SOS Villages d’Enfants International est une organisation créée en 1949 qui travaille à l’échelle mondiale pour répondre aux besoins essentiels et protéger les intérêts et les droits des enfants orphelins et vulnérables.
Représentée dans plus de 135 pays à travers le monde, elle est implantée en Côte d’Ivoire depuis 1971 à travers SOS Villages d’Enfants en Côte d’Ivoire.
A ce jours, SOS Villages d’Enfants en Côte d’Ivoire détient trois (03) villages (Abobo, Aboisso et Yamoussoukro) et des foyers intégrés dans les communautés.
Pour l’exercice de ses activités sur le territoire ivoirien, SOS Villages d’Enfant en Côte d’Ivoire est engagée dans le processus de recrutement d’un(e) ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE).
Résumé du poste
L’Assistant (e) Administratif (ve) est chargé de réserver un accueil de qualité aux visiteurs. Il/Elle encaisse les chèques pour approvisionner la caisse, il/elle assure le secrétariat et un accueil de qualité pour le Village. Au besoin, il/elle assurer la bonne circulation des informations.
Relation hiérarchique
• Rend compte directement au Manager de Village et coopère avec tous les Coordonnateurs et collaborateurs du Programme ;
• Reçoit des instructions additionnelles de tous les Coordonnateurs.
• Apporte un appui au Manager de Village et aux Coordonnateurs du Programme.
A ce titre, il (elle) aura entre autres les tâches et responsabilités suivantes :
Tâches et responsabilités
• Accueillir les visiteurs en les orientant et en enregistrant lesdites visites et leurs motifs dans le registre des visites
• Effectuer le traitement des textes et des documents reçus en faisant les saisies, les mises en forme, les enregistrements dans le chrono et en les archivant en fin de processus.
• Traiter les appels téléphoniques échangés entre tous les travailleurs et l’extérieur, et s’assurer qu’ils sont correctement transmis.
• Gérer le stock de fournitures de bureau du Village en élaborant la liste des existants, en assurant son approvisionnement et le suivi des sorties de stocks, en effectuant les différents inventaires et le suivi des explications des écarts éventuels etc
• Réceptionner les réponses aux appels d’offre (facture pro-forma, devis, etc.)
• Gérer les recharges du téléphone portable du bureau en veillant à ce que tous les appels soient enregistrés, que les factures du fournisseur soient correctement payées.
• Effectuer des achats sur instructions de son supérieur hiérarchique quand c’est nécessaire.
• Assister le Manager du Village et les Coordonnateurs dans l’organisation de leurs activités quotidiennes.
• Participer activement à l’organisation des réunions, séminaires et à l’accueil des hôtes de SOS Villages d’Enfants
Profil du poste
• Etre titulaire d’un diplôme supérieur en secrétariat bureautique ou tout autre diplôme équivalent
• Justifier d’une expérience d’au moins deux (2) ans à une fonction similaire
• Maîtriser les outils bureautiques et internet
Attitudes et qualités personnelles
• Sens de la responsabilité
• Disponible et physiquement bien portant
• Flexibilité- écoute
• Pro-activité
• Résistance au stress
• Capacité à communiquer clairement
• Capacité d’analyse, de raisonnement et de créativité
• Respect des consignes
• Large autonomie dans l’organisation du travail
• Facilité à la rédaction (note, compte rendu)
En accord avec notre politique relative à la protection des enfants, tout emploi dans l’organisation est soumis à la vérification des antécédents et du casier judiciaire.
Dossiers de candidature
Un dossier contenant une lettre de motivation adressée au Directeur National, un curriculum vitae détaillé, copie des diplômes est à envoyer à l’adresse suivante :
[email protected] ou à déposer au secrétariat du site d’Abobo/ Aboisso/ Yamoussoukro ou de la Direction Nationale à Cocody
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au plus tard le Vendredi 31 Octobre 2022.
NB : Toute les pièces doivent être attachées au format PDF
Mettre en objet du mail uniquement : SECRETAIRE ABOISSO
SOS Villages d’Enfants en Côte d’Ivoire est engagé à créer et à maintenir un environnement chaleureux et protecteur. Elle promeut ses valeurs fondamentales, prévient et traite les abus et l’exploitation des enfants. Nous condamnons fermement toutes les formes de maltraitance et d’exploitation des enfants, que ce soit au sein ou à l’extérieur de notre organisation. Nous répondons toujours à tout cas de maltraitance avérée, allégation ou tentation d’abus dans notre sphère d’influence selon sa nature. Nous veillons à ce que des mécanismes soient en place pour sensibiliser, aider à la prévention, encourager les signalements et faciliter les réponses. Ces mécanismes vont des actions de développement des ressources humaines telles que la formation et le conseil aux mesures telles que la suspension, le licenciement et l’action en justice
