Entreprise : Plan International
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante à but non lucratif qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte, et permettons aux enfants de se préparer – et de répondre – aux crises et à l’adversité. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais savons que cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination.
En travaillant avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels les filles et les enfants vulnérables sont confrontés. Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays, entraînant des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances. Plan International est enregistré au Nigeria auprès de la Corporate Affairs Commission.
Poste 1 : Chargée des Finances – Couverture Maternité
Lieu : Maiduguri, Nigéria
Date limite de dépôt des candidatures : 3 avril 2023.
RÔLE BUT
Le but de ce rôle est d’assurer la responsabilité financière, de fournir des informations financières opportunes et précises sur le projet. Le titulaire du poste agit en tant que point focal des finances pour les activités liées aux finances (paiements, budgétisation, gestion des flux de trésorerie, rapports, audit, etc.).
DIMENSIONS DU RÔLE
Communique au sein de Plan International Nigeria et avec les partenaires et les institutions gouvernementales connexes. Le titulaire du poste contribuera à la gestion financière des projets, en interface avec les membres de l’équipe opérationnelle et du programme. Le titulaire du poste contribuera également au développement organisationnel des partenaires de mise en œuvre de Plan International Nigeria.
- Surveille et contrôle le budget annuel du projet et ses dépenses.
- Prépare les rapports financiers sur le projet.
- Domaine de responsabilité – Le Projet.
RESPONSABILITÉS
Soutenir la préparation du budget et le contrôle budgétaire pour la mise en œuvre efficace des plans financiers. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Préparer l’ensemble du budget annuel du projet dans le cadre de la préparation du budget annuel du pays.
- Surveiller les budgets du projet pour s’assurer que les dépenses sont conformes au plan afin d’éviter les dépenses excessives ou insuffisantes.
- Appui à la préparation du budget trimestriel des projets KP06.
Préparer des rapports financiers et autres pour aider à la préparation du rapport financier global du pays pour diffusion et prise de décision. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Aider à la préparation des rapports de gestion financière du pays (mensuels, trimestriels et annuels).
- Préparer le budget mensuel par rapport au rapport de projet sur les dépenses réelles.
- Préparer le rapport sur le solde bancaire cible (TBB) du compte bancaire dédié du projet.
- Préparer le rapport mensuel des avances non liquidées des partenaires.
- Assister le CFM dans la préparation des échéanciers financiers trimestriels et de fin d’année.
- Faire une visite de soutien mensuelle aux partenaires du projet et soumettre un rapport.
- Organiser des formations de renforcement des capacités identifiées pour les partenaires.
- Faire le suivi des dépenses payées d’avance, des charges à payer, etc., sur les projets et les soumettre au CO.
Soutenir la gestion de la trésorerie et les prévisions de trésorerie du bureau extérieur pour garantir la disponibilité des fonds pour les opérations dans les pays. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Soutenir les chefs de projet pour s’assurer que les prévisions de trésorerie mensuelles sont soumises en temps opportun.
Gérer les opérations du système SAP dans le bureau extérieur pour répondre aux exigences de Plan en matière de dépenses et de rapports financiers. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Assurer un suivi régulier avec les départements concernés responsables de la configuration du FAD dans SAP pour les nouveaux projets.
- Entreprendre des contrôles d’exactitude pour s’assurer que toutes les transactions saisies dans SAP sont correctes.
- Examiner régulièrement le statut NRGRANT pour s’assurer que les dépenses liées à la subvention sont imputées sur la subvention applicable.
- S’assurer de l’utilisation correcte de la WBS (structure de répartition du travail) pour toutes les réquisitions et tous les journaux.
- Conseiller le CO sur toutes les recharges interentreprises liées au projet.
- Assurez-vous d’effectuer toutes les procédures de fin de mois requises avant la fermeture de SAP.
- Le support maintient un bon classement pour tous les bons de paiement et rapports SAP liés au projet.
Mettre en œuvre des contrôles financiers internes et des processus de paiement pour atteindre le meilleur rapport qualité-prix à tout moment. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- S’assurer que les paiements effectués sont conformes aux politiques et procédures approuvées de Plan et à celles des règles et réglementations des donateurs.
- Examiner les sections financières des demandes d’achat, des demandes d’avance, des liquidations et des bons de commande pour la conformité financière par rapport au projet.
- Soutenir l’examen des paiements de projet émis avant la signature par les gestionnaires autorisés de Plan.
- Préparer la liste des actions d’audit financier du projet après chaque audit et assurer la conformité.
- Assurez-vous que tous les coûts prévus sont récupérés en temps opportun et avec précision à partir du projet.
Soutenir le paiement précis et opportun des retenues obligatoires. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Soutien pour s’assurer que les notes de crédit de retenue d’impôt sont rapidement collectées pour être distribuées aux fournisseurs/consultants liés au projet.
Autres:
- Assurez-vous que votre IAP, l’évaluation semestrielle et les évaluations annuelles sont complétées et documentées en temps opportun.
- Soutenir fournir des formations et partager de bonnes expériences / pratiques au sein de l’équipe pour renforcer les capacités de l’équipe et la constitution d’équipes.
- Tenez votre superviseur informé de toute initiative ou difficulté liée aux responsabilités de l’emploi.
- Respectez à tout moment la politique de protection de l’enfance de Plan afin de protéger les enfants contre toutes les formes d’abus.
- Effectuer toute autre tâche pouvant être assignée par votre superviseur de temps à autre pour soutenir la réalisation des objectifs de l’organisation.
Gérer des problèmes:
- Assurer le respect des exigences financières et comptables du pays conformément aux exigences du manuel des opérations (MO) et des autres politiques et procédures organisationnelles pour soutenir une bonne gestion financière au sein de l’organisation.
- Soyez créatif dans la construction et le travail efficace dans un environnement de travail diversifié.
- Travailler avec un minimum de supervision.
- Analyser les problèmes financiers pour la prise de décision et référer à un supérieur hiérarchique pour approbation.
- Capacité à gérer les priorités et les attentes concurrentes des parties prenantes internes et externes et à rester calme et résilient face à la pression.
- Gérez plusieurs tâches et travaillez avec des collègues éloignés pour former une équipe financière virtuelle efficace.
- Utilisez les procédures de Plan pour régler les conflits entre collègues.
- Référer, chaque fois que nécessaire, tout cas au Coordonnateur/Gestionnaire des Finances.
Développement des ressources humaines
- Soutenir et renforcer les capacités du personnel des programmes pour assurer un niveau élevé de gestion financière de qualité.
- Soutenir l’orientation, le développement / la formation continue et renforcer les capacités du personnel des partenaires si nécessaire, conformément aux exigences organisationnelles.
Apprentissage et gestion des connaissances
- Partager les informations pertinentes sur les subventions et les finances au sein de l’équipe du programme en soutenant la documentation appropriée de tous les aspects des subventions et des finances des programmes.
Mobilisation des ressources
- Soutenir les efforts de mobilisation des ressources en contribuant à la préparation du budget pour la rédaction de propositions et les engagements connexes.
Communications et relations de travail :
Contacts de travail à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation ; inclure le but et le niveau (élevé, moyen, faible) du contact
- Contact élevé avec les organisations partenaires de Plan pour s’assurer que Plan en a pour son argent et que les exigences financières sont respectées.
- Assurer la liaison avec tout le personnel financier des bureaux de pays et de terrain pour soutenir la mise en œuvre harmonieuse des fonctions financières.
- Fournir des réponses opportunes concernant les requêtes liées au projet.
- Travailler avec d’autres départements pour assurer une prestation efficace et efficiente du programme.
EXPERTISES TECHNIQUES, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Essentiel
- Diplôme universitaire en comptabilité ou équivalent / qualification professionnelle.
- Expérience d’au moins 4 ans dans un poste similaire.
- Bonne connaissance des subventions et de la gestion de projets.
- Connaissance et utilisation d’un logiciel comptable (de préférence SAP)
- Expérience préférée : la connaissance et l’expérience des principaux donateurs de l’industrie sont fortement préférées.
- Expérience dans la fourniture d’une assistance au développement des capacités aux sous-bénéficiaires fortement préférée.
- Expérience de travail avec des sous-bénéficiaires requise.
Souhaitable
Compétences et connaissances
- Communique clairement et efficacement.
- Capacité à faciliter les processus participatifs pour toutes les parties prenantes pour la mise en œuvre des projets de subvention.
- Solides compétences en matière de constitution d’équipe, organisé et méthodique.
- Indépendance, objectivité et intégrité.
- Bonnes capacités de coordination et capacité à livrer dans des délais serrés.
- Excellente et démontrable expérience dans la gestion des subventions et des finances.
- Connaissance et compréhension de l’environnement politique du Nigeria
- Compétences interpersonnelles et de communication très développées, y compris de bonnes capacités d’écoute, d’influence, de négociation et de coaching.
- Capacité à établir et à entretenir des relations et à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et multiethnique en respectant la diversité.
- Expérience avec Microsoft Word, Excel, Power Point et Outlook.
Plan International Nigeria est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe ou les handicaps. Plan International Nigeria est pleinement engagé dans la protection de l’enfance afin d’empêcher les enfants de toutes les formes d’abus. Les femmes sont fortement encouragées à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés
Poste 2 : Coordonnatrice des finances – Budgétisation et rapports
Date limite de dépôt des candidatures : 3 avril 2023.
Lieu : Maiduguri
RÔLE BUT
Le but de ce rôle est de soutenir la préparation et la gestion du système de budgétisation de l’organisation et de travailler avec les responsables du budget des départements pour créer et surveiller les budgets de fonctionnement. Le titulaire du poste est responsable de la préparation et de la fourniture de rapports financiers, d’accompagnement narratif ainsi que d’analyses aux programmes et aux équipes de gestion.
DIMENSIONS DU RÔLE
Communique avec les parties prenantes internes et externes de Plan International Nigeria. Le titulaire du poste contribuera à;
- Préparation des budgets pour les propositions de subventions et gestion de tous les budgets au bureau de pays et aux bureaux de terrain du projet.
- Suivi et surveillance du budget – rapport budgétaire vs rapport réel.
- Préparation et mises à jour du budget principal.
- Préparation des rapports financiers des donateurs.
RESPONSABILITÉS
Soutenir la préparation du budget et le suivi et le contrôle budgétaires de l’ensemble du budget du bureau de pays pour une mise en œuvre efficace des plans financiers. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Soutenir la préparation des plans et budgets annuels de tous les départements/projets dans le cadre de la préparation du budget annuel du bureau de pays.
- Soutien dans les processus budgétaires et les communications ; travailler régulièrement avec les chefs de département/responsables du budget de projet dans toute l’organisation pour surveiller et réviser les budgets tout au long de l’année ainsi que la durée de vie du ou des projets, selon les besoins.
- Soutien pour coordonner les budgets des projets conformément au budget approuvé et suivre de près la performance des subventions pour les principaux donateurs institutionnels.
- Travailler avec le personnel du programme et des subventions pour préparer et / ou réviser les budgets des donateurs afin de soutenir de nouvelles propositions ou réalignements et assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement du pays.
- Soutien pour répondre aux demandes des donateurs liées au budget, à la gestion budgétaire, aux rapports, au réalignement et à l’audit.
- Maintenir un outil de suivi du budget des propositions de l’unité des finances pour le suivi et la responsabilisation.
- Surveiller les dépenses du projet, identifier les cas d’écarts et recommander aux équipes de projet des solutions possibles à ces écarts identifiés.
Préparer des rapports financiers et autres pour aider à la préparation du rapport financier global du bureau de pays pour diffusion et prise de décision. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- S’assurer que le budget du projet par rapport aux rapports réels sont préparés en temps opportun, sur une base mensuelle et discutés avec les équipes de projet. Suivi des points d’action et de leur mise en œuvre.
- Examinez périodiquement le budget mensuel par rapport aux rapports sur les dépenses réelles et mettez à jour le suivi des rapports mensuels à l’attention du directeur financier (budgétisation et rapports).
- En collaboration avec les équipes de projet, soutien dans la fourniture d’analyse mensuelle des écarts ainsi que des justifications des écarts.
- Examiner régulièrement la liste des transactions des projets et les taux de consommation des lignes budgétaires pour se conformer aux réglementations des donateurs ainsi qu’aux politiques et procédures de gestion financière de Plan Inter ; signaler les cas de non-conformité aux chefs de projet, aux chefs d’unité et au directeur des finances – budgétisation et rapports.
- Préparer les rapports financiers des donateurs et autres rapports pertinents, y compris les prévisions, la liste des factures, les rapports sur les mouvements d’inventaire, les registres des actifs, les registres des risques, etc., selon les besoins, avec des récits à l’appui adéquats, y compris des explications sur les écarts, pour un examen interne approprié et une soumission ultérieure au Département des subventions/Personnes focales des donateurs.
- Renforcer les capacités des collègues financiers et non financiers de Plan International, du personnel des partenaires et des autres parties prenantes de Plan sur la budgétisation, la gestion budgétaire, la gestion financière et les rapports, les contrôles internes et la planification et l’exécution des actions d’audit.
- Assurer la conformité avec les réglementations des donateurs dans tous les projets de Plan International tout en se tenant au courant des changements dans l’environnement réglementaire liés à la conformité des donateurs/subventions.
- Effectuer toutes autres tâches assignées.
Apprentissage et gestion des connaissances
- Partager des moyens innovants d’améliorer les moyens déjà existants d’accomplir des tâches au sein de l’équipe et de soutenir la documentation appropriée de tous les aspects financiers des programmes.
Gérer des problèmes
- Capacité à gérer les priorités et les attentes concurrentes des parties prenantes internes et externes et à rester calme et résilient face à la pression.
- Gérez plusieurs travaux avec des collègues distants pour former une équipe virtuelle efficace.
- Utilisez les procédures de Plan pour régler les conflits entre collègues.
- Référez, chaque fois que nécessaire, tout cas au directeur des finances – Budget et rapports.
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Essentiel
- Diplôme en comptabilité ou équivalent.
- Minimum de 3 ans d’expérience dans la gestion des finances et des subventions.
- Très bonne connaissance de Microsoft Excel.
- Compétences préférées : la connaissance et l’expérience des principaux donateurs de l’industrie sont fortement préférées.
- Une excellente compétence dans la préparation et le reporting du budget des donateurs.
Souhaitable
- Excellente et démontrable expérience dans la gestion des subventions et des finances.
- Connaissance et compréhension de l’environnement politique du Nigeria.
- Compétences interpersonnelles et de communication très développées, y compris de bonnes capacités d’écoute, d’influence, de négociation et de coaching.
- Crée un sens aigu de l’objectif et de l’engagement au sein de sa propre partie des opérations et avec les parties prenantes.
- Tient compte de soi et des autres pour atteindre les objectifs convenus et les normes de comportement.
- Fait preuve d’un haut degré de professionnalisme/d’intégrité.
- Fournit un soutien bon et adéquat pour permettre aux programmes d’atteindre les résultats financiers et de programme convenus.
- Recherche activement un soutien pour résoudre les problèmes difficiles dans l’exercice de ses fonctions.
- Réflexion stratégique et contribution efficace à son propre travail et au développement organisationnel.
- Bon jugement et prise de décision dans des situations complexes.
- Forte intelligence émotionnelle, y compris la conscience de soi.
- Donner l’exemple pour motiver les performances élevées des autres.
- Engagement très fort envers l’apprentissage continu.
Plan International Nigeria est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe ou les handicaps. Plan International Nigeria est pleinement engagé dans la protection de l’enfance afin d’empêcher les enfants de toutes les formes d’abus. Les femmes sont fortement encouragées à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés
