SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans plus de 20 pays, les équipes de SI, 2500 personnes au total, composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.
But / But
- Sous la supervision du coordinateur terrain de la zone Nord-Est, le responsable administratif assiste le coordinateur administratif dans le traitement des transactions comptables et financières, ainsi que dans toutes les tâches et procédures liées aux RH.
- Il/elle assiste le coordinateur administratif dans la définition et la mise en œuvre des politiques RH nationales au niveau de la mission.
- Il/elle est responsable de la mise en place et du suivi, en étroite collaboration avec le coordinateur administratif, des procédures administratives, financières et RH sur les différentes bases.
- Le responsable administratif gère les équipes administratives avec le soutien et sous la supervision du coordinateur administratif.
- Il/elle gère les processus de trésorerie (transfert de fonds, paiement des donateurs…) au niveau de la mission sous la supervision du coordinateur administratif.
- Il assume les fonctions de coordinateur administratif en cas d’absence.
Liste des activités principales
Gestion financière et budgétaire :
- Elaborer et importer les paramètres budgétaires dans SAGA après validation du responsable financier desk
- Vérifier les suivis budgétaires mensuels des projets selon le format Solidarités
- Préparer le document mensuel de suivi du budget global
- Préparer les rapports financiers demandés par les autorités (gouvernement, ministères…) à valider par le coordinateur administratif et/ou le HoM avant soumission
- Superviser la clôture mensuelle, la revue et l’intégration de la comptabilité pour sa mission
- Superviser la vérification des fichiers comptables avant leur envoi au siège
- Préparer et soutenir des audits ou d’éventuelles inspections
Gestion comptable :
- Surveiller l’application des règles de paiement en espèces et enregistrer avec précision les transactions dans Saga
- Envoyer la liasse comptable mensuelle au siège après validation du coordinateur administratif et gérer directement l’intégration mensuelle au niveau du siège avec le responsable financier du desk et son assistant
- Envoyer toutes les pièces justificatives relatives à la clôture du compte au siège à la demande du responsable comptable et du responsable financier du bureau (si aucun comptable n’est présent)
- Centraliser la comptabilité de la base au sein du logiciel Saga
- Superviser la vérification de la comptabilité de la base (libellés, codes comptables, rubriques budgétaires, rapprochement, taux de change mensuel)
- Superviser la vérification physique des factures et des inventaires de caisse dans chaque Balzac
- Gestion de la banque à mission Balzacs
- Envoyer Saga après intégration aux différentes bases
- Superviser les pièces justificatives et autres documents de sauvegarde à envoyer au siège tous les 6 mois
- Diriger la clôture comptable semestrielle et annuelle avec son équipe administrative et sous la supervision du coordinateur administratif et/ou du responsable financier du desk (charges de régularisation, solde des congés, situation d’endettement, achats d’actifs, dons en nature, etc. ).
Gestion de la trésorerie:
- Centraliser la prévision de trésorerie mensuelle de chaque base et préparer le document sous la supervision du coordinateur administratif
- Traiter et surveiller le transfert d’argent depuis le siège à Paris
- Gérer la trésorerie au niveau de la mission et s’assurer que les banques et les caisses sont bien approvisionnées pour chaque base
- Surveiller la sécurité des fonds et proposer l’amélioration du processus interne de transfert monétaire au niveau de la mission au coordinateur administratif
- Surveiller le versement des donateurs au niveau du terrain (le cas échéant)
Suivi administratif :
- Suivre la mise en œuvre des règles et procédures administratives, financières et RH
- S’assurer que le calendrier administratif est respecté par l’équipe administrative
- Suivi du contrat de bail
- Assurer la réalisation des archivages papier et numérique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs sur toutes les bases
- Superviser régulièrement la sauvegarde de tous les dossiers au niveau de la coordination et assurer le remplissage de ces documents.
Suivi Juridique :
- Suivre les changements dans les lois et politiques nationales
- Préparer et contrôler les paiements fiscaux, (impôt sur le revenu, TVA…)
- Mise en œuvre de la Politique Nationale RH :
- Participer à l’élaboration de la politique RH nationale
- Participer à la définition et au suivi de la mise en œuvre de la politique RH et de la prévoyance sociale sur la mission
- Évaluer les risques liés aux changements de politique sociale
- Proposer des améliorations aux conditions de travail des salariés
- Assurer la pertinence et la cohérence entre les descriptions de poste de mission et les descriptions de poste standard SI
- S’assurer que la matrice des postes SI est appliquée sur la mission et que le processus de recrutement est respecté
- Si nécessaire, participer à la réécriture de la matrice salariale (benchmark…)
- Assurer en permanence la cohérence entre la politique SI RH et les législations nationales
Gestion des ressources humaines pour le personnel national :
- Veiller à ce que les déclarations et le paiement des taxes et redevances soient effectués auprès des organismes concernés
- Tenez-vous informé de toutes les factures et modifications liées au droit du travail, à l’emploi en général et à la formation du personnel.
- Améliorer les conditions de travail du personnel en étroite collaboration avec le coordinateur administratif
- Recueillir les informations nécessaires au suivi de l’évolution du coût de la vie.
- Vérifiez les salaires mensuels.
- Vérifier les bases de données salariales et le traitement de la paie de la base (Balzac XX)
- Vérifier la mise à jour au niveau de base des informations liées RH via le logiciel Homère
- Superviser la mise à jour de tous les documents liés aux RH au niveau de la mission et le classement au niveau de la coordination
- Surveiller l’adhésion à la politique nationale des ressources humaines au niveau de la mission
- Mettre à jour les dossiers du personnel et suivre les échéances RH
- Consolider et mettre à jour l’organigramme de la mission
- Superviser les échéances des revues de performance annuelles, les dates des contrats…
- Participer à l’élaboration d’un plan annuel de formation à la mission, superviser sa mise en œuvre et mesurer son impact
- Participer à la mission Politique RH
- Vérifier que les descriptions de poste correspondent à la matrice de poste standard et s’assurer que le processus de recrutement est respecté
Gestion d’équipe:
- Superviser et former les administrateurs de base
- Effectuer des visites régulières sur le terrain dans les différentes bases
- Superviser le personnel administratif au niveau de la coordination
- Assurer un effectif minimum du service administratif pendant les périodes d’absence (vacances, maladie, etc.)
- Participer à la mise en place des promotions du personnel
- Participer à la mise en place de la planification de carrière et à la gestion de la mobilité du personnel
- Faites une liste des écoles et des programmes de formation dans le pays
- Améliorer les procédures de recrutement
- Participer au recrutement de cadres in-pat
- Assurer les relations avec les représentants du personnel, notamment en participant à leurs réunions.
Rapports / Communication :
- Aider le coordinateur administratif à créer des propositions d’opérations et à rédiger des rapports financiers
- Établir et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national
- Entretenir des relations avec d’autres ONG & OING, autorités et autres partenaires sur demande
- Sur demande, participer à des réunions (bailleur, autorités, forum ONG…) et ateliers relatifs à son domaine d’activité et rédiger des comptes rendus au coordinateur administratif
Profil
- Baccalauréat en comptabilité, en administration des affaires, en finance ou dans un domaine connexe
- 3 ans d’expérience dans un rôle lié aux finances et aux ressources humaines ou dans un poste similaire avec une ONG internationale
- Bonne connaissance de la gestion de projet
- Une première expérience avec SI serait préférable
- Compétences en formation et renforcement des capacités
- Compétences en coordination et diplomatie
- Familier avec divers packs bureautiques
- Bonne connaissance et utilisation de SAGA, HOMERE et autres logiciels SIRH/Finance
- Confidentiel, axé sur les résultats et capacité à gérer les conflits
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
Ce que nous offrons
- Salaire + Transport, Congés & indemnités de logement + avantages sociaux (couverture médicale, 24 jours de congés annuels par an, congés de compassion, jours fériés annoncés par le gouvernement, prime festive, Assurance-vie – couvrant le décès et l’invalidité permanente) etc.
Méthode d’application
Note
- Veuillez soumettre votre candidature en cliquant sur le lien ci-dessus, sélectionnez Admin Manager, remplissez le formulaire et joignez votre CV et votre lettre de motivation.
- Le CV joint doit être nommé avec votre nom et prénom.
- Solidarités International se réserve le droit de sélectionner un candidat et de finaliser le recrutement avant la date de clôture des candidatures.
