L’ONG Save The Children recrute pour ces 2 postes (28 Juillet 2022)

Titre: Chargé Logistique  

Niveau 3 – les responsabilités impliquées par le poste pourront exiger de l’employé un contact régulier avec les enfants et jeunes gens.

Le/la Chargé(e) Logistique est responsable de la gestion globale des immobilisations, flotte, des magasins du bureau de Mopti  

Reporte à : Coordinateur Chaine d’Approvisionnement Nord & Centre  

Employés reportant directement à cette position : Assistant d’entrepôt et Assistant d’entrepôt humanitaire

Management de la logistique

• S’assurer que les politiques et les procédures de SCI en matière de gestion de flotte, équipement/entrepôt sont comprises et appliquées
• Contribuer techniquement avec l’unité d’achat pays à la mise en place des contrats cadres avec les fournisseurs de biens et de services pertinents à son unité

Gestion des Stocks

• Superviser la gestion des stocks et être le point focal de l’Area pour TIM (Total Inventory Management)
• S’assurer que la gestion des entrepôts est conforme aux politiques et procédures de SCI
• S’assurer que toute la documentation relative aux donations existe et veiller à une bonne gestion des donations (In Kind Donation) conformément aux règles bailleurs et SCI
• Partager régulièrement les informations sur les stocks aux Programmes Managers et émettre des alertes s’il le faut
• Appuyer les deux Assistants dans la gestion des entrepôts

Gestion des Assets

• Assurer la gestion administrative des équipements (enregistrement dans le registre des Assets et suivi des mouvements à travers les registres)
• Gérer physiquement les équipements (étiquetage, mouvements, inventaires)
• Optimisation des assets (standardisation des équipements, répartition entre les projets)
• Assurer la maintenance des Assets
• Effectuer les livraisons aux utilisateurs ;
• Faire la mise à jour du dossier d’inventaire et suivi du mouvement ;
• Support à la gestion administrative du déclassement des actifs
• Appuyer l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique en vérifiant l’exactitude des données et l’emplacement des équipements
• Préparation des rapports d’inventaire au besoin
• Être le point focal du département Chaine d’Approvisionnement de l’Area pour « Cession d’actifs » (donation, vente, affectation sur autres projets)

Gestion de la Fleet

• Supporte le Coordinateur Chaine d’Approvisionnement Nord & Centre dans la définition de la stratégie pour la gestion du parc (auto, moto et groupe électrogène) et des règles d’utilisation des véhicules et des motos.
• Connaît, respecte et fait respecter au sein du bureau les règles et procédures de gestion du parc automobile et informe sa hiérarchie de tout manquement au respect de ces règles
• Analyser les dépenses et autres informations financières liés à la gestion de la flotte et faire des actions concrètes
• S’assurer que tous les rapports et toutes les informations relatives à la gestion de la flotte sont produits en temps opportun
• Superviser les prestataires de services sous-traités (location de véhicule)
• Prévoir et préparer les commandes de pièces de rechange, de pneus et de matériaux requis trimestriellement
• S’assurer que la qualité et la quantité de l’approvisionnement en carburant, en huile et en lubrifiants de la flotte du bureau
• S’assurer que toutes les réparations et entretiens effectués sur les véhicules et autres équipements sont effectués conformément aux normes établies afin d’obtenir une fiabilité maximale avec un temps d’arrêt minimal.
• Maintenir tous les dossiers et documents nécessaires pour les véhicules et les conducteurs.
• Veiller et contrôler le remplissage correct de log books pour tous les voyages ; maintenir l’analyse utilisation de véhicules
• S’assurer que les véhicules sont entretenus conformément au planning d’entretien ; et que les chauffeurs maintiennent les véhicules propres.
• Veiller au maintien et à la mise à jour de tous les dossiers et documents nécessaires pour les véhicules et les conducteurs.
• Organisation des mouvements des véhicules (planning, consolidation, Kiss contact)
• Assurer les bonnes conditions de fonctionnement du parc véhicules (maintenances, équipements

Reporting

• Assurer la capitalisation et l’archivage des données sur la Chaine d’Approvisionnement
• Fournir un rapport mensuel compilé de l’Area Nord & Centre (Stock, Fleet and Asset Report)
• Rédiger et/ou fournir les rapports d’incident
• GPS tracking system installation, monitoring et rapport pour l’Area Nord & Centre

Gestion d’équipe et Renforcement des Capacités

• Etablir le planning de travail de son équipe
• Déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution
• Mener les entretiens d’évaluation de performances et des entretiens individuels adhoc (121)
• Apporter un soutien technique à l’équipe si nécessaire.
• Gère les chauffeurs de Save the Children de Sevaré ainsi que les chauffeurs de location.
• Apporte un soutien technique aux chauffeurs des autres bureaux (Gao ; Tombouctou et Niafunké)
• Organise des formations et renforcement de capacité des chauffeurs
• S’engage à respecter et à faire respecter la politique interne de protection de l’enfant (Child Protection Policy) et le code de conduite.

Compétences et profil (nos valeurs)

Responsabilité:

• Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
• Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Aspiration:

• Fixe des objectifs ambitieux, réalistes et stimulants pour lui-même, prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
•  Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration:

• Construit et maintien des relations efficaces avec son superviseur, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants
• Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
• Abordable, à l’écoute  

Créativité :

• Développe et encourage les solutions innovantes
• Disposé à prendre des risques calculés

Intégrité :

• Honnête, l’employé encourage l’ouverture et la transparence, il possède de hauts standards éthiques et est un exemple d’intégrité

• Titre d’études universitaires Niveau Bac +3
• 3 ans d’expériences dans la gestion des assets, stock et Fleet.
• Expérience dans la gestion des assets, stock et fleet de plusieurs bureaux.
• Expérience dans l’analyse des données, consolidation des rapports et leur rapportage.
• Expérience dans l’encadrement d’équipes
• Excellente connaissance de la chaine d’approvisionnement
• Capacité à prioriser les tâches
• Capacité de synthèse écrite et orale
• Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint)
• Résistance au stress
• Excellente communication
• Autonomie
• Rigueur et de bonne Moralité
• Bonne présentation
• Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail.
• Diplôme d’études gestion, commerce, économie, logistique
• Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
• Excellente connaissance du marché malien
• L’engagement et la compréhension des organisations buts, valeurs et principes
• Habilité à prioriser et à travailler avec une supervision limitée (autonomie), motivation