Solidarités International est une association française fondée en 1980, ayant pour but d’apporter l’aide humanitaire nécessaire aux populations en crise.
Poste 1 : NIGERIA – LOG ADMIN MANAGER (M/F) – ZAMFARA
Following an exploratory mission in North West (NW) Nigeria in Zamfara State in November 2020, SI started its activities in Zamfara in the field of WASH, Shelter and FSL by signing a MoU with the State authority on 19th February 2021.
Currently SI has 2 operational bases, one in Gusau the State capital of Zamfara and another sub-base in Anka town where there is a formal IDP camp which is supported by SI for WASH activities.
The current donors are CDCS and ECHO which support the implementation of WASH activities and RRM in Zamfara State.
So far, SI has gained good acceptance both from the population and the authorities based on the pertinence of its interventions and the local recruitment strategy for some positions.
ABOUT THE JOB
GENERAL OBJECTIVES
Under the line management of the Field Coordinator for North West, and the technical management of the finance coordinator, the Logistics Coordinator and HR Coordinator the roles will be to carry out administrative, accounting, financial, HR and logistics management of SI in the NW, in compliance with donor and Solidarites International procedures.as below:
LOGISTICS MANAGEMENT
- Define the needs of administrative and logistics personnel at his/her base, and recruit according to the resources allocated
- Train, support and evaluate the administrative and logistic team at his/her assignment base
- Plan and direct the activities of the administrative and logistics team
- Lead meetings for the administrative and logistics teams
- Conduct performance reviews for members of the administrative and logistics teams
- Organize logistics and administrative support for the programs.
- Support, manage and train the members of his logistics and administrative team.
- Assist the Field Coordinator in the implementation of the security procedures.
HUMAN RESOURCES AND TEAM MANAGEMENT
- Prepare of monthly payroll and salary advance and shares to finance for payment.
- Update and share the monthly HR reports
- Monitoring of contract end dates for staff and ensure all contracts are up to date.
- Human resource policies and procedures are maintained, implemented and communicated in line with country legislation and SI human resource policies.
- Ensure that all the EAP are done on good time and file them accordingly.
- Manage entire employee lifecycle by implementing and maintaining systems related to recruitment, on boarding, case management, staff communication, staff exit management
FINANCE MANAGEMENT
- Update allocation boards for his/her base
- Update and analyze budget follow up in conjunction with logistic and program teams
- Make connections between budgetary consumption and activity progress; Propose solutions if necessary
- Monitor functioning costs at his/her assignment base
- Oversee adherence to donor administrative procedures
- Support the administrative coordinator in formulating financial reports and carrying out audits
- Preparing monthly accounting and financial closure
- Ensuring SI’s SOPs are respected and compliance is ensured before processing payments.
- Record keeping as per updated SAGA.
- Supporting Financial Coordinator for audits, conducted by government and donors
- Assist in formulating budgets for new projects
SPECIFIC STAKES AND CHALLENGES
- Empower the inter-department communication (with program, finance, logistics….) at the base level to generate/increase global understanding of the mission and of challenges in the different departments.
- The remote management affects the management capacity and capacity building, limited presence in the field
PRIORITIES FOR THE 2/3 FIRST MONTHS
- Harmonize the approach of the supply strategy
- Purchase schedule matching the activities timeframe from the program
- Market assessment quarterly basis to strengthen the price monitoring and update regularly the BoQs
- Framework agreement to mitigate any procurement delay
- Define with the bases/coordination the relevant means for the logistics department (RACI matrix, JD updated….) to suit the new situation of the mission (financial situation, access challenges…)
- Ensure precise monitoring and forecasting of the bases expenses to increase the accuracy of our budgeting (BFU, LFU, BoQs…)
- Conduct regular meetings with the program team at the base level and discuss any appropriate issues with the Coordination
YOUR PROFILE
EDUCATION:
Education background in management, logistics, HR, finance
EXPERIENCE:
- Minimum 2 years’ relevant logistics HR and Finance and management experience in emergency and/or development context
- Experience in the management of budgets and the ability to prepare timely, complete, and accurate reports
- Demonstrable knowledge of rules, regulations, and donor policies governing the compliance/regulatory management of procurement rules from US, EU, UN, and other agencies
- Proven ability to develop, implement and support adequate systems, including planning, managing, Supply, budget, HR management
- Previous experience with SI is an asset
- Previous experience in remote management is an asset
TECHNICAL SKILLS AND KNOWLEDGE
- Good command of logistics procedures
- Problem-solving and analytical skills with the ability to assess challenges and recommend solutions
- Strong management, training/capacity-building skills
- Computer literacy with very good command of MS Office Suite and especially high proficiency in Excel to handle and develops auditing tools with the coordination
SOFT SKILLS AND SPIRIT
- Autonomy and flexibility
- Stress management skills: the ability to work under pressure to meet tight deadlines, with peaks of heavy workloads
- Team player, capacity to give a positive dynamic to a young team whilst being fully part of the base’s management team
LANGUAGES
- Fully fluent English: speaking, reading, and writing skills
OTHERS
- Commitment to the fundamental principles of SI’s charter and ethics
SI WILL OFFER YOU
A salaried post:
According to experience, starting from 1800 euros gross per month (+ 10% annual leave allowance paid monthly) and a monthly Per Diem
SOLIDARITÉS INTERNATIONAL also covers accommodation costs and travel expenses between the expatriate’s country of origin and the place of assignment.
Social and medical cover:
Expatriates benefit from an insurance package which reimburses all healthcare expenses (including medical and surgical expenses, dental care and ophthalmological expenses, repatriation) and a welfare system including war risks. Essential vaccination and antimalarial treatment costs are refunded.
APPLICATION PROCESS
Does this description fit you? Please send us your CV and Cover letter in English. CV only applications will not be considered.
NB: The vacancy may close before the deadline. Thank you for your comprehension
For further information about SOLIDARITÉS INTERNATIONAL, please consult our website: http://www.solidarites.org/en/
Poste 2 : ASSISTANT.E SUPPORT : GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET LOGISTIQUE
Date de prise de fonction souhaitée : 15 novembre 2022.
Durée : 6 mois
Localisation : Siège de Solidarités International, Clichy.
SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 35 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.
CONTEXTE
Les tâches à effectuer sont transversales et nécessitent donc autonomie, rigueur et polyvalence. Une connaissance, ou du moins un souhait de comprendre le milieu humanitaire et ses contraintes est indispensable.
Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des chantiers en cours au siège et en fonction des besoins.
SOLIDARITES INTERNATIONAL s’engage à offrir au stagiaire une variété de tâches ainsi qu’une formation interne de préparation au départ lui permettant de renforcer utilement sa formation/son expérience en vue d’un engagement humanitaire futur. Ce stage constitue une opportunité de comprendre en profondeur le fonctionnement d’une ONG humanitaire, ses contraintes et les différentes approches.
ABOUT THE JOB
L’assistant(e) Support sera rattaché(e) au gestionnaire et au logisticien du Desk, avec une répartition de temps d’environ 50/50 entre les tâches de gestion financière/comptabilité et celles liées à la logistique:
Sous la supervision du gestionnaire et du logisticien Desk, l’assistant(e) :
Comptabilité
- Assiste le gestionnaire dans ses tâches comptables inhérentes aux missions
- Vérifie les affectations analytiques et comptables des comptabilités des différentes missions
- Vérifie les tableaux d’affectation dépenses entre les différents bailleurs de des fonds
- Appuie le coordinateur administratif et financier pour :
- L’imputation analytique des factures payées par le siège pour le compte du terrain
- L’imputation analytique des salaires/indemnités, assurances, billets d’avion, notes de frais pour les expatriés
- Soutient la clôture annuelle comptable et/ou la clôture analytique semestrielle des missions
- Utilise des logiciels comptables SAGA (Mission) et NAVISION (Siège)
Gestion
- Soutient le terrain : gère au quotidien les besoins des administrateurs terrain
- Participe à la vérification des suivis budgétaires des missions
- Participe à la validation des budgets des propositions d’opérations soumis aux bailleurs de fonds
- Participe à la validation des rapports financiers intermédiaires et finaux des programmes (document financier et partie narrative budgétaire) à soumettre aux bailleurs
- Soutient à la préparation des audits financiers
- Participe à la validation des prévisionnels de trésorerie
- Participe aux différents chantiers en cours
- Participe aux réunions hebdomadaires et mensuelles (Desk, Comptabilité, Logistique, Siège…)
- Assure l’intérim lors de l’absence du gestionnaire
Logistique
- Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, contrat, …) et leur adéquation avec les procédures de Solidarités International.
- Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, etc.).
- Archive les dossiers traités en version informatique et papier.
- Participe au traitement du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, suivi BCI, etc.) selon temps disponible.
- Vérifie et met à jour les documents de suivi logistique (factures téléphone, contacts mission…).
YOUR PROFILE
- Niveau Bac + 4/5 avec une composante en gestion (Master, Ecoles de Commerce) et de préférence une sensibilisation à l’international et l’humanitaire
- Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants, une bonne connaissance d’Excel est importante
- Bonne maîtrise de l’anglais
- Autonomie et rigueur
- Capacité de travail en équipe
Apports du stage :
- Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain.
- Découvrir les différents métiers de Solidarités International sur le terrain.
- Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et des contraintes spécifiques.
- Connaître le fonctionnement administratif, financier et logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant qu’Administrateur ou logisticien sur le terrain.
- Connaître les exigences des bailleurs de fonds.
- Perfectionnement d’Excel et maîtrise des logiciels Saga et Navision.
- Etre en contact direct avec le terrain via les expatriés.
SI WILL OFFER YOU
- Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
- Gratification de 720€/mois.
- La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
- Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
- 1 ticket restaurant/ jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %
APPLICATION ¨PROCESS
Vous reconnaissez-vous dans cette description ?
Si oui, envoyez-nous votre CV et lettre de motivation en français
Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.
SOLIDARITÉS INTERNATIONAL se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.
Et pour mieux connaître SOLIDARITÉS INTERNATIONAL : www.solidarites.org/fr
