L’ONG PREMIERE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute poste (28 Décembre 2023)

Rôle et responsabilités

• Gestion financière, budgétaire et comptable : Il/elle gérera sous la supervision du Coordonnateur Financier tous les aspects de la gestion financière, budgétaire et comptable de la mission.
• Coordination : sous la supervision du Coordonnateur Financier, il centralise et diffuse les informations au sein de la mission pour les aspects financiers de la mission, et consolide le reporting interne et externe pour ce domaine.
• Supervision technique : Il/elle fournira un soutien technique et une supervision à l’équipe financière au sein de la mission.
• Gestion administrative et juridique : Conformément à la politique RH, il/elle supervise les dossiers administratifs et garantit que le statut et le fonctionnement de la mission sont conformes à la législation et aux exigences du pays de mission.

Objectifs spécifiques et activités liées
Comptabilité :

• Vérifier tous les engagements de dépenses et tout achat de la coordination avant de les transmettre au Coordonnateur Financier pour validation.
• Assurer le suivi de toutes les transactions enregistrées dans la saga comptable par les agents de caisse.
• Faire des recommandations pour la mise à jour de la politique et des procédures financières.
• Être responsable de la documentation (c’est-à-dire mettre à jour les procédures écrites) et de la diffusion auprès du personnel concerné (formation), en collaboration avec le coordonnateur financier.
• Veiller à ce que les procédures financières existantes soient suivies dans la mission.
• Sous la supervision du Coordonnateur Financier, Il/elle s’assure que toutes les ressources de la mission sont allouées aux projets.
• Responsable de l’envoi de la documentation financière de la mission au siège.
• Préparer la comptabilité mensuelle et l’envoyer au siège.

Finance:

• Il/elle gérera le processus de suivi budgétaire mensuel au niveau de la mission, sous la supervision du FC.
• Il/elle s’assurera que tous les Managers gèrent correctement leurs budgets, que les prévisions budgétaires sont à jour et les règles des bailleurs de fonds respectées.
• Il/elle participera au point mensuel de la FFU sur le terrain et à la coordination et apportera son soutien à l’équipe Finance.
• Il/elle fournira des conseils et une assistance technique dans l’analyse des coûts et la préparation du budget.
• Sur la base de l’analyse, il proposera des ajustements aux budgets si nécessaire.
• Il/elle examinera les budgets de projet élaborés par les bases dans le cadre des opérations proposées et s’assurera qu’ils suivent les procédures de chaque donateur et partenaire de mise en œuvre.
• Il/Elle veillera tout au long de chaque projet à la bonne allocation des fonds et dans le respect du cadre contractuel en ce qui concerne les règles d’éligibilité (date, modalités d’achat, etc.).
• Il préparera les rapports financiers externes qu’il transmettra pour validation au Coordonnateur Financier.
• Il/Elle sera en charge de mettre à jour le tableau d’allocation mensuel pour la Coordination et de réviser celui lié à chaque base.
• Il/Elle sera en charge du suivi financier du dossier d’achat sous la supervision du FC et de la mise à jour du suivi prévu en FFU.

Des flux de trésorerie:

• Il/Elle établit la trésorerie prévisionnelle avec les équipes et transmet les demandes au FC
• Il/Elle s’assure que le montant de la trésorerie de la mission est suffisant pour les besoins sur le terrain sur la période, en tenant compte des éventuels paiements des donateurs effectués localement dans ces demandes de transfert au siège.

Coordination:

• Il/Elle assure une circulation efficace de l’information vers les équipes terrain et capitale.
• Il/Elle rédige ou participe à la rédaction des rapports d’activités internes pour tout ce qui touche aux questions financières, budgétaires, pour la mission.
• Il/Elle assure la coordination financière au niveau de la mission par des visites régulières des bases, des contrôles, du suivi, des formations, etc.

Renforcement des capacités de formation et gestion d’équipe :

• Il/elle assurera la formation des directions financières.
• Coaching des départements finances et programmes sur le budget.
• Coaching des départements finances et programmes sur OFU
• Renforcement des capacités de l’équipe financière sur la mise à jour de FFU.
• Effectuer le suivi et veiller à ce que la réunion FFU ait lieu chaque mois au niveau du terrain.
• Formation et coaching de l’équipe financière en cas de problèmes de gestion budgétaire.
• Examiner et formaliser les procédures financières spécifiques à la mission.
• Gestion administrative et juridique
• Sous la supervision du Chef Adjoint de l’Appui à la Mission, s’assurer que PUI est enregistré dans le Pays et auprès des différents services de l’État (Administration fiscale, autorités des travailleurs migrants, offices sociaux nationaux, service de planification du gouvernement, etc.) au regard des procédures administratives et fiscales et juridiques en vigueur. obligations.
• Avec le soutien du coordinateur RH et en collaboration avec le coordinateur financier, organiser la protection juridique de la mission depuis le niveau d’Abuja, principalement en identifiant un ou plusieurs partenaires locaux capables de fournir les conseils nécessaires (par exemple un cabinet d’avocats).
• Avec l’aide du chef adjoint du support de mission et en collaboration avec le coordonnateur financier et RH, participer au suivi des aspects administratifs et juridiques du projet.
• Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.