Search for Common Ground (Search) est une organisation internationale à but non lucratif qui promeut la transformation pacifique des conflits. Avec son siège à Washington, DC et à Bruxelles, en Belgique, Search a pour mission de transformer la manière dont les individus, les organisations et les gouvernements gèrent les conflits, en s’éloignant des approches destructrices et en s’orientant vers des solutions coopératives. Avec plus de 700 employés dans le monde, Search met en œuvre des projets dans plus de 30 pays africains, en Asie, en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, ainsi qu’en Amérique du Nord.
POSTE 1 : Coordonnateur des achats, de l’administration et de la logistique
À propos du projet
Le projet vise à améliorer la paix et la sécurité dans les communautés frontalières nigérianes des États de Kebbi, Katsina, Zamfara, Kwara et Niger. Cet objectif sera atteint grâce au renforcement des capacités communautaires, au renforcement institutionnel et à la collaboration transfrontalière. La phase de démarrage du projet comprend une étude de base, une entrée dans la communauté et un plaidoyer, des évaluations de sécurité et des analyses de conflit pour éclairer les interventions ciblées. Les activités se concentrent sur l’autonomisation des membres de la communauté par le biais d’une formation à la sensibilité aux conflits et aux systèmes d’alerte précoce, l’établissement et la revitalisation des dialogues sur l’architecture de la paix au niveau du gouvernement local et de l’État, et la promotion de la collaboration entre les parties prenantes du projet.
Le projet vise également à promouvoir l’instauration de la confiance et la cohésion sociale, par le biais d’approches telles que les activités sportives entre les communautés et les responsables de la sécurité, l’engagement des médias pour un journalisme sensible aux conflits et la sensibilisation communautaire par le biais de pièces radiophoniques et de théâtre participatif. En favorisant un dialogue inclusif et en améliorant la coordination en matière de sécurité, le projet vise à améliorer la perception de la paix et de la sécurité tout en mettant en place des mécanismes durables de résolution et de prévention des conflits dans la région.
Objectif stratégique 1 : Renforcer les capacités des membres de la communauté pour la paix et la sécurité dans les zones frontalières entre le Nigéria et le Bénin
Objectif stratégique 2 : Améliorer la coordination et la collaboration en matière de sécurité entre les communautés et les agences de sécurité le long de la frontière entre le Nigéria et le Bénin
Objectif stratégique 3 : Améliorer les perceptions intra et intercommunautaires de la paix et de la sécurité le long de la frontière entre le Nigéria et le Bénin
Résumé de la position
Le coordinateur PAL fournira le principal soutien logistique à l’équipe, en liaison étroite avec l’équipe du programme et l’équipe financière pour assurer une bonne tenue des dossiers, ainsi qu’en liaison avec les agents administratifs et les assistants des autres bureaux extérieurs pour soutenir le bon fonctionnement du bureau. Il/elle travaillera sous la supervision directe du responsable PAL et en étroite collaboration avec l’équipe des finances et des programmes. Le titulaire du poste supervisera les autres membres du personnel des opérations, etc., les assistants PAL, le chauffeur et le personnel de nettoyage du bureau. Le poste sera basé au Niger (Minna) avec des déplacements sur le terrain dans les États de Kebbi, Katsina, Zamfara et Kwara.
Gestion des achats
- Coordonner rapidement les activités d’approvisionnement en recherche en collaboration avec le responsable PAL conformément aux politiques de recherche et de donateurs
- Coordonner le processus d’approvisionnement des biens et services, assurer la documentation nécessaire
- Veiller à ce que les directives d’approvisionnement en matière de recherche soient respectées dans tous les bureaux de recherche au Nigéria
- Assurer le respect des seuils et des procédures d’approvisionnement
- Veiller à ce que les processus d’approvisionnement en recherche soient légaux et éthiques
- Mettre à jour régulièrement le suivi des relations publiques pour refléter les étapes d’approvisionnement pour chaque demande
- Effectuer des analyses de devis et rédiger des notes de sélection
- Interagir avec les entrepreneurs en coordination avec le responsable administratif et des achats
- Assurer le dépôt rapide et correct des documents relatifs aux achats, tant sur papier qu’en version électronique
- Soutenir le processus d’appel d’offres.
Gestion administrative et logistique
- Superviser l’entretien du matériel de bureau et superviser les réparations
- Assurer la liaison avec le propriétaire des locaux du bureau et d’autres contacts opérationnels tels que les vendeurs, les fournisseurs et les services de messagerie pour maintenir le bureau pleinement fonctionnel
- Veiller à ce que la liste d’inventaire de SFCG soit mise à jour à intervalles réguliers
- Assurez-vous que le système de sécurité des portes et la gestion des clés fonctionnent correctement
- Gérer la flotte du bureau et approuver toute location de véhicule privé
- Superviser les réparations des véhicules
- Tenir à jour et examiner les journaux de bureau sur les déplacements, l’inventaire et la consommation de carburant du générateur, des véhicules, etc.
- Organisation des déplacements du personnel de soutien, documentation pertinente (billets, hébergement, etc.) et toute assistance de voyage nécessaire
- Préparez et soumettez un rapport logistique mensuel sur les points ci-dessus au responsable des achats, de l’administration et de la logistique.
- Maintenir et mettre à jour la base de données des fournisseurs pour les biens et services nécessaires
- Surveiller la qualité et contrôler les coûts de diverses fournitures de bureau, papeterie, hébergement hôtelier, transport et autres équipements
- Fournir un soutien aux RH en cas de besoin
- Toute autre fonction requise pour entreprendre des tâches largement conformes aux fonctions ci-dessus.
Collaborations
- Travailler avec les membres de l’équipe PAL pour rédiger des LPO pour les entrepreneurs
- Collaborer avec l’équipe PAL pour assurer un suivi d’inventaire régulièrement mis à jour pour tous les actifs achetés
- Coordonner avec le responsable PAL pour rédiger les contrats
- Coordonner avec l’unité financière pour garantir que les paiements aux fournisseurs sont effectués en temps opportun
- Collaborer avec l’équipe du programme pour assurer un soutien transparent aux activités du programme
La gestion d’actifs
- Assurer un suivi adéquat de tous les actifs de recherche dans tout le pays
- Responsable du suivi approprié des actifs à l’aide des formulaires d’émission/réception d’équipement
- Soutenir le processus de vérification des actifs et la soumission des rapports sur les actifs au responsable administratif et des achats pour examen.
- Assurez-vous que des contrôles ponctuels sont effectués systématiquement, documentés et signalés pour tous les actifs, l’inventaire et l’équipement de recherche.
Autres fonctions
- Tenir les collègues informés des développements dans leur propre domaine, le cas échéant
- Contribuer aux réunions du personnel et à d’autres réunions internes avec un contenu et des points de vue appropriés et suggestions
- Répondre aux exigences des processus internes de gestion du personnel, y compris les évaluations de performance, les réunions de supervision, etc.
- Développer des relations solides avec tous les collègues et partenaires du SFCG pour améliorer leur compréhension de l’administration/logistique et approfondir leurs connaissances.
Les descriptions de poste ne pouvant être exhaustives, le titulaire du poste peut être amené à entreprendre d’autres tâches qui correspondent globalement aux tâches clés susmentionnées.
Qualifications
- 5 ans d’expérience professionnelle dans la réalisation de tâches administratives, logistiques et/ou opérationnelles
- licence
- Compétences efficaces en anglais oral et écrit.
- Bon niveau de maîtrise de Microsoft Word et Excel
- Bonnes compétences administratives et organisationnelles et capacité à garder la documentation en ordre et
accessible - Haut niveau d’attention aux détails et à la précision
- Capacité à planifier et à organiser efficacement plusieurs tâches simultanées
- Facilité de communication avec des collègues et des tiers par courrier électronique
- Capacité à travailler de manière autonome et à demander des éclaircissements si nécessaire
- Excellente étiquette téléphonique
- Un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles élevées et un milieu de travail diversifié
Objectifs stratégiques
Achat : Acheter des biens et des services au bon moment et au prix le plus avantageux et avec les taxes et droits appropriés, le cas échéant.
Inventaire : Assurer une gestion efficace du mouvement et du stockage des marchandises et maintenir l’inventaire à un niveau approprié pour éviter les stocks excessifs ou insuffisants
Logistique : Coordonner la logistique transparente du transport et de l’hébergement du personnel et des invités, à l’échelle nationale et internationale
Administration : Assurer le bon fonctionnement de tous les bureaux
Renforcement des capacités : Identifiez les lacunes en matière de compétences de vos subordonnés directs et facilitez la formation requise
Vos compétences doivent couvrir :
Responsabilité : Être responsable et transmettre la responsabilité de ses propres actions et de celles de ses collègues et de l’organisation.
Souci du détail : la capacité à traiter des informations détaillées de manière efficace et cohérente
Collaboration : La capacité de travailler efficacement avec d’autres afin d’atteindre un objectif commun – même lorsque l’objet en jeu ne présente aucune possibilité d’intérêt personnel direct.
Créativité : Capacité à proposer des idées et des solutions originales et innovantes, et à adopter des points de vue en dehors des paramètres habituels.
Focus sur la qualité : établir des normes de qualité élevées et s’efforcer d’assurer une amélioration continue et une assurance qualité.
Capacité d’apprentissage : La capacité d’assimiler facilement de nouvelles informations et de les mettre en pratique efficacement
Adaptabilité : Capacité à rester pleinement fonctionnel en s’adaptant à des circonstances changeantes (environnement, procédures et personnes).
Remarque : ce poste est ouvert uniquement aux ressortissants nigérians.
Postuler:
Les candidats intéressés doivent envoyer les éléments suivants à notre portail carrière
1. CV actuel
2. Lettre de motivation (qui comprend le lieu de travail préféré, les attentes en matière de rémunération et la date de début prévue)
Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 3 août 2024, car elles seront examinées au fur et à mesure.
Seuls les candidats présélectionnés seront invités à un entretien. Pas d’appels téléphoniques, s’il vous plaît. Veuillez consulter notre site Web : www.sfcg.org pour plus de détails sur notre travail.
Autres postes vacants :
Coordonnateur de la sécurité et de la sûreté – Nord-Ouest (SSC)
Coordonnatrice des médias
Chef de projet (projet ECPS)
Cliquez sur les postes pour plus de détails.
