Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits de l’enfant et l’égalité pour les filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent réprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous luttons pour un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer aux crises et à l’adversité et d’y répondre. Nous apportons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 75 pays.
PROFIL DE FONCTION
| Titre | Directeur de l’éthique et de la conformité (ECO) | ||
| Domaine fonctionnel | Assurance de la sécurité de la qualité | ||
| Rapports: | Chef de mission | ||
| Emplacement | Bissau | Déplacement requis | 80% dans différents endroits et 20% du temps dans des activités liées au bureau |
| Date d’entrée en vigueur | Octobre 2022 | Degré | |
Fonction OBJECTIF
[Une déclaration concise, saisissant les principales raisons pour lesquelles ce rôle existe et une articulation claire du contexte du document. Comment ce rôle contribuera-t-il à créer un changement durable pour les enfants?]
Ce rôle soutiendra le travail de Plan International Guinée-Bissau dans l’analyse des facteurs de succès et des risques auxquels l’organisation est confrontée et recommandera toute amélioration nécessaire du contrôle et de la gestion des risques nécessaires pour atteindre les objectifs et améliorer les performances de la manière la plus transparente. Le titulaire de ce poste concevra, mettra à jour et mettra en œuvre des contrôles pour assurer la conformité aux exigences du régime et des donateurs et dans tous les secteurs d’activité et examinera périodiquement la culture organisationnelle pour donner aux dirigeants l’assurance que l’éthique et les valeurs sont respectées dans l’exécution du plan. mandat.
Dimensions de la fonction
[Cette section fournit un résumé de la taille et de l’autorité du poste. Il couvre la taille du budget établi, le nombre de subordonnés directs, d’autres parties prenantes importantes qui peuvent en dépendre, le type de communication requis, la représentation externe impliquée et la portée de la fonction.]
Ce poste ne supervise aucun autre poste et travaillera avec l’équipe de direction du pays pour s’assurer que les activités du Plan et celles confiées aux partenaires de mise en œuvre sont conformes aux politiques et procédures du Plan et sont alignées sur les normes et les pratiques exemplaires acceptées à l’échelle internationale.
Responsabilités
[Cette section est essentielle pour clarifier les attentes en matière de rôle, fournir le cadre de votre relation avec vos collègues et fournir des domaines de responsabilité pour lesquels le rendement peut être géré.
Cela devrait inclure une série de brèves déclarations qui définissent les résultats finaux requis. Par exemple, diriger, contribuer, identifier, gérer, être responsable, conseiller/former, construire, développer, fournir, diriger, superviser, établir, participer, etc.
Idéalement, les déclarations devraient être écrites de manière à ce qu’elles conduisent à mesurer les pensées. Par exemple, il est préférable de déclarer quelque chose comme « atteindre les normes de maintenance » que « effectuer la maintenance ». La première conduit à une mesure par rapport aux normes d’entretien.]
- Évaluer et confirmer périodiquement à la direction la force du contrôle interne et diriger les processus d’audit interne.
- Connaître le but, les objectifs, les programmes, les stratégies et l’environnement opérationnel de l’organisation.
- Garder une trace des changements dans l’organisation: sa stratégie nationale (CS) et ses programmes / projets afin qu’il soit à jour avec les activités de Plan International Guiné Bissau.
- À l’aide du plan d’examen et de vérification interne, s’assurer de l’existence et de l’efficacité des systèmes internes pour atteindre les objectifs du plan et tenir compte des risques cernés, en veillant à ce que :
- Les actifs de l’organisation (financiers, matériels, ressources humaines, propriété intellectuelle et autres droits légaux) sont protégés
- Les systèmes d’information de gestion existent et sont adéquats (c.-à-d. fonctionnels, fiables et précis)
- Les politiques, procédures et lignes directrices organisationnelles sont suivies
- Utilisation prudente et économique des ressources de l’organisation (rapport qualité-prix, pas d’actifs inactifs, pas de gaspillage, pas d’abus, etc.)
- Assurer la gestion de la conformité aux politiques et procédures du Plan, en informant régulièrement sur les tâches accomplies.
- Fournir une formation technique comme prévu dans le programme de formation du pays
- Préparer des rapports à l’intention de la direction sur les missions d’audit interne effectuées.
- Surveiller les mesures prises par la direction en réponse aux examens de vérification, en assurant une surveillance efficace.
- Organiser une formation sur les politiques et procédures mondiales de Plan à l’intention des employés et des partenaires, en particulier la politique antifraude, anticorruption et corruption.
- Responsable de l’examen trimestriel des avances et de leur règlement dans le logiciel SAP
- Participer activement à tous les réseaux régionaux de contrôle interne/d’audit, ainsi qu’aux réseaux externes pertinents en matière de contrôle interne et de gestion des risques.
- Contrôle de la communication de parrainage – test de différents types de communication.
- Effectuer la mise à l’essai du système de contrôle interne en place pour en vérifier la robustesse, l’efficience et l’efficacité afin d’atteindre les objectifs de l’organisation et de faire rapport sur les domaines d’amélioration.
- Élaborer (en consultation avec le directeur de pays), coordonner et mettre en œuvre un calendrier complet de contrôle interne (audit) qui assure une couverture régulière de tous les départements / unités.
- Faciliter tous les exercices d’auto-évaluation nécessaires sur l’efficacité des contrôles internes.
- Conseiller et soutenir la direction dans le renforcement des contrôles, des systèmes et des processus internes.
- Participer à la conception de tous les outils nécessaires au travail de contrôle interne (documents de travail, format de rapport et protocoles, etc.).
- Effectuer une vérification physique de toutes les immobilisations au moins une fois par an.
- Effectuer le comptage physique des magasins (bureau national et bureaux extérieurs) au moins une fois par an
- Examiner les transactions dans tous les projets mis en œuvre par Plan au besoin en fonction de l’évaluation des risques et avant toute vérification externe.
- Le nombre de boîtes surprises de conduite.
- Après l’achèvement de chaque travail de contrôle interne, présenter au CD et au responsable de l’entité auditée un résumé des constatations importantes (positives et/ou négatives) et de leurs causes et implications possibles; recommander des mesures pour corriger les faiblesses et/ou reproduire les réalisations positives.
- Diligence raisonnable du partenaire chef de file et suivi de la mise en œuvre des actions convenues
- Responsable de l’examen trimestriel des activités des partenaires (GNL) (livraisons, rapports) par rapport aux conventions de financement signées avec plan.
- Aider à la sensibilisation et à la formation des employés et des partenaires dans leurs domaines de compétence. Planifier et assurer l’approbation du plan annuel de sensibilisation et de formation en matière de fraude.
- Coordonner l’évaluation des partenaires avant de planifier l’engagement avec eux
- Soumettre le rapport correspondant pour examen et approbation par le directeur de pays
- Évaluer périodiquement le niveau de mise en œuvre des plans de capacité convenus
- Vérifier si une diligence raisonnable appropriée est exercée à l’égard de tous les partenaires potentiels, y compris l’évaluation de la capacité financière et le filtrage antiterroriste
- Surveiller les mesures prises pour remédier aux faiblesses relevées grâce à la diligence raisonnable des partenaires
- Coordonner/effectuer des audits des partenaires pour assurer la conformité aux règles et règlements des donateurs et du régime
- Organiser une formation sur les politiques et procédures mondiales de Plan à l’intention des partenaires, en particulier la politique de lutte contre la fraude, la corruption et la corruption.
- Diriger le processus de gestion des risques
- Travailler avec l’équipe de direction du pays pour renforcer l’engagement stratégique avec les systèmes de gestion des risques, y compris l’atténuation proactive des risques et s’assurer que le système reflète fidèlement les risques identifiés dans l’unité de programme et le secteur de programme.
- Responsable de l’examen et de la mise à jour trimestrielle du registre des risques pays dans le logiciel galileo.
- Effectuer un examen du processus d’acquisition afin de déterminer le niveau de risque et de proposer des mesures pour les atténuer.
- Au moins une fois par année, former l’équipe du Plan de gestion des risques. En utilisant une approche participative, assurer l’identification et l’évaluation des risques pertinents qui peuvent entraver la réalisation par Plan International Guinée Bissau de son objectif stratégique et opérationnel.
- Coordonner avec les acteurs internes audits et examens externes
- Élaborer un plan d’examen (examens annuels et trimestriels) couvrant tous les facteurs de réussite et les domaines de risque identifiés, ainsi que les fonctions, les services, les domaines et les activités et les unités opérationnelles, le cas échéant.
- Agir à titre de point focal pour toutes les vérifications externes commandées par le Régime ou le donateur, faciliter la fourniture en temps opportun de documents et d’information selon les besoins des vérificateurs et examinateurs externes et surveiller les listes de mesures d’audit.
- Procéder à la sélection d’auditeurs externes pour élaborer un terme de référence et examiner l’offre technique des soumissions.
- Participer à l’audit Global Assurance.
- Surveiller les mesures prises par la direction en réponse aux vérifications et aux examens externes, en veillant à ce que toutes ces mesures soient mises en œuvre et communiquées comme convenu et en temps opportun
- Mener des enquêtes en consultation avec l’Unité de lutte contre la fraude (UAC)
- Exécuter d’autres fonctions, y compris la réalisation d’analyses et d’enquêtes complexes ou sensibles, selon la désignation.
- Porter immédiatement à l’attention de la Conférence du désarmement toute question nécessitant une enquête spéciale et tout cas de fraude avérée afin que la Conférence du désarmement puisse décider de la ligne de conduite appropriée et faire rapport conformément aux procédures établies.
- Conformément aux normes de la profession, mener des études, des consultations ou des enquêtes ponctuelles au Plan ou à ses organisations et collectivités partenaires.
- Examiner périodiquement et confirmer à la direction que l’exécution du travail du Plan est conforme aux valeurs et à l’éthique de l’organisation
- Adhérer et respecter dans toutes ses activités et comportements l’éthique, les normes et les normes de la profession, nodin termes de méthodes, de compétence, d’objectivité et d’indépendance. (E) on s’attend à ce qu’il documente son travail de contrôle interne et tienne à jour des documents de travail normalisés. Les examens du contrôle interne doivent être documentés selon un modèle qui permet à quelqu’un d’autre de réexécuter le ou les tests de contrôle interne qu’il a effectués et de présenter les mêmes résultats que lui (y compris les détails des tests qu’il a effectués, l’échantillon sélectionné et les résultats du test).
- S’assurer qu’il connaît bien les normes d’audit et d’éthique et qu’il est en conformité avec les politiques de Plan International dans ce domaine.
- Examiner et confirmer l’harmonisation des comportements et des pratiques avec l’ensemble des valeurs, le code de conduite, les politiques et les procédures antiracistes du plan
- En collaboration avec le département RHOD, établissez un plan pour tenir l’équipe au courant des valeurs organisationnelles.
Autre:
- Veiller à ce que les politiques mondiales du Plan international pour la protection de l’enfance et de la jeunesse et l’égalité et l’inclusion des genres soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes, applicables à votre domaine de responsabilité. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, s’assurer que les employés et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CdC) de Plan International, leur pertinence pour leur espace de travail et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.
Principales relations
[Cette section fait référence aux personnes à l’intérieur et/ou à l’extérieur de l’organisation avec lesquelles le titulaire de la charge publique doit avoir des contacts et pourquoi. Cela devrait inclure la présence virtuelle.]
- Le directeur de pays, en tant que superviseur
- Chef des opérations, pour les contrôles et les questions liées aux risques
- Membres de l’équipe de direction du pays, pour fournir des conseils ou être informés de l’examen possible à effectuer
- Gestionnaires de projet et chefs de bureau extérieur pour vous aider à identifier les risques liés à votre projet et à examiner les transactions associées à votre travail
- Le WACA Global Assurance Manager, pour des conseils, des conseils techniques
- Autres responsables de l’assurance qualité dans le pays WACA (réseau), pour le partage des connaissances et des expériences
Expérience technique, compétences et connaissances
[Cette section détaille les compétences, les connaissances et l’expérience que le titulaire de l’emploi doit démontrer tout en faisant bien le travail.
Cela devrait inclure des niveaux clairs de connaissances et de compétences techniques qui soutiennent notre travail aux niveaux national, international et mondial.]
Essentiel
- Diplôme en comptabilité et/ou niveau 2 de qualification professionnelle en comptabilité
- Minimum de 3 ans dans une fonction similaire
- Bonnes compétences analytiques et de synthèse
- Capacité d’étudier et de comprendre rapidement de nouveaux environnements d’exploitation et systèmes organisationnels
- Bonnes compétences en communication – écrite et orale; compétences d’écoute et de trading
- Indépendance, objectivité et capacité de travailler avec un minimum de supervision
- Organisé, méthodique et méticuleux
- Disponibilité pour se rendre dans les unités du programme jusqu’à 80 % du temps
- Réceptif
- Bonnes compétences en informatique, y compris la maîtrise du traitement de texte et des feuilles de calcul et l’utilisation du progiciel comptable
- L’expérience de l’audit sera un avantage
- Capacité de travailler avec les enfants et d’observer le code de conduite en matière de protection de l’enfance et les valeurs organisationnelles
- Travail d’Équipe.
- Loyal, honnête, digne de confiance et respectueux des procédures.
Souhaitable
- Grande écoute, capacité discrète et diplomatique
- Sensible aux conditions culturelles et sociales
- Engagement envers l’apprentissage continu; désireux de mettre à jour les connaissances
- Capacité de répondre/gérer plusieurs demandes provenant de plusieurs sites/départements
- Expérience de travail dans une ONG
Planifier les valeurs internationales dans la pratique
Nous sommes ouverts et responsables
- Il promeut une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Il se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
- Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
- Ouvert sur les erreurs et désireux d’apprendre d’eux.
- Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
Nous visons un impact durable
- Il articule un objectif clair pour l’équipe et fixe des attentes élevées.
- Il crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Il concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme en répondant à l’évolution des priorités ou des crises.
- Fondé sur des données probantes et efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
- Cherche des résultats constructifs, écoute les autres, prêt à s’engager le cas échéant.
- Établir des relations constructives dans l’ensemble de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Il développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- Il engage et travaille bien avec d’autres personnes à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et responsabilisants
- Nous donnons à notre équipe les moyens de donner le meilleur d’elle-même et de développer son potentiel
- Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et remettons en question l’égalité dans nos programmes et notre milieu de travail
- Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.
Environnement physique
[Dans cette section, indiquez « environnement de bureau typique » ou des conditions telles que « devrait travailler à l’extérieur dans un climat extrêmement chaud et humide ». Notez également si un équipement de protection est requis.]
- Environnement de bureau typique
- Vous vous rendrez très souvent dans les zones du programme
Niveau de contact avec les enfants
[Veuillez supprimer le cas échéant]
- Le titulaire du poste a des contacts occasionnels avec les enfants. On s’attend à ce que les enfants soient protégés en tout temps
Documents requis pour la demande
- Lettre de candidature
- Une copie du diplôme ou du certificat
- Curriculum vitae mis à jour avec 3 références d’anciens employeurs (nom, numéro de téléphone et courriel) ou de collègues,
Les candidatures doivent être soumises sur la plateforme numérique.
Lien : https://jobs.plan-international.org/search/?createNewAlert=false&q=Bissau
La date limite de soumission des demandes sera jusqu’au 11 octobre 2022.
Les candidates sont fortement encouragées.
Service des ressources humaines
Lieu : Bissau, Guinée-Bissau
Type de rôle : Contrat local
Relève de : Directeur de pays
Grille: D2
Date de clôture: 10/11/2022
L’égalité, la diversité et l’inclusion sont au cœur de tout ce que Représente Plan International.
Nous voulons que Plan International reflète la diversité des communautés avec lesquelles nous travaillons, en offrant des chances égales à tous, indépendamment de l’âge, du handicap, du changement de sexe, du mariage et du partenariat civil, de la grossesse et de la maternité, de la race, de la religion ou des convictions, du sexe ou de l’orientation sexuelle.
Plan International est basé sur une culture d’inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche en personnes, pensées et idées diverses.
Nous favorisons une culture organisationnelle qui embrasse notre engagement en faveur de la justice raciale, de l’égalité des sexes, des droits des filles et de l’inclusion.
Plan International croit que dans un monde où les enfants sont confrontés à tant de menaces de préjudice, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact et que nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire ou à mettre les enfants en danger.
Une série de contrôles préalables à l’emploi seront effectués conformément à la politique de protection des enfants et des jeunes de Plan International. Plan International participe également au Programme interinstitutions de divulgation des inconduites. Conformément à ce programme, nous demanderons des informations aux candidats employeurs précédents sur toute découverte d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et / ou de harcèlement sexuel pendant l’emploi, ou les incidents faisant l’objet d’une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En soumettant une candidature, le candidat confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.
Veuillez noter que Plan International n’enverra jamais de courriels non sollicités demandant un paiement aux candidats.
