PUI œuvre dans 10 secteurs d’intervention et se distingue par la mise en place d’une approche intégrée dans sa réponse. Cette méthode vise à identifier et comprendre l’ensemble des besoins des personnes touchées par une crise. Nos équipes se mobilisent pour apporter une réponse globale à l’ensemble des besoins fondamentaux des populations victimes de crises humanitaires dans l’urgence jusqu’à leur permettre de retrouver l’autonomie et la dignité.
Description du poste
Objectif global
L’adjoint(e) au coordinateur administratif et financier est placée sous la responsabilité directe du coordinateur Administrative & Financier, dont il/elle bénéficie de l’appui technique.
Il/Elle s’assure de la bonne gestion administrative et comptable quotidienne de la base de Niamey et des autres bases en supervision fonctionnelle dans le respect des procédures PUI et du cadre légal nigérien.
Il/Elle appuie la CAF dans la définition et la mise en œuvre des procédures financières, comptables et administratives et est un des garants de la bonne application de ces procédures sur la mission.
Il/Elle assure un support juridique et administratif aux Administrateurs concernant toute question liée aux impôts, taxes et autres aspects juridiques et légaux et leur vient en appui pour toutes les questions comptables.
- SUPERVISER LA GESTION COMPTABLE DE LA MISSION
- PARTICIPER A LA GESTION FINANCIÈRE DE LA MISSION & ASSURER LE CONTRÔLE DE GESTION DES COÛTS
- ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA MISSION
- REPORTING / REPRÉSENTATION / DIVERS
Principales Tâches
De façon spécifique, L’adjoint(e) au coordinateur administratif et financier assure les principales responsabilités et tâches suivantes :
1. SUPERVISER LA GESTION COMPTABLE DE LA MISSION
- Il/Elle contrôle l’ensemble des décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures PUI (complétude dossier d’achat, conformité et validation facture, budget nécessaire) ;
- Il/Elle vérifie que les dossiers d’achat sont complets et joints à la facture (copie) ;
- Il/Elle s’assure que chaque écriture saisie en comptabilité est justifiée par une pièce comptable conforme ;
- Il/Elle effectue une revue des mains courantes de l’ensemble des bases pour transmission au CAF ;
- Il/Elle importe les mains courantes validées par la CAF de la coordination (et des bases en cas de difficultés de réceptions des écritures provisoires) dans SAGA ;
- Il/Elle met à jour les tiers dans SAGA (Fournisseurs, staff national) ;
- Il/Elle contrôle la cohérence entre les IPC et les soldes des journaux ;
- Il/Elle prépare les rapprochements bancaires à la fin du mois et récupérer les relevés bancaire auprès de la banque (Lettrer et pointer les écritures du mois) ;
- Il/Elle prépare et communique le document d’audit comptable mensuel pour le siège ;
- Il/Elle envoie la cloture comptable mensuelle au CAF pour validation avant envoi au siège (pack comptable mensuel : sauvegarde SAGA, IPC signés et scannés, relevés et rapprochement bancaires signés et scannés, Mains courantes, la liste des fournisseurs SAGA à jour, Audit comptable…) ;
- Il/Elle participe au contrôle des pièces comptables des bases et signaler toute pièce manquante ou non conforme (suivi) ;
- Il/Elle appuie les administrateurs base et l’ensemble de l’équipe PUI sur toutes les questions comptables ;
- Il/Elle supervise l’archivage de l’ensemble des pièces comptables de la mission et gestion de l’envoie des pièces comptables au siège sous la supervision du Coordinateur Administratif et Financier : actualise le fichier de suivi de l’archivage numérique ;
- Il/Elle fait des propositions d’amélioration des procédures comptables internes (création d’outils, mise en place de procédures, etc.) ;
2. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIÈRE DE LA MISSION & ASSURER LE CONTRÔLE DE GESTION DES COÛTS
- Il/Elle veille au respect des procédures financières des bailleurs de fonds et internes PUI ;
- Il/Elle vérifie les affectations budgétaires des dépenses dans le suivi budgétaire et faire des propositions de réaffectation si besoin ;
- Il/Elle établie en lien avec la logistique le suivi des besoins de trésorerie de la coordination sur une base hebdomadaire ;
- Il/Elle contrôle et optimise les coûts de fonctionnement de la base de la mission ;
- Il/Elle appuie le CAF sur les élaborations de budget dans le cadre des propositions de projet ;
- Il/Elle participe activement à la réunion de suivi budgétaire avec les autres départements de la mission.
3. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA MISSION
- Il/Elle vérifie et valide tous les contrats rédigés sur la base (aspects financier et fiscal des contrats logistiques) ;
- Il/Elle prépare en lien avec la logistique les contrats de bail et avenants et contacter les propriétaires pour signature ;
- Il/Elle archive un exemplaire original des différents contrats (bail, location, service, travaux, etc.) ;
- Il/Elle prépare et effectue le paiement des taxes et impôts divers et des cotisations sociales ( ITS, ISB, TVA, CNSS) ;
- Il/Elle effectue une veille juridique et un suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG ;
- Il/Elle suit les questions d’enregistrement de l’ONG dans le pays ;
- Il/Elle rédige des courriers entrants et sortants sur la demande de son supérieur hiérarchique ;
- Il/Elle supervise le suivi et l’archivage des documents administratif
4. REPORTING / REPRÉSENTATION / DIVERS
- Il/Elle noue et entretient des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur ;
- Il/Elle participe aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter PUI sur demande et/ou sur délégation de la CAF ;
- Il/Elle élabore le document d’audit comptable de la mission et le reporting RH ;
- Il/Elle assure l’interim du CAF selon les besoins avec la collaboration du chef de mission ;
- Il/Elle est le point focal de l’audit interne, la mission sous la supervision du CAF ;
- Il/Elle effectue des visites terrain pour accompagner les administrateurs des bases selon les besoins identifiés.
| Profil recherché | ||
| Savoir-faire et savoir-être recherchés | ||
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Formation
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Expérience professionnelle
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Connaissances & Aptitudes
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Caractéristiques personnelles
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Les candidats qui souhaitent postuler doivent envoyer leur dossier à l’adresse [email protected] au plus tard le 19/03/2023, à 17 h 00, incluant :
- Une lettre de motivation adressée au Coordinateur Administratif et Financier PUI ;
- Un CV détaillé et actualisé avec au moins 3 références ;
- Les Copies des diplômes et attestations de services rendus.
NB :
- Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « Adjoint Coordinateur Administratif & Financier ».
- Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.
Les candidatures seront dépouillées au fur et à mesure de leur réception. PUI se réserve le droit de suspendre cette publication lorsqu’elle aura trouvé le candidat idéal
