SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. L’ONG Solidarités International (SI) recrute un.e Assistant(e) Administrateur(trice) Logisticien(ne). Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène, mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.
Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d’abus – tout acte d’exploitation, d’abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l’encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d’intérêt non déclaré, financement d’activités portant atteinte aux droits de l’homme – qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l’égard des actes de SEAH
Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.
DESCRIPTIF DU POSTE
Sous la supervision du responsable administratif et financier et du responsable logistique de base, l’Assistant logisticien-administrateur assure la gestion administrative, comptable, financière et logistique de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International.
Il organise le support logistique et administratif aux programmes, est le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International et est chargé de la supervision de l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation.
Il appuie, suit et forme les membres de son équipe ; il assiste le responsable logistique dans la mise en œuvre des règles de sécurité.
Pour ce faire, vos activités sont les suivantes :
Liste des principales activités :
Trésorerie / comptabilité / gestion
- Superviser la tenue physique et la sécurité de la caisse ;
- Participer aux travaux d’audits ou de contrôles éventuels pratiqués par les partenaires ou le siège, au niveau de sa base ;
- Suivre les échéanciers de paiement pour les contrats gérés par le RAF ;
- Préparer l’envoi des archives administratives en coordination ;
- Établir l’état des besoins en liquidité en concertation avec le RAF ;
- Tenir le cahier des avances et le journal de caisse ;
- Contrôler, avant enregistrement, que les justificatifs sont conformes aux procédures Solidarités International ;
- Vérifier les soldes de caisses quotidiennement et signaler tout écart à son responsable hiérarchique ;
- Archiver les pièces comptables selon la procédure Solidarités après une dernière vérification des pièces ; justificatives ;
- Garantir la sécurité de sa caisse et la confidentialité des informations ;
- Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base ;
- Suivre l’évolution du coût de la vie.
Reporting / communication :
- Participer à la veille sur les réglementations en vigueur
- Aider l’administrateur dans les relations avec les autorités administratives.
Logistique :
Gestion de l’approvisionnement
- Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local ;
- Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs ;
- Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission ;
- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI ;
- Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;
- Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;
- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International ;
- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.
Gestion du parc véhicules
- Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
- Établir le planning des mouvements de véhicules
- S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
- Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
- Responsabiliser l’équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International
- Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
- Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
- Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
- S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules.
Gestion du parc équipement / télécommunication
- Mettre à jour l’état de parc en temps réel ;
- Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités ;
- Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel ;
- Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication ;
- Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication.
Gestion et suivi du parc informatique
- Mettre à jour les antivirus ;
- Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données ;
- S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique.
Gestion des stocks
- Organiser la sécurisation des espaces d’entreposage ;
- S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption ;
- S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock ;
- Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage ;
- Assurer l’inventaire physique mensuel des stocks.
Sécurité
- Mettre en œuvre les moyens déterminés par le responsable logistique pour assurer la sécurité des équipes ;
- Former les équipes aux procédures et règles de sécurité ;
- Faire remonter les informations relatives à la sécurité au responsable logistique.
PROFIL RECHERCHE
Formation : : Bac+3 en Sciences Économiques, Comptabilité, Finances ou équivalent et en transport logistique.
Expérience : expérience en ONG (au moins 2 ans) ou autres structures
Langues : français et langues nationales du Niger
Informatique : bonne maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook (La maîtrise des logiciels Homère, SAGA et LINK serait un plus).
Qualités requises :
- Précision, rigueur et sérieux sont trois qualités exigées ;
- Honnêteté, dynamisme, rapidité et sens de l’organisation ;
- Discret, garant de la confidentialité des dossiers ;
- Engagement humanitaire.
Merci d’adresser votre candidature avec CV, lettre de motivation, copies légalisées des diplômes et attestations de travail avec la mention :
« Candidature au poste d’Assistant (e) Administrateur ( trice) Logisticien (ne) base de Banibangou »
à l’adresse : ner.[email protected] à l’attention du Coordinateur Administrateur Finance, Solidarités International en mettant en copie :
Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.
Date limite de dépôt de candidature : le vendredi 12 avril 2024.
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