Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante à but non lucratif qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à l’âge adulte, et nous permettons aux enfants de se préparer et de répondre aux crises et à l’adversité. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais nous savons que cela est souvent réprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination.
En collaboration avec les enfants, les jeunes, les sympathisants et les partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels les filles et les enfants vulnérables sont confrontés. Nous construisons de puissants partenariats pour les enfants depuis plus de 8à 5 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays, entraînant des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Date limite de soumission des candidatures : 10 juin 2023.
Lieu : Abuja
Objectif du rôle
Le rôle du responsable des subventions et de la conformité est de contribuer stratégiquement à la gestion globale du portefeuille de subventions de Plan International Nigeria, d’aider l’unité financière à budgétiser la mise en œuvre de projets de qualité. Le rôle exigera que le titulaire du poste coordonne et soit responsable de toutes les activités de subventions au niveau des pays, assure la réalisation des plans de croissance du portefeuille de subventions par pays, assure des communications de haute qualité et en temps opportun avec les donateurs et gère des relations de travail efficaces avec les bureaux nationaux et les organisations bilatérales et multilatérales au niveau des comtés. En outre, assurer la supervision et l’analyse de la santé financière des projets assignés tout en veillant à la conformité aux exigences des donateurs.
Dimensions du rôle
Le rôle relève du directeur des partenariats et du développement des affaires, dirige l’équipe des subventions et soutient les autres membres du personnel sur le terrain pour s’assurer que les subventions sont mises en œuvre et déclarées conformément à l’accord contractuel.
Responsabilités
Gestion:
- Diriger la modification, la mise en œuvre et le suivi des politiques, des objectifs, des plans d’activités, des échéanciers et formuler des recommandations pour la gestion efficace des subventions et la conformité
- Contribuer aux décisions collectives et éclairées prises par l’équipe de leadership national (CLT) sur les questions liées à la gestion et à la conformité des subventions.
- Faciliter l’établissement et la mise en œuvre de normes de responsabilisation, d’efficacité et d’efficience dans la réalisation des objectifs de subvention organisationnels.
- Représenter Plan International dans le cadre d’engagements externes liés à la subvention et à la conformité.
- Participer en tant que membre de l’équipe de leadership national (CLT)
Administration et gestion des subventions :
- Continuer de garder une vue d’ensemble des budgets disponibles, du budget par rapport aux chiffres réels, d’anticiper les réalignements futurs et de donner des conseils sur la correction de cap et de répondre aux demandes d’information.
- Travailler en collaboration avec les gestionnaires de projet pour préparer, examiner, soumettre et superviser les budgets et les prévisions du projet, en veillant à l’harmonisation avec les activités du projet.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des finances pour élaborer et mettre en œuvre un ensemble normalisé pour les projets de gestion financière de qualité financés par des subventions, y compris les IRC standard, les lignes directrices en matière de budget et de rapports, le traitement des dons en nature, les plans d’approvisionnement et de gestion des actifs, la formation à la conformité, les procédures de démarrage et de clôture des projets.
Assurez-vous que les coordonnateurs et agents des subventions :
- Tenir à jour les sections de subvention pertinentes de SAP, pour les projets attribués.
Assurez-vous que les fichiers et les systèmes de classement des subventions / FAD (à la fois électroniques et papier) sont correctement conservés. - Soutenir le démarrage effectif de nouvelles subventions (mise en place du système, activation du FAD, atelier de démarrage, etc.)
- Tenir des appels mensuels avec les chefs de projet pour suivre les progrès des subventions et tenir des mises à jour trimestrielles sans AUCUN collègue sur le projet
- Effectuer des visites régulières des bureaux de terrain pour soutenir le suivi des subventions, la conformité et les rapports
- Mettre à jour les principaux systèmes de gestion des subventions, y compris les outils de suivi des rapports des donateurs et le rapport sur l’état des subventions.
- Recevoir et examiner les rapports narratifs et financiers en temps opportun et les soumettre avant la date limite du NON ou du donateur.
- Travailler en étroite collaboration avec le chef de projet et le personnel financier pour garder une vue d’ensemble des progrès financiers des subventions actives grâce à un examen régulier des dépenses par rapport au budget approuvé.
- Soutenir la clôture effective des subventions (y compris le transfert d’actifs, l’évaluation finale, les audits et les rapports, et la clôture finale du système).
Rapports internes et externes aux donateurs :
- Agir en tant que point de contact principal pour toutes les communications liées à la gestion des subventions vers/depuis les organisations nationales ; y compris les opportunités des donateurs, répondre aux questions des donateurs ; demandes de visites, etc.
- S’assurer que les rapports financiers des donateurs et les données financières connexes sont finalisés et soumis à temps, selon les exigences/formats des donateurs, en veillant à l’alignement avec les rapports narratifs.
- Soutenir les bureaux extérieurs et les équipes de projet pour mettre en place des formulaires de rapport financier efficaces conformément aux exigences des systèmes financiers du projet, des donateurs et du Plan.
- Participer au mécanisme de retour d’information pour saisir les enseignements tirés des projets en cours de mise en œuvre afin d’éclairer l’élaboration future du budget et de s’appuyer sur les renseignements des donateurs du point de vue de la conformité.
Conformité des donateurs, risques et audit externe :
- Identifiez les zones de risque en fournissant une analyse régulière de la santé financière des projets par rapport aux indicateurs de performance clés (KPI) standard et développez des stratégies pour atténuer ces risques.
- Fournir une formation et un soutien continu aux parties prenantes concernées, y compris les membres de l’équipe de projet, les bureaux extérieurs de Plan Nigeria et les partenaires sur la compréhension de la conformité financière des donateurs, l’identification des risques financiers et d’autres meilleures pratiques liées à la gestion financière et la garantie que les exigences de conformité sont comprises et respectées à tous les niveaux.
- Veiller à ce que toutes les dépenses et tous les contrats du projet soient conformes aux termes et conditions des accords avec les donateurs en effectuant des audits réguliers sur place ainsi que des audits occasionnels sur le terrain.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes de programme de pays pour se préparer aux audits des donateurs. Superviser la coordination des audits des donateurs avec les bureaux extérieurs pour le portefeuille de projets attribué.
- Évaluer en permanence les risques financiers des projets et mettre à jour les registres des risques au besoin pour les transmettre à la direction, y compris les mesures d’atténuation.
- Examiner les accords des donateurs et des partenaires en s’assurant que les conditions financières sont compatibles avec les systèmes de Plan et sont favorables à une mise en œuvre et à des rapports de qualité.
Expertise technique, compétences et connaissances
Expérience essentielle
- Expérience dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies de financement de programmes réussies et dans la production de revenus par rapport aux objectifs.
- Expérience en programmation de développement et/ou humanitaire, et bonne compréhension des enjeux internationaux de développement et humanitaires
- Connaissance appliquée de la gestion du cycle des projets et des subventions, y compris l’analyse des problèmes, la conception des projets, la planification et la gestion financières, ainsi que le suivi et l’évaluation.
- Expérience dans l’obtention de subventions et de contrats de financement institutionnel à un niveau de plusieurs millions
- Expérience dans la préparation de rapports narratifs et financiers de qualité pour les donateurs institutionnels
- Bonne connaissance de la politique de financement humanitaire et des règles et procédures contractuelles typiques
- Expérience dans l’établissement et l’entretien de solides relations avec les donateurs qui ont généré des revenus considérablement accrus
- Expérience de la gestion d’une équipe de personnel et de la promotion de hautes performances
- Expérience de travail avec des personnes de cultures différentes pour exécuter des tâches complexes
Compétences et aptitudes
- Expert-comptable (ACA, ACCA etc.). Le MBA est souhaité et considéré comme un atout.
- Au moins 7 ans d’expérience dans le domaine des subventions et de la conformité, dont 4 ans dans un poste de direction similaire.
- Expérience avérée dans la gestion financière, y compris les rapports financiers et l’analyse, l’élaboration de modèles de coûts / budgets au stade de la conception du projet et l’évaluation et l’atténuation des risques pour les propositions de 2 millions d’euros +.
- Capacité d’interpréter et d’analyser des informations complexes provenant de diverses sources et de les présenter à un donateur de manière détaillée et précise.
- Connaissance démontrée et expérience antérieure de travail avec une grande variété de règles, règlements et structures contractuelles des organismes de financement du développement international, y compris une expérience avec des organismes donateurs tels que l’USAID, le DFID, l’UE, l’ASDI, GiZ, GFFO, BMZ, Affaires mondiales Canada, l’UNICEF, le FNUAP, le PAM, l’UNOCHA entre autres donateurs.
- Compétences avérées en matière de facilitation, de formation et de renforcement des capacités, idéalement pour soutenir des partenaires ou des collègues.
- La capacité numérique d’analyser l’information financière, de budgétiser et de surveiller les coûts.
- Excellentes compétences en communication, en particulier pour produire un récit écrit de haute qualité.
- Confiance nécessaire pour assumer un rôle de leadership stratégique et collaborer avec les cadres supérieurs
- Capacité à penser et à travailler de manière proactive et flexible, créative et stratégique, sous pression ou face à des demandes concurrentes.
- Capacité à bien travailler en équipe et de manière inter organisationnelle et à établir d’excellentes relations avec des collègues de différentes fonctions et cultures.
- Confiant et compétent dans l’utilisation de MS Office.
Plan International Nigeria souscrit au principe de l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe ou le handicap. Plan International Nigéria est pleinement engagé dans la protection de l’enfance afin de prévenir les enfants contre toutes les formes d’abus. Les femmes sont fortement encouragées à postuler. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Rejoignez notre canal Telegram
