L’ONG Première Urgence Internationale (PUI) recrute (04 Août 2023)

Objectif général

• Le responsable des ressources humaines est chargé d’assister le responsable administratif de la base dans les tâches des ressources humaines, y compris les tâches administratives pour le personnel national et international, le recrutement et la participation à l’évaluation du personnel national, le suivi des contrats, le classement/archivage, etc ;
• il/elle travaillera avec le responsable administratif de la base pour assurer la gestion des ressources humaines du bureau de la base de Monguno, conformément aux procédures de PUI et des donateurs et aux réglementations nationales et locales.

Responsabilités et Tâches
Suivi RH/Administration :

• Supervision du personnel de la base de Monguno.
• Supervision de la gestion des jours fériés et information de l’ensemble du personnel de la base.
• Contrôle et vérification de la feuille de présence du personnel et établissement d’un rapport mensuel pour la répartition des salaires.
• Assurer la conformité de la procédure de contrat du personnel national telle que détaillée dans le règlement intérieur du personnel de PUI.
• Assurer la gestion administrative du personnel national, notamment les opérations de paie, le suivi des absences, la constitution, la mise à jour et l’archivage des dossiers du personnel.
• Suivre toutes les factures et évolutions liées au droit du travail, à l’emploi en général et à la formation du personnel.
• Mise à jour et suivi des nouveaux formats Admin/RH.
• Gestion et suivi des problèmes du personnel international en coordination avec son superviseur.
• Suivi du personnel Formulaires d’évaluation
• Assurez-vous que tous les nouveaux employés ont des cartes d’identité.
• Former le personnel administratif sur le volet RH
• Respecter les délais de la période de probation et s’assurer que tous les employés sont évalués avant la fin de leur période de probation.
• Suivre la rédaction et la signature du contrat ainsi que les dates de contrat, le renouvellement et la résiliation de tout le personnel. Suivre et mettre à jour les différents responsables hiérarchiques sur les dates de probation et les fins de contrats.
• S’assurer que l’organigramme de base est cohérent et conforme à la grille de classement et à la grille salariale de PUI.
• Mettre en œuvre ISR et assurer le respect des autres politiques PUI, y compris le code de conduite PUI, la PSEA, le CP, l’AFC et organiser des sessions de discussion sur ces politiques pour tout le personnel. Fournir des informations à tous les employés à ce sujet à tout moment.
• Stimuler la communication interne et anticiper les risques liés à Base RH.
• Assister le HR Manager/Admin Manager lors des réunions avec les représentants du personnel et avec les autres ONG.

Recrutement:

• Aider à la préparation des avis de vacance de poste pour le personnel national de la base PUI Monguno.
• Aider le supérieur hiérarchique à recevoir les CV de tous les candidats, rédiger la liste des candidats, mener des entretiens pour recruter dans les postes requis et classer tous les CV et documents des candidats dans des classeurs spécifiques.
• Superviser le processus de recrutement avec les différents responsables de départements, et veiller au strict respect des procédures de recrutement PUI.
• Rédiger un contrat de travail pour le personnel national et collecter toutes les informations requises pour le contrat. (Carte d’identité, photos, informations d’identification, référence, identifiants, etc.)
• Organiser la formation initiale de tous les nouveaux membres du personnel et s’assurer qu’ils reçoivent toutes les informations et outils nécessaires et des copies signées.

Paie:

• Rassemblez toutes les informations nécessaires auprès des employés de la base et mettez-les à jour dans la base de données RH/paie.
• Vérifier et contrôler tous les grades, salaires et postes du personnel conformément à la grille salariale et au processus interne de PUI.
• Préparer les fiches de paie sur la base des données RH à la fin de chaque mois et s’assurer qu’elles sont signées par chaque employé ;
• Veiller à ce que les documents concernant les cotisations légales aux régimes nationaux soient régulièrement archivés.

Administration générale & gestion RH quotidienne :

• Classer et archiver les documents d’administration générale (contrats de location, MoU, etc.)
• Confirmer la présence des employés au bureau grâce à la bonne tenue des formulaires de suivi des présences ;
• Classer les demandes de congés de tous les employés (congés payés, congés de maladie, congés de circonstance, congés maternels/paternels) et aider le superviseur à établir un plan de congés annuels en fonction des demandes du personnel
• Effectuer toutes les tâches nécessaires liées à l’administration générale du bureau PUI Monguno.
• Préparer les documents pour le paiement de la sécurité sociale et de l’impôt sur le revenu.
• Respecter les délais de la période de probation et s’assurer que tous les employés sont évalués avant la fin de leur période de probation.
• Assurer une bonne communication, coordination et niveau d’information au sein de l’équipe par le biais de réunions régulières de coordination de la base, de rapports formels (ou autres si nécessaire).
• Initier et maintenir un dialogue avec toutes les autorités locales et nationales concernées sur tous les sujets et législations liés aux RH.
• Soyez attentif à tout risque ou abus de pouvoir (que ce soit entre salariés locaux, ou entre salariés expatriés et locaux ou tout autre type d’abus de pouvoir) et signalez tout comportement inapproprié au Coordinateur Terrain.

Dépôt:

• Assurer un bon système de classement de tous les documents du personnel PUI dans la base.
• Veiller à ce que tous les fichiers RH de la base soient correctement collectés et signalés au bureau de coordination.
• Assurer l’archivage physique et électronique des dossiers RH selon le processus d’archivage au niveau de la mission, ainsi que la sécurisation des documents administratifs
• Veiller à ce que tous les dossiers RH de la base avec un niveau sensible soient signalés au bureau de coordination
• Préparer les dossiers RH pour les visites d’audit et de vérification ;
• Archiver les certificats de formation dans les dossiers RH selon le processus d’archivage ;

Entraînement:

• Formation du nouveau personnel pour les postes RH/Administration dans les bases.
• Organiser des ateliers pour améliorer la connaissance de base des ressources humaines du système administratif PUI.
• Brève formation pour tous les nouveaux employés sur les politiques RH de PUI et le code de conduite de PUI.
• Résoudre les conflits d’équipe, le cas échéant, et assurer la cohésion d’équipe
• Soutenir le personnel administratif dans l’amélioration de ses performances
• Pour résoudre les conflits d’équipe, le cas échéant, et assurer la cohésion d’équipe.
• Mettre en œuvre et suivre les règles/protocoles internes de sûreté et de sécurité pour son équipe et transmettre toutes les informations de sûreté et de sécurité à son superviseur
• Signaler à son supérieur hiérarchique des problèmes et/ou des préoccupations concernant des problèmes techniques.
• Aide à l’identification des besoins de formation et travail d’organisation ou de planification des formations

Priorités du Département :

• Soutien à la mise en œuvre de l’ISR et des lignes directrices.
• Appui à l’amélioration du renforcement des capacités sur la mission.
• Veille à la bonne application des ISR et des guidelines
• S’assure que tous les dossiers administratifs du personnel et les documents des employés sont conformes au travail pour PUI dans le pays et aux exigences des donateurs.

Exigence obligatoire

• Compétences linguistiques : maîtrise de l’anglais et du haoussa ; (Kanuri est un atout)
• Diplôme d’études : Diplôme universitaire en ressources humaines ou en gestion administrative, en administration publique ou dans un domaine connexe.
• Expérience professionnelle : Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire (ONG/entreprises privées) est un atout important.
• Connaissances et compétences : Bonne capacité d’analyse et de rédaction. Bonnes capacités de management et esprit d’équipe.
• Compétences informatiques : Bonne connaissance des logiciels MS Office, y compris Word et Outlook. Excellent sous Excel.

Autre:

• Bonnes compétences en rédaction de rapports et de contrats
• Bonne connaissance des procédures et des directives financières des bailleurs de fonds institutionnels (ECHO, agences des Nations Unies, etc.)
• Connaissance des acteurs humanitaires
• Bonnes capacités managériales et pédagogiques
• Excellentes compétences en communication et en diplomatie pour gérer les relations dans des situations potentiellement tendues

Actifs:

• Intérêts
• Forte motivation pour aider les personnes dans le besoin
• Compréhension de la situation politique dans la région
• Compétences transversales :
• Expérience en résolution de conflits et en diplomatie.
• Capable d’analyser et de proposer des améliorations.
• Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien.
• Capable d’adapter ou de changer les priorités en fonction de l’évolution de la situation au sein de la base ou de l’organisation elle-même.
• Autonome, neutre, travailleur.
• Capable de gérer le stress et la pression.