de l’association nationale
- Superviser/réaliser les inventaires annuels des équipements et assurer leurs maintenances
- Assurer le suivi, la maintenance, les réparations de l’Association Nationale
- Etablir le plan annuel de passation de marché de l’organisation
- Consolider les plans de passation des différents projets et conseiller les différents acteurs dans leur établissement
- Veiller à la constitution de la base des fournisseurs de l’organisation
- Préparer les commandes, suivre les achats et organiser la réception dans le respect des procédures de passation des marchés
- Orienter et former les différentes commissions de passation de marché des différents sites
- Conseiller les différents chefs de département et acteurs sur toutes les activités relatives aux achats et passation
- Produire régulièrement les rapports sur l’état d’avancement des achats
- Tenir à jour un catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés
- Mettre en œuvre et élaborer des accords de partenariat avec les structures clé
- Garantir/assurer le processus de sélection des consultants indépendants, les cabinets de consultation, les entreprises par la préparation des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO), la publication et le suivi du processus de sélection des fournisseurs, ainsi que les demandes d’Exonérations
- Elaborer, faire le suivi de tous les contrats cadres et contrats de services
- Assurer la coordination des Protocoles d’Inspection et Maintenance (PIM) de l’Organisation
- Coordonner, planifier et organiser les activités des collaborateurs sous sa responsabilité
- Elaborer les plans de travail individuel, et évaluer périodiquement l’atteinte des objectifs de son équipe
Profil
- Être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau minimum Bac+5 en droit, en passation de marchés, gestion, économie, ingénierie, administration publique ou tout diplôme équivalent
- Avoir une expérience professionnelle générale pertinente d’au moins cinq (05) ans à un poste similaire
- Avoir une expérience spécifique en passation des marchés d’au moins trois (03) ans, dans une ONG internationale
- Avoir une bonne connaissance des procédures nationales de passation des marchés notamment les dispositions du Code des Marchés Publics et ses textes d’application
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique, des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint) et de l’internet
- Avoir une bonne connaissance de la langue française et anglaise, et une aptitude à communiquer par écrit et oralement
- Forte capacité à respecter les délais
Dépôt des candidatures
Les dossiers de candidature comprenant un CV à jour ainsi qu’une lettre de motivation adressée à la Directrice Nationale de SOS Villages d’Enfants Togo devront être envoyés à l’adresse électronique suivante : [email protected] avec en objet « COORDO LOG ».
La date limite de réception des dossiers est fixée au 23 juin 2024.
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