RESPONSABLE DES PERSONNES ET DE LA CULTURE (P&C)
Lieu: Bamako, Mali
Entreprise: Plan International
L’ Organisation
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance – sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.
Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.
Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.
ROLE PROFILE
| Title | PEOPLE AND CULTURE MANAGER | ||
| Functional Area | People and Culture | ||
| Reports to | Deputy Country Director – Operations | ||
| Location | Country Office – Bamako | Travel required | 30% inside and outside the country |
| Effective Date | November 2022 | Grade | E |
ROLE PURPOSE
The purpose of this position is to provide leadership and strategic direction for the people and culture function within the country, maximizing the opportunities to build and retain an effective team supportive of the Plan’s business needs while fully cognizant of the risks posed by the local context and the needs of staff in the changing environment. The People and Culture Manager will work on the strategic workforce planning efforts to help reduce pressure from operational duties and timely resource departments in need to minimize vacancies. The job holder will help Plan International Mali create a culture and people approach which will help drive growth and performance and help with the management of the risks associated of such growth.
Dimensions of the Role
The Country People and Culture Manager must ensure manager and staff expectations are effectively managed and enhance the working relationship between HR operations, management teams and employees. By having clearly defined service level agreements (SLAs), this will drive customer service and operational excellence through specific response times, allowing the HR shared services team to better manage workload and priorities to drive high levels of responsiveness, accuracy and overall customer service.
- Reporting to the Deputy Country Director – Operations on all areas of opportunity, risks and long-term HR delivery;
- Directly manages HR team: 1 HR Advisor and 1 HR Officer and 1 Emergency HR Officer;
- Oversees HR needs of all the staff of the country office and the PIIAs;
- Has responsibility for compliance with organizational and statutory policies and laws on Human Resources;
- Budget responsibility limited to area specific matters;
- The monitoring of HR audit actions lists and risk register.
- Manage relationships with Staff Representatives (Délégués du Personnel)
Accountabilities
Organisational Development
- Oversee the team and is involved in the daily operations from a point of escalation for maximum impact on program quality (HR strategic planning, workforce planning, review of organization structure, roles and competency requirements and standardized job descriptions for each position, timely and fair recruitment processes, etc.);
- Staff rewards are paid in a consistent way in accordance with local market competition, Plan’s values and the provision of labor law (salary system kept in line with Plan’s global reward framework, salary and benefits reviews based on analysis of salary survey results, etc.);
- Staff are aware of their contractual rights and responsibilities in delivering their work for Plan in line with the Code of Conduct and other policies (local and global HR and child protection policies well understood and consistently implemented across the RO, and the CO, team performance accountability mechanism in place, HR Manual reviewed and disseminated to staffs in line with local labor law requirements and aligned with Plan’s policies, etc.);
- Ensure gender mainstreaming and maintain gender sensitivity towards staff and associates to avoid discriminations while championing Plan as an equal opportunities employer. Gender sensitivity evident in HR policies and delivery of roles;
- Analyses and share with CLT HR data (recruitment, gender ratios, age, turnover, attendance etc.) to inform and influence management decision.
- Uses data, metrics and evidence to inform and drive decision making and change across the different business functions in the office.
HR Strategic management
- Provide strategic HR input into the development of Country Strategy (CS), taking an overview of the HR strategies within this to ensure that they incorporate effective workforce planning tools and are aligned to Global HR strategy;
- Drive operational excellence in line with Plan’s strategy and focuses on meeting customer needs and delivery of the agreed services to a high quality, on time and in budget;
- Risks presented by context are managed to provide maximum prevention (information and trainings available to improve staff skills and resilience, advisory packs produced and revised regularly for all visitors, incident reporting on all risk issues set up and managed, etc.);
- Analyze and develop an efficient workforce in alignment with organizational strategy;
- Develop annual budget taking into account the diverse funding streams.
Management & People and Culture advice
- Support management with advice on the People and Culture policies, legal issues and organizational change, advise and support MT on personnel matters within their team in order to support in business decisions and act as an effective business partner within the country;
- Perform role in the Country Leadership Team (CLT) to offer sound technical advice in People and Culture and staff management;
- Contributes meaningfully and evidence of sound People and Culture practices from other managers.
- Support leadership in managing relationship with staff representatives.
People and Culture Development & Performance Management
- Provide coaching and advice to Managers and Supervisors on all People and Culture issues, promoting fairness and transparency in the handling of people management practices, including whistleblowing disciplinary, grievances to maintain consistency and fairness within the organization;
- Support managers and staff in implementing the Plan Employee Appraisal process. Track progress, and maintain statistical data on results to support attainment of organizational objectives and improve staff performance;
- Liaise with line managers to develop and maintain succession plans for key roles in the country and Program offices for smooth takeover of the key roles and also implement career development plans.
- Participate fully in local NGO or multi sector People and Culture networks and ensure that learning/best practices are shared and utilized in day to day country People and Culture work for improvement in the function;
Child and youth safeguarding policy implementation
- Recruitment and engagement processes reflect Plan’s commitment to keep children safe and minimize as far as possible the risk of engaging an individual or organization unsuitable to work with children as per indicators of standard 3 (Safe recruitment, selection and engagement);
- Plan International regularly and consistently evaluates the outcomes and impact of child and youth safeguarding measures to ensure both upward and down ward accountability in relation of child protection as per indicators of standard 6 (Accountability for keeping children safe).
- Ensures that Plan International’s global policies for Child Protection (CPP) and Gender Equality and Inclusion (GEI) are fully embedded in accordance with the principles and requirements of the policy including relevant Implementation Standards and Guidelines as applicable to their area of responsibility. This includes, but is not limited to, ensuring staff and associates are aware of and understand their responsibilities under these policies and Plan International’s Code of Conduct (CoC), their relevance to their area of work, and that concerns are reported and managed in accordance with the appropriate procedures.
Key relationships
Internal:
- Deputy Country Director- Operations
- Regional HR Partner, HR Shared Services team;
- A member of the WARO People and Culture Network meeting: supporting colleagues and drawing on the support they can offer;
- RO and CO Colleagues and managers/supervisors;
- A member of the Country Management Team: collaborating with other functions – sponsorship, finance, and program, operations – to ensure that HR processes are integrated.
Externally:
- Other INGO HR staff especially those operating within Mali;
- Government ministries / local authorities to deal with legal / migratory issues around employment of international staff;
- Relevant professional HR networks such as IHRD and People in Aid;
- Active participant in Mali NGO forum and Government representation on all issues related to Labor law/Social security, etc.
Globally:
- Relates to GH Child safeguarding Team for technical support Child and Youth Safeguarding;
- Relate to GH People and Culture Team for technical support on Global People and Culture Policies implementation, Learning and Development, Recruitment etc.
Technical expertise, skills and knowledge
Essential
knowledge
- Master’s degree in Human Resources Management with HR professional qualifications and 5 to 7 years’ experience in HR management;
- Proven interpersonal skills (open minded, diplomatic, flexible…);
- Remains calm and positive under pressure and in difficult situations;
- Able to identify and manage risks to the organization;
- Ability to negotiation, persuade and influence;
- Good listener with strong advisory skills;
- Skills in relationship building and influencing to be more impactful
- Good at managing ambiguity in the job.
- Good at the balancing act necessary in that unit by making oneself approachable to staff while trying to uphold the organization policy and put organizational interest above own personal interests.
- Excellent writing and speaking skills, both in English and French;
- Skills in supporting strategic planning and human resourcing requirements;
- Strongly drives performance forward;
- Ability to motivate and support organizational changes;
- Creates strong sense of purpose within own part of the business and with stakeholders.
Desirable
- Knowledge of organizational development to support a changing program an advantage;
- First-hand experience and knowledge of working in development sectors in Mali or other West Africa Context in particular an advantage;
- Leads major change while keeping staff and stakeholders on board.
Plan International’s Values in Practice
We are open and accountable
- Promotes a culture of openness and transparency, including with sponsors and donors.
- Holds self and others accountable to achieve the highest standards of integrity.
- Consistent and fair in the treatment of people.
- Open about mistakes and keen to learn from them.
- Accountable for ensuring we are a safe organisation for all children, girls & young people
We strive for lasting impact
- Articulates a clear purpose for staff and sets high expectations.
- Creates a climate of continuous improvement, open to challenge and new ideas.
- Focuses resources to drive change and maximise long-term impact, responsive to changed priorities or crises.
- Evidence-based and evaluates effectiveness.
We work well together
- Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.
- Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.
- Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.
- Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.
We are inclusive and empowering
- Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.
- Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.
- Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.
- Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.
Physical Environment
This position is based at Bamako in Country Office, which at present is a normal operational environment. However, the post-holder must be willing to travel at least 20% within and outside the country.
Level of contact with children
High level: Frequent interaction with children. The incumbent will play the role of National Child safeguarding focal point and must ensure its effective implementation.
Lieu de travail: Bamako
Type de role: The Country People and Culture Manager must ensure manager and staff expectations are effectively managed and enhance the working relationship between HR operations, management teams and employees. By having clearly defined service level agreements (SLAs), this will drive customer service and operational excellence through specific response times, allowing the HR shared services team to better manage workload and priorities to drive high levels of responsiveness, accuracy and overall customer service.
Se rapporte au : Deputy Country Director – Operations
Niveau: E
Date limite: Les candidats intéressés peuvent faire acte de candidature en cliquant sur le lien au plus tard le 13 Novembre 2022.
L’application anticipée est encouragée, car nous examinerons les demandes tout au long de la période publicitaire et nous nous réservons le droit de fermer l’annonce en avant la date limite de dépôt des candidatures.
Veuillez noter que seules les candidatures et les CV rédigés en Anglais seront acceptés.
Une série de contrôles préalables à l’embauche seront effectués conformément à la politique de Plan International sur la protection des enfants et des jeunes.
En tant qu’organisation internationale de développement communautaire centrée sur l’enfant, Plan International s’engage pleinement à promouvoir la réalisation des droits de l’enfant, y compris leur droit à la protection contre la violence et les abus. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact.
Plan International croit que dans un monde où les enfants font face à tant de menaces, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire aux enfants ou à les mettre en danger.
Plan International mène une politique d’égalité des chances et encourage activement la diversité en accueillant des candidatures provenant de tous les domaines de la communauté internationale.
Poste 2 : Auditeur Interne Sénior
Date : 28 octobre 2022
Lieu : Abuja, Nigéria
Entreprise : Plan International
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante à but non lucratif qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte, et permettons aux enfants de se préparer – et de répondre – aux crises et à l’adversité. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais savons que cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination.
En travaillant avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels les filles et les enfants vulnérables sont confrontés. Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays, entraînant des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances. Plan International est enregistré au Nigeria auprès de la Corporate Affairs Commission.
Date limite de dépôt des candidatures : 7 novembre 2022.
Lieu : Abuja
RÔLE BUT
Sous la supervision directe du directeur de pays, la fonction d’auditeur interne principal (SIA) est responsable du développement, de la direction et de la coordination d’un programme complet d’audit interne et d’assurance qualité, qui soutient l’amélioration de la gestion des risques de Plan International Nigeria. L’auditeur interne est responsable de la direction stratégique de la fonction, contribuant spécifiquement à l’amélioration de la qualité et de la conformité des opérations et des programmes de Plan International Nigeria aux normes / procédures / politiques de l’organisation et des donateurs concernés. alors que la responsabilité de la gestion des risques incombe à la direction du pays, elle est le principal instrument de sa mise en œuvre et de son amélioration
DIMENSIONS DU RÔLE
- Zone de responsabilité – Dans tout le pays.
- Situé au niveau du pays et rend compte au directeur de pays.
- Programmes et systèmes financiers, processus de conformité et informations de gestion.
- Gestion des risques et soutien au bon fonctionnement de tous les systèmes du Plan.
RESPONSABILITÉS
- Coordonner et surveiller la fonction et les programmes d’audit interne.
- Participer à la conception, à la mise en œuvre et au suivi de tous les processus requis dans le cadre des travaux d’audit (plan annuel, documents de travail types, format et protocoles de rapport), etc.
- Renforcer les processus de gestion des risques conformément aux exigences de Plan International en facilitant le plan d’actions de gestion des risques pays, la mise à jour et le suivi du registre des risques pays.
- Examiner les systèmes de contrôle interne actuels pour leur efficacité et leur pertinence pour atteindre les objectifs de l’Organisation et faire rapport sur les domaines d’amélioration.
- Surveiller les actions prises par la direction en réponse aux revues d’audit, en s’assurant que toutes les actions et recommandations d’audit convenues sont exactes et mises en œuvre en temps opportun.
- Travailler en étroite collaboration avec des auditeurs externes ou invités et soutenir leur processus d’audit.
- Analyser tous les facteurs de succès et les risques auxquels l’organisation est confrontée, les signaler à la direction et fournir des recommandations pour l’amélioration de la gestion des risques et du système global de contrôle interne.
- Assurez-vous que les audits sont effectués avec le soin professionnel requis et qu’il existe des observations, des conclusions et des recommandations d’audit crédibles.
- Effectuer des audits des partenaires pour assurer la conformité avec les règles et réglementations du donateur et de Plan.
- Effectue d’autres tâches, y compris la réalisation d’examens et d’enquêtes complexes ou sensibles, selon les attributions.
- Adhérer à la politique de protection de l’enfance de Plan International pour protéger et protéger l’enfant à tout moment sans aucun signalement ou incident de maltraitance d’enfant.
- Soutien pour s’assurer que la politique d’égalité des sexes de Plan est respectée.
- Veiller à ce que le PAI, l’évaluation semestrielle et l’évaluation annuelle soient complétées et documentées en temps opportun.
- Tenir le Superviseur informé de toute initiative ou difficulté liée aux responsabilités de l’emploi.
- Exécuter toute autre tâche pouvant être confiée par le directeur de pays.
Fourniture d’assurance : Planification, suivi et examen de la qualité des missions d’assurance sur les systèmes, processus, politiques et contrôles clés effectués au niveau national.
- Élaborer un plan de travail pour l’exercice financier (AF) pour le pays / domaine de travail spécifique, comme convenu avec le directeur de pays, qui fournit une assurance sur les systèmes, processus, politiques et contrôles clés de Plan International Nigeria.
- Préparer et suivre le budget pour mettre en œuvre le plan de travail annuel.
- Examiner les missions d’assurance en cours sur le plan de travail conformément aux normes internationales d’audit interne.
- Préparer des rapports aux parties prenantes concernées sur les missions d’audit entreprises.
- Surveiller l’avancement des actions de la direction en réponse aux revues d’audit/d’assurance.
- Fournir l’assurance à la gestion de la conformité aux politiques et procédures de Plan par le biais de missions/audits effectués.
- Procéder à un examen du processus d’approvisionnement pour déterminer le niveau de risque et proposer des actions pour les atténuer.
Gestion du changement, soutien à la gestion et apprentissage : Influencer le changement au sein et dans l’ensemble de l’organisation pour renforcer la gestion des risques, la responsabilité, l’efficacité et soutenir la gestion dans l’amélioration des opérations et pour fournir une plate-forme d’apprentissage à travers Plan.
- Fournir des recommandations pratiques sur la façon d’améliorer les systèmes, les processus, les politiques et les contrôles.
- Facilite le partage de l’apprentissage, basé sur les meilleures pratiques ou de différentes unités au sein de l’Organisation ainsi que sur les meilleures normes et pratiques de l’industrie.
- Fournir un soutien technique lors des réunions de réseau et d’autres formations organisationnelles axées sur la gestion des risques et l’efficacité du cadre de contrôle.
- Fournit des conseils à l’équipe de direction du pays (CLT) sur les systèmes, les processus et les examens des politiques, en accord avec le directeur de pays.
- Participe activement aux réunions de direction régionales et autres pour fournir une contribution stratégique sur la gestion des risques.
- Contribue à l’induction des nouveaux membres du CLT sur demande sur la gestion des risques, l’efficacité du cadre de contrôle et le rôle de l’audit interne.
- Soutenir la sélection des auditeurs externes en examinant les termes de référence et l’offre technique des offres.
- Organiser une formation sur la politique de lutte contre la fraude et la corruption pour le personnel et les partenaires.
Gestion des relations – Établit des relations avec les parties prenantes internes et externes pour faciliter les missions d’audit et l’échange de connaissances sur les meilleures pratiques d’audit.
- Établir des relations avec les principales parties prenantes internes, principalement l’unité de programme et la direction du pays pour faciliter la conduite de missions d’audit de qualité et identifier les domaines appropriés pour le soutien de la direction.
- Interagissez avec les fonctions d’audit des ONGI locales et autres, la communauté des donateurs pour échanger des connaissances et apprendre sur les meilleures pratiques d’assurance et les développements en matière de gestion des risques.
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Qualification, expérience et connaissances :
- Expert-comptable (ACA, ACCA etc.)
- B.SC en gestion financière, comptabilité ou tout autre cours connexe. La maîtrise est un atout supplémentaire
- Au moins 5 ans d’expérience dans un rôle similaire;
- Bonne connaissance des subventions et de la gestion de projets.
- Connaissance et utilisation d’un logiciel comptable (de préférence SAP)
Compétences:
- Capacité à former et à encadrer le personnel, les partenaires et les communautés.
- Bonne capacité d’analyse et de synthèse.
- Capacité d’étudier et de comprendre rapidement le nouvel environnement d’exploitation et les systèmes organisationnels.
- Bonnes compétences en communication (écrite et orale).
- Bonne capacité d’écoute et d’entretien.
- Indépendance et objectivité, vous devez être capable de travailler avec un minimum de supervision
- Organisé, méthodique et minutieux.
Attitudes:
- Influencer le personnel pour améliorer les performances.
- Promouvoir la haute performance.
- Ouvert aux commentaires et prêt à essayer de nouvelles approches et processus.
- Avoir un excellent esprit d’équipe.
- Favorise l’innovation, l’apprentissage et la transparence.
- Communique efficacement et avec enthousiasme selon le public.
- Se comporte de manière cohérente dans son approche du travail et de la prise de décision.
Comportements démontrés nécessaires au titulaire du poste pour remplir avec succès le rôle.
- Communique clairement et efficacement.
- Capacité à faciliter les processus participatifs pour toutes les parties prenantes pour la mise en œuvre des projets de subvention.
- Solides compétences en matière de constitution d’équipe, organisé et méthodique.
- Indépendance, objectivité et intégrité.
Compétences spécifiques au poste nécessaires à la mise en pratique des connaissances :
- Bonnes compétences de supervision et de coordination et capacité à livrer dans des délais serrés.
- Bonne connaissance des outils de planification, de gestion, de supervision, de suivi et d’évaluation de projet.
- Excellente et démontrable expérience dans la gestion des subventions et des finances.
- Connaissance et compréhension de l’environnement politique du Nigeria
- Compétences interpersonnelles et de communication très développées, y compris de bonnes capacités d’écoute, d’influence, de négociation et de coaching.
- Capacité à établir et à entretenir des relations et à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et multiethnique en respectant la diversité
- Expérience avec Microsoft Word, Excel, Power Point et Outlook.
Plan International Nigeria est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe ou les handicaps. Plan International Nigeria est pleinement engagé dans la protection de l’enfance afin d’empêcher les enfants de toutes les formes d’abus. Les femmes sont fortement encouragées à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés
