L’ONG Save The Children recrute pour ce poste (06 Janvier 2022)

Informations sur l'Emploi

Titre du Poste : Coordinateur Supply Chain

Niveau Requis : BAC + 3

Année d'Expérience Requise : 4 ans

Lieu du Travail : Niger

Date de Soumission : 19/01/2022

Description de l'Emploi

Save The Children est une ONGI qui défend les droits de l’enfant à travers le monde. Cette organisation se présente comme « le plus grand mouvement mondial indépendant œuvrant pour les enfants ».

BUT DU POSTE :

Sous la supervision du Field Manager de Maradi le Supply Chain Coordinator est chargé d’assurer le bon déroulement des activités Supply Chain, le management de l’équipe Supply Chain de Maradi et de veiller à la sécurité des personnes et des biens. Il veillera au bon fonctionnement des véhicules et des équipements. L’objectif global de cette fonction entre en conformité avec les règles et procédures de Save The Children.

Dimensions : Save the Children est présent au Niger depuis 2005. Nous apportons un soutien aux enfants par le biais de programmes de développement et d’aide humanitaire exécutés directement ou par l’intermédiaire de partenaires locaux. Les programmes actuels sont axés sur la protection de l’enfance, la pauvreté des enfants, l’éducation, la santé, les moyens de subsistance, la nutrition et l’action humanitaire. Save the Children Niger   a une présence opérationnelle dans 5 Régions (Diffa, Zinder, Maradi, Niamey et Tillabéry). Actuellement, nous avons un effectif d’environ 430 personnes et un budget confirmé d’environ 24.000.000 millions de dollars US par an.

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ

Responsabilités Principale

  • Organiser tous les processus Supply Chain, y compris l’approvisionnement (sourcing), l’entreposage, les Assets Management, réhabilitations et réparations, les communications et le transport relatifs aux opérations du Programme de Maradi en conformité aux procédures et règles SCI.
  • Diriger et soutenir tout le personnel Supply Chain travaillant sous sa supervision.
  • Appuyer au cas par cas les partenaires clés dans la mise en œuvre des activités
  • Établir et maintenir de bons contacts avec des fournisseurs, des bureaux du gouvernement, des agences de l’ONU et d’autres ONG quant aux sujets Supply Chain avec participation á des réunions, si applicable.
  • Rendre compte mensuellement de toutes les activités Supply Chain du Programme de Maradi á son supérieur hiérarchique avec partage d’un rapport détaillé et complet.
  • Recevoir des supervisés les rapports mensuels, les corriger et consolider afin de les partager avec le FM et le Head of Supply Chain au plus tard le 05 de chaque mois
  • Veiller à la bonne performance de son équipe et ainsi que des KPI Supply Chain de SCI Maradi
  • Aider l’équipe de programme avec des conseils logistiques pendant l’élaboration de nouvelles propositions de projet.
  • Assurer le contact permanent avec la Coordination Supply Chain de Niamey et le contact avec les autres bureaux au besoin.
  • Veiller au respect et à l’application stricte des procédures Supply Chain de Save the Children internationale et toutes exigences des Bailleurs.
  • Veiller à l’implémentation effective, au respect et à la vulgarisation des procédures, politiques et projets Supply Chain de Save the Children
  • Exécuter toutes autres fonctions raisonnables demandées par son supérieur hiérarchique.

SECURITE : Collaborer avec le Roving Safety and Security manager de Maradi pour faciliter la gestion et l’implémentation des mesures de sécurité en lien avec les activités logistiques de la base. Assurer son intérim en cas d’absence.

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET ACHATS DU PROGRAMME.

  • Appuyer les programmes pour développer le plan annuel d’achat (dès réception des budgets dûment validés) et de distribution en collaboration avec les staffs programmes.
  • Superviser la mise à jour trimestrielle du plan d’achat, plan de distribution
  • Préparer le volet logistique du prévisionnel de la trésorerie correspondant aux achats sous sa responsabilité
  • Renforcer les capacités du staff Supply Chain et tous les collaborateurs sur les procédures d’achat et autres procédures logistiques.
  • Assurer le suivi à jour et la mise en place d’une base de données des fournisseurs ainsi que la gestion/l’utilisation opérationnelle locales des contrats d’achat et des contrats cadres en étroite collaboration avec l’unité d’achat de Niamey.
  • Veiller que le processus d’approvisionnement seulement dans la gestion des procédures d’achat de cotation unique et simple en assurant que l’identification de la source d’approvisionnement soit faite en se référant à une base des données des fournisseurs pré validée, le processus d’approvisionnement mis en place soit en ligne avec la stratégie d’approvisionnement définie au niveau pays par l’unité d’achat
  • Assurer que la gestion du processus d’approvisionnement en cotation formelle est faite sur la base de Maradi sous suivi et contrôle de l’unité d’achat de Niamey.
  • Participer activement dans le processus des appels d’offres gérés par l’unité d’achat et gérer efficacement les contrats en découlant.
  • Gérer et Participer au comité de sélection des Fournisseurs
  • Gestion de la communication entre sa base et l’unité d’achat.
  • Contrôle interne et pré validation de la qualité des dossiers d’achat consolidés par l’assistant procurement
  • Assurer la correcte gestion de l’archivage de tous les documents administratifs liés aux achats et veiller à ce que cela soit placé sur le SharePoint de la région WCA.
  • Veiller aux respects des règles SCI pendant tout le processus d’achat et reporter immédiatement à la hiérarchie toute déviation ou abus sur les procédures en vigueur
  • Assurer l’usage effectif de Prosave par tous les utilisateurs du service d’achat en apportant les conseils techniques adéquats

LA GESTION DES STOCK

  • Appuyer et/ou effectuer les entrées et sorties de stock dans le système TIM (Total Inventory Management) au Niveau de Maradi
  • Coordonner les inventaires périodiques et procéder à leurs rapprochements
  • Contrôler les documents et les marchandises à la réception, en cas de nécessité, organiser un Contrôle Qualité avec les départements techniques concernés.
  • Veiller aux entrées et sorties de stock selon les procédures
  • Coordonner et Gérer le mouvement des marchandises inter bureau et sous bureaux.
  • Tenir à jour les listes d’inventaires (Asset et GPE) du programme de Maradi de tous ses bureaux
  • Préparer le rapport de stock mensuel et le transmettre au FM Maradi et au Head of Supply Chain au plus tard le 5 du mois.
  • Effectuer des contrôles inopinés périodique de la gestion des stocks et dresser un rapport.

LE TRANSPORT DES MARCHANDISES

  • Contrôler le transport des marchandises entre les fournisseurs, le Bureau et les sous Bases de la région
  • Formaliser les contrats avec les prestataires de transport en faisant recours aux contrats cadres en vigueur.
  • Contrôler les Bons de Livraisons/Réceptions
  • Assurer l’archivage des documents administratifs liés aux livraisons.
  • Supporter les programmes dans leurs activités de transport et de réception.

GESTION DU PARC AUTO MOTO/GENERATEUR

  • S’assurer que les mouvements des motos et voitures en ville et sur le terrain sont en règle vis-à-vis de la législation locale et des procédures de l’organisation ; et prévenir tout usage abusif ou inapproprié
  • Procéder Périodiquement au contrôle des log books et la bonne utilisation des véhicules ;
  • Organiser et superviser les réparations et la maintenance du parc véhicule en respectant les standards de Save the Children ;
  • Dresser, vérifier et fournir mensuellement le rapport d’allocation de carburant au département finance.
  • Effectuer Périodiquement le contrôle des consommations des véhicules en collaboration avec l’assistant fleet et les chauffeurs ; prendre des mesures correctives
  • Veiller au bon respect des règles de conduites des chauffeurs ;
  • S’assurer de la présence des kits outils et pharmacie dans les voitures ;

COMPETENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs en pratique) 

RESPONSABILITÉ/REDEVABILITE : Nous prenons personnellement la responsabilité d’utiliser nos ressources de manière efficace, d’obtenir des résultats mesurables et de rendre compte de nos actions à nos sympathisants, à nos partenaires et surtout aux enfants.

AMBITION : Nous sommes exigeants envers nous-mêmes et envers nos collègues. Nous fixons des objectifs ambitieux et nous nous engageons à améliorer la qualité de tout ce que nous faisons pour les enfants.

COLLABORATION : Nous nous respectons les uns les autres et apprécions la valeur de chacun, nous prospérons grâce à notre diversité et nous travaillons avec des partenaires afin d’accroître notre capacité mondiale d’obtenir des résultats concrets pour les enfants.

CREATIVITÉ : Nous sommes ouverts aux nouvelles idées et au changement et nous prenons des risques mesurés afin de mettre en œuvre des solutions durables pour et avec les enfants.

INTÉGRITÉ : Nous aspirons à agir selon les critères les plus élevés d’honnêteté et de conduite personnelles ; nous ne compromettons jamais notre réputation et agissons toujours dans l’intérêt supérieur des enfants.

Dans le cadre de la politique de défense de SCI au Niger, l’agent de la Protection de l’Enfance s’engage à :

  • Identifier les activités de sensibilisation, formation et communication qui peuvent être mise en œuvre dans le cadre des activités et budget des projets ;
  • Appuyer les points focaux « Politique de Défense » dans l’actualisation de la cartographie des acteurs et des procédures locales Politique de Défense s’il y a lieu ;
  • Respecter les procédures locales « Politique de Défense » et s’assurer que les agents sous sa charge les respectent ;
  • Intégrer la Politique de Défense dans toutes les étapes du cycle des projets auquel il/elle participe.

QALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :

  • BAC + 3 ans ou Master en Supply Chain, Master en logistique/Transport ou domaine technique assimilé et disposer d’au moins 5 années d’expérience professionnelle en Supply Chain, Logistique/transport (connaissances en milieu humanitaire nécessaire),
  • Disposer d’au moins 4 années d’expérience en Gestion d’équipe logistique et Supply Chain
  • Disposer d’une bonne expérience en gestion Supply Chain de bases et sous bases.
  • Respect de la hiérarchie, du Code de Conduite, des procédures internes et règlements intérieurs ;
  • Sens des responsabilités et autonomie (motivation, ténacité, rigueur, réactivité, flexibilité et disponibilité) ;
  • Expérience en management (esprit d’équipe, qualités relationnelles et de communications, diplomatie,
  • Bonne organisation, qualité de négociation) ;
  • Expérience en gestion des projets/programmes
  • Expérience en gestion de la sécurité ;
  • Aptitude à travailler sous haute pression et dans un environnement complexe.
  • Connaissances en informatique (Word, Excel) Obligatoire et en communications (HF, VHF, Satellite…) souhaitable;
  • Avoir un permis de conduire catégorie B Souhaitable.

L’ORGANISATION :

Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d’aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’éducation et de protection de l’enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.

Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030:

  • Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
  • Tous les enfants ont une éducation de base de qualité et que,
  • La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée

Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu’un lieu de travail collaboratif et inclusif où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont très appréciées.

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