Save the Children International (SCI) est l’Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.
POSTE 1 : Chef des opérations du programme
OBJECTIF DU RÔLE
Save the Children une organisation leader pour les enfants. Nous sauvons la vie des enfants ; nous luttons pour leurs droits ; nous les aidons à exprimer leurs potentiels. Nous travaillons ensemble avec des partenaires de la société civile et gouvernement, pour inspirer la façon dont le monde traite les enfants pour apporter des changements immédiats et à long termes dans leurs vies.
Save the Children travaille dans 5 Provinces de la République Démocratique du Congo (RDC) avec un personnel approximatif de 360 personnes et un budget annuel de $40 millions cette année avec potentiel augmentation en fonction des opportunités qui se présenteront.
Le Head of Programs Operations contribue à la coordination de l’ensemble des activités du Bureau Pays. Le titulaire, en sa qualité d’assomption du rôle à lui assigner, aura à assister le Deputy Country Director Programs Operations pour la mise en œuvre de toutes les activités au niveau des bureaux terrains, y compris la gestion sécuritaire..,
DOMAINES CLE DE REDEVABILITE
Sous la supervision du Deputy Country Director Programs Operations, le titulaire devra assumer les responsabilités suivantes
- Soutenir le développement d’une culture organisationnelle qui reflète la gamme complète de nos programmes opérationnels, promouvoir la notion de pleine responsabilisation et la performance à un niveau d’excellence élevé, favoriser l’expression d’une culture d’équipe pour l’apprentissage, la créativité et impulser des idées novatrices, instaurer un cadre émancipateur au profit du personnel en vue de l’inciter à produire des résultats hautement appréciables quant au bien-être des enfants ; et un excellent service à la clientèle pour nos membres et les donateurs;
- Aider à concevoir et à mettre en œuvre une structure organisationnelle cohérente, conforme aux pratiques de l’organisation, et qui soit adaptée aux besoins du programme;
- Aider à établir, maintenir et améliorer des relations régulières de travail avec les pouvoirs publics du pays hôte, les bailleurs de fonds, les organismes partenaires y compris les principaux donateurs institutionnels et les ONG locales et internationales;
- S’assurer que le soutien requis est fourni avec promptitude, à l’échelle d’une performance adéquate, et conformément aux règles et principes qui régissent les cas de situations d’urgence, en étroite collaboration avec le Bureau Régional.
Supervision et Gestion des interventions du Programme
Les responsabilités ci-dessous sont limitées à l’échelle des bureaux terrains sous sa responsabilité.
- A la demande et comme approprié, participer activement au processus de proposition de programmes et veiller à ce que tous les programmes soient conformes aux accords de subvention, et réalisés en temps opportun et dans les limites des disponibilités budgétaires, à l’échelle des bureaux terrains;
- Participer à la conceptualisation et à la conception de programmes rentables et novateurs, et qui soient de haute facture qualitative, en vue de permettre la délivrance des prestations interventionnelles aux enfants difficilement accessibles;
- Sur l’ensemble des bureaux terrains, veiller à ce que les programmes soient mis en œuvre de façon à répondre aux besoins des communautés et des enfants conformément aux principes, aux valeurs et au plan stratégique de Save the Children, et en accord avec les procédures applicables telles que requises par Save the Children. Cette exigence suppose un travail collaboratif avec les acteurs locaux sur le terrain et par moment au niveau national;
- Contribuer promptement et efficacement à la préparation de rapports d’étape, de rapports de programme et des rapports de donateurs dans les délais et de haute qualité sur l’ensemble des bureaux terrains;
- Responsable de la supervision et la gestion de tous les bureaux terrain;
- Garant de la performance des projets sous sa responsabilité.
- Logistique, Gestion des Stocks, et Approvisionnements :
- S’assurer que les capacités logistiques mises en place sur le terrain répondent aux standards minimums opérationnels de SCI et sont en mesure de satisfaire aux exigences de programmation.
- Apporter un appui conséquent dans l’élaboration et mise en œuvre du Plan de Préparation aux Situations d’Urgence à l’échelle des bureaux terrains
- En étroite collaboration avec l’équipe de supply chain pays, s’assurer une pleine intégration avec les programmes pour assurer un appui conséquent et dans les délais, avec la qualité requise pour l’intérêt des enfants sur tous les bureaux terrains.
- Veuillez à ce que les biens et services sont acquis à des coûts rentables et répondent aux normes de qualité recommandées pour tous les projets sous sa responsabilité
- Quand applicable, travailler en étroite collaboration avec l’équipe d’approvisionnement pour négocier les meilleures offres avec les fournisseurs.
Gestion des Interventions en cas d’Urgence
- Travailler étroitement avec la Directrice Humanitaire dans tous les processus d’élaboration de stratégie et autres outils humanitaires;
- Assurer l’intégration des interventions humanitaires aux autres programmes à l’échelle des bureaux terrains en fonction des demandes et besoins;
- S’assurer que tout le personnel à l’échelle des bureaux terrains ait une parfaite connaissance des règles et procédures, respecter et appliquer les directives et principes qui en découlent, telles que décrites dans les manuels de procédures relevant des interventions d’urgence.
Protection Sécuritaire du Staff
En étroite collaboration avec l’équipe de sécurité pays et les chefs des bureaux terrains,
- S’assurer que le personnel et les biens de Save the RDC font l’objet d’une protection sécuritaire efficace au moyen des SOP à l’échelle des Bureaux Terrains
- S’assurer que toutes les normes minimales de sécurité sont mises en place et respectées.
- Coordonner la préparation et la mise en œuvre des directives de sécurité du personnel et soutenir les bureaux terrains dans la conduite des évaluations et rapports de mesures sécuritaires périodiques.
- Contribuer à une analyse contextuelles régulières en même de permettre des prises de décisions anticipées et efficaces.
Gestion Partenariat et localisation
Les responsabilités ci-dessous sont menées en étroite collaboration avec l’équipe chargée des subvention et localisation partenership au niveau national, ainsi que les chefs des bureaux terrains.
- A l’échelle des bureaux terrains, veiller à ce que tous les partenariats soient noués dans la formulation contextuelle de la théorie du changement, conçus et gérés de manière à ce que le partenariat promeuve la réalisation de la stratégie mondiale de Save the Children et renforce la capacité locale des prestations d’interventions au profit des enfants;
- Appuyer convenablement l’identification des partenaires potentiels en utilisant des méthodes de sélection documentées et s’assurer que tous les partenaires respectent les exigences et les règlements de Save the Children, des donateurs et bailleurs de fonds;
- Travailler sur le processus d’évaluation, de feedback et d’apprentissage mutuels avec les partenaires et soutienne les partenaires quant à leur engagement dans le processus de développement des connaissances et la politique de la plaidoirie;
- Superviser la mise en œuvre des programmes des partenaires existants et veiller à ce que des partenaires appropriés participent aux processus de développement des nouvelles opportunités.
Gestion du Staff, Mentoring, et Développement – Interventions du Program
- A l’échelles des bureaux terrains, assurer une dotation en effectif appropriée au sein des opérations du programme, y compris le dimensionnement rationnel de l’effectif du bureau de terrain;
- S’assurer que chaque membre du personnel a un entendement clair de son rôle, et a la capacité de l’exercer convenablemen;
- Gérer l’équipe des interventions du programme ; définir les attentes, fournir un leadership et un soutien technique en cas de besoin, et évaluer régulièrement les rapports directs;
- Intégrer les stratégies de développement du personnel et les systèmes de gestion des performances dans un processus d’instauration de l’esprit d’équipe. Élaborer un système fondé sur les résultats et le suivi;
- Gérer la performance de tout le personnel sous sa responsabilité à travers des évaluations périodiques solides et objectives;
- L’utilisation efficace du système de gestion des performances, notamment par l’établissement d’objectifs clairs et mesurables, le feedback continu, des examens périodiques reposant sur des évaluations justes et objectives ;
- Coaching, mentorat et autres possibilités de développement ;
- Reconnaissance et récompenses pour une performance exceptionnelle ;
- Documentation des performances qui ne sont pas satisfaisantes, avec des améliorations/plans de travail appropriés.
Gestion de sauvegarde et contrôle interne
En coordination avec le Country Safe guarding Manager:
- S’assurer que tous les projets ont des CASA régulièrement mis à jour ;
- Participer aux évaluations des risques des activités qui le nécessitent ;
- Participer à toutes les initiatives de sauvegarde à l’échelle des zones de sa responsabilité et si demandé au niveau national / régional;
- Contribuer efficacement à la réduction et gestion des risques de sauvegarde.
En coordination avec la Head of Internal control
- Renforcer les mesures de control interne au niveau des différents bureaux terrains;
- Participer aux sensibilisation des différentes parties prenantes;
- S’assurer que les procédures soient respectées à l’échelle des bureaux terrains;
- Prendre des mesures appropriées et mettre dûment en œuvre les actions issues des processus d’investigation.
QUALIFICATIONS
- Un minimum de 10 ans d’expérience en gestion souhaité dans un environnement d’entreprise ou d’ONG, y compris une expérience significative de la conduite des opérations sur le terrain, regroupant à la fois des programmes d’urgence et de développemen;
- Maîtrise en développement ou autres sciences sociales assimilées;
- Forte expérience en gestion du cycle des programmes d’urgence des ONG, et connaissance approfondie du travail au sein d’une structure organisationnelle complexe et matricielle;
- Posséder une très bonne expérience d’au moins trois des programmes sectoriels de l’organisation, et une connaissance pratique des orientations opérationnelles prioritaires du Bureau Pays;
- Solide expérience éprouvée en logistique, y compris le système et la chaîne d’approvisionnement, la gestion de la flotte automobile et des biens immobiliers;
- Connaissance approfondie des systèmes humanitaires internationaux, institutionnels et des donateurs, ainsi que des procédures, des cadres de responsabilisation et des meilleures pratiques en matière de gestion des situations d’urgence;
- Expérience et connaissance approfondies des normes du contrôle financier et budgétaire avec efficience, y compris la gestion et la sécurisation protective des subventions des donateurs institutionnels;
- Solides compétences en gestion de projets associés aux efforts de développement organisationnel et à des équipes internationales, inter-fonctionnelles, ayant des antécédents confirmés dans la délivrance des résultats;
- Capacité d’approche analytique des données informationnelles, et de réflexion évaluative des options en vue, quant à l’analyse décisionnelle de la planification stratégique;
- Posséder une connaissance approfondie de la problématique du développement au plan national et international, en particulier en ce qui concerne le bien-être des enfants;
- Expériences antérieures éprouvées en matière de gestion et de développement d’une équipe, aptitude directive pour l’exécution du programme, et l’incitation à l’engagement motivationnel et au développement des capacités des autres membres de l’équipe;
- Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle et en matière de technique de présentation;
- Capacité à travailler dans un environnement bilingue en anglais et français;
- Capacité et volonté de s’adapter aux exigences d’un travail accaparant et à des horaires flexibles, et aptitude à s’adapter convivialement au travail collaboratif avec des équipes externes en cas d’urgence majeure;
- Engagement et allégeance aux buts, valeurs et principes de Save the Children, y compris l’adhésion totale aux approches fondées sur le respect des droits.
POSTE 2 : Responsable de terrain
BUT DE LA FONCTION
Mettre en œuvre la stratégie du programme Save the Children dans sa zone de responsabilité (toute la province du Nord Kivu), représenter l’organisation vis-à-vis des partenaires stratégiques dans la région province, et l’ensemble des sous bureaux qui y sont rattachés à la province du Nord Kivu, dans tous ses aspects logistiques, en coordination avec le Head of Programs Operations Assurer la supervision globale, réussite et la qualité des activités et des programmes, mis en œuvre dans la zone et de faire des propositions pour une meilleure conduite des activités dans sa zone d’intervention. Outre ses tâches au sein du programme, le/la Field Manager garantit la continuité des opérations et le bon fonctionnement du volet opérations dont il/elle a la charge en matière notamment d’organisation et de planification des opérations, de renforcement et suivi des compétences du staff des projets, de cadre globale de la planification budgétaire des activités, de suivi logistique, humain et financier, et administratif.
Comme le contexte d’une crise humanitaire le demande, le/la détenteur du rôle devra travailler en se conformant aux exigences normales du poste et pouvoir varier les heures de travail au besoin.
En cas d’urgence humanitaire majeure, on s’attend à ce que le titulaire du rôle travaille en dehors du profil de rôle normal et qu’il puisse varier ses heures de travail en conséquence.
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ
Stratégie et planification
- En coordination étroite avec le point focal sécurité provincial, suivre la situation sécuritaire dans la zone d’action des projets en sa responsabilité et s’assure que toute information utile remonte au point focal Sécurité du Bureau pays et les autres parties prenantes;
- Assurer le bon suivi des projets, à travers une planification réaliste, une analyse de l’impact des actions ainsi que coordonner l’action de l’équipe MEAL et les inputs des Conseillers Techniques ;
- Superviser le volet administratif relativement au staff projets ;
- Superviser le volet logistique pour le bon fonctionnement des systèmes d’achat, de stockage et de distribution de biens et services (plan d’achats et plan de déplacements);
- Assurer la planification, la mise en œuvre et le suivi des projets et programmes dans sa zone d’intervention en conformité avec le Plan Stratégique Pays et les documents de stratégie humanitaire en vigueur ;
- Favoriser les synergies avec les programmes actuels et ceux à venir et favoriser les échanges avec les autres acteurs clés dans sa zone à l’échelle de la Province ;
- Contribuer à une analyse continue de la situation de sauvegarde dans sa zone d’intervention ;
- Participer à la réalisation des activités de plaidoyer et de mobilisation sociale en faveur d’une éducation et protection de qualité, dans un système qui respecte et protège les enfants de toute violence ;
- Documenter les connaissances (meilleures pratiques, leçons apprises et études de cas) qui résultent de la mise en œuvre des programmes dans sa zone d’intervention.
Politiques, règles et procédures
- S’assure que les Règles de sécurité sont scrupuleusement suivies et participe à la mise en exécution des règles pour le staff des projets supervisés, notamment en déplacement sur le terrain ;
- Veille à la stricte application des règles et procédures logistiques ainsi que financières.
- Participe à la bonne compréhension et au respect des politiques de sauvegarde et de protection de l’enfant (CSG) et de la Fraude de Save the Children, et informe le Directeur des Programmes et Opérations de toute infraction à ces politiques.
- Assure une gestion cohérente des risques au niveau de l’ensemble du portfolio et du bureau suivant les outils établis de SCI ;
- Appliquer et documenter la mise en œuvre des mesures d’amélioration suite à des évaluations ou audits, lorsque applicables.
Gestion du personnel et développement
- Motiver et soutenir le personnel des projets – sur sa supervision – et se comporter de manière exemplaire;
- Superviser par l’exemple et, par conséquent, agir en accord avec les objectifs et valeurs établis de Save the Children ;
- Tenir le personnel sus sa responsabilité régulièrement informé de tous les sujets intéressants concernant l’organisation.
- Aider les collaborateurs à mener à bien leurs tâches et à réaliser leurs projets et objectifs en relation avec les objectifs de l’organisation toute entière.
- Stimuler, encourager et créer les conditions nécessaires à la délégation de pouvoirs, de responsabilités et de compétences, y compris de l’obligation de rendre compte (autonomisation).
- Promouvoir une culture d’innovation et d’amélioration continue. Aider les Gestionnaires des Projets à formuler des propositions d’innovation et d’amélioration et à se montrer proactifs dans leurs tâches.
- Reconnaître et récompenser les efforts des équipes et des individus ;
- Respecter et traiter de manière adéquate les besoins individuels;
- S’assurer que tous les staffs aient complété les formatipns obligatoires.
Gestion des programmes et reporting
- Contribuer à l’analyse contextuelle et sécuritaire, par écrit et par oral, y compris pour les rapports internes et externes réguliers;
- Servir de point focal pour la transmission d’information entre sa base et la coordination et faire circuler l’information au sein de l’équipe; assurer un reporting régulier;
- Superviser les chefs de projets en leur fournissant les appuis nécessaires à la réussite des projets;
- Garantir la production des rapports bailleurs et la mise à jour des phasing des projets;
- Appuyer le développement de nouveaux projets par la rédaction des notes conceptuelles et des propositions complètes;
- Produire le rapport mensuel du bureau ainsi que les comptes rendus des réunions programmes et finances.
Gestion de fonds et responsabilité budgétaire
- Superviser la préparation du budget prévisionnel mensuel et transmettre l’information à la cooridnation;
- Contrôler et signer les documents en place; autoriser les décaissements, en vérifiant scrupuleusement que la documentation est correcte et en respectant les limites du Schéma de délégation;
- Veiller à l’utilisation efficiente des moyens de l’organisation, et proposer des solutions adéquates pour limiter les coûts de fonctionnement tout en gardant en vue les objectifs programmatiques;
- Participer à l’application des politiques de Save the Children en matière de fraude par la promotion de la prévention et la mise en place des contrôles nécessaires;
- S’assurer de la revue régulière des rapports financiers mensuels et prendre des mesures correctives appropriées;
- Garant de la bonne utilisation des ressources dans sa zone de responsabilité;
- S’assure que les projections financières soient faites en bonne et due forme et suivies;
- S’assurer que les dépenses soient alignées aux besoins et assurer une bonne performance des projets sous sa responsabilité.
Représentation
- Premier répondant de l’organisation dans sa zone de responsabilité sur toutes les questions administratives;
- Représente les programmes aux réunions, forum et groupes sectoriels relatifs aux thématiques de SCI dans sa zone d’intervention ;
- Défend et promeut la position de SCI relative aux thématiques des enfants au niveau des différentes instances de décisions de sa zone d’intervention ;
- Représente l’organisation dans la zone couverte par les projets et entretient de bons rapports avec autorités, membres de la communauté humanitaire, etc
- Organiser les missions bailleurs, du bureau régional et d’autres bureaux de Save The Children.
Sauvegarde :
- Appuyer, faciliter la prise en charge des cas;
- Garantir, veiller à la mise en œuvre de la politique CSG dans sa zone;
- S’assurer que les points focaux locaux ont un plan d’action;
- Remonter les cas dénoncés à qui de droit et les canaux appropriés dans les délais;
- S’assuer que soient sensibilisés, le personnel, les partenaires pour la promotion de la politique CSG;
- Contribuer à créer et maintenir un environnement sécurisant pour les enfants;
- S’assurer que le partenaire a reçu une induction, signé la politique de CSG et le Code de Bonne Conduite avant de signer un accord de partenariat ou d’envoyer un accord de partenariat à la signature au niveau de la hiérarchie ;
- S’assurer que le personnel a bénéficié d’un processus de sélection inclusif à la politique de CSG (check des références, tests incluant des questions CSG), signé la CSG et le code de bonne conduite, induction CSG avant la signature d’un contrat avec la personne;
- S’assurer que tous les projets ont des CASA régulièrement mis à jour ;
- Participer aux évaluations des risques des activités qui le nécessitent.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
Essentiel
- Expérience dans la gestion de la sécurité;
- Expérience dans la gestion d’un bureau (finances, administration, logistique, opérations);
- Expérience dans la gestion d’équipes;
- Expérience en coordination d’une réponse Humanitaire ou en gestion d’un projet humanitaire;
- 5 ans d’expériences dans le domaine des enfants, de gestion des programmes et de renforcement des capacités dans le domaine de la formation des formateurs;
- Expériences dans la gestion du budget et le rapportage sur les activités.
Retrouvez des opportunités sur notre chaîne Telegram en cliquant ici
