PRESENTATION DE L’ORGANISATION
SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.
Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d’abus – tout acte d’exploitation, d’abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l’encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d’intérêt non déclaré, financement d’activités portant atteinte aux droits de l’homme – qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l’égard des actes de SEAH
Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.
SOLIDARITES INTERNATIONAL lance le recrutement (e), Interne et externe
POSTE : Administrateur (trice) logisticien de base
Date de prise de fonction souhaitée : 1ER janvier 2025
Durée du contrat : 05 mois
Zone de couverture : Abala – Banibangou – Gothèye
MISSION / OBJECTIFS
Sous la supervision du coordinateur administratif & finance et du coordinateur logistique, le logisticien – administrateur assure la gestion administrative, comptable, financière et logistique de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International.
Il organise le support logistique et administratif aux programmes, est le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International et est chargé de la supervision de l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation.
Il appuie, suit et forme les membres de son équipe.
Il assiste le responsable de base ou le coordinateur terrain dans la mise en œuvre des règles de sécurité.
Liste des principales activités :
Gestion d’équipe
- Définir les besoins en personnel administratif et logistique sur sa base et recruter en fonction des moyens alloués
- Former et appuyer les membres de son équipe sur sa base d’affectation
- Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique
- Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe
- Effectuer les EAP des membres de son équipe
Reporting / communication
- Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur
- Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
- Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)
- Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
- Superviser l’envoi des archives administratives, faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie
- Assurer le reporting administratif et logistique vers sa coordination selon le calendrier Solidarités
- Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur logistique
- Fournir au coordinateurs logistiques et administratifs tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux
Administration :
Gestion administrative du personnel :
- Participer à l’accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
- Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base
- Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International
- Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
- S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
- Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation
- Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires
- Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
- Superviser le recueil des éléments permettant l’établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
- Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
- Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale
- Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits
- Organiser les réunions et la communication avec le personnel
- Suivre l’évolution du coût de la vie
- Tenir à jour l’organigramme de la base
Trésorerie / comptabilité :
- Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
- Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds
- Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les responsables programmes
- Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses
- Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International
- Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse
- Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre
- Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
- Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination
Suivi budgétaire / financements :
- Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
- Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes
- Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
- Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
- Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
- Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
- Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets
Gestion administrative de la mission
- Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base
- Superviser le choix des locaux Solidarités International
- Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance
Logistique :
Gestion de l’approvisionnement
- Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local
- Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
- Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
- Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI
- S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique
- Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
- Participer à la rédaction des appels d’offre
- Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
- Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International
- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
Gestion du parc véhicules
- Négocier les contrats de location de véhicules
- Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
- Etablir le planning des mouvements de véhicules
- S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
- Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
- Responsabiliser l’équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International
- Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
- Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
- Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
- S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
Gestion du parc équipement / télécommunication
- Mettre à jour l’état de parc en temps réel
- Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités
- Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel
- Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication
Gestion et suivi du parc informatique
- Mettre à jour les antivirus
- Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données
- S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
- Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation
Gestion des stocks
- Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage
- S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption
- S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
- Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
- Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks
Sécurité
- Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes
- Former les équipes aux procédures et règles de sécurité
- Faire remonter les informations relatives à la sécurité à son responsable hiérarchique
Profil recherché :
- Formation études en gestion financière ou humanitaire, logistique ou comptabilité
- 3 – 4 ans d’expérience dans le domaine humanitaire
- 2 ans d’expérience dans le poste
Compétences Techniques
- Expérience en tant que manager financier, RH et logistique d’une base. Une expérience préalable avec SI sera un atout fort apprécié.
- Connaissance des procédures logistique SI, connaissance du logiciel LINK serait un plus
- Maitrise d’un logiciel comptable, notamment SAGA, est un plus.
- Bonne connaissance et expérience en gestion financière pour les principaux bailleurs institutionnels : ECHO / UNICEF / SDC / BHA/ CDCS / AFD (règles et procédures bailleurs).
Qualités humaines :
- Capacité de leadership et de management
- Excellente capacité d’organisation, de planification et de priorisation
- Flexibilité et adaptation, innovant et souple, capable de trouver des solutions rapidement
- Capacité à renforcer et développer ses capacités personnelles
Langues : Français,
Anglais est un atout
COMMENT POSTULER
Les personnes intéressées par ce poste sont priées de déposer leur dossier comportant :
- Une lettre de motivation adressée au Coordinateur Administratif & financier
- Un CV à jour
- 3 personnes de référence avec leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail
- Copie des diplômes
- Copie des certificats de travail
Avec la mention : « Candidature au poste d’Administrateur (trice) logistique de base
À l’adresse :
En mettant en copie :
Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.
Date limite de dépôt de candidature : lundi 25 novembre 2024 à 12h00
