Emergency First International est une ONG internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Emergency First International est née de la fusion entre deux ONG françaises Première Urgence et Aide Médicale Internationale. First International Emergency vient en aide aux victimes civiles, marginalisées ou exclues par les effets du changement climatique.
OBJECTIF GÉNÉRAL
Sous la supervision directe du responsable de la chaîne d’approvisionnement, le responsable des achats et de la logistique est chargé de faciliter et de suivre toutes les activités d’approvisionnement au bureau de la base à Maiduguri, dans l’État de Borno. Le responsable des achats est chargé de traiter les dossiers d’achat et les transactions d’équipements, de matériaux, de fournitures, de biens d’équipement et de services.
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES
Objectif 1 : Gérer la chaîne d’approvisionnement des projets de base
- Veiller à ce que les procédures soient suivies en ce qui concerne la chaîne d’approvisionnement, y compris l’approvisionnement, la réception et la documentation
- S’assurer que l’équipe de base comprend et respecte les procédures d’approvisionnement établies en collaboration avec le responsable logistique
- Mettre à jour le PFU quotidiennement pour assurer un suivi adéquat.
- Partager le PFU sur des fréquences hebdomadaires avec tous les demandeurs
- Assumer l’entière responsabilité de la supervision de la réception des marchandises (y compris la qualité, la quantité, le prix, la procédure), s’assurer que tous les documents sont dûment remplis et signés par les personnes concernées à la fin de la livraison avec le soutien du magasinier
- Superviser le magasinier dans le stockage, la comptabilité et le reporting de tous les articles reçus et stockés dans le(s) entrepôt(s).
- Mettre à jour les prix et les listes de fournisseurs au moins tous les deux mois
- Assurer les meilleurs prix disponibles et la meilleure qualité des articles avant l’acceptation par le fournisseur
- S’assurer que le magasinier respecte une gestion standard des stocks (conditions de stockage, rapports pertinents, respect des dates de péremption, etc.).
Objectif 2 : Gérer le parc automobile, les consommations de carburant et le temps de conduite
- Superviser le conducteur principal pour assurer la gestion des déplacements du véhicule et la planification de son utilisation. Fournir un planning mensuel des conducteurs.
- Assurez-vous auprès du conducteur principal que tous les véhicules disposent de tous les accessoires et outils
- Suivi des mouvements et suivi des ravitaillements. Assurer le carnet de bord et autre document correctement remplis.
- Fournir des analyses et des solutions sur les niveaux de consommation élevés
- Assurer l’entretien et l’alimentation en carburant des générateurs du GH/Office. Tenir à jour la feuille de contrôle des générateurs avec l’aide du magasinier.
Objectif 3 : Superviser l’équipe sous sa direction :
- Mettre en œuvre un plan de travail mensuel pour les chauffeurs, les nettoyeurs et les gardes.
- Assurez-vous que les tâches et les responsabilités sont correctement exécutées pour toutes les activités.
- Réaliser des évaluations de performance pour le magasinier et les chauffeurs en réalisant des objectifs et des résultats
- Fournir un soutien technique et un renforcement des capacités à l’équipe si nécessaire.
Objectif 4 : Rapports :
Activités:
- Collecter et analyser des rapports de données mensuels sur l’inventaire, les stocks, les coûts de fonctionnement des véhicules et des générateurs
- Documentation complète des rapports de consolidation (CFU, PFU, inventaire des échantillons, grilles de consommations des véhicules et des générateurs, suivi de maintenance, liste d’inventaire)
- Rédiger le rapport narratif et joindre toute documentation utile avant de l’envoyer à Log Manager
- Contribuer à la réunion logistique hebdomadaire avec des points supplémentaires.
Objectif 5 : Assurer le soutien à la sécurité du bureau, de l’entrepôt et de la maison d’hôtes
Activités:
- Recueillir des informations et analyser l’environnement
- Fournir un soutien à la mise en œuvre du plan de sécurité de base et des actions.
- Veiller à la bonne application des procédures et des règles de sécurité pour l’ensemble du personnel et des locaux de PUI
- Assurez-vous que tous les gardes, internes et contractuels, se présentent ponctuellement à leur poste de travail et y restent jusqu’à ce qu’ils soient relevés par d’autres gardes ; et que le bureau et le GH ne soient laissés sans surveillance à aucun moment.
- Assurez-vous que les gardes tiennent un journal de bord de chaque mouvement de visiteur, de personnel et de véhicule.
- Recevoir des rapports quotidiens des gardes prenant note de toute occurrence irrégulière dans ces endroits et discuter avec le responsable du journal de l’amélioration de la sécurité de la base
- En collaboration avec le magasinier planifier la livraison du matériel/équipement
- Superviser l’expédition et la livraison des matériaux/équipements jusqu’à leur destination.
Objectif 6 : Préparation de l’audit
- Assurer l’archivage de toutes les copies papier liées aux achats au niveau de la base
- Organiser et classer tous les achats pour préparer l’audit
- En accord avec le responsable adjoint de la logistique, vérifier et préparer tous les dossiers pour l’audit à venir.
Responsabilités supplémentaires
- Cette description de poste n’est pas destinée à être exhaustive et l’employé effectuera également d’autres tâches connexes selon les besoins et sera responsable de la communication des progrès et de la réalisation de la tâche spécifique assignée.
- Le superviseur logistique doit être flexible et adaptable en ce qui concerne la mise en œuvre du travail/des activités quotidiennes
- Le superviseur de la logistique est censé accomplir toutes ses tâches de manière professionnelle, conformément aux règlements et à la charte du personnel de la mission PUI Nigeria.
