Poste 1 : Responsable Administratif et Logistique
Date : 23-Sep-2022
Lieu : Bauchi, Nigéria
Entreprise : Plan International
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante à but non lucratif qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte, et permettons aux enfants de se préparer – et de répondre – aux crises et à l’adversité. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais savons que cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination.
En travaillant avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels les filles et les enfants vulnérables sont confrontés. Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays, entraînant des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances. Plan International est enregistré au Nigeria auprès de la Corporate Affairs Commission.
Date limite de dépôt des candidatures : 3 octobre 2022.
Lieu : État de Bauchi
RÔLE BUT
Le but de ce rôle est de fournir un soutien administratif et logistique au projet d’hygiène menstruelle Kimberly Clark Kotex dans l’État de Bauchi, conformément aux politiques de Plan International Nigeria, aux exigences des donateurs et aux lois nigérianes . Le titulaire du poste sera supervisé par le coordinateur administratif et devrait travailler en étroite collaboration avec les autres membres du bureau de pays et des bureaux extérieurs.
DIMENSIONS DU RÔLE
Communique au sein de Plan International Nigeria et à l’extérieur avec les fournisseurs, les prestataires de services, les consultants, etc. Le titulaire du poste contribuera à la gestion efficace de l’administration et de la logistique dans le bureau de pays et apportera un soutien au bureau de terrain si nécessaire.
RESPONSABILITÉS
- Assurer les services d’accueil, les réservations d’hôtels et de vols en temps opportun et d’autres services de soutien pour le personnel et les visiteurs
- Prepare and file documents for signature and/or action, as necessary and ensure that that proper filing systems are in place for the office
- Support the planning and organization of meetings and workshops
- Maintain vehicle and Generator maintenance log
- Ensure that vehicles and generators are in good conditions and liaise with the Admin Coordinator about necessary repairs and improvements as necessary
- Arrange for the repair and maintenance of office equipment and machinery to ensure that staff works effectively without any disruptions.
- Ensures that the SAP system is used to capture all necessary activities as required.
- Establish and maintain a well-functioning logistics support operation for the county office – effective coordination and use of vehicles
- Coordinate logistics and procurement operations – Selection of vendors/suppliers
- Prepares and Maintain records of all outstanding purchase orders with external vendors and arranges transportation and forwarding services for all orders to ensure delivery on schedule
- Prepare reports on personnel and material movement and ensure that reporting requirements are fulfilled in an accurate and timely manner
- Ensure compliance with Plan International logistics standards and regulations
- Ensure appropriate request for quotation is placed and correct quotations received for processing
- Responsible for purchase order creation and maintenance in SAP
- Store Management using specified software
- Perform any other project related duties as specified by the Admin Manager
TECHNICAL EXPERTISE, SKILLS AND KNOWLEDGE
Essential
- A degree in Business/Public Administration or related field.
- At least 3 years of experience working in administration and logistics generalist role
- Experience in use of SAP
- Fluency in English with excellent writing and speaking skills is required.
- Excellent and demonstrable experience in procurement processes and logistics management.
- Demonstrable experience in office management and staff coordination.
- Knowledge and understanding of Nigeria’s policy environment
- Highly developed interpersonal and communication skills including good listening skills, influencing, negotiation and coaching
- Capacity to build and maintain relationships and to work effectively in a multicultural and multi-ethnic environment respecting diversity.
- Experience with Microsoft Word, Excel, Power Point and Outlook
Plan International Nigeria est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe ou les handicaps. Plan International Nigeria est pleinement engagé dans la protection de l’enfance afin d’empêcher les enfants de toutes les formes d’abus. Les femmes sont fortement encouragées à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés
Poste 2 : MIS-COORDONNATEUR – CHARGE DU SYSTEME DE GESTION DE L’INFORMATION (SGI)
Date: 23 sept. 2022
Lieu: Bamako, Mali
Entreprise: Plan International
L’ Organisation
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance – sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.
Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.
Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.
ROLE PROFILE
| Title | MIS-COORDONNATEUR – CHARGE DU SYSTEME DE GESTION DE L’INFORMATION (SGI) | ||
| Functional Area | Program development & influencing | ||
| Reports to | Head of Program & influencing | ||
| Location | CO / BN | Travel required | |
| Effective Date | Octobre 2022 | Grade | D2 |
Dimensions of Role
- Responsible for corporate system management (MIS dynamics, SAP, E&R tracker, programme library) and for data quality control in MER data bases
- Supports high quality MER through provision of information and learning from corporate systems
- Member of Country Office MER unit
- Does not line manage another person
- SAP systems compliance through data cleansing, training and support for grants, programme, procurement and finance modules
- Provide a dashboard for managing key KPIs on CO operations (both for support and programme functions)
Typical Responsibilities – Key End Results of Position
- Data analysis and innovation
- Establish ERP related metrics for CO performance management
- Coordinate, monitor, and triangulate large data for decision making
- Evaluate and analyze data, create solutions, communicate with a variety of stakeholders
- Apply best practices for effective communication and problem-solving
- Assure CO level preparedness for new ERP/systems roll-out
- Inform senior managers on key trends, risks and opportunities through contextualized SAP oversight reports
- Lead on system related innovation and solutions
- Availability of high quality data from corporate systems and data bases for planning and monitoring
Activities
- Support planning and monitoring of Country Programmes and projects through information generated from corporate systems and data bases
- Lead the development of data bases for indicator tracking in sponsorship and grant projects
- Support data base management for sponsorship and grants projects
- Develop and manage the Geographic Information System(s) for programme data
- Develop and manage the implementation of data collection with the numeric system
- Improved planning and data quality control in evaluation and research (E&R) projects
Activities
- Upload the CS, annual E&R plan, Evaluation reports, quarterly reports and others M&E after approval from programme management
- Control confidentiality, security, storage and destruction of data collected during E&R initiatives in line with the global E&R standards
- Update the annual E&R plan on a quarterly basis
- Provide regular reports on the PALS-tracker and programme library status
Dealing with Problems
Strong corporate system management is a pre-requisite to planning and monitoring of projects. Barriers that the MIS officer will have to deal with include:
- SAP is a purely output focused corporate system with clear limitations regarding data analysis opportunities.
- No existing system for data quality control and storage.
The MIS officer needs to
- Have a well-structured approach to data quality control and storage and
- Handle challenges related to SAP with pragmatism and flexibility.
Communications and Working Relationships
High level contact: Internal: the Country Office and PU level programme team, in particular the other members of the MER unit;
Medium level contact: the Country Office operations team
Low level contact: PET team at IH, the RO MER team.
Knowledge, Skills, and Behaviours Required to Achieve Role’s Objectives
Knowledge
- Knowledge of theories of child-rights programming and child protection (programmatic and safe-guarding)
- Demonstrated experience as a development professional in monitoring data in corporate systems
- Knowledge of Plan’s corporate systems: (SAP, programme library, E&R tracker)
- Knowledge in managing GIS
Qualification
- Bachelor degree in demography, measurement, planning, monitoring & evaluation, development studies, social sciences or other relevant field
- At least 2 years of experience in corporate system and data base management
Skills
- Advance knowledge in Microsoft Excel tool;
- Skills for the design, entry, and analysis of access table as well as for Microsoft word and PowerPoint
- In-depth experience of SAP and the data cleansing process
- Ability to deliver to tight deadlines
- Good active listening skills
- Solid writing skills both in French and in English (report writing etc.)
Behaviours
- Communicates clearly and effectively
- Flexible and willing to learn
- Demonstrates clear respect to all and especially children and women without discrimination
- Demonstrates honesty and transparency in holding self and others to account to deliver on agreed goals and Plan’s standards of behaviour
- Acts as a team player, willing to get the best outcome overall, adjusting own priorities if necessary
- Remains calm and positive under pressure
Plan International’s Values in Practice
We are open and accountable
- Promotes a culture of openness and transparency, including with sponsors and donors.
- Holds self and others accountable to achieve the highest standards of integrity.
- Consistent and fair in the treatment of people.
- Open about mistakes and keen to learn from them.
- Accountable for ensuring we are a safe organisation for all children, girls & young people
We strive for lasting impact
- Articulates a clear purpose for staff and sets high expectations.
- Creates a climate of continuous improvement, open to challenge and new ideas.
- Focuses resources to drive change and maximise long-term impact, responsive to changed priorities or crises.
- Evidence-based and evaluates effectiveness.
We work well together
- Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.
- Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.
- Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.
- Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.
We are inclusive and empowering
- We empower our staff to give their best and develop their potential
- We respect all people, appreciate differences and challenge equality in our programs and our workplace
- We support children, girls and young people to increase their confidence and to change their own lives.
Level of contact with children
Low contact: No contact or very low frequency of interaction
Mid contact: Occasional interaction with children
High level: Frequent interaction with children
Physical Environment and Demands
Typical office environment with 40% travel to program units.
Lieu de travail: Bamako,
Type de role:
- Responsible for corporate system management (MIS dynamics, SAP, E&R tracker, programme library) and for data quality control in MER data bases
- Supports high quality MER through provision of information and learning from corporate systems
- Member of Country Office MER unit
Se rapporte au: Head of Program & influencing
Niveau: D2
Date limite: Les Candidats intéressés peuvent faire acte de candidature en cliquant sur le lien au plus tard le 09 Octobre 2022.
L’application anticipée est encouragée, car nous examinerons les demandes tout au long de la période publicitaire et nous nous réservons le droit de fermer l’annonce en avant la date limite de dépôt des candidatures.
Veuillez noter que seules les candidatures et les CV rédigés en anglais ou en français seront acceptés.
Une série de contrôles préalables à l’embauche seront effectués conformément à la politique de Plan International sur la protection des enfants et des jeunes.
En tant qu’organisation internationale de développement communautaire centrée sur l’enfant, Plan International s’engage pleinement à promouvoir la réalisation des droits de l’enfant, y compris leur droit à la protection contre la violence et les abus. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact.
Plan International croit que dans un monde où les enfants font face à tant de menaces, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire aux enfants ou à les mettre en danger.
Plan International mène une politique d’égalité des chances et encourage activement la diversité en accueillant des candidatures provenant de tous les domaines de la communauté internationale.
