L’ONG Save the Children International recrute pour ce poste (19 Janvier 2023)

TITRE :  Responsable de la gestion des récompenses et de la conformité des donateurs, WCA

ÉQUIPE/PROGRAMME : Opérations du programme

LIEU : Dakar (Sénégal), ou tout pays AOC où SCI est présent  

GRADE : National ou International

TYPE DE CONTRAT : 2 ans Renouvelable  

PROTECTION DE L’ENFANCE :

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants et/ou des jeunes soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) soit de manière intensive (par exemple quatre jours en un mois ou plus ou du jour au lendemain) parce qu’ils travaillent sur des programmes nationaux ; ou visitent des programmes de pays; ou parce qu’ils sont responsables de la mise en œuvre du personnel du processus de contrôle/vérification de la police.

OBJECTIF DU RÔLE :

Le responsable de la gestion des récompenses et de la conformité des donateurs (HoAMDC) est chargé de fournir une fonction de gestion des récompenses efficace dans tous les programmes d’Afrique de l’Ouest et du Centre (WCA) et de développer des processus de gestion des récompenses des meilleures pratiques dans 9 bureaux de pays. Le rôle comporte trois aspects principaux : diriger et développer l’effort régional de gestion des récompenses, y compris la conformité, le renforcement des capacités du personnel, et surveiller et renforcer activement les processus et les pratiques tout au long du cycle AM ​​dans la région. Cela comprend la conduite d’un modèle opérationnel adapté à l’objectif au sein de l’espace AMDC en collaboration avec d’autres fonctions liées au financement dans l’ensemble du RO et du CO.

Le poste offre une opportunité de leadership à une personne très expérimentée dans la gestion des subventions et capable de fournir un leadership stratégique à une équipe dynamique, ainsi que la gestion d’un portefeuille de récompenses actuellement évalué à 720 millions de dollars américains et d’un budget annuel d’env. 230 millions de dollars. Il / elle assurera la surveillance de la santé du portefeuille de récompenses pour la région afin de s’assurer que l’exécution du programme est conforme à la stratégie, en collaboration avec la mobilisation des ressources et le PDQ.

La personne jouera un rôle de leadership fort à la fois en interne, à travers le réseau mondial de Save the Children et, en collaboration avec la mobilisation des ressources régionales, avec les donateurs, visant à développer et à préserver une relation périodique et constructive. Il / elle fournira à la fois un leadership et un soutien technique aux équipes de projet et de programme du bureau régional, ainsi qu’aux équipes sur le terrain et aux équipes opérationnelles pour délivrer des récompenses conformes aux donateurs (règles et réglementations), assurant la livraison cohérente de services opportuns et de qualité. rapports des donateurs. Il / elle aura également une solide connaissance de la gestion en matière de partenariat, notamment avec la lentille de localisation.

La maintenance du système AM et la gestion quotidienne de l’équipe seront également un aspect clé du rôle. Il / elle jouera un rôle clé dans le développement d’une culture qui promeut la primauté de s’assurer que Save the Children offre des programmes de haute qualité tout en cherchant toujours à améliorer la capacité du personnel national à assumer les rôles actuellement occupés par le personnel international. En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors du profil de rôle normal et être en mesure de modifier les heures de travail en conséquence.

Il / elle est responsable de la supervision du portefeuille de récompenses stratégiques régionales de SCI Directly Received (local et mondial) dans la région, assurant les examens, les approbations et la performance nécessaires de la prestation du programme. Cela comprend la fourniture de recommandations à la gouvernance du protocole de collecte de fonds au sein du financement du programme et des partenariats institutionnels (mobilisation des ressources) pour assurer la conformité et la bonne gestion des subventions et la gestion des approbations AMS pour l’entité du bureau de financement sur AMS (l’escalade se fait via les opérations/directeur régional).

PORTÉE DU RÔLE :

Relève du : directeur régional des opérations du programme

Personnel relevant de ce poste : 2 responsables des récompenses (2 membres du personnel supplémentaires d’ici fin 2022)

Matrice : Prix des chefs de pays – 9

Responsabilités budgétaires : 150 000 USD

Dimensions du rôle : l’établissement de relations solides au sein de l’organisation, de bonnes compétences en communication et de grandes compétences en présentation et le travail dans un contexte complexe et difficile sont essentiels pour ce rôle

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ

Leadership et direction de la gestion des récompenses et de la conformité des donateurs en AOC

• Adapte et soutient en fonction du contexte l’orientation stratégique de la fonction de gestion des récompenses et de conformité des donateurs, en entreprenant une planification efficace qui soutient la fonction et en maintenant un processus de gestion des récompenses efficace et efficient
• Contribuer au leadership éclairé mondial et organisationnel, aux projets et au développement de la fonction de gestion des récompenses et de conformité des donateurs. Participe activement à la gouvernance fonctionnelle de la gestion mondiale des récompenses en tant que représentant de la région et de ses bureaux de mise en œuvre constitutifs dans le groupe de direction AM parmi les membres et SCI
• Fournir une gestion hiérarchique solide à l’équipe de gestion des récompenses au bureau régional et fournir une gestion matricielle (ligne pointillée) pour les responsables des récompenses nationales dans la région et créer une culture d’équipe collaborative qui soutient les résultats de notre programme pour les enfants
• Établir et maintenir un vaste réseau à tous les niveaux, tant à l’interne qu’à l’externe, pour se tenir au courant des changements dans le secteur et l’environnement opérationnel, examiner et atténuer les impacts sur l’organisation et partager avec l’équipe de direction pour corriger le cap de la stratégie, le cas échéant
• Veiller à ce que la fonction de récompenses du bureau régional de la WCA maintienne une préparation et une capacité appropriées pour répondre aux urgences
• Gère le portefeuille de récompenses mis en œuvre par le bureau régional, en veillant à ce que l’examen approprié des récompenses se déroule conformément au schéma de délégation SCI
• Assure la supervision de la livraison du portefeuille de financements dirigés par SCI dans la région
• Faire rapport périodiquement à l’équipe de direction régionale sur la gestion des récompenses et les progrès de la conformité des donateurs, y compris sur les indicateurs de performance clés (KPI) fonctionnels

Normes, processus et systèmes de gestion des subventions

• Responsable des normes de conduite dans la région dans le cycle d’attribution, de la négociation du contrat (lors de l’obtention d’une attribution) à l’après-attribution jusqu’à la clôture. Prend en charge la mobilisation des ressources (propriétaire des processus de pré-attribution) pour assurer une compréhension cohérente des risques et des problèmes de livraison, en tirant les leçons des expériences précédentes
• Responsable du respect des normes de gestion des récompenses SCI et de conformité des donateurs, ainsi que de la performance des KPI et IM fonctionnels et interfonctionnels pour la remise des récompenses
• Comprendre et analyser les résultats des KPI, fournir des informations complémentaires au RO et au Centre, et identifier les améliorations qui peuvent être entreprises pour améliorer les résultats dans les KPI liés à la gestion des récompenses. S’assure que les équipes de récompenses du bureau de mise en œuvre disposent de plans d’action pour améliorer les performances au besoin et aide les bureaux de mise en œuvre à mettre en œuvre les actions
• Assure la surveillance du portefeuille de financements SCI directement reçus et dirigés par SCI, en menant des examens cohérents, des approbations, une visibilité des performances et une escalade des risques en temps opportun
• Fournit une représentation régionale des récompenses à la conception sur les principaux projets de livraison de transformation au nom des responsables des récompenses régionales à l’échelle mondiale (pour stimuler l’efficacité de l’engagement, la représentation au nom de tous les RAL, partagée entre les projets, etc.)
• Soutenir le déploiement de projets de livraison de transformation, y compris CAPP (Coding, Agresso Onboarding, PMM PRIME), Localisation, Flexible Operating Model, TE Transformation
• Aider les bureaux de mise en œuvre à se conformer aux exigences en coordonnant le renforcement des capacités et en répondant aux demandes d’assistance
• Soutenir et stimuler l’utilisation de l’AMS dans toute la région et se concentrer sur l’amélioration de la qualité des données et l’intégrité des systèmes. S’assure que l’AMS est à jour et efficacement maintenu en tant qu’outil pour régir une bonne gestion des récompenses au sein du portefeuille régional – à travers les récompenses et les sous-récompenses, y compris les approbations/autorisations et la conservation des documents
• Agir en tant que contact principal pour les réglementations générales des donateurs et les problèmes de conformité, y compris la coordination avec les membres pour assurer le soutien de la conformité des donateurs si nécessaire. Contribuer à l’amélioration des principaux processus, pratiques et outils mondiaux de gestion des récompenses en collaboration avec d’autres fonctions
• Agir en tant que chef de file de la prestation des fonds directement reçus par SCI et dirigés par SCI au sein du bureau régional, afin d’assurer une surveillance appropriée de la performance du portefeuille en tant que sous-ensemble du portefeuille régional (principalement via les membres)
• Approbateur du bureau de financement régional pour SCI Directement reçu (le cas échéant) sur AMS pour assurer la conformité avec le protocole de collecte de fonds, avec une bonne gouvernance et une bonne prise de décision pour continuer et le respect des normes pour conduire la livraison de récompenses de qualité

Conformité des donateurs, gestion des risques et résolution des problèmes

• Veiller à ce qu’une gestion efficace des risques soit en place pour la gestion des subventions et la conformité des donateurs dans toute la région, du PART à la mise en œuvre des plans de gestion des risques (RMP) du bureau et du RO, en alignant les mesures d’atténuation fonctionnelles, en pilotant la gestion des risques et la prise de décision aussi près que possible du programme , et travailler de manière interfonctionnelle pour gérer les risques pour les objectifs organisationnels
• Superviser et être responsable de la gestion des récompenses et des risques liés à la conformité des donateurs dans le plan régional de gestion des risques
• Maintient une connaissance active des exigences des principaux donateurs et des réglementations des différentes modalités de financement dans la région, afin d’assurer une expertise technique pour soutenir et conseiller au besoin
• Jouer un rôle de premier plan dans le renforcement et l’amélioration de la conformité des donateurs en WCA en fournissant des solutions innovantes et un point focal pour la collaboration des membres afin de renforcer les équipes de CO sur la conformité des donateurs et la gestion des récompenses de qualité
• Assurer une diffusion efficace des exigences de conformité des donateurs et des conseils des membres de Save the Children à nos bureaux de pays
• Contribuer à la résolution de problèmes nouveaux et complexes liés aux donateurs nécessitant l’attention de la haute direction et l’interface avec les membres du SC, en passant à la direction régionale et centrale si nécessaire
• Collaborer étroitement avec l’initiative mondiale d’amélioration de la conformité des donateurs
• Promouvoir une culture d’excellence en matière de conformité des donateurs dans tous les bureaux de pays et identifier le soutien nécessaire pour ce faire

Analyse de portefeuille et livraison

• En collaboration avec le RO SMT, s’assurer que la région dispose d’un cadre clair pour l’élaboration du budget principal, la répartition des coûts, le suivi des budgets d’attribution, l’échelonnement et les prévisions, en assurant l’alignement entre le budget principal et le suivi du financement
• Produire une analyse approfondie des bureaux de pays liée à leur portefeuille respectif
• Identifie les tendances du financement des donateurs et des mécanismes de financement dans la région, offre une visibilité au leadership, cherche à comprendre l’opérationnalisation de la conformité requise pour les types de financement émergents et travaille de manière interfonctionnelle pour assurer la préparation à la livraison des subventions/portefeuilles, par exemple, passage à des contrats commerciaux, augmentation de paiement au résultat, etc.
• Surveillez et analysez les performances régionales par rapport aux KPI et autres mesures. Défiez et validez les données de performance pour fournir une assurance. Soutenir la livraison et l’analyse autour des KPI de gestion des récompenses, des erreurs et des performances interfonctionnelles correctes du premier coup
• Utiliser de solides compétences en analyse financière pour superviser la livraison du portefeuille de récompenses
• Travailler en collaboration avec le département des finances et fournir des conseils techniques concernant les allocations stratégiques des coûts des donateurs en vue de minimiser les problèmes de conformité dans la mesure du possible
• Analyser et commenter le respect du règlement intérieur. Processus GO no GO, méthodologie de répartition des coûts, critères d’acceptation, sensibilisation à toute nouvelle initiative mondiale SCI
• Veiller à ce que des informations précises et à jour sur les portefeuilles de récompenses régionaux et nationaux soient facilement accessibles aux orthophonistes régionaux et aux membres
• Collabore avec le responsable de la mobilisation des ressources et le directeur du PDQ, selon les besoins, sur le développement du portefeuille, pour s’assurer que les informations sur la livraison du portefeuille sont comprises, les risques et les opportunités identifiés, et une vue holistique et cohérente de bout en bout qui permet de réaliser les stratégies nationales

Renforcement des capacités et communauté de pratique pour la gestion des bourses

• Créer un environnement d’apprentissage continu où le personnel est encouragé et soutenu pour grandir et se développer et est prêt à être tenu responsable de ses engagements
• Trianguler la mise en œuvre des auto-évaluations du bureau de la performance par rapport aux normes ; des indicateurs de performance; les observations de l’engagement avec la communauté AMDC dans la  région concernant les compétences fonctionnelles et de leadership ; et l’analyse du portefeuille, pour identifier les exigences de renforcement des capacités et d’amélioration continue spécifiques aux donateurs et indépendantes des donateurs dans la région
• Engage activement la direction AM pour s’assurer que les ressources sont en place pour soutenir les efforts de renforcement des capacités menés au niveau régional, par exemple, par le biais de l’atelier annuel, de la communauté de pratique, etc.
• Incarner et soutenir le développement d’une culture organisationnelle qui reflète nos valeurs, notre double mandat et favorise la responsabilisation et la haute performance
• Développer et partager les meilleures pratiques avec d’autres responsables régionaux des prix
• Maintenir un réseau de praticiens seniors en gestion des récompenses dans toute la région, en facilitant leur engagement, leurs relations et le partage des pratiques entre les bureaux de pays
• Soutenir le renforcement des capacités du personnel dans toutes les fonctions pour gérer les récompenses et se conformer aux exigences des donateurs en fonction de leur rôle en offrant une initiation, une formation et un encadrement conformes à leurs divers rôles et responsabilités
• Soutenir les recrutements, les intronisations et la gestion des performances des Country Awards Leads
• En collaboration avec les RH, coordonner la gestion des talents et l’apprentissage et le développement 

QUALIFICATIONS 

• Un diplôme d’études supérieures, bien qu’aucune qualification spécifique, ne soit requis
• Il est souhaitable que le candidat ait suivi une formation sur les exigences des donateurs institutionnels pour certains des principaux donateurs du portefeuille de Save the Children, par exemple la formation InsideNGO sur les règles et réglementations de l’USAID : subventions et accords de coopération ; Formations ECHO PuntoSud, etc.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

Essentiel

• Excellentes compétences en matière de stratégie, de planification, de gestion et de coordination, avec la capacité d’organiser et de hiérarchiser une charge de travail exigeante composée de tâches et de responsabilités diverses et stimulantes
• 5 à 8 ans d’expérience dans des organisations internationales similaires à Save the Children
• 5 à 8 ans d’expérience dans des programmes ou des fonctions de soutien aux opérations telles que les finances, les récompenses, la gestion de projet
• Expérience avérée de contribution active aux cadres supérieurs et de fourniture d’un soutien stratégique dans plusieurs secteurs et/ou régions
• Vaste expérience avec des ONG avec des responsabilités croissantes, y compris une expérience avérée dans la mise en place et la gestion de la fonction de gestion des récompenses sur le terrain
• Bonne connaissance diversifiée des exigences des principaux donateurs institutionnels, y compris la budgétisation, les questions d’éligibilité, la gestion de la conformité et les rapports ; expérience de collaboration avec les donateurs au niveau stratégique
• Compétences bien développées dans la gestion de personnel diversifié et multiculturel
• Compétences éprouvées en coaching et en renforcement des capacités
• Souci du détail, résolution de problèmes et analyse des tendances, tout en conservant une vue d’ensemble et une vision d’ensemble
• Connaissances en informatique (c.-à-d. Word, Excel, Outlook, Internet Explorer, systèmes financiers)
• Sensibilisation culturelle et capacité à nouer rapidement des relations avec une grande variété de personnes, à tous les niveaux, à l’interne et à l’externe
• Expérience démontrée dans la gestion complexe des parties prenantes, y compris dans un environnement de gestion matricielle
• Patient, adaptable, capable d’improviser et de communiquer clairement et efficacement sous pression
• Capacité et volonté de changer les pratiques et les heures de travail en cas d’urgence majeure incl. voyager à court préavis et pour de longues périodes
• La maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) est indispensable . Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles dans les deux langues