| Description du poste |
| Objectif global |
| Le/la superviseur.e Santé Mentale et Soutien Psychosocial (SMSPS) est responsable de la mise en œuvre et de la supervision de toutes les activités SMSPS transversales aux projets Santé sous sa responsabilité, et gère les ressources humaines et financières de PUI dédiées aux activités SMSPS. |
| Responsabilités et champs d’actions |
- Planification, mise en œuvre et suivi des programmes : Il/elle assure la mise en œuvre qualitative et le suivi des activités SMSPS sous sa responsabilité dans le respect du cadre d’intervention SMSPS de PUI, des autres lignes directrices internationales et de PUI, du code de conduite de PUI et en appliquant les principes fondamentaux des protections sûrs et dignes.
- Gestion des équipes et renforcement des capacités : Il/elle gère et supervise les équipes terrain et la mise en œuvre des activités SMSPS qui est sous sa responsabilité. Il/elle fournit un soutien technique, un renforcement des capacités et des formations aux équipes SMSPS, selon les besoins identifiés. Il/elle suggère des modifications concernant l’organigramme de l’équipe SMSPS.
- Logistique et finance : Il/elle se coordonne avec les équipes logistique et financière pour la mobilisation efficace des ressources allouées aux activités de SMSPS sous sa responsabilité. Il/elle s’assure de la conformité des activités en SMSPS relevant de sa responsabilité avec les procédures logistiques et administratives. Il/elle est responsable des lignes budgétaires d’activités de ses projets en SMSPS et du suivi des dépenses tout en fournissant des prévisions budgétaires mensuelles.
- Représentation et coordination : Il/elle représente PUI et se coordonne dans la zone d’intervention avec les partenaires, les autorités locales, les bailleurs, les groupes de travail et l’ensemble des parties prenantes locales impliquées dans la mise en œuvre d’activités en SMSPS. En interne, il/elle assure une coordination efficace avec les autres services des bases. Il/elle contribue activement au partage de l’information et à la production de rapports sur les activités en SMSPS.
- Stratégie et développement : Il/elle contribue à l’évaluation des besoins en SMSPS, à la conception de la stratégie de réponse en SMSPS dans la zone ciblée et à l’élaboration de nouvelles interventions en SMSPS sur la base des besoins identifiés.
- Sécurité et sûreté : Il/elle contribue au respect des règles de sécurité au sein de la mission, en particulier par les équipes SMSPS sous sa responsabilité, et communique toute information relative à la sécurité aux Coordinateurs.rices. Terrain (Maradi et Tillabéri).
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| Objectifs spécifiques et activités associées |
1. ASSURER LA MISE EN OEUVRE QUALITATIVE ET LE SUIVI DU/DES PROGRAMME(S) EN SMSPS
- Il/elle s’assure de la mise en œuvre qualitative des activités en SMSPS relevant de sa responsabilité et veille au respect des objectifs définis dans la/les proposition(s) de projet.
- Il/elle planifie et lance la mise en œuvre des activités en SMSPS dans des délais compatibles avec les exigences des bailleurs et les autres activités et secteurs.
- Il/elle informe son/sa supérieur/e hiérarchique de toute question pertinente liée à la mise en œuvre du projet.
- Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Coordinateur Médical et la Référente Technique SMSPS sur la qualité des activités en SMSPS et fait des choix techniques conformément au cadre d’intervention en SMSPS, ainsi qu’aux recommandations et normes nationales et internationales.
- Il/elle suggère, justifie et discute de toute modification ou adaptation de la stratégie d’intervention avec son/sa supérieur/e hiérarchique et les coordinateurs/rices techniques concerné/es.
- En étroite collaboration avec le Coordinateur Médical et la Référente Technique SMSPS, il/elle participe activement à l’élaboration de documents techniques et de documents d’appui pour encadrer la mise en œuvre des activités en SMSPS et aider les équipes SMSPS.
- Il/elle suggère activement des nouvelles méthodologies et approches de mise en œuvre pour améliorer les activités en SMSPS.
- Il/elle effectue régulièrement des visites sur le terrain sur les sites des projets, selon les besoins, pour suivre l’avancement et la qualité des activités en SMSPS et faire une supervision aux membres de l’équipe SMSPS.
- Il/elle apporte son appui pour le développement de messages clés de la SMSPS adaptés et culturellement appropriés pour l’IEC, les activités communautaires et le matériel de communication.
- En étroite collaboration avec les autres secteurs concernés (Santé, Nutrition, SERA), il/elle crée et met continuellement à jour la cartographie des services et de référencements pour les services spécialisés en santé mentale pour les cas graves et/ou complexes.
- Il/elle travaille en étroite collaboration avec les autres Responsables du Programme Santé et Nutrition pour garantir une approche intégrée entre secteurs au sein des programmes de PUI.
- En collaboration avec le Coordinateur Médical et la Grant & MEAL Manager, il/elle assure la mise en œuvre des mécanismes de suivi et/ou d’évaluation selon les besoins définis du/des projet(s) et conformément aux exigences des propositions de projet et des bailleurs.
- Avec l’appui du Coordinateur Médical et de la Grant & MEAL Manager, il/elle élabore et améliore les outils de suivi du programme afin de garantir la collecte, la communication et l’analyse des données de manière qualitative et en temps voulu.
- Il/elle s’assure du bon respect du protocole de protection des données de PUI concernant la collecte et le stockage des données sensibles sur le terrain, notamment en ce qui concerne les formulaires et les dossiers des patients.
- Il/elle met à jour et transmet mensuellement les outils de suivi des projets (PMT – Project Monitoring Tool en anglais) ainsi que tout autre outil en place pour suivre la mise en œuvre des projets.
- Il/elle suit les indicateurs de performance définis dans la/les proposition(s) de projet, rend compte des progrès à son supérieur hiérarchique, signale toute difficulté rencontrée dans la mise en œuvre du projet et suggère des améliorations ou une réorganisation si nécessaire.
- Il/elle analyse et transmet les données recueillies à son supérieur hiérarchique et/ou au/à la Référente Technique SMSPS. En fonction des besoins des projets et/ou des données recueillies, il/elle rédige et partage les rapports de suivi et d’évaluation aux personnes concernées de la mission.
- Il/elle veille à l’archivage adéquat de tous les documents, outils et supports de formation produits dans le cadre du/des projet(s) et s’assure de la disponibilité des sources de vérification indiquées dans les propositions de projets.
- Avec l’appui du Grant & MEAL Manager et du/de la Référente Technique SMSPS, il/elle s’assure du renforcement des connaissances / leçons apprises et des bonnes pratiques tout au long du projet.
- Il/elle participe aux sessions de leçons apprises et à toute autre activité pertinente de gestion des connaissances, y compris la production ou la révision de fiches Activité, sous la supervision des Grant & MEAL Manager et du/de la Référente Technique SMSPS lorsqu’ils/elles sont disponibles.
- Il/elle s’assure du respect des principes humanitaires, de protection et d’intégration du genre, et particulièrement du principe « ne pas nuire ».
- Il/elle prend en compte les questions transversales (SERA, Protection, Genre, Environnement etc.) dans les activités en SMSPS en utilisant les outils et packs dédiés de PUI.
- Il/elle s’assure que les bénéficiaires et les populations locales comprennent les objectifs du projet et participent activement à leur mise en œuvre. Il/elle s’assure de l’implication des femmes, des hommes, des filles et des garçons dans les décisions du projet qui impactent directement leur vie.
- Il/elle s’assure que les projets, les méthodologies ou les critères de sélection ne mettent pas les bénéficiaires, le personnel de PUI ou toute autre personne en danger. Il/elle alerte immédiatement le Coordinateur terrain ou le chargé sécuritaire de la mission en cas de danger imminent pour les équipes de PUI ou les bénéficiaires.
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2. SUPERVISER ET RENFORCER LES CAPACITÉS DE L’ÉQUIPE SMSPS.
- Il/elle établit des mécanismes de coordination spécifiques à son équipe, assure une supervision technique régulière et fournit des conseils pour améliorer la qualité des interventions en SMSPS.
- Il/elle appuie son équipe dans l’accomplissement de ses tâches en s’assurant que les activités et procédures prévues sont exécutées régulièrement et en temps voulu par l’équipe SMSPS. Il/elle établit avec son équipe et ses collègues des plans d’action clairs pour atteindre les résultats attendus de son programme, y compris des plans d’action individuels si nécessaire.
- Il/elle se familiarise avec les règles et règlements internes de PUI pour la mission, et s’assure que son équipe les connaît et les respecte.
- Il/elle élabore des profils de poste pour les personnes sous sa responsabilité, les fait valider par le Coordinateur Médical et la référente Technique SMSPS et le département RH, et participe activement au processus de recrutement (tests, entretiens, etc.).
- Il/elle s’assure à ce que chaque membre de son équipe fasse l’objet d’une appréciation écrite de ses performances au moins une fois par période contractuelle et par an, et au minimum avant de quitter ses fonctions.
- Il/elle participe à toute décision concernant la fin des contrats de travail de membres de l’équipe SMSPS sous sa responsabilité.
- Il/elle s’assure que tous les documents RH requis pour son équipe (feuille de présence, demande de congé, etc.) sont transmis au département RH en temps voulu.
- Il/elle identifie les besoins en formation de l’équipe projet, y répond (support organisationnel et technique, approches SMSPS, méthodologie, organisation des sessions de formation, etc.) et coordonne avec le responsable RH la planification/réalisation des formations.
- Il/elle organise directement des formations techniques régulières et renforce les capacités du personnel de SMSPS et des membres d’autres équipes le cas échéant (par exemple équipe Santé), notamment en matière de premiers secours psychologiques.
- Si nécessaire, il/elle établit, met en œuvre, suit et met à jour des plans individuels de renforcement des capacités pour les membres de son équipe senior. Il/elle soutient les membres de son équipe senior pour une progression à long terme.
- Le cas échéant, il/elle suit toute formation recommandée en accord avec son supérieur hiérarchique et actualise en permanence ses compétences et ses connaissances pour garantir la qualité des activités du projet.
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3. ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF DU PROGRAMME SMSPS
- En coordination avec le département logistique, il/elle organise les composantes logistiques du/des programme(s) (BoQs, livraison, distribution, stockage sur site, etc.) et s’assure que l’espace et le matériel appropriés sont alloués pour la bonne mise en œuvre des activités SMSPS.
- Il/elle couvre les besoins du/des programme(s) SMSPS en fonction du budget disponible. Il/elle prend en compte et respecte toutes les règles, procédures et processus logistiques, garantissant la fourniture en temps voulu de tous les besoins logistiques pour la mise en œuvre réussie des activités.
- Il/elle prépare et transmet les demandes d’achat en fonction des besoins des activités en SMSPS, il/elle assure la bonne communication des spécifications et respecte l’ensemble des règles, procédures et processus logistiques.
- Si nécessaire, il/elle participe activement à la préparation des appels d’offres en collaboration avec le département logistique.
- Il/elle contribue à l’analyse des offres pour les achats présentant des spécifications techniques pointues et réalise les tests de conformité/qualité requis si pertinent.
- En coordination avec son supérieur hiérarchique et le département logistique, il/elle s’assure que le stockage des fournitures des activités SMSPS est approprié et conforme aux exigences.
- Il/elle communique à son supérieur hiérarchique et/ou au département logistique, sur une base hebdomadaire, ses besoins en véhicules et en matériel, y compris en équipements de communication, pour la mise en œuvre des activités de SMSPS.
- Il/elle est responsable de l’éligibilité et de la bonne utilisation des fonds alloués aux activités dont il/elle a la charge.
- En coordination avec son supérieur hiérarchique et le département financier, il/elle s’assure que le suivi budgétaire mensuel (ligne budgétaire relative aux activités SMSPS) relevant de sa responsabilité est à jour (Suivi budgétaire), participe à l’analyse budgétaire, détecte les éventuelles anomalies et propose des ajustements.
- Il/elle fournit des prévisions sur ses lignes budgétaires au département financier sur une base mensuelle, contribuant ainsi au processus de suivi budgétaire mensuel.
- Sur une base mensuelle, il/elle fournit à son supérieur hiérarchique et au service financier toutes les informations nécessaires à l’élaboration d’estimations des flux de trésorerie spécifiques aux activités SMSPS.
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4. ASSURER LA REPRÉSENTATION, LA COORDINATION ET LE REPORTING DE PUI POUR LE SECTEUR SMSPS
- En coordination avec son supérieur hiérarchique, il/elle représente PUI dans la zone du/des projet(s) auprès de tous les acteurs concernés, les partenaires locaux, nationaux et internationaux, et les représentants des communautés locales, afin de faciliter la mise en œuvre des activités du/des projet(s). Il/elle veille à maintenir de bonnes relations avec chacun d’entre eux, conformément aux principes de PUI.
- En accord avec son supérieur hiérarchique et le Coordinateur Médical, il/elle participe activement aux réunions de groupes de travail SMSPS et autres groupes de coordination pertinents, et participe à l’élaboration d’outils et de directives communs.
- Sous la supervision de son supérieur hiérarchique, il/elle développe un réseau, se coordonne et communique avec les acteurs agissant dans les mêmes zones. Il/elle assure une coordination et une collaboration efficaces avec les principaux acteurs et partenaires – ONG, Organisations de la Société Civile (OSC), groupes communautaires, etc.
- En cas de visites de bailleurs, il/elle participe activement à la préparation et à la bonne organisation de la visite.
- A la demande de son supérieur hiérarchique, il/elle participe activement aux différentes réunions de coordination interne en lien avec les projets SMSPS : réunion de base hebdomadaire, réunions de l’équipe SMSPS, etc.
- Il/elle communique les besoins et les demandes de son équipe aux autres départements en utilisant les canaux de communication adéquats, et s’assure que son équipe fait de même avec une anticipation et un niveau de formalisation approprié.
- Il/elle transmet les rapports internes requis au Coordinateur Médicalen veillant à respecter les délais internes d’approbation (rapport de situation). Il/elle rend compte au Coordinateur Santé, des aspects techniques requis et des problèmes de qualité.
- Si nécessaire, il/elle contribue aux rapports externes concernant les interventions et les activités dans le domaine de la SMSPS, et transmet ses parties au département SERA et au Coordinateur Santé, tout en veillant à respecter les délais contractuels externes (rapports de projet).
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5. CONTRIBUER À L’ANALYSE DU CONTEXTE ET DES BESOINS EN SMSPS, À LA DÉFINITION DE LA STRATÉGIE EN SMSPS ET À LA CONCEPTION DE NOUVELLES INTERVENTIONS EN SMSPS.
- Il/elle participe à l’identification des besoins liés à la SMSPS en coordination avec le Coordinateur Santé ou la Référent/e SMSPS du siège.
- En étroite collaboration avec le Coordinateur Médicalet la Référente Technique SMSPS, il/elle participe à l’identification des besoins, risques et ressources en SMSPS dans la zone d’intervention, notamment par l’intégration de la SMSPS dans les évaluations multisectorielles des besoins. Si nécessaire, il/elle contribue à l’adaptation des outils de collecte de données pour l’évaluation des besoins en SMSPS.
- Il/elle contribue au développement opérationnel de la mission en participant activement à l’exercice annuel de programmation et d’élaboration de la stratégie de la mission. Il/elle est particulièrement impliqué/e dans le développement stratégique des interventions en SMSPS, en prenant en compte la modalité de transferts monétaires si pertinent.
- Il/elle travaille en étroite coordination avec le personnel de santé/Nutrition et le SERA, pour garantir une intégration étroite de la SMSPS avec les autres secteurs, et pour promouvoir le développement de nouvelles approches et collaborations pour la programmation future.
- Dans le cadre du développement de nouvelles opérations et en collaboration avec le Coordinateur Médical et la référente technique SMSPS, il/elle contribue à la conception de nouvelles propositions de projets. Il/elle fait des recommandations sur le budget, les ressources humaines, les besoins logistiques et le calendrier nécessaires à la mise en œuvre, et identifie des indicateurs de performance quantitatifs et qualitatifs.
- Lors de la conception de nouvelles interventions en SMSPS, il/elle s’assure de la qualité des interventions en prenant en compte les principes de la Protection Transversale et d’autres enjeux transversaux tels que les questions de genre et d’environnement
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6. ASSURER LA SÉCURITÉ DES BIENS ET DES PERSONNES.
- Il/elle s’assure que l’équipe sous sa responsabilité connaît le plan de sécurité et respecte les règles de sécurité.
- Il/elle contribue à la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention et les transmet à son supérieur hiérarchique et/ou au/à la référent/e sécurité régulièrement, ou de manière ponctuelle en cas d’urgence.
- Il/elle s’assure que les membres de son équipe, et le cas échéant les travailleurs journaliers rémunérés, disposent d’équipements de sécurité adaptés à leurs activités (par exemple : EPI (Equipement de Protection Individuelle), kits PPE (Prophylaxie Post-Exposition), casques, bottes de sécurité, vêtements de protection, gants etc.).
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