L’ONG Plan International recrute pour ces 02 postes (27 Février 2023)

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l’adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.

POSTE 1: Responsable de la conformité des subventions

Rôle BUT

Au sein de l’équipe des subventions qui fait partie du département des subventions, le responsable de la conformité des subventions travaillera au sein de l’équipe pour fournir une gamme complète de services avant et après l’attribution à Plan International Togo . Il fournira des informations et des analyses financières opportunes et fiables sur les subventions qui mèneront à une prise de décision efficace. Il / elle est responsable d’assurer un mécanisme qui surveille efficacement les progrès financiers et les tendances des subventions dans le pays.

Les responsabilités comprennent également l’enregistrement, les dépenses budgétaires financières, les rapports (mensuels, trimestriels et annuels) selon les exigences des donateurs, la vérification sur le terrain des aspects financiers du financement de la subvention, l’organisation des subventions et des dossiers de dépenses financières connexes, et l’aide à la maintenance des subventions. calendrier des rapports.

Dimensions du rôle

• Responsabilité dans le processus budgétaire, la préparation et l’examen des rapports financiers.
• Responsabilité des informations financières pour la prise de décision
• Haute responsabilité dans les exigences financières des donateurs et la loyauté du bureau national (NO).
• Responsabilité dans le renforcement des capacités du personnel et des partenaires en matière de gestion financière.
• Dirige les processus d’examen des contrats de subvention (aspect financier).

Responsabilités

• Enregistrez les subventions dans SAP en fonction du budget approuvé.
• Mettre à jour les subventions et les informations budgétaires dans le module SAP Grants.
• Procéder au coaching des ONG partenaires pour une gestion financière efficace des Subventions
• Examen des rapports financiers périodiques par subvention (mensuel, trimestriel et annuel) et soumission au responsable financier du pays et au responsable du soutien aux subventions pour approbation et envoi aux donateurs
• Visiter au moins tous les trois mois les zones de programme et d’influence de la mise en œuvre (PIIA) pour soutenir les équipes et les partenaires en charge des projets financés par les subventions de mise en œuvre
• Aide à la préparation du budget de diverses subventions et aux rapports financiers des contrats.
• Veiller à ce que les budgets des propositions de subventions soient préparés et examinés pour garantir le recouvrement des coûts et répondre aux exigences (délai global, budget maximum, critères d’éligibilité, etc.)
• Maintenir le financement indicatif des subventions
• Surveille les dépenses de subventions
• S’assure que la personne responsable des subventions / les coordonnateurs disposent d’informations financières à jour sur les dépenses de subvention
• Veiller à ce que la gestion des subventions respecte les normes de transparence et de responsabilité de Plan et respecte les politiques, procédures et règles de Plan
• Examine les esquisses de projet (PO) financées par des subventions avant qu’elles ne soient soumises pour approbation
• Tenir à jour les informations de financement indicatives des subventions du Togo sur le point Share.
• Surveiller correctement toutes les informations sur les subventions de Plan International Togo sur le SAP (corriger les requêtes, procéder au processus de clôture des subventions)
• Veiller à ce que les OP de subventions soient conformes au budget prévu et aux exigences des donateurs.
• Assurez-vous que les informations SAP sont à jour.
• Travailler avec les comptables et les gestionnaires du projet de subvention pour s’assurer que toutes les modifications du plan de projet (PO) sont conformes au document FAD et assurer un suivi approprié avec les autres membres du personnel de la subvention pour la modification du FAD lorsque cela est nécessaire.
• Veiller à ce que toutes les exigences en matière de rapports des donateurs au moment de la préparation des rapports soient respectées afin d’atténuer le risque de coûts non autorisés
• Produire des rapports financiers mensuels et trimestriels du département des subventions, à la fois internes pour Plan Togo et ceux émis par l’unité des subventions du siège international/bureau régional.
• Développer la capacité du personnel de Plan International Togo et du personnel des partenaires à se conformer aux exigences des donateurs.
• Mettre à jour la feuille de financement indicatif des subventions sur une base mensuelle en fonction des informations de SAP BI.
• Assurer le recouvrement des coûts du projet de subvention, y compris le développement d’outils pour soutenir le mécanisme de recouvrement des coûts du pays.
• Effectuez des vérifications ponctuelles pour vous assurer que les subventions sont correctement suivies dans SAP.
• Effectuer des visites de terrain régulières et fournir un mentorat continu et une formation en cours d’emploi au personnel clé en matière de gestion et de conformité des subventions.

1. Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d’égalité des genres et d’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Relations clés

En interne, le Grants Compliance Officer travaille en étroite collaboration avec :

• Comptables et gestionnaires de projets de subventions.
• Responsable des subventions et du développement commercial.
• Responsable Financier Pays.
• Chef d’opération
• Responsable de la mise en œuvre du programme
• Conseillers techniques et coordonnateurs de projets.
• Responsable Audit International.
• Programmer et influencer les gestionnaires de zone de mise en œuvre.
• Autres membres de l’équipe des subventions et du programme.

En externe, le Grants Compliance Officer travaille en étroite collaboration avec :

• Partenaires de Plan International Togo (Gouvernement, ONG et communautés)
• Donneur
• NOs

Expertise technique, compétences et connaissances

Essentiel

• Diplôme universitaire d’au moins quatre ans en finance ou expérience équivalente.
• Connaissances en budgétisation des subventions.
• Connaissance des politiques et procédures des donateurs.
• Connaissances en reporting financier.
• Connaissances en informatique et utilisation de logiciels pertinents et d’autres applications, par exemple traitement de texte, base de données, Internet.
• Connaissance de la gestion financière
• Compréhension de l’analyse de recouvrement des coûts
• Connaissance des systèmes d’affaires et des technologies de l’information
• Connaissance des principales exigences des principaux donateurs
• Fait preuve d’honnêteté et de transparence;
• Proactif et flexible, capable de travailler dans des conditions et des délais contradictoires
• Souci du détail avec un haut degré de précision.

Souhaitable

• Solides compétences en matière de négociation, de facilitation et d’influence
• Compétences analytiques
• Compétences en communication
• Capacité à travailler sous pression
• Démontre un respect clair envers tous et en particulier les enfants et les femmes sans discrimination ;
• Désireux d’obtenir le meilleur résultat global, en ajustant ses propres priorités si nécessaire ;
• Capacité démontrée à maintenir la confidentialité
• Initiative, bon jugement et capacité à travailler de façon autonome
• Capacité à travailler dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel
• Solides compétences en organisation et en planification et capacité à établir des priorités

Les valeurs de Plan International en pratique

Nous sommes ouverts et responsables

1. Favorise une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
2. Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
3. Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
4. Ouvert sur les erreurs et désireux d’apprendre d’eux.
5. Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes

Nous nous efforçons d’avoir un impact durable

1. Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.
2. Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
3. Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.
4. Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

1. Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
2. Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
3. Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
4. S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et responsabilisants

1. Nous donnons à nos collaborateurs les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leur potentiel
2. Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et notre lieu de travail
3. Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.

Environnement physique

Environnement de bureau typique avec 30 % de déplacements importants dans les PIIA et à l’étranger.

Niveau de contact avec les enfants

Contact intermédiaire : Interaction occasionnelle avec les enfants

• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d’égalité des genres et d’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Lieu de travail: Lome

 

Type de role: Grants Compliance Officer

 

Se rapporte au: Grants and Business Development Manager

 

Niveau:  C2

 

Date limite: 15 mars 2023

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POSTE 2: Coordonnatrice des partenariats et des finances

Dans le cadre de ses activités, Plan International Niger cherche des cadres qualifiés pour occuper le poste ci-dessous :

• Poste  : (01) Coordinateur Partenariats et Finances
• Lieu : Diffa
• Répondant : Project Manager READ
• Type de Contrat : CDD de douze (12) mois avec possibilité de renouvellement selon les performances et la disponibilité budgétaire.

Dimensions du rôle 

Le coordinateur des partenariats et des finances est responsable du suivi et control des budgets des partenaires, assure l’éligibilité des dépenses engagées et aide le gestionnaire de projet dans le renforcement des capacités organisationnelles des organisations dirigées par des réfugiés et des personnes déplacées. S’assure que les politiques et procédures financières de Plan et du bailleur sont appliquées de manière efficace et efficiente et que tous les partenaires et le gestionnaire de projet comprennent et suivent correctement ces politiques. S’assure que les partenaires maintiennent un niveau élevé de contrôles internes ainsi que des registres financiers et des pièces justificatives appropriés. Assure la conformité financière en effectuant des examens financiers réguliers, un suivi du budget et des dépenses, des rapports financiers et une gestion des dossiers. Faciliter la documentation des engagements de partenariat avec l’accord et le contrat appropriés. Élabore et met régulièrement à jour le portefeuille de partenariats et la gestion des données correspondantes sur les accords de partenariat et les documents financiers.

Tâches et responsabilités clés

• Soutenir le chef de projet dans la préparation et le suivi des budgets des programmes (budget opérationnel et budget par rapport aux chiffres réels) et l’échelonnement des budgets.
• Assurer une surveillance continue de la conformité aux procédures et aux exigences des donateurs tout au long du cycle du projet, du démarrage, de la mise en œuvre et de la clôture en effectuant des audits réguliers aux étapes appropriées du projet
• Fournir une formation et un soutien continu aux parties prenantes concernées, y compris les membres de l’équipe de projet financés par la subvention, le bureau de terrain de Plan et les partenaires pour comprendre la conformité financière des donateurs, identifier les risques financiers et autres meilleures pratiques liées à la gestion financière et s’assurer que les exigences de conformité sont comprises et respectées à tous les niveaux.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du projet et les partenaires pour préparer les rapports financiers des donateurs et/ou auditer et organiser des formations/sessions de renforcement des capacités.
• Contribuer à la planification et à la gestion efficace et efficiente des flux de trésorerie.
• Surveiller avec une diligence raisonnable et appropriée sur toutes activités des partenaires dans la mise en œuvre du projet, y compris l’hors de l’évaluation de la capacité financière.
• Surveiller les actions prises pour remédier aux faiblesses identifiées grâce à la diligence raisonnable des partenaires. Vérifier toutes les demandes de paiement liées à la formation des partenaires et au renforcement des capacités, en s’assurant que toutes les pièces justificatives sont jointes conformément à la politique de Plan International et aux exigences des donateurs, autorisées par le responsable du budget, et s’assurer qu’il n’y a pas de double paiement fait.
• Assister les partenaires dans la clôture de fin de mois et dans la préparation des rapports financiers mensuels.
• Assurer que toutes les transactions financières du partenaire sont mises à jour et classées correctement quotidiennement et facilement accessibles.
• Aider à la préparation du suivi mensuel du budget et des rapports précis des donateurs conformément au format spécifié dans les délais de l’accord en coordination avec le programme.
• Consolider les demandes de trésorerie mensuelles pour les partenaires.
• Rappeler au partenaire ses demandes de trésorerie mensuelles à soumettre au coordinateur des finances en temps opportun.
• Examiner et vérifier l’intégrité des écritures comptables dans les livres de caisse soumis par le partenaire avant de les enregistrer dans SAP quand elles sont supportées par des pièces justificatives probantes.
• Faire la réconciliation du compte de partenaire avant chaque nouvelle avance.
• Soutenir les partenaires en s’assurant que les systèmes comptables, les politiques, les procédures et les contrôles internes sont correctement compris et mis en œuvre.
• Aider les partenaires à garantir des pistes d’audit internes claires pour les audits externes et internes de Plan International.
• Faciliter le partage de l’apprentissage, basé sur les meilleures pratiques au sein de l’organisation ainsi que sur les meilleures pratiques du secteur en général
• Soutenir les partenaires dans la sauvegarde des ressources financières et des dossiers
• Participer aux audits financiers selon les besoins.
• Veiller à ce que le partenaire maintienne le registre des immobilisations et les rapproche du dossier logistique.
• Aider à effectuer l’évaluation des partenaires et l’examen du rapport financier des partenaires pour assurer la conformité avec Plan International et les normes et directives des donateurs.
• Soutenir le développement et la mise en œuvre de programmes de renforcement des capacités pour le personnel et les partenaires afin de renforcer la conformité financière et administrative

Gestion des problèmes

• La complexité des problèmes traités et le degré d’investigation, d’analyse et de réflexion créative requis pour les résoudre.
• Le travail exige une contribution à la prise de décision sur la base d’hypothèses et d’expérience, car peu d’informations concrètes seront disponibles. Les décisions doivent être spécifiques au contexte et il n’y aura souvent aucun précédent sur lequel s’appuyer.
• Les décisions peuvent affecter la vie de milliers d’enfants touchés par des catastrophes, des millions de dollars, la sécurité du personnel et le profil de Plan dans le secteur humanitaire et dans les médias.
• Des compétences de leadership excellentes et créatives seront utilisées pour faire des choix stratégiques sur les réponses avec des ressources limitées et avec une résistance possible des collègues, comme c’est souvent le cas dans le travail d’intervention d’urgence
• Il/elle doit être capable de travailler sous pression et accepter des déplacements et des séjours dans des zones souvent austères.

Communications et relations de travail

Le coordinateur des partenariats et des finances doit maintenir une bonne collaboration et communication avec les partenaires techniques et financiers aux niveaux interne et externe.

Connaissances, compétences et comportements requis pour atteindre les objectifs du rôle 

Connaissances

• BAC+3 ou Licence en comptabilité, finance, gestion, économie

• Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle similaire

• Bonne expérience dans les exigences de rapport de projet financier

• Excellentes compétences écrites et orales en anglais et en français

• Calme et positif sous pression et capable de travailler dans des situations difficiles ;

• Avoir une expérience pratique et pertinente dans les interventions en contexte d’urgence ;

• Avoir une bonne capacité rédactionnelle (capacité de rédaction de rapports) ; Savoir utiliser l’ordinateur et maîtriser les logiciels standards (Word, Excel…) ;

• Une connaissance de la zone d’intervention serait un atout ;

• Bonne connaissance et compréhension des principes humanitaires et des normes internationales établies en matière de protection de l’enfance.

Compétences

• Bonnes capacités d’analyse et de relations interpersonnelles (ouverture d’esprit, pragmatique, diplomate…)

• Compétences en évaluation participative.

• Capacité à travailler de manière indépendante et en tant que joueur d’équipe qui fait preuve de leadership et est capable de soutenir et de former le personnel local et également capable de travailler avec les personnes déplacées et les communautés d’une manière sensible et participative.

• Compétences développées en communication écrite et orale. Capable de communiquer clairement et sensiblement avec les parties prenantes internes et externes en tant que représentant de Plan International. Cela comprend des compétences efficaces en matière de négociation et de représentation.

• Engagement envers la protection des enfants, l’égalité des sexes et la participation. Une connaissance de la gestion de projet et des exigences des bailleurs de fonds du secteur du développement serait un atout.

Comportement

• Engagement et respect des valeurs et des normes humanitaires, agile sur le plan interculturel.

• Conscient de ses propres forces, faiblesses et proactif dans l’utilisation de la rétroaction et de l’auto-développèrent

• Travaille avec fiabilité et intégrité et a un engagement clair envers les valeurs fondamentales et les principes humanitaires de Plan International

• Résilience/adaptabilité et flexibilité : capacité à fonctionner efficacement dans des circonstances extrêmes, y compris le stress, les risques de sécurité élevés et les conditions de vie difficiles. Travaille et vit de manière flexible, adaptable et résiliente.

• Conscience et sensibilité de soi et des autres : Démontre une conscience et une sensibilité au genre et à la diversité. Avoir de l’expérience et la capacité de vivre et de travailler dans divers contextes culturels d’une manière culturellement appropriée. A une capacité à faire une auto-évaluation précise, en particulier dans des contextes de stress élevé et de haute sécurité.

• Patient, adaptable, flexible, capable d’improviser et de rester réactif sous pression.

• Préparation à vivre et à travailler dans des environnements de sécurité incertains.

• Expérience de travail dans des zones de conflit ou d’urgence (ou d’autres situations où l’insécurité et la corruption peuvent être de gros problèmes)

• Organisé, méthodique et minutieux

• Engagement et compétences dans le renforcement des capacités – ainsi que la capacité d’évaluer et d’encadrer les autres.

Environnement physique et exigences

Capacité à travailler sous pression et dans des régions éloignées et dans des zones où les problèmes de sécurité sont une préoccupation.

Niveau de contact avec les enfants

Contact faible : Aucun contact ou très faible fréquence d’interaction

Faible contact – les responsabilités professionnelles de ce poste n’exigent pas que le titulaire du poste ait un contact individuel avec les enfants au quotidien. Il y aurait des contacts occasionnels avec des enfants et on s’attend à ce que les enfants soient protégés à tout moment.

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

1. Promeut une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.

2. Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.

3. Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.

4. Ouvert sur les erreurs et désireux d’en tirer des leçons.

5. Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes

Nous nous efforçons d’avoir un impact durable

1. Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.

2. Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.

3. Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.

4. Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

1. Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.

2. Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.

3. Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.

4. S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et responsables

1. Nous donnons à nos collaborateurs les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leur potentiel

2. Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et sur notre lieu de travail

3. Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à gagner en confiance et à changer leur propre vie.

DOSSIER DE CANDIDATURE :

Les candidats intéressés par ce poste peuvent soumettre leur candidature à travers le lien,

Les candidats doivent envoyer leur candidature au plus tard le 06 mars 2023 à minuit.

Aucune candidature physique ne sera acceptée

Seul (e) s les Candidat (e) s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

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