Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits de l’enfant et l’égalité pour les filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent réprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous luttons pour un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer aux crises et à l’adversité et d’y répondre. Nous apportons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 75 pays.
PROFIL DE RÔLE
| Titre | Coordonnatrice administrative | ||
| Domaine fonctionnel | Chaîne d’approvisionnement – Bureau de pays | ||
| Rapports à | Responsable de la chaîne d’approvisionnement | ||
| Emplacement | Bureau de pays | Déplacement requis | 40% |
| Date d’entrée en vigueur | 01 -11-2019 | Grade | C2 |
rôle OBJECTIF
Fournir des services de soutien en aidant à l’entretien des bureaux et de l’environnement, des magasins et aider à la documentation du personnel expatrié et des visiteurs conformément à la mise en œuvre de la stratégie de programme du pays.
Dimensions du rôle
- Domaine de responsabilité – Bureau de pays
Responsabilités
Gestion des installations de bureau
- Assurer une gestion efficace et efficiente des installations du bureau de pays
- Surveiller les concierges pour assurer la propreté du bureau, à l’intérieur et à l’extérieur
- Assurer un approvisionnement adéquat en eau et en électricité pour un usage de bureau
- S’assurer que le générateur de secours est en bon état de fonctionnement en tout temps
- Assurer les réparations mineures des bureaux, y compris, mais sans s’y limiter, les travaux liés à la plomberie, à l’électricité et à la menuiserie et l’entretien des conditions d’air, etc.
- Alertez le responsable de la logistique et des achats sur toute réparation majeure requise pour la prise de décision.
Facilitation des documents de voyage des visiteurs
- Obtenir des lettres d’accréditation pour les grappins vidéo qui viennent dans le pays pour un travail officiel
- Aider à obtenir un visa pour le personnel de Plan International en visite au Ghana
- Travailler avec des courtiers en douane pour s’assurer que toutes les marchandises et tous les équipements importés sont dédouanés à temps pour une livraison réussie du projet.
- Obtenir tous les documents d’expédition liés aux marchandises et à l’équipement à importer sont traités pour un dédouanement réussi conformément aux règles et règlements gouvernementaux et aux privilèges de franchise de droits.
- Faciliter l’acquisition et le renouvellement du permis de séjour et de travail pour le personnel expatrié afin de leur permettre de s’installer correctement et de s’acquitter efficacement de leurs fonctions.
Administration de bureau
- Recevoir des marchandises dans SAP
- Aider à l’organisation d’ateliers et d’autres événements.
- Suivre la consommation de carburant des véhicules et de la génératrice et produire des rapports mensuels.
- Assurer la réparation, l’entretien et l’entretien de tous les véhicules pour s’assurer qu’ils sont en bon état de fonctionnement et qu’ils sont en état de rouler.
- Traiter les factures mensuelles de carburant.
- Assurez-vous que tous les véhicules sont assurés rapidement.
- S’assurer que tout le personnel est couvert par une assurance personnelle collective en tout temps/
- Préparer l’horaire des chauffeurs (plan de mouvement de rotation) pour s’assurer que l’affectation des conducteurs est équitablement répartie et partager le plan de rotation avec tous les chauffeurs et le gestionnaire de la logistique et des achats pour examen et surveillance.
- S’assurer que la consommation des stocks est surveillée, planifiée et reconstituée pour éviter à la fois la pénurie et l’excédent. (Cela devrait être fait projet par projet et de manière proactive, afin que les gestionnaires de projet puissent prendre des décisions éclairées et opportunes sur la nécessité d’un réapprovisionnement ou d’une réaffectation des stocks et ne pas risquer la livraison du projet en raison de retards ou de gaspillage)
- Les stocks devraient faire l’objet d’une rotation selon le principe du premier entré, premier sorti (FIFO) pour s’assurer que les stocks plus anciens sont utilisés en premier et que le gaspillage est réduit au minimum. (Ceci est particulièrement important pour les articles tels que les aliments et les articles médicaux et tout autre article dont la durée de conservation et les dates de péremption sont plus courtes à prendre en compte)
- S’assurer qu’un système de contrôle des stocks est mis en place qui comprend l’utilisation de la documentation minimale suivante :
Les notes de réception des marchandises / services doivent être remplies et signées chaque fois que les marchandises sont reçues. Cela peut être fait en utilisant le modèle GSRN, puis en complétant l’étape MIGO dans SAP.
Effectuer toutes les autres tâches assignées par votre superviseur.
Faire face aux problèmes :
- Démontrer une compréhension des exigences administratives conformément au SG et à d’autres politiques et procédures et fournir un soutien au personnel administratif dans l’exécution des fonctions administratives
- Recevoir, trier, classer, émettre, stocker des biens et des matériaux
- Effectuer l’inventaire et l’inventaire des magasins
- Travaille avec un minimum de supervision
- Faire preuve d’un bon sens du jugement et de la responsabilité dans l’exercice de ses fonctions
Veille à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la protection des enfants et des jeunes et l’égalité et l’inclusion des sexes soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CdC) de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.
Relations clés
- Maintient un contact élevé avec les entrepreneurs, les fournisseurs de services et les fournisseurs pour la fourniture de biens, de matériaux, d’équipements, de services publics, de réparations et d’entretien d’équipements de bureau afin de s’assurer que Plan en a pour son argent et fonctionne de manière transparente.
- Maintient et maintient un contact élevé avec tout le personnel des bureaux de pays pour recevoir et traiter les demandes de divers services administratifs
- Maintenir un contact moyen avec le personnel des bureaux de l’unité de programme afin d’offrir des services de soutien administratif pour la mise en œuvre des programmes
Expertise technique, compétences et connaissances
Qualification et expérience
- Premier diplôme en administration des affaires ou en logistique.
- 3 ans ou plus d’expérience de travail dans une organisation réputée, en particulier dans l’environnement des ONG.
Connaissance
- Rapidité et proactivité dans l’exercice de leurs fonctions
- Bonne planification et capacités organisationnelles
- Bonne capacité de supervision et d’écoute
- Ouvert à la rétroaction et à la volonté d’adopter de nouvelles approches et de nouveaux processus
- Capacité d’interagir avec tous les niveaux de gestion
- Bon esprit d’équipe
- Communique clairement et efficacement
- Sensibilisation élevée aux exigences de sécurité de la zone d’exploitation
- Aptitude à conduire un véhicule à moteur et possession d’un permis de conduire valide
Compétences
- Bonnes compétences en communication et en TIC
- Bonnes compétences interpersonnelles
- Bonnes relations avec les clients et les clients
- Bonnes compétences en rédaction et en rapports
- Sens élevé du jugement et des responsabilités
- Un fort esprit d’équipe
- Sensible à la culture
- Bonnes compétences en négociation
- Compétences organisationnelles et de gestion de projet
Comportements
- Favorise l’innovation et l’apprentissage
- Communique efficacement et avec enthousiasme
- Se comporte de manière cohérente dans son approche du travail et de la prise de décision
Planifier les valeurs de l’International dans la pratique
Nous sommes ouverts et responsables
- Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Se tenir responsable et responsabiliser les autres d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
- Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
- Ouvert sur les erreurs et désireux d’en tirer des leçons.
- Responsable de s’assurer que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
Nous visons un impact durable
- Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.
- Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en répondant aux priorités ou aux crises modifiées.
- Fondé sur des données probantes et évalue l’efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
- Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, prêt à faire des compromis lorsque cela est approprié.
- Établir des relations constructives dans l’ensemble de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S’engager et bien travailler avec d’autres personnes à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et responsabilisants
- Nous donnons à notre personnel les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leur potentiel
- Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et remettons en question l’égalité dans nos programmes et notre milieu de travail
- Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.
Environnement physique
Exigences de voyage
Ce poste implique un minimum de 40% de voyages à l’intérieur et à l’extérieur du pays
Niveau de contact avec les enfants : Faible contact – les responsabilités professionnelles de ce poste n’exigent pas que le titulaire du poste ait des contacts individuels avec les enfants sur une base quotidienne. Il y aurait des contacts occasionnels avec les enfants et on s’attend à ce que les enfants soient protégés en tout temps.
Signature de l’employé :
Date:
Signature du supérieur hiérarchique :
Date
Lieu : Bureau de pays-Accra
Type de rôle : Administration
Relève de : Gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement
Grade: C2
Date de clôture: 30 août 2022
L’égalité, la diversité et l’inclusion sont au cœur de tout ce que Représente Plan International.
Nous voulons que Plan International reflète la diversité des communautés avec lesquelles nous travaillons, en offrant des chances égales à tous, indépendamment de l’âge, du handicap, du changement de sexe, du mariage et du partenariat civil, de la grossesse et de la maternité, de la race, de la religion ou des convictions, du sexe ou de l’orientation sexuelle.
Plan International est basé sur une culture d’inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche en personnes, pensées et idées diverses.
Nous favorisons une culture organisationnelle qui embrasse notre engagement en faveur de la justice raciale, de l’égalité des sexes, des droits des filles et de l’inclusion.
Plan International croit que dans un monde où les enfants sont confrontés à tant de menaces de préjudice, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact et que nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire ou à mettre les enfants en danger.
Une série de contrôles préalables à l’emploi seront effectués conformément à la politique de protection des enfants et des jeunes de Plan International. Plan International participe également au Programme interinstitutions de divulgation des inconduites. Conformément à ce programme, nous demanderons des informations aux candidats employeurs précédents sur toute découverte d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et / ou de harcèlement sexuel pendant l’emploi, ou les incidents faisant l’objet d’une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En soumettant une candidature, le candidat confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.
Veuillez noter que Plan International n’enverra jamais de courriels non sollicités demandant un paiement aux candidats.
