Pathfinder International est une organisation leader sur le plan mondial en matière de santé sexuelle et reproductive. Pathfinder a pour vision un monde où tout le monde a accès à la contraception.
L’ONG Humanitaire CRS recrute pour plusieurs postes (08 Juin 2023)
Dans le cadre de la mise en oeuvre de ces activites ,Pathfinder International au Niger recrute un (e) Executive Assistant (e)
Lieu de travail : Niamey
Responsabilités majeures :
- Accueille les visiteurs du Directeur-Pays et réponds à leurs questions en personne, par téléphone et /ou par courrier. Prépare les réponses et répond de manière appropriée au nom du Directeur-Pays ou les dirige vers la ressource appropriée .Gère les itinéraires et la logistique pour les visites clés du programme par le personnel externe, les partenaires et les consultants ainsi que pour les réunions internes. Gère toutes les dispositions de voyage pour le Directeur-Pays.
- Maintien des systèmes électroniques appropriés de classement, de récupération et de conservation des documents de programmes et de la direction en plus d’un système sur papier.
- Travaille avec le Directeur-Pays à l’élaboration et à la distribution de rapports ou de présentations relatifs aux programmes, ainsi que d’autres documents techniques. Agit comme secrétaire aux réunions du Country Managment Team (CMT) et Senior Management Team (SMT) et autres réunions stratégiques de coordination.
- Gère le calendrier du Directeur-Pays, les rendez-vous avec les parties prenantes externes.Développe des contacts appropriés au sein des organismes partenaires fréquemment rencontrés, du gouvernement et des bureaux des donateurs, parmi d’autres.
- Servir de point de contact en se tenant au courant des initiatives de communication prévues et en cours et en apportant son soutien le cas échéant.
Formation et expérience professionnelle minimales :
- Licence, de préférence en, gestion Administrative, secrétariat communication et domaines connexe
- 5 ans d’expérience professionnelle de travail, dans le domaine des ONG
- Maîtrise de la langue française et de l’Anglais
- 5 ans d’expérience professionnelle Gestion Administrative et Secrétariat
- De préférence : Expérience professionnelle au sein d’une organisation multinationale
Compétences minimales requises pour le poste :
- Rédaction : Compétences avancées en matière de rédaction avec une excellente maîtrise de la grammaire, de l’usage, du ton et d’autres règles de style.
- Pratiques et Lignes Directrices en matière de Logistique : Connaissance de base sur les meilleures pratiques et lignes directrices en matière de logistique.
- Coordination des Réunions : Capacité à programmer et coordonner les réunions pour le personnel.
- Classement et Tenue des Documents. Compétences avancées à remplir les formulaires et classer les documents.
- Gestions des relations : capacité à établir et à entretenir des relations avec les parties prenantes clés.
- Coordination des voyages : Aptitude à coordonner des plans de voyages pour les autres.
- Principes et pratiques de communication : Connaissance avancée de l’application des normes, des lignes directrices et des meilleures pratiques en matière de communication.
- Leadership et gestion : Capacité avérée à diriger, à superviser et à encadrer
- Planification et gestion : Capacité avérée à planifier et à gérer des initiatives interfonctionnelles. Compétences avancées pour créer et exécuter des plans de travail
- Rapports : Aptitude avérée à lire et à interpréter des données pour l’établissement de rapports. Capacité avérée à Produire et présenter des rapports standard.
Compétences organisationnelles Minimum requises pour le poste
- Langues : Compétences avérées à écrire et parler en Français et Anglais.
- Applications logicielles : Connaissance avancée des produits Microsoft, notamment Microsoft Word, PowerPoint, Excel et Outlook.
- Logiciels : Connaissance avancée des produits de MS Office, y compris MS Word, Excel, Outlook et PowerPoint
- Langues : Compétences écrites et orales avérées dans la langue locale et la langue Anglaise.
- Communication : Compétences avancées en communication orale et écrite
- Services de Santé et Droits Sexuels et Reproductifs : Connaissance approfondie des principes, pratiques et services de planification familiale et santé reproductive des programmes, y compris les stratégies et indicateurs des programmes.
- Passion pour les Services de Santé Sexuelle et Reproductive : Engagement manifeste en faveur des services de planification familiale et de santé reproductive, des services liés au genre, à la santé maternelle et infantile, et de l’éradication des pratiques traditionnelles néfastes.
- Compétences à Influencer et en Services à la Clientèle : Compétences fondamentales à influencer et en diplomatie. Compétences avancées en matière d’influence et de diplomatie. Compétences avancées en service à la clientèle.
- Organisation, Planification et multitâches : Compétences avancées en organisation et planification, compétences en planification et gestion de projet. Capacité avérée à fixer des priorités, à respecter les délais et à effectuer de tâches multiples sous supervision minimale
- Gestion Matricielle : Capacité à prospérer dans une organisation matricielle.
- Confidentialité : Capacité à gérer des informations sensibles et confidentielles de manière discrète et professionnelle.
