A propos du programme
Search For Common Ground (SFCG) est une organisation internationale à but non lucratif qui promeut la transformation des conflits. Avec son siège à Washington DC, et un bureau européen à Bruxelles en Belgique, SFCG a pour mission de transformer la manière dont les individus, organisations et gouvernements gèrent les conflits – loin des approches de confrontation vers des solutions coopératives.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités au Niger, Search est à la recherche d’un Procurement Officer qui sera basé à Niamey.
Résumé du poste
Assister le bureau national dans la planification et la coordination des procédures d’achat. Identifier les moyens de rationaliser des pratiques et processus tout en veillant au respect des mesures de contrôles appropriées, afin de réagir rapidement aux besoins des services demandeurs et produire les meilleurs résultats au profit.
Sous la responsabilité du Country Finance Manager, le Procurement Officer apportera ses compétences à la réalisation des tâches en lien avec les achats dans le cadre d’appui aux opérations de Search Niger. Il/Elle aura principalement en charge la gestion des tâches quotidiennes telles que définies dans la rubrique « Principales responsabilités ». Conscient du rôle essentiel à assurer, il/elle œuvre dans sa fonction avec efficacité et efficience.
Principales responsabilités
Assurer la conformité des politiques et procédures de Search sur tout le circuit d’achat
- Contrôle le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de garantir qu’elles soient conformes vis-à-vis des exigences de Search,
- Informe rapidement son superviseur de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude,
- Fait tous les Contrôles diligentés (visites des fournisseurs, analyse des données historiques, antiterroriste screening, etc.) pour les Fournisseurs nouveaux avant toutes contractualisations,
- Vulgarise et veille aux respects des procédures d’achat ;
- S’assure que tous les prestataires de services et fournisseurs comprennent et signent des politiques annexées aux contrats et bons de commande ;
Gérer le processus d’achat de façon optimale, transparente et garantissant le meilleur rapport qualité/prix
- Exécute les différentes étapes du processus d’achat de biens et services ;
- Responsable de la préparation des consultations pour les achats centralisés et du bureau concernant le fonctionnement du bureau et l’effectivité des activités du programme ;
- Coordonne les ouvertures et analyses des offres, assiste le comité et s’assure de la transparence ;
- S’assure que le choix des offres sont faits sur la base de la meilleure combinaison optimale intégrant tous les aspects du contexte, délai, …
- Responsable de l’élaboration des bons de commandes et contrats assure le suivi des délais d’exécution.
- Responsable du suivi des contrats et autres accords (pour une meilleure application des dispositions contractuelles afin de, protéger les intérêts de l’organisation) ;
- Prépare et suit les plans d’achat consolidés, produit un rapport périodique du niveau d’exécution, interpelle sur les retards et tout autre aspect nécessitant des actions ;
- Assure l’évaluation de performance des fournisseurs et les feed-back pour garantir pour l’organisation des fournisseurs fiables crédibles et efficaces
Planification des achats, rapportages, bases de données et archivages
- Suit les indicateurs de performance du Procurement
- Dirige le processus de mise en place des plans d’achat ;
- Informe régulièrement les demandeurs sur le statut de leurs demandes d’achat et propose des orientations et solutions pour toutes difficultés et blocages dans le processus ;
- Tient à jour une liste des prix estimatifs et le partage chaque trimestre ;
- Tient à jour une liste des fournisseurs avec tous les détails sur leurs historiques et performances ;
- Tient à jour de façon simple, accessible et bien exploitable, les archives de tous les dossiers d’achats conformément aux directives de l’organisation ;
Assurer le renforcement de capacités périodiques et continus des staffs et des fournisseurs
- Identifie les besoins en formations des staffs programmes et opérations sur la base des demandes ou des insuffisances constatées et prépare un plan de formation en matière des achats ;
- Organise les formations périodiques sur les politiques, les outils et les procédures d’achat à l’endroit des staffs programmes et opérations sur la base des besoins identifiés et selon le plan.
- Encadre et renforce les capacités en continue des staffs sous sa supervision (si applicable)
- Apporte des conseils et orientations au cas par cas et au besoin à l’endroit des demandeurs des achats et des fournisseurs pour s’assurer du respect des règles et principes en matière des achats
- Organise des rencontres périodiques formatives et d’information à l’endroit des fournisseurs de Search sur les politiques, procédures des achats de l’organisation.
- Veiller à ce que les politiques mondiales de Search pour la sauvegarde des enfants et des jeunes soient pleinement intégrés conformément aux principes et aux exigences de la politique. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Search, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
Une description de poste ne pouvant être exhaustive, le titulaire du poste pourra être amené à effectuer d’autres tâches en lien avec son poste, en dehors de celles énumérées ici.
Profil de candidat (Formation, expérience, compétences et attitudes)
- Diplôme supérieur (BAC + 4) en administration, gestion des affaires, en logistique et/ou achats ;
- Bonne vision globale de la dynamique de l’administration et de la logistique des projets d’urgences ;
- Compétences techniques avérées en gestion des affaires ;
- Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et d’horizons divers ;
- Bonnes pratiques du MS Office ;
- Bon esprit de synthèse et de logique ;
- Une bonne expérience (3 années au minimum) dans un domaine similaire avec une ONG Internationale et/ou la pratique du logiciel ;
- Bonne éthique et bonne capacité à gérer des informations confidentielles ;
- Très bonne capacité d’organisation et de gestion de temps ;
- Proactif, plein de ressources, axées sur les solutions et les résultats ;
- Très bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles.
- Comprend les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre.
- Se penche sur leur propre système de valeurs et tiennent compte de leurs propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité.
- Comprend la pertinence de la sauvegarde pour leur travail.
- Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences.
- Bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression ;
- Avoir des capacités solides en gestion des relations ;
- Veille au maintien des relations fondées sur le respect.
- Être honnête et intègre ;
Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leurs dossiers de candidatures composés de la lettre de motivation et du Curriculum Vitae au plus tard le 11 Novembre 2022.
