L’ONG PLAN INTERNATIONAL recrute pour ce poste (26 Mai 2023)

L’organisation

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l’adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.

Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 80 pays.

PROFIL DE RÔLE

Titre : Coordonnateur des subventions
Domaine fonctionnel : Subventions
Relève du responsable du développement commercial
Lieu : CO

Voyage requis : Fréquent
Date d’entrée en vigueur : FY24

Grade : C2

RÔLE 
Proposition de valeur
Le coordonnateur des subventions est chargé de :
– Soutenir la collecte de fonds en établissant des relations avec les donateurs nouveaux et existants.
– Assurer la conformité dans la gestion des subventions en facilitant le processus de démarrage des fonds, de reporting, de documentation et de clôture des fonds et
– Soutenir la gestion des subventions sur le terrain et dans SAP

DIMENSIONS DU RÔLE

[Cette section fournit un résumé de la taille et de l’autorité du poste. Il couvre la taille du budget détenu, le nombre de subordonnés directs, les autres parties prenantes clés qui peuvent en dépendre, le type de communication requis, la représentation externe impliquée et la portée du rôle.] Sous la supervision du Business Development
Manager , le coordinateur de subvention devra effectuer les activités principales ci-dessous :
1- Le rôle se concentrera principalement sur les initiatives existantes et nouvelles qui comprendront 90 % du temps du coordinateur de subvention, y compris le développement commercial et la gestion/conformité, 2- Maintenir
le Business Development Manager informé sur la gestion de tous les risques associés à la livraison d’un projet.
3- Soutenir une plus grande intégration, apprentissage, partage et diffusion, une livraison rapide et efficace des programmes en termes de conformité financière et de programmation de qualité du portefeuille attribué
4- Soutenir le processus de mobilisation des ressources par le développement de propositions Business.
RESPONSABILITÉS
[Cette section est essentielle pour clarifier les attentes du rôle, fournir le cadre de sa relation avec les collègues et fournir des domaines de responsabilité par rapport auxquels la performance peut être gérée.
Cela devrait inclure une série de brèves déclarations qui définissent les résultats finaux requis. Par exemple, conduire, contribuer, identifier, gérer, responsable de, conseiller/coacher, construire, développer, fournir, diriger, superviser, établir, participer, etc.
Les déclarations devraient idéalement être formulées de manière à susciter des réflexions de mesure. Par exemple, il est préférable d’indiquer quelque chose comme « atteindre les normes d’entretien » plutôt que « entreprendre l’entretien ». Le premier conduit à une mesure par rapport aux normes de maintenance.]
1- Développement des affaires
Le coordinateur des subventions fournira un soutien au développement commercial continu ainsi qu’à l’augmentation des opportunités de mobilisation des ressources avec les donateurs. Les indicateurs incluront :
– Soutien fourni pour les opportunités de développement commercial en cours, y compris la liaison avec les donateurs
– Supervision fournie pour la conception du projet et la préparation des propositions
– Soutien fourni sur la finalisation et l’administration du FAD et s’assurer que le protocole du plan est suivi avec le processus d’élaboration de la proposition, en veillant à ce que les BN aient suffisamment de temps pour fournir des commentaires sur les propositions et sur le projet d’accord avant la finalisation.
– Représenter Plan International dans des engagements externes liés à la gestion des subventions.

2- Planification et exécution du programme
Les plans de travail des projets en cours sont examinés, mis à jour et surveillés en fonction de l’évolution du contexte et d’autres opportunités de financement futures. Les indicateurs comprendront :
– S’assurer que des rapports narratifs de qualité, bien documentés et précis sont produits conformément aux exigences des donateurs en matière de rapports, y compris l’examen par les BN
– Les projets disposent d’un système d’archivage efficace accessible au personnel concerné qui facilite l’apprentissage, le partage, , et innovation
– Subventions correctement mises en place et suivies dans SAP
– Organisation et facilitation des visites des Nos et des donateurs
– Préparation du rapport trimestriel sur les subventions

– S’assurer que les outils appropriés pour la gestion des subventions sont en place et régulièrement mis à jour (Grants tracker alert, GPMT, Grants finance tracker, etc.) , Finances, ERM, etc. selon les besoins ;
– Informer les parties prenantes du programme et des finances de tout changement apporté aux réglementations de conformité des donateurs et évaluer leur impact sur les programmes PIC ;
– Collaborer avec les PIIA selon les besoins pour fournir des informations et développer des solutions sur les principales questions de gestion des subventions ;
– Travailler avec les subventions/directeurs de programme/agents des BN selon les besoins pour s’assurer qu’il y a une bonne compréhension des problèmes à escalader et s’assurer qu’il y a un flux de communication solide ;

3- Gestion financière
Les budgets et les rapports financiers des projets sont revus, mis à jour et suivis en fonction de l’évolution du contexte et d’autres opportunités de financement futures. Les indicateurs comprendront :
– Un soutien décisif pour faire face aux risques opérationnels pays identifiés : cela signifie qu’une attention prioritaire doit encore être accordée à : a) Le démarrage, la livraison, le recouvrement des coûts, la qualité et les rapports opportuns sur les subventions ; b) Renforcement de la planification/suivi budgétaire et de la gestion financière & c) Mise en œuvre de qualité et dans les délais des audits/actions de gestion des risques avec une revue mensuelle & trimestrielle.
– Continuer à maintenir une vue d’ensemble des budgets disponibles, du budget par rapport aux chiffres réels, en anticipant les réalignements futurs et en donnant des conseils sur la correction de trajectoire et en répondant aux demandes d’informations.
– Travailler en collaboration avec les chefs de projet pour préparer, examiner, soumettre et superviser les budgets et les prévisions du projet, en veillant à l’alignement avec les activités du projet.
– Travailler en étroite collaboration avec l’unité de programme, les responsables des subventions et du développement commercial et l’équipe des subventions et de la conformité pour développer des politiques, des directives, des outils et des modèles de PIC selon les besoins pour assurer une mise en œuvre optimale des exigences de conformité des donateurs ;
– Les exigences de conformité des donateurs sont respectées en temps opportun et les subventions sont bien placées pour les audits des donateurs.
– Veiller à ce que des rapports financiers précis soient produits et soumis conformément aux exigences des donateurs.
– Suivi du paiement des revenus et assurer le recouvrement à 100% des revenus.
– Les rapports financiers sont examinés pour assurer l’alignement entre les dépenses et les rapports d’avancement des activités.
– Soutenir ou diriger les négociations avec les contacts des donateurs et/ou des partenaires, selon les besoins ;

4. Communication et relations de travail :
– Des relations de travail internes et externes appropriées (et des partenariats) sont en place pour soutenir l’octroi et la conformité des subventions de qualité et d’autres opportunités de financement futures.
– Maximiser l’impact global du programme grâce aux contributions optimisées des autres, le titulaire du poste devra initier, développer et maintenir une gamme de relations de travail, y compris avec les donateurs, les partenaires de mise en œuvre et les BN.
– avoir des communications fréquentes avec les équipes du bureau de pays et de l’unité de programme, les membres du CMT, le personnel de Plan et divers réseaux internes du personnel ainsi que les BN.
– Les conditions du FAD et du contrat sont clairement documentées et régulièrement contrôlées pour leur conformité.
– Établir des relations solides avec le NO et le personnel des donateurs locaux grâce à une communication claire et cohérente sur la gestion des subventions.

5. Conformité des donateurs, risques et audit

– Identifier les zones de risque en fournissant une analyse régulière de la santé financière des projets par rapport aux indicateurs de performance clés (KPI) standard et développer des stratégies pour atténuer ces risques.
– Fournir une formation et un soutien continu aux parties prenantes concernées, y compris les membres de l’équipe de projet, les bureaux extérieurs de Plan Cameroun et les partenaires sur la compréhension de la conformité financière des donateurs, l’identification des risques financiers et d’autres meilleures pratiques liées à la gestion financière et la garantie que les exigences de conformité sont comprises et respectées à tous les niveaux.
– S’assurer que toutes les dépenses et tous les contrats du projet sont conformes aux termes et conditions des accords avec les donateurs en effectuant des audits réguliers sur place ainsi que des audits occasionnels sur le terrain.
– Travailler en étroite collaboration avec les équipes de programme pays pour se préparer aux audits des donateurs. Superviser la coordination des audits des donateurs avec les bureaux extérieurs pour le portefeuille de projets attribué.
– Évaluer en permanence les risques financiers des projets et mettre à jour les registres des risques au besoin pour les transmettre à la direction, y compris les mesures d’atténuation.
– Examiner les accords des donateurs et des partenaires en s’assurant que les conditions financières sont compatibles avec les systèmes de Plan et sont favorables à une mise en œuvre et à des rapports de qualité.

6. Améliorer la gestion des projets de subventions et assurer un recouvrement maximal des coûts.

– S’assurer que la liste de contrôle Go/No Go est développée, approuvée et appliquée sur les nouvelles subventions.
– Veiller à ce que tous les documents d’accord de financement (FAD) soient autorisés, mis à jour et diffusés en tant que de besoin.
– S’assurer que les fichiers et les systèmes de classement des subventions/FAD (à la fois électroniques et papier) sont correctement conservés.
– Soutenir le démarrage effectif des nouvelles subventions (mise en place du système, activation du FAD, atelier de démarrage, etc.)
– Tenir des réunions trimestrielles de coordination des subventions avec les chefs de projet et les comptables pour suivre l’avancement des subventions.
– Tenir des appels mensuels avec les chefs de projet pour suivre les progrès des subventions et tenir des mises à jour trimestrielles sans AUCUN collègue sur le projet.
– Effectuer des visites régulières de PIIA pour soutenir le suivi des subventions, la conformité et les rapports.
– Mettre à jour les principaux systèmes de gestion des subventions, y compris les outils de suivi des rapports des donateurs et le rapport sur l’état des subventions.
– Recevoir et examiner (en coordination avec les chefs de projet, les conseillers techniques et les comptables des subventions) les rapports narratifs et financiers pour assurer la conformité des donateurs et les soumettre aux BN/donateurs en temps opportun.
– Travailler en étroite collaboration avec les comptables des subventions, le chef de projet et le personnel financier pour garder une vue d’ensemble des progrès financiers des subventions actives grâce à un examen régulier des dépenses par rapport au budget approuvé.
– Soutenir la clôture effective des subventions (y compris le transfert d’actifs, l’évaluation finale, les audits et les rapports, et la clôture finale du système).
– Visiter les zones de projet et subventionner régulièrement les projets pour suivre les progrès et la mise en œuvre des subventions.
– Surveiller le taux de combustion mensuel ou l’IGF selon les besoins.
– Veiller à ce que le ratio de coût CO soit appliqué sur tous les projets pour un recouvrement maximal des coûts.
– Soutenir le personnel des finances dans le processus de recouvrement des coûts et s’assurer que les pièces justificatives sont disponibles.
– Participer à la réunion hebdomadaire du département des subventions et donner un aperçu du portefeuille assigné.

• S’assure que les politiques mondiales de Plan International pour la protection de l’enfance (CPP) et l’égalité et l’inclusion des genres (GEI) sont pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

FAIRE FACE AUX PROBLÈMES/RISQUES

Complexité des problèmes traités et degré d’investigation, d’analyse et de réflexion créative requis pour les résoudre
Le poste implique un degré élevé de complexité dans la résolution d’un large éventail de défis qui surviennent généralement dans la gestion d’un portefeuille de subventions complexe avec différentes lignes de gestion, des emplacements géographiques, une main-d’œuvre importante et diversifiée et une gamme d’obligations contractuelles, en particulier des contrats de subvention. Le titulaire du poste démontrera sa capacité à résoudre des problèmes, en pensant de manière stratégique tout en introduisant des innovations au besoin pour répondre aux exigences d’un environnement d’exploitation dynamique et parfois imprévisible tout en veillant au respect des systèmes et des politiques de Plan.
• Capacité à rédiger un rapport clair et précis en répondant aux demandes de subventions
• Une bonne compréhension du système de gestion des subventions de Plan pour l’efficacité et la conformité
• Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision
• Doit avoir de très bonnes relations interpersonnelles avec les collègues et les superviseurs

RELATIONS CLÉS

Contacts de travail à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation ; inclure l’objectif et le niveau (élevé, moyen, faible) du contact
Interne
• Coordinateurs et responsable du projet/programme de subventions – élevé
• RESPONSABLE technique du programme – Moyen
• Chef de programme – Moyen
• Responsable financier national – Élevé
• Comptable des subventions – Élevé
• Business Development Manager – Élevé
• Comptable Pays – Élevé
• Business Analyst – Élevé
• PIIAMs – Faible

Externe
• Partenaires (élevé)
• PAS de gestionnaires de programme/agents/financiers/personnel de conformité (élevé)

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Connaissances et expérience pertinentes ;

Qualification et expérience
• Diplôme en sciences sociales ou équivalent
• 4 à 7 ans d’expérience professionnelle pertinente
• Connaissances démontrées et expérience antérieure de travail sur les subventions et les contrats des donateurs multilatéraux et bilatéraux
• Expérience dans la rédaction de propositions
• Bonne expérience dans la gestion des subventions
• Expérience des subventions exigences de conformité pour plus d’un donateur d’aide au développement
• Expérience démontrée dans la programmation d’urgence et compréhension des cadres humanitaires internationaux pertinents
• Connaissance démontrée des processus de planification stratégique du travail
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe qui fait preuve de leadership et est capable de soutenir et de former le personnel local et international
• Bilingue (français et anglais)

Compétences
• Compétences exceptionnelles en matière de réflexion conceptuelle et stratégique
• Expérience en gestion de projet et en gestion de subventions dans un contexte de développement, y compris la gestion de budgets de plusieurs millions de dollars
• Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la capacité d’établir des relations avec des collègues éloignés
• Excellentes compétences écrites et orales compétences en communication, y compris la présentation et la prise de parole en public
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes
• Solides compétences en matière de constitution d’équipe et de motivation
• Bonnes capacités de négociation et d’influence
• Solides expériences dans la mise en œuvre de subventions avec une variété de donateurs
• Compétences en analyse de leadership/coaching
• Solides compétences interpersonnelles dans un environnement multiculturel
• Solides compétences en gestion de projet
• Expérience de l’engagement avec la communauté internationale des donateurs et de l’élaboration de rapports de donateurs pour les subventions
• Excellente compréhension du contexte opérationnel d’urgence humanitaire, y compris Sphère, le système humanitaire, les donateurs , sécurité, liaison civilo-militaire et gestion de programme

Comportements
• Crée un sens aigu de l’objectif au sein du portefeuille et avec les parties prenantes
• Tient soi-même et les autres responsables de la réalisation des objectifs et des normes de comportement convenus
• Voit la contribution de sa propre partie de l’organisation dans le contexte plus large de Plan International et externe
• Équilibre la vision future avec livraison pratique
• Jugement et prise de décision sains dans des situations complexes
• Peut atteindre et influencer de grands groupes de personnes
• Crée une équipe très motivée avec un objectif unifié
• Modifie sa propre vision pour obtenir le meilleur résultat pour l’organisation
• Soutient l’apprentissage dans des équipes diverses
• Reste calme et positif sous pression et dans des situations difficiles
• Conscient de l’impact sur les autres et adaptant son propre comportement en conséquence
• Humble et axé sur le service

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL DANS LA PRATIQUE
Nous sommes ouverts et responsables
1. Promeut une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
2. Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
3. Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
4. Ouvert sur les erreurs et désireux d’en tirer des leçons.
5. Responsable de garantir que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
1. Articule un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.
2. Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
3. Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.
4. Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
1. Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
2. Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
3. Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
4. S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et responsabilisants

5. Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
6. Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
7. Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
8. S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

ENVIRONNEMENT PHYSIQUE
Ce poste est basé à CO avec environ 30% dans les domaines de programme et d’autres déplacements si nécessaire

NIVEAU DE CONTACT AVEC LES ENFANTS
[Veuillez supprimer la mention inutile]

Contact faible : Interaction occasionnelle avec les enfants.

Lieu : Yaoundé

Date de clôture : 04-06-23

L’égalité, la diversité et l’inclusion sont au cœur même de tout ce que représente Plan International.

Nous voulons que Plan International reflète la diversité des communautés avec lesquelles nous travaillons, offrant des chances égales à tous, quels que soient l’âge, le handicap, le changement de sexe, le mariage et le partenariat civil, la grossesse et la maternité, la race, la religion ou les convictions, le sexe ou l’orientation sexuelle.