PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une organisation humanitaire française présente au Mali depuis 2012. La mission mène actuellement dans le nord et le centre du pays concernant la sécurité alimentaire et les moyens d’existence (SAME), l’Eau, Hygiène et Assainissement (EHA) et le mécanisme de réponse rapide (RRM).
Les équipes de SI agissent sur le terrain en faveur des populations les plus fragiles dans le respect de leur dignité et de leur diversité. Leur action se fait dans le respect constant des principes humanitaires : humanité, indépendance, impartiale, neutralité.
SOLIDARITÉS INTERNATIONAL – Mission Mali recrute :
UN(E) GESTIONNAIRE FINANCE COMPTABILITE ET RESSOURCES HUMAINES
Lieu d’affectation : Bamako
FINALITÉ ET ACTIVITÉS DU POSTE
- IL assiste le Coordinateur Support dans le traitement des opérations comptables et financières de la Mission.
- En collaboration avec le Coordinateur Support, il a la charge de l’application et du suivi des procédures de gestion administrative, comptable et financière de la mission.
- En lien avec les Coordinateur Support, il est le réfèrent des assistants Terrain (Bases) sur les aspects
comptables et financières. - En collaboration avec le Coordinateur Support, il a la charge de la gestion de la trésorerie (transfert d’argent, paiements bailleurs…) au niveau de la mission.
- Il est responsable de la bonne tenue de l’archivage des pièces comptables de la Mission.
- Il assure la gestion et la tenue des journaux comptables de la Coordination.
- Il/elle est un/une des garants de la bonne gestion des Ressources Humaines de la mission, du respect des procédures RH et de l’application de la politique Ressources Humaines de Solidarités International sur la mission.
- Il/elle est le/la référent/e des Assistants Admin bases concernant toute question liée à la gestion courante des Ressources Humaines et les supporte notamment sur les aspects juridiques et administratif
- Il/elle participe activement à la mise en place de plans de formation et d’évolution du staff national
- Il/elle appuie le/la Coordinateur/trice des supports dans la gestion administrative des expatriés.
COMPTABILITE ET FINANCE
Gestion comptable, financière et budgétaire
• Préparer et réaliser l’import des paramètres budgétaires dans SAGA après validation du Gestionnaire (Siège)
• Appuyer le Coordo Support sur la MAJ du cycle Budgétaire mensuel
• Appuyer le Coordinateur Support à la préparation des rapports financiers demandés par les autorités (gouvernement, ministères de tutelle…)
• Préparer et accompagner les audits ou les éventuels contrôles de la Mission et du Siège
• S’assurer de la mise en place des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable
• Responsable de la tenue physique de la caisse de coordination et assurer sa sécurité
• Responsable de la tenue des journaux comptables de la Coordination (Caisses, Banques, OD, …)
• Contrôler les pièces comptables et les inventaires des caisses du Terrain (Bases) et réaliser les control des pièces comptables coordination, les inventaires Caisses et les rapprochements bancaires avec le Coordinateur Support
• Vérifier de la bonne tenue de la comptabilité des bases et Coordination (libellé, codes comptables, affectations budgétaires, lettrage, taux de change…)
• Centraliser les SAGA bases et importer dans le SAGA mission
• En lien avec le Responsable de la Comptabilité Terrain du Siège, intégrer les ABX mensuel dans SAGA
• Prépare la clôture mensuelle sur SAGA et les docs de lecture mensuels
• Envoyer le pack compta mensuel au siège après validation du Coordinateur Support
• Envoyer les documents nécessaires de la clôture comptable au Responsable Comptabilité Terrain
• Vérifier les documents comptables avant leur envoi au siège
• Responsable d’édition des vouchers et scannage des pièces comptables des journaux de la coordination après chaque clôture mensuelle
• Supervise et réceptionne l’archivage des pièces comptables du terrain (Bases)
• Envoyer la dernière sauvegarde “intégrée » aux différentes bases de la mission
• Superviser la vérification des vouchers et autres documents comptables à envoyer au siège
• Accompagner le Coordinateur Support sur la réalisation la clôture analytique annuelle, revu trimestriel (dépenses engagées et affectations analytiques et comptables, solde des congés, dons en nature, immobilisation de matériel…)
Gestion administrative et de trésorerie
• Compiler les prévisionnels de trésorerie des bases pour la mission
• Après validation du Coordinateur Support, réaliser l’envoi au siège et suivre la réception des fonds
• Gérer les flux de trésorerie de la mission et garantir l’approvisionnement des bases
• S’assurer de la sécurisation des fonds et le cas échéant proposer des améliorations quant aux procédures en place sur la mission auprès du Coordinateur Support
• Faire le suivi des réceptions de fonds bailleurs en local (le cas échéant)
• Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et de Ressources Humaines en liant avec la comptabilité ou la Finance
• Superviser et contrôler les équipes administratives sur le respect des deadlines de la mission
• S’assurer du suivi des contrats baux
• Assurer l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs sur toutes les bases.
RESSOURCES HUMAINES
Elaboration, mise en œuvre et respect de la politique des ressources Humaines nationales
• Se tenir informé des textes et des évolutions liées au droit du travail, à l’emploi en général, à la formation du personnel et avertir le/la Coordinateur/trice des supports des évolutions
• Avec l’appui du/de la Coordinateur/trice des Support, garantir le respect de la mise en œuvre des politiques RH de la mission, s’assurer que l’ensemble des outils et procédures RH soient connus, mis en place et respectés sur la mission et garantir leur bonne application et leur respect
• Être en appui du coordinateur des Supports sur la compréhension du contexte social, culturel, ethnique et des us et coutumes locaux.
Gestion administrative des ressources humaines nationales
• Être le garant de la bonne gestion administrative du personnel sur la mission, du recrutement à la fin de contrat de l’employé
• Assurer la bonne tenue des dossiers individuels des salariés de Bamako tout Supervisant celle de la mission grâce au suivi des archives numériques
• Préparer les nouveaux contrats de travail de Bamako
• Informer les nouveaux salariés des règles internes
• Etablir les documents administratifs relatifs aux contrats de travail
• Vérifier le respect des procédures de recrutement et de fin de contrats ;
• Vérifier que tous les documents administratifs (contrat, avenant au contrat, proposition de poste, offre d’emploi) respectent les formats standards de Solidarités International et dans le cas contraire, alerter le Coordinateur RH ;
• Participer à la gestion de parcours des employés et à la gestion de la mobilité du personnel
• Recenser et analyser les opportunités de formations au niveau local et international Participer / animer les réunions avec l’équipe administrative
• Être le référent pour la gestion de l’assurance : vérifier l’incorporation et retrait des salariés auprès de l’assurance maladie. Suivre le remboursement des avances auprès de l’assurance maladie ainsi que les frais médicaux.
• Vérifier le calcul des taxes, impôts et charges sociales ainsi que le paiement aux organismes concernés
• Préparer les informations et données statistiques nécessaires à l’élaboration des budgets et des coûts salariaux
• Compiler et vérifier mensuellement les informations des bases entrées dans le logiciel Homère
• Préparer la paie de Bamako et la faire valider par le coordinateur des supports
• Appuyer les assistants admin base dans la préparation de la paie des bases et vérifier les salaires avant de les faire valider par le/la Coordinateur/trice des support
• Préparer et mettre à jour le pack RH mensuel, le faire valider par le coordo des supports avant de le charger en ligne pour utilisation par la référente RH siège
Gestion d’équipe
• Accompagner et former l’équipe de l’administration (Assistants)
• Se déplacer régulièrement sur le Terrain (Bases)
• Former et accompagner les partenaires locaux sur procédures SI dans le cadre d’un partenariat.
• Participer à la formation des équipes administratives sur les aspects RH
• Assurer le remplacement minimum des membres du service administratif (incluant base) en cas d’absence (congés, maladie…)
Gestion administrative de la mission
• Assurer la responsabilité de la création et la tenue des dossiers personnels des staffs
• Assurer l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs RH
• Effectuer l’envoi trimestriel des archives administratives RH au siège après validation du contrôle interne
Gestion administrative des ressources humaines expatriées
• Assurer la gestion administrative des expatriés de la mission ainsi que les démarches éventuelles
auprès des autorités en cas de besoin (dossier, visa, billets d’avion, suivi expatrié…)
• Être en veille sur les règles d’imposition et administratives auxquelles le personnel expatrié est soumis dans le pays
Reporting / Communication
• Assurer régulièrement, des réunions de mise à jour sur les procédures RH avec le personnel de Bamako
• Entretenir des relations constantes avec les autorités locales liées à la gestion des Ressources Humaines
• Effectuer une veille juridique et fiscale constante
• Participer aux réunions de communication générale ou négociation avec les délégués du personnel et effectuer des CR
• Effectuer des visites terrains sur les bases Solidarités International.
PROFIL RECHERCHÉ
Diplôme/Niveau d’études :
• Niveau Bac + 3 en Gestion/Finance/comptabilité/RH, Contrôle interne/audit ou dans un domaine similaire
• Minimum 02 ans d’expérience en finance/Comptabilité/RH dans le domaine humanitaire (postes de responsabilités)
Compétences spécifiques et niveau d’expérience indispensables :
• Excellente maitrise d’Excel
• Capacités organisationnelle, d’analyse et de synthèse
• Bonnes connaissances des cycles de suivi budgétaires, du cycle des projets,
• Une maitrise de Saga serait un atout
• Maitrise Homère serait un atout
Aptitudes et qualités personnelles :
• Très bonne capacité d’accompagnement et de formation
• Pro actif et force de proposition
• Rigueur et honnêteté
TYPE DE CONTRAT : CDD de 11 mois à pourvoir pour le 03/02/2025. (Sous réserve de financement)
DOSSIER DE CANDIDATURE
Envoyez votre dossier de candidature complet par mail uniquement à l’adresse suivante :
[email protected]
En indiquant en objet du mail : « Gestionnaire Finance, Comptabilité et RH » + votre nom et prénom
Date limite de dépôt : 15/01/2025
Les candidatures ne respectant pas les conditions ci-dessus ne seront pas traitées.
Les candidats présélectionnés seront convoqués à un test technique afin de vérifier leur capacité à occuper le poste qui se déroulera dans les locaux de SI à Bamako.
LES CANDIDATURES FÉMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGÉES
