Pathfinder International est animé par la conviction que chaque personne, où qu’elle vive, a le droit de décider si elle veut avoir des enfants et quand, d’exister sans peur ni stigmatisation et de mener la vie qu’elle choisit.
Depuis 1957, nous travaillons en partenariat avec les gouvernements locaux, les communautés et les systèmes de santé des pays en développement pour éliminer les obstacles aux services essentiels de santé sexuelle et reproductive.
Poste : Coordonnateur des opérations mondiales.
Rapports : Chef , Opérations mondiales .
Localisation : De préférence Bangladesh, Burkina Faso, Burundi, Côte d’Ivoire, RDC, Égypte, Éthiopie, Inde, Jordanie, Kenya, Mozambique, Nigéria, Niger, Pakistan, Tanzanie ou Ouganda.
Résumé du rôle :
Ce poste offre une gamme de services de soutien administratif pour promouvoir une prestation efficace des services pour le personnel du secteur fonctionnel. Maintient des normes élevées de professionnalisme, d’efficacité, de communication personnelle, de discrétion et de jugement indépendant dans les activités de coordination et de planification, le classement, la préparation des documents et les activités du secteur fonctionnel. Gère un large éventail de questions très sensibles dans des délais serrés.
Principales responsabilités :
Fournir un soutien administratif aux équipes d’opérations mondiales :
- Activités de planification : Gère et tient à jour les horaires. Planifie et coordonne les événements spéciaux tels que les réunions hebdomadaires/mensuelles du service et de l’entreprise. Organise les événements spéciaux, les formations, les retraites, etc. et les réunions internationales des opérations mondiales en élaborant des itinéraires et des ordres du jour, en réservant le transport et en organisant l’hébergement et les réunions pour tout le personnel du secteur fonctionnel.
- Préparation de la documentation : Prépare et révise la correspondance, les communications et les présentations Power Point. Rédige et met en forme les communications et les rapports du service. Rédige, met en forme et diffuse la documentation relative aux subventions, aux sous-subventions, aux achats et aux opérations mondiales. Aide à la rédaction des protocoles, procédures et documents d’orientation du service. Aide aux processus d’enregistrement internationaux.
- Communications : Communique avec les unités appropriées au sein du GSO, les bureaux des présidents et le GSO en ce qui concerne les activités, les formations, les annonces, etc. des opérations mondiales. Communique avec l’équipe de communication de Pathfinder pour toute annonce relative aux formations annuelles des opérations mondiales, etc.
- Coordination de l’intégration : traite les nouvelles recrues pour le domaine fonctionnel, coordonne et participe à l’orientation des nouvelles recrues et complète le traitement des documents de paie pour les nouvelles recrues.
- Gestion de projet et participation : Dirige, gère ou participe à des équipes de projet interfonctionnelles.
- Administration TEAMS : gère le canal TEAMS des opérations mondiales, le canal TEAM de l’équipe de gestion des opérations mondiales.
- Administration d’Ishare et d’autres systèmes : gère la configuration, le développement, la conception, les mises à jour et les améliorations des pages IShare en consultation avec l’expert informatique et les équipes d’exploitation mondiales. Participe à la mise à jour et à la maintenance d’autres systèmes fonctionnels.
Division des opérations mondiales, soutien et projets spéciaux :
- Participer au processus annuel de planification du travail.
- Participer au processus de déploiement de la formation annuelle obligatoire.
- Aider à des projets spéciaux selon les besoins.
Éducation et expérience professionnelle requises :
- Baccalauréat en administration ou dans un domaine connexe, ou une combinaison d’études et d’expérience de travail qui produit les compétences requises.
- 1 à 2 ans d’expérience connexe, y compris une expérience en administration (une expérience de stage est acceptable)
- Organisation, planification, coordination et multitâche : Excellentes compétences en organisation et planification, en planification et en gestion de projets. Capacité avérée à établir des priorités, à respecter les délais et à effectuer plusieurs tâches à la fois avec un minimum de supervision. Capacité avérée à coordonner des activités.
- Rédaction et édition : Capacité à rédiger et à éditer de la correspondance, des rapports et de la documentation générale.
- Remplissage et tenue de dossiers : Capacité à classer et à tenir des dossiers.
- Expertise des systèmes de domaines fonctionnels : Connaissance avancée des systèmes de domaines fonctionnels.
- Intégration : capacité à intégrer les nouvelles recrues de l’unité commerciale et à traiter les documents requis.
- Applications logicielles : Connaissance avancée des produits MS Office, notamment MS Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
Compétence et expérience professionnelle privilégiées :
- Expérience de travail dans des organisations à but non lucratif
- Langue française ou portugaise
- Passion pour les services de santé sexuelle et reproductive : engagement envers la planification familiale, les services de santé reproductive, les services de santé sexuelle, maternelle et infantile et l’éradication des pratiques traditionnelles néfastes.
- Langues : Compétences avancées en rédaction et en expression orale en anglais.
- Influence : Capacité avérée à influencer les autres à tous les niveaux au sein de l’organisation.
- Organisation, planification et multitâche : Compétences avancées en matière d’organisation et de planification, de planification et de gestion de projets. Capacité avérée à établir des priorités, à respecter les délais et à effectuer plusieurs tâches à la fois avec un minimum de supervision.
- Autogestion et travail d’équipe : Capacité à travailler de manière autonome ou en tant que membre d’une équipe, capacité à être méticuleux et capacité à gérer efficacement le stress dans un environnement en évolution rapide.
- Management matriciel : Capacité à s’épanouir dans une organisation matricielle.
- Confidentialité : Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles de manière discrète et professionnelle
Autres informations :
Technologie à utiliser :
- Utilise un téléphone portable et de bureau, un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau.
Conditions de voyage :
- Déplacements requis (10% ou moins)
Procédure de candidature / Comment postuler :
- Les candidats intéressés sont priés d’inclure les coordonnées d’au moins 3 références dans leur CV.
- Veuillez soumettre votre candidature via ce site Web au plus tard le 9 septembre 2024.
