L’ONG Secours Islamique France (SIF) recrute (18 Novembre 2024)

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Le SIF cherche à recruter une personne très motivée pour le poste d’agent administratif pour travailler dans son bureau de Maiduguri avec des déplacements vers les bases en cas de besoin. 

Les tâches décrites dans cette description de poste ne sont ni exhaustives ni limitatives. En raison de la nature de la mission et de l’organisation, l’agent administratif peut être amené à effectuer d’autres tâches liées à ses responsabilités. 

I. RECOURS HUMAINS

Objectif 1 : RH et opérations

Activités:

• Soutenir la coordonnatrice administrative pour toutes tâches reliées aux ressources humaines.  
• Assister le coordonnateur administratif et les chefs de service dans la planification stratégique des ressources humaines et dans la prise de décisions liées aux questions RH.  
• Assurez-vous que toutes les politiques et directives liées aux RH sont entièrement conformes à la législation nationale du travail et à notre règlement intérieur.  
• Recommander de nouvelles approches, politiques et procédures pour apporter des améliorations continues à l’efficacité du département et des services fournis.  

 

 

 

 

 

 

Objectif 2 : Gérer le recrutement 

Activités:

– Organiser et suivre les procédures de recrutement, y compris l’approbation du formulaire de demande de recrutement, la préparation des descriptions de poste, la publicité et la présélection, les entretiens et les tests, la sélection, la vérification des références (avec des outils de traçabilité). 

– Préparer les contrats et organiser l’orientation de tous les nouveaux employés. 

– Tenir à jour les dossiers du personnel avec tous les documents nécessaires ainsi que la base de données. 

– Organiser des séances de recyclage pour l’ensemble du personnel sur les politiques RH lorsque cela est nécessaire. 

– Sauvegarder les dossiers de recrutement des candidats non retenus dans une base de données (pour les besoins de recrutement futurs) 
Objectif 3 : Gérer les réclamations

Activités:

• Fournir des conseils et des orientations spécifiques aux employés sur diverses questions RH.  
• Identifier les besoins motivationnels et conseiller le coordonnateur administratif et les chefs de département.  
• Soutenir le coordonnateur administratif pour assurer une coordination efficace afin de fournir le soutien nécessaire à tous les coordonnateurs et gestionnaires en ce qui concerne les relations avec le personnel, les griefs et les mesures disciplinaires.  

 

 

 

 

 

 

Objectif 4 : Rémunération et avantages sociaux

Activités:

• Traitez et mettez à jour les données salariales mensuelles, modifiez les avances, les informations sur la paie et assurez-vous que toutes les informations sont exactes.  
• Administrer la paie et tenir à jour les dossiers des employés (copies papier et électroniques). 
• Assister la coordonnatrice administrative dans l’organisation des entretiens d’évaluation annuelle et l’analyse des tableaux  
• Veiller à ce que les objectifs des évaluations de fin de période probatoire/de mi-parcours/annuelles/de fin de projet soient fixés, évalués et que des dossiers appropriés soient disponibles en copies papier et électroniques.  
• Assurez-vous que la couverture d’assurance nécessaire est en place pour tous les employés, promouvez la sécurité au travail parmi le personnel et fournissez des conseils et une assistance sur les questions connexes. 
• Gérer les politiques de bien-être du personnel, y compris le remboursement des demandes d’assurance maladie. 
• Assurez-vous que les employés sont inscrits auprès du Fonds de pension, du NSITF, du NHF, du Joint Tax Board et que les paiements mensuels sont correctement effectués.  
• Maintenir une base de données RH et un système de classement efficaces, avec des dossiers appropriés conservés pour chaque membre du personnel, à la fois manuellement et électroniquement, tout en préservant la confidentialité.  
• Surveiller la présence du personnel et maintenir un système de suivi des congés qui permet aux RH de gérer efficacement les congés de tout le personnel du SIF.  
• Appuyer le coordonnateur administratif dans la réalisation de différentes études et enquêtes liées à l’échelle salariale de la mission et autres avantages. 

Objectif 5 : Formation et développement

 Activités:

• Identifier les besoins de formation des collaborateurs, élaborer des plans de formation et identifier les opportunités de formation  
• Assurer le développement des équipes en coordination avec les coordonnateurs de mission. 
• Jouer un rôle efficace dans la planification et la conduite de différentes activités de team building. 

Objectif 6 : Gérer le budget et suivre les procédures de sortie

Activités:

• Fournir des contributions à la préparation des budgets à des fins RH.  
• Soumission en temps opportun des plans de recrutement, des rapports hebdomadaires, mensuels et statistiques RH au coordonnateur administratif. 
• Soyez vigilant et anticipez les fins de contrats (conformément à la législation locale). 
• Préparer les documents de fin de contrat (certificat de travail, bulletin de congés annuels, etc.) et mener les entretiens de sortie.  

 

 

 

 

 

 

Objectif 7 : Rapports

Activités:

• Préparez un rapport RH mensuel à partager sur Share Point, comprenant un récit des activités, des rapports de recrutement, des événements RH et un organigramme.  
• Contribuer au rapport Sitrep mensuel 

FINANCE

Objectif 1 : Gestion de trésorerie.

Activités:

• Préparer toutes sortes de paiements en espèces aux fournisseurs, partenaires, salaires ou per diem du personnel national, paiements des expatriés, etc. 
• Traiter les factures et assurer le suivi auprès des fournisseurs et partenaires après avoir vérifié que toutes les pièces justificatives sont conformes aux règles et réglementations du SIF et des donateurs ; 
• Coordonner le paiement des fournisseurs pour les activités du programme en collaboration avec l’équipe de gestion du programme ; 
• Suivre les soldes des caisses sur une base hebdomadaire et alerter le responsable hiérarchique en cas d’écarts et/ou de pénurie de liquidités ; 
• Gérer les soldes de trésorerie du bureau et s’assurer que le montant minimum de trésorerie est toujours disponible conformément aux règles et réglementations du SIF ; 
• Préparer le tableau de suivi des paiements pour les partenaires et les fournisseurs ; 
• Valider les factures sur l’acceptabilité des dépenses selon les procédures de financement du SIF ; 
• Effectuer des rapprochements mensuels de trésorerie et bancaires/ 

 

 

 

 

 

Objectif 2 : Finances et comptabilité.

Activités:

Exécuter les fonctions comptables quotidiennes de toutes les activités, y compris, mais sans s’y limiter : 

• Tenir à jour les livres de caisse et les livres bancaires au format Excel SIF, à soumettre ensuite à l’administration pour examen ;  
• Maintien des paiements en espèces et bancaires du SIF, en s’assurant que des montants suffisants sont disponibles et que des mesures de sécurité sont en place et respectées ;  
• Effectuer le rapprochement de trésorerie quotidiennement et le rapprochement bancaire hebdomadairement, et signaler à la société administrative s’il y a des écarts ; 
• Collecte des relevés bancaires avant le 5 du mois suivant et préparation du rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte bancaire ;  
• Traiter les factures des fournisseurs conformément aux procédures SIF, en veillant à ce que toutes les déductions légales soient suivies et payées aux autorités locales et autres autorités compétentes à temps ; 
• Vérification et traitement des paies mensuelles du personnel, en veillant à ce que toutes les retenues légales soient respectées et versées aux autorités gouvernementales compétentes à temps ; 
• S’assurer que tous les paiements/transactions financières sont effectués conformément : a) aux procédures financières et comptables du SIF ; b) aux exigences des donateurs ; c) aux exigences d’audit ; d) à la législation locale ; 
• Assister les collègues dans la gestion des espèces et des transactions financières, en fournissant des conseils si nécessaire ;  
• Préparer les tableaux de répartition des frais partagés (salaires, communication, couvertures médicales, etc.) 
• Gestion des transferts d’argent appropriés vers les bureaux extérieurs en cas de besoin ; 
• Maintenir tous les systèmes financiers de la base SIF et du sous-bureau de terrain et assurer la pleine conformité avec les procédures opérationnelles standard (SOP) financières du SIF ; 
• En coordination avec le Coordonnateur Administratif, participer à la préparation du rapport de Suivi Budgétaire BFU de la mission ; 
• Préparation d’un rapport financier mensuel précis dans les délais convenus, y compris la compilation et la finalisation des dépenses mensuelles pour tous les livres de caisse et de banque ; 
• Aider à la préparation des prévisions de trésorerie en coordination avec l’équipe des RH, de la logistique et de la gestion des programmes ; 
• Être le point focal pour la préparation et la soumission des rapports requis aux autorités locales (SCUML, Revenue Office, Pension, NHF, NSITF et autres) ; 
• Être le point focal pour le traitement des paies mensuelles du personnel en temps opportun, y compris pour les bureaux extérieurs  
• Préparation des documents requis pour les audits financiers internes et externes, en fournissant toutes les informations requises par la législation locale, les donateurs, le siège ou d’autres organismes ; 
• Effectuer des audits internes réguliers et signaler immédiatement toute fraude éventuelle ; 
• Participer à l’élaboration et à l’élaboration des budgets des missions et des projets ; 

 

 

 

 

 

 

Objectif 3. Administration, coordination et reporting

Activités:

Numériser les documents financiers mensuels après une vérification appropriée, s’assurer qu’ils sont complétés et qu’il ne manque aucune signature/document ;  

Veiller à ce que toutes les transactions financières et leur classement et archivage soient conformes aux exigences du SIF et des donateurs ; 

• Remettre au Coordonnateur Administratif (ou au Siège) l’archivage mensuel avant le 10 du mois suivant ; 
• Assurer et faciliter la communication et le partage d’informations au sein de l’équipe et du service, le cas échéant, et contribuer aux responsabilités de l’équipe ; 
• Travailler en étroite collaboration avec les autres départements ; 
• Maintenir une communication ouverte et fréquente concernant les transactions financières, le cas échéant, avec le SMT, le PMT, le personnel de terrain et le siège ; 
• Veiller à ce que les collèges soient informés des procédures financières requises, répondre à toutes les questions et fournir un encadrement et des conseils si nécessaire ; 
• Collaborer à la préparation des documents pour l’audit financier/annuel ; 
• Accompagnement à la préparation des rapports financiers annuels. 

 

 

 

 

 

 

Autre:

• Planification des activités, mise en œuvre et suivi des questions financières ; 
• Entreprendre toutes autres tâches qui pourraient être déterminées par le coordonnateur administratif et/ou le chef de mission et qui sont compatibles avec le poste ; 
• Maintenir à jour ses connaissances et mettre en œuvre les exigences et réglementations gouvernementales nationales liées aux questions financières telles que l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale, etc. 
• Faciliter l’orientation des nouveaux embauchés vers les procédures des Ressources Humaines et des Finances du SIF ; 
• Assurer une confidentialité totale concernant les procédures, données et informations RH et financières ; 
• Exécuter d’autres tâches liées aux RH et aux finances assignées par le supérieur hiérarchique ; 
• Exécuter les tâches du co-administrateur pendant son absence ;

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES

• Diplôme universitaire en administration, finances, RH ou toute matière connexe d’une université reconnue.  
• Au moins trois ans d’expérience en tant que responsable des ressources humaines dans des ONG/OING.  
• Bonne rédaction de rapports, compétences en communication ; 
• Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles, de gestion du temps, de planification, de priorisation des tâches, d’anticipation et de minutie. 
• Sens de la confidentialité. 
• Efficace sous pression, axé sur les résultats et proactif avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois.  
• Bonne capacité de résolution de problèmes, capacités d’analyse, compétences sociales et créatives, pour penser à des solutions alternatives. 
• Capacité à travailler en équipe et également à travailler de manière autonome. 
• Compétences informatiques : excellente connaissance de Word, Power Point et Excel.  
• Connaissance des lois locales du travail et autres lois connexes. 
• Maîtrise de l’anglais, parlé et écrit, y compris l’orthographe, la grammaire et la ponctuation correctes. 
• Tolérance au stress, esprit d’équipe, travail dans un environnement multiculturel ; 
• Souci du détail, Proactif et fiable, Capable de travailler avec une supervision limitée; 
• Volonté de se déplacer dans des endroits éloignés et/ou peu sûrs si nécessaire.