L’ONG Results for Development (R4D) recrute pour ce poste (06 Décembre 2023)

• ​Le responsable des opérations surveillera les protocoles de voyage et de sécurité de l’organisation, et aidera R4D à gérer la présence de notre bureau national en dehors des États-Unis.
• Le responsable des opérations collaborera avec l’équipe de gestion de crise (CMLT) de R4D et d’autres membres des équipes de direction nationales de R4D.
• Le responsable des opérations travaillera avec des membres de l’équipe basés dans divers fuseaux horaires mondiaux, y compris, sans toutefois s’y limiter, la côte est des États-Unis et plusieurs pays d’Afrique, et parfois d’Asie.
• Ce poste permet un environnement de travail hybride bureau/travail à distance et peut être basé aux États-Unis ou dans tout autre siège social de R4D tel que le Royaume-Uni, l’Éthiopie, le Ghana, le Nigeria, le Kenya et la Tanzanie.

Responsabilités

Gestion des voyages

Opérations pays

Sûreté et sécurité

• Les responsabilités comprennent, sans toutefois s’y limiter :
• Gérer les relations avec les agents de voyages R4D et les fournisseurs de visas, notamment en garantissant un partage approprié des connaissances, en gérant les crédits de billets inutilisés et en dépannant si nécessaire.
• Conseiller le personnel de R4D sur les règles et réglementations relatives aux voyages et agir en tant que point de contact clé pour le personnel sur les questions et problèmes liés aux voyages.
• Soutenir les équipes dans la conformité et la maintenance de la politique de voyage.
• Surveiller la base de données des voyages pour les urgences et coordonner étroitement avec le CMLT et les RH en réponse aux incidents.
• Surveiller le système d’autorisation de voyage.
• Analyser et préparer des rapports sur les dépenses de voyage.
• Surveiller l’efficacité globale du système de voyages de l’organisation, relever les défis des équipes de gestion de R4D et soutenir la résolution de problèmes.
• Collaborez avec des équipes de support partagées pour développer, améliorer et faire progresser les systèmes et la paperasse afin de rationaliser le processus de voyage.
• Soutenir l’équipe mondiale des opérations du programme (en collaboration avec les équipes de services partagés) pour créer une cohérence entre les opérations nationales grâce au développement de politiques, de procédures et de protocoles adaptés au contexte local et conformes aux directives mondiales de R4D.
• Servir de point focal pour les opérations dans le pays et coordonner les parties prenantes organisationnelles concernées pour relever les défis.

• Aider les équipes pays à développer et gérer les relations avec les fournisseurs pour chaque bureau (c.-à-d. Hôtels à facturation directe, services de conduite, agents de voyages locaux, etc.).
• Soutenir le démarrage et la clôture des activités dans le pays, notamment en facilitant l’enregistrement auprès des avocats locaux, des membres de l’équipe et du bureau américain.
• Coordonner la planification des mesures d’urgence.
• Soutenir le CMLT (Crisis Management Leadership Team) de R4D pour assurer la sûreté et la sécurité de tout le personnel et des actifs de R4D.
• Collaborer avec les RH sur les besoins de formation en matière de sûreté et de sécurité du personnel. Fournir des informations sur l’évolution des besoins du projet, la dynamique de l’équipe et la mission du projet pour aider la direction à développer des stratégies visant à améliorer et à affiner continuellement les systèmes de gestion de la sécurité pour plus d’efficacité et d’efficience.
• Examiner et mettre à jour le plan de gestion de la sécurité (SMP) pour chaque bureau sur une base trimestrielle, et plus fréquemment si l’évolution de la situation en matière de sécurité le justifie.
• Assurez-vous que les bureaux disposent de mesures de sécurité des personnes adéquates et se conforment au SMP.
• Servir en tant que membre du CMLT.
• Offrir une formation à tout le personnel pour garantir l’adoption des politiques et des SOP en matière de sécurité et de voyage.
• Fournir des séances d’orientation et des séances d’information préalables au déploiement, directement ou indirectement, à tout le personnel se rendant dans la zone assignée.
• Veiller à ce que le personnel reçoive des conseils personnels en matière d’atténuation des risques, spécifiquement adaptés à la personne, à ses antécédents personnels, à sa région de voyage et à sa tâche prévue. (Les ressources humaines dirigeront les questions de voyage médicales avec ISOS et directement avec le personnel pour le respect de la confidentialité – ce rôle assurera la liaison avec les RH si nécessaire.)
• Soutenir les équipes de projet pour garantir que les plans de projet sont alignés sur le SMP et les SOP, selon les besoins.
• Veiller à ce que les considérations de sécurité standard soient incluses dans les propositions de développement commercial.
• Se tenir au courant des conditions sur les sites d’exploitation de R4D et mettre à jour la gestion des problèmes de sûreté et de sécurité affectant le personnel et les voyageurs.
• Surveiller et gérer l’administration des contrats avec les fournisseurs de sûreté et de sécurité.

Qualifications

• 5 ans d’expérience en opérations mondiales dans le développement international avec des niveaux de responsabilité croissants, de préférence.
• Diplôme de premier cycle en commerce et/ou en administration publique, en gestion ou dans un domaine connexe ou maîtrise, de préférence.
• Une expérience antérieure de travail avec l’USAID, le FCDO, les agences des Nations Unies et les subventions et contrats de la Fondation Gates est fortement préférée.
• Expérience dans la prestation de programmes de formation.
• Expérience du soutien à des initiatives d’amélioration organisationnelle et de l’interaction avec des parties prenantes multiples et variées pour obtenir un consensus.
• Haut niveau de maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel, PowerPoint et Word, requis.
• Volonté de voyager à l’étranger et au pays, selon les besoins.
• Enthousiaste à l’idée de rejoindre un environnement de travail diversifié et inclusif.
• Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en équipe.
• Motivé à apprendre, grandir, contribuer et produire des résultats de haute qualité.