L’ONG PREMIERE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute pour ce poste (09 Novembre 2023)

Objectif général

Sous la supervision du Co RH Adjoint, le/la Responsable RH le soutient dans toutes les tâches et procédures liées aux RH. Il/elle soutient la gestion des ressources humaines des employés locaux de la base et supervise les assistants et commis RH, le cas échéant, au niveau de la base.

Responsabilités et tâches

Gestion d’équipe:

• Planifier et superviser les tâches des équipes sur une base hebdomadaire
• Permettre aux membres de l’équipe d’accomplir leurs tâches, en leur donnant des briefings appropriés sur leurs tâches et leur description de poste et en signalant tout besoin de formation ou de logistique au coordonnateur adjoint des ressources humaines.
• Assurer une diffusion efficace de l’information entre l’Adjoint RH Co et les équipes
• Résoudre les conflits d’équipe et assurer la constitution d’une équipe.
• Mettre à jour le plan de congés des équipes
• Avec l’appui du coordonnateur RH adjoint, effectuer des évaluations tous les 6 mois et définir et suivre les objectifs des membres de l’équipe afin d’améliorer leur performance.
• Avec l’appui du Co RH Adjoint et lorsque délégué, former l’équipe RH sur les composantes RH
• Soutenir le adjoint RH dans le processus de recrutement du personnel
• S’assurer que l’équipe respecte les politiques et procédures PUI, y compris les règles de sécurité.

Ressources humaines et suivi administratif :

• Veiller au respect des politiques et procédures RH
• S’assurer que les bases de données RH et les outils de suivi sont mis à jour régulièrement, y compris, mais sans s’y limiter, la paie, le suivi des congés, le suivi du recrutement et l’organigramme.
• Suivi des documents administratifs et suivi des délais des dossiers du personnel (période probatoire, évaluations, contrats, avenants, cartes d’identité etc…)
• Veiller à ce que l’ensemble du personnel bénéficie des couvertures sociales et médicales proposées par PUI
• Suivi des présences, des jours de congés et des congés
• Assurer le respect du processus de paie (avances sur salaire, signatures des fiches de paie…)
• Assurer la préparation des contrats (nouveaux recrutements, prolongations ou renouvellements de contrats) et la sensibilisation des collaborateurs aux conditions contractuelles, à la politique RH interne et aux autres politiques PUI
• Pour chaque fin de contrat, s’assurer que le processus de sortie est suivi tel qu’écrit dans l’ISR
• Accompagnement en réunion : préparation, rédaction des procès-verbaux…etc.
• Avec l’appui du Co adjoint RH et lorsque délégué, veillera à ce que les départements mettent en œuvre les outils et procédures RH au quotidien.
• Soutenir l’adjoint des RH en veillant à ce que les dossiers du personnel administratif soient créés et que les documents des employés soient conformes aux politiques de PUI et aux exigences des donateurs.

Archivage :

• Superviser le processus de classement et d’archivage et assurer la sécurité des documents physiques et numériques
• Suivre la préparation des dossiers RH pour tout audit interne/externe.

Recrutement:

• S’assurer que tous les recrutements effectués au niveau de la Coordination sont conformes aux procédures PUI
• Sur demande, accompagner les managers dans le processus de recrutement (présélection des candidatures, entretiens etc.)
• Veiller au bon classement de tous les dossiers de recrutement
• Sur demande, il/elle soutiendra les autres bases dans tous les processus de recrutement et s’assurera qu’elles respectent la procédure de recrutement de la mission.
• Avec le soutien de l’équipe RH des différentes bases, assurez-vous que l’intégration de tous les nouveaux employés est planifiée et effectuée à temps.

Renforcement des capacités:

• Soutenir le vice-président des ressources humaines dans l’identification des besoins en formation, en travaillant à l’organisation ou à la planification de la formation et en identifiant les sources de formation externes.
• En collaboration avec le Co adjoint RH, recueillir les besoins de formation des différents départements de toutes les bases selon le plan de formation annuel de la mission.
• Sur demande, organiser une formation interne relative aux règles et politiques RH de la mission.

Assurer la gestion des visas sur la mission :

• Assurer la liaison avec le responsable logistique et administratif pour assurer le suivi du visa et le communiquer aux partenaires concernés
• Assurer la liaison régulière avec l’autorité compétente concernant toutes les demandes et demandes de visa
• Assurer régulièrement la liaison avec le responsable de la logistique et de l’administration pour que les visas du personnel expatrié soient prolongés à temps pour éviter les sanctions.
• Partager des informations avec le coordonnateur des ressources humaines sur les changements dans les politiques d’immigration et d’autres questions d’intérêt.

Coordination interne et externe :

• Avec l’appui du Co RH Adjoint, permettre une collaboration efficace avec les différents départements ainsi qu’avec la Coordination et autres bases
• Sur demande, participer aux réunions externes du groupe de travail RH.
• Aider le Co RH adjoint à développer et entretenir des relations avec les organisations partenaires, notamment dans le domaine de la coordination avec les ONG en matière d’administration et de ressources humaines.
• Soutenir le coordonnateur RH adjoint pour assurer la coordination des RH au niveau de la mission (ateliers, visites régulières dans d’autres bases, surveillance, suivi, formation, etc.)
• Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet. Le salarié pourra être amené à effectuer d’autres tâches que son supérieur hiérarchique jugera nécessaire.

Priorités du département :

• Digitalisation des dossiers RH
• Suivi de la formation et du renforcement des capacités du personnel national
• Assurer la confidentialité sur toutes les questions RH
• suivre les délais d’évaluation/appréciation du personnel national en Coordination
• En collaboration avec le coordonnateur RH adjoint, assurer le bon reporting RH au département concerné et à la coordination

Qualifications

Exigences obligatoires

• Diplôme d’études : Diplôme universitaire en ressources humaines, en administration publique, en sciences sociales ou dans un domaine connexe.
• Compétences linguistiques : Anglais courant (parlé et écrit). Bonne connaissance des langues locales (Haoussa/Kanuri…etc.)
• Expérience professionnelle : Minimum d’un an d’expérience dans tout poste RH pertinent (ONG/entreprises privées)
• Connaissances et compétences
• Bonnes capacités d’analyse et de rédaction
• Compétences informatiques : Bonne connaissance des logiciels MS Office, notamment Word et Outlook. Excellent en Excel.

Actifs:

Intérêts:

• Forte motivation pour aider les personnes dans le besoin. Expérience professionnelle avérée dans des organisations humanitaires.
• Compétences transversales
• Bien organisé et travailleur
• Capacité à prendre des initiatives, à faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
• Capacité à s’adapter ou à changer les priorités en fonction de l’évolution de la situation
• Capacité à analyser et suggérer des améliorations des activités
• Autonomie, fiabilité, neutralité
• Bonnes compétences en communication
• Compétences en résolution de conflits et en diplomatie
• Gestion d’équipe

Salaire

• 791 000 N par mois.