Save the Children International est une organisation à « double mandat » et, en tant que telle, une priorité égale sera accordée au travail humanitaire et au développement. C’est la seule façon pour nous de garantir que certains des droits fondamentaux dont nous pensons que les enfants disposent, tels que la survie, la sécurité et un accès constant à la protection et à l’éducation, puissent être garantis. Dans le cadre de son engagement à travailler avec les enfants à travers des interventions humanitaires, Save the Children soutiendra des programmes dans les situations d’urgence soudaines et chroniques.
POSTE 1 : Senior Supply Chain Officer
Tâches reliées aux responsabilités :
- Superviser et gérer les différents secteurs du département logistique : approvisionnement (commande, achat, expédition, stock), transport, gestion du matériel et des équipements, communication.
- Assurer une communication efficace entre Bunia et les autres bases et sous bases
- S’assurer que les procédures logistiques sont comprises et appliquées
- En charge de la liste des fournisseurs agrées ainsi que du catalogue de prix à Bunia, sous la supervision du Field Manager.
- Faire le suivi de la gestion des équipements à Bunia
- Renforcer la gestion des performances de l’équipe logistique, en s’assurant que les calendriers des évaluations de performances du personnel sont réalisés régulièrement en conformité à notre politique et procédures internes et en collaboration avec l’administration ;
- Identifier les formations et encourager la communication et l’esprit d’équipe. Organiser lui-même et procéder à des formations internes à son département pour l’amélioration des performances de son équipe.
- Assumer et realiser toute autre tâche liée à la logistique.
Entreposage
- Assurer la participation à la planification de la prestation en collaboration
- Respecter les plans de livraison, organiser la main-d’œuvre et le transport selon les besoins
- S’assurer que toutes les marchandises sont entreposées et emballées en toute sécurité.
- S’assurer que les niveaux de stock sont consignés correctement sur les cartes du bac et dans le système
- Vérifiez la qualité et la quantité des livraisons et consignez les détails sur les formulaires de réception des marchandises. (Toutes les livraisons reçues doivent être accompagnées d’une lettre de transport ou d’un bon de livraison.) S’il s’agit d’une spécification technique, s’assurer que le chef de l’équipe technique vérifie la livraison.
- S’assurer que l’activité de la carte de casier est consignée quotidiennement.
- S’assurer que les documents Goods Received, Stock Issue et Waybills sont remplis et correctement classés chaque jour ;
Transports et communication
- Réglementer l’utilisation des véhicules et de l’équipement de communication.
- Installer, programmer et entretenir le matériel de communication, y compris les téléphones, les radios et les télécopieurs.
- Superviser et planifier l’attribution des véhicules afin de répondre de manière optimale aux besoins du programme.
- Surveiller la consommation de carburant des véhicules et les compétences des conducteurs
Mécanique :
- Veiller à ce que tous les conducteurs signalent immédiatement toute défaillance technique, tout dommage et tout besoin d’entretien au membre du personnel concerné, et noter les détails dans le carnet de route du véhicule.
- Suivre l’heure de service prévue de tous les véhicules afin de s’assurer que l’entretien est effectué à temps.
- Veiller à ce que tous les conducteurs remplissent correctement les champs
Personnel
- Gérer et superviser quotidiennement l’agent logistique, les chauffeurs, le mécanicien et l’opérateur radio.
- Donner des conseils sur les évaluations de la performance du personnel logistique, le cas échéant.
POSTE 2 : Procurement Assistant
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :
Stratégie et planification :
- Baser son travail sur le plan d’action définit avec le Procurement Officer.
Acte d’achat :
- Préparer les demandes de cotation et les soumettre pour avis du Procurement pfficer
- Envoyer les demandes de cotations aux fournisseurs
- En lien avec le Budget Holder, s’assurer du choix du fournisseur ayant les meilleures offres
- Assurer la documentation de tout le processus d’achat et collecte les différentes validations nécessaires
- Préparer les bons de commande/Contrat et les soumettre au Procurement Officer pour avis et validation
- S’assurer de la livraison des commandes dans les meilleurs délais (délais standard indique dans le Country Logistics Manuel ou celui indique par le demandeur)
- Assurer une communication transparente et documentée avec les fournisseurs et les programmes
- Effectuer les passations de commandes sur Contrats cadres (FWA)
- Participer aux achats de faible valeur sur Liste de fournisseurs préférés via cotations formelles
Interfaces internes/externes :
- S’assurer, sous la supervision du Procurement Officer, de la fluide transmission des informations relatives aux commandes et futures entrées en stock ou livraisons terrain.
- Etre le principal interlocuteur avec les fournisseurs lors des commandes, fait appel au Procurement Officer en cas de litige.
Archivage & Tracking :
- Etre responsable de la complétude de tous ses dossiers d’achat
POSTE 3 : Agent d’entretien
Objet du Rôle :
Le titulaire de ce poste veillera au maintien de la propreté de bureau et/ou guest house et assurera la bonne gestion des articles de propreté de toilette pour maintenir l’environnement sain au bureau pour la bonne santé du personnel de SCI.
Qualifications et Expériences :
- Avoir un Diplôme d’Etat ou avoir terminé l’école secondaire ;
- Aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes ;
- Expérience de travaux ménagers serait un atout ;
- Parler et écrire couramment le Français ;
- Bonne capacité organisationnelle et rédactionnelle ;
- Bonnes aptitudes interpersonnelles ;
- Flexibilité, diplomatie et tact dans la négociation liée à sa fonction.
Durée du Contrat :12 mois
POSTE 4 : Executive Assistant
LE BUT DU ROLE :
L’équipe de direction de Save the Children Congo DRC a la responsabilité d’un éventail de programmes et priorités organisationnelles pour un budget annuel moyen d’environ 40 millions de dollars et un effectif du personnel de près de 350 employés, y compris une vingtaine de personnel expatrié.
Afin de faciliter ce qui précède, l’Assistant(e) de Direction devra appuyer le Directeur Pays et en développant et assurant une gestion administrative efficace, la gestion des informations et des services de secrétariat.
Elle/Il fournira un soutien administratif à l’équipe SMT en conformément aux priorités convenues, en lançant et en organisant des réunions externes ou internes, en s’assurant que les documents pertinents sont disponibles pour les réunions, ainsi que le suivi des actions. Elle/Il est également chargé-e de recueillir des données, préparer et mettre à jour des archivages électroniques, des dossiers et d’autres documents.
Les tâches et responsabilités comme énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le détenteur du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur niveau de compétences et d’expérience.
PRINCIPALES RESPONSABILITES:
1. Gestion des communications entrantes et sortantes pour le Directeur et maintien d’un degré élevé de compréhension du travail, de discrétion et des priorités.
- Recevoir et examiner toutes les communications entrantes telles que déterminées par le Directeur (à travers des courriels, le téléphone, ou le personnel, etc.). Ces communications sont à gérer directement si possible, les référer à d’autres personnes le cas échéant, préparer et suivre les éléments qui doivent être traités ou vus par le Directeur;
- Établir et maintenir des relations positives avec les différentes équipes (SMT/ESMT) partenaires et bénéficiaires et les autres membres du personnel;
- Gérer et organiser l’information, les documents et les dossiers confidentiels liés au travail du CD;
- Coordonner la préparation des documents pertinents pour les réunions et discussions si nécessaire;
- Préparer les brouillons de correspondance suivant les instructions du Directeur Pays ou des Directeurs de département;
- Assurer la liaison avec le Directeur et avec le personnel en charge de l’informatique, afin de permettre au Directeur d’avoir accès aux équipements existants de communication de façon plus appropriée et s’assurer de leur fonctionnent efficace, et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent;
- Suivre les actions demandées par le Directeur, et les actions demandées par les autres au Directeur, afin de s’assurer qu’elles sont réalisées conformément aux délais fixés;
- Coordonner la production et la distribution des mises à jour pour les membres du personnel de l’équipe pays (y compris les Directeurs de départements) de la part du Directeur Pays;
- Planifier et mettre en place des classeurs électroniques et manuels de façon appropriée en partenariat avec le personnel en charge de l’informatique et administration pour que les documents clés soient accessibles en cas de besoin;
- Responsable de planifier et de soutenir la tenue des réunions et en particulier de l’équipe dirigeante (SMT);
- Gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs;
- Votre rigueur et votre sens de l’organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir;
- Appuyer les Directeurs de départements en cas de besoin.
2. Planification et gestion de l’utilisation efficace de l’emploi du temps du Directeur Pays.
- Planifier l’agenda du Directeur Pays conformément aux priorités convenues, initier et organiser les réunions internes et externes, traiter et classer les demandes par ordre de priorité pour l’emploi du temps du Directeur, s’assurer que les documents pertinents sont disponibles, et faire le suivi des actions;
- Assurer la liaison avec les parties concernées en vue de faciliter les rencontres et permettre la bonne circulation de l’information;
- Coordonner les déplacements, voyages, réunions et visites de programmes pour le Directeur Pays S’assurer que toutes les dispositions nécessaires sont prises pour le Directeur Pays concernant ses déplacements, hébergements et visas, et s’assurer que toutes les précautions sanitaires sont prises, itinéraires planifiés de manière appropriée, la recherche et la préparation générale faite et les demandes de frais y afférents sont traitées dans les meilleurs délais;
- Préparer pour le Directeur Pays des présentations le cas échéant, y compris la recherche d’informations et des faits à travers des sources internes et externes, et les présenter de façon appropriée selon les circonstances;
- Coordonner étroitement avec les Directeurs de Départements concernés afin de s’assurer que les communications et les décisions et actions conséquentes sont comprises et terminées à temps.
3. Assurer le classement des dossiers du CD en assurant la confidentialité et avec méthodologie
4. Effectuer d’autres tâches qui peuvent être demandées de temps en temps afin d’assurer le bon déroulement des activités et le bon fonctionnement des équipes.
5. Faire preuve de compréhension et de conformité avec les exigences de Save the Children en matière de sauvegarde de l’enfant, code de conduite et politiques de sureté et de sécurité et autres politiques globales de l’organisation.
EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS :
La fonction d’Assistant de Direction nécessite une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles. Il/ Elle doit ainsi avoir :
- Diplômé (e) d’un Bac + 3 minimum en Gestion/communication d’Entreprise ou en administration dans une université reconnue;
- Expérience de travail trois à cinq ans en tant qu’assistant(e) de direction ou un poste similaire au sein d’une ONG ou Organisation Internationale ;
- Connaissance approfondie des procédures de bureau moderne;
- Maîtrise du Pack Office et Expérience dans le classement des dossiers en assurant la confidentialité et avec méthodologie;
- Sens de l’organisation, rigueur. Être rigoureux et avoir un bon sens de l’organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir;
- Aptitudes au travail en équipe;
- Sens prouvé de gestion de confidentialité.
Langues : Il/ Elle doit être bilingue Français/ Anglais.
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