| OBJECTIF D’OXFAM : Travailler avec d’autres pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à la souffrance.
OBJECTIF DE L’ÉQUIPE : Mettre en œuvre les priorités stratégiques et opérationnelles d’Oxfam en matière de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance d’urgence/résilients au Nigéria et garantir un programme innovant et de qualité partagé au Nigéria, dans la région de l’Afrique de l’Ouest et au-delà.
OBJECTIF DU POSTE :
L’agent d’approvisionnement et de logistique fournit un soutien technique en matière d’approvisionnement, de logistique, de flotte, d’actifs, de communications et d’administration de bureau pour assurer un soutien logistique efficace, transparent et responsable au personnel d’Oxfam basé dans l’État et à d’autres projets qui peuvent être assignés. Assurer la liaison avec les équipes de programme pour assurer une considération logistique adéquate pour la coordination et la planification de la mise en œuvre du programme. Fournir un soutien technique et des conseils aux équipes de programme sur les éléments logistiques de la planification de la distribution et des achats. Ce poste soutiendrait plusieurs projets et travaillerait avec plusieurs équipes |
| PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
L’agent d’approvisionnement et de logistique effectuera les tâches spécifiques suivantes :
Approvisionnement et Approvisionnement
- Superviser les exigences en matière d’approvisionnement du projet/bureau assigné ; mettre en œuvre les achats conformément aux directives, procédures et formulaires approuvés (demandes d’achat, bons de commande, bons de réception des marchandises, etc.)
- Vérifiez la disponibilité et les prix des articles demandés sur le marché local ; assurer la liaison avec le pays pour obtenir de l’aide.
- Préparer des rapports de synthèse mensuels sur les fonctions d’approvisionnement et de soutien logistique, en identifiant les problèmes dans les opérations et les solutions proposées
- S’assurer que le bureau est bien approvisionné en fournitures nécessaires, papeterie et autres consommables
- Engager les fournisseurs et les prestataires de services avec des accords-cadres pour les achats récurrents.
- Programme de soutien à l’élaboration des plans d’approvisionnement du projet et des plans d’approvisionnement annuels.
- Soutenir les processus de sélection des fournisseurs et sélectionner des tiers et des partenaires de qualité supérieure en fonction de critères prédéterminés et définir les normes d’Oxfam.
- Étudier les demandes approuvées et soulever tout problème peu clair concernant les spécifications, les délais de livraison avec les agents et partenaires demandeurs respectifs.
- Assurez-vous que les documents d’approvisionnement sont complets après la réception des marchandises et la réception de la facture avec le TIN (numéro d’identification fiscale) du ou des fournisseurs.
- Mettre en œuvre et documenter les procédures et pratiques d’achat standard d’Oxfam Novib et promouvoir la responsabilité des ressources.
Transport & Flotte
- Gestion et suivi de tous les véhicules de la flotte, y compris la planification des mouvements et l’attribution quotidienne à l’aide du logiciel de la plateforme TerrMar.
- Gérer les ententes de service liées à l’entretien et au ravitaillement des véhicules.
- Superviser les chauffeurs entretenant la flotte de véhicules et coordonner l’attribution des véhicules pour le personnel, les partenaires et les visiteurs.
- Superviser le travail des chauffeurs pour assurer la bonne répartition des véhicules, le suivi des coûts liés aux véhicules, y compris le suivi des calendriers de maintenance/réparation/service et du carburant.
- Veiller à la bonne affectation des véhicules.
- Tenir à jour et mettre à jour les dossiers des véhicules et s’assurer que les feuilles de kilométrage, les dossiers de réparation des véhicules, les documents de service et les coûts connexes sont préparés à l’aide des réseaux Terramar et utilisés au besoin.
- Assurez-vous que des rapports mensuels sur la consommation de carburant de tous les véhicules sont préparés et conservez des dossiers appropriés.
- Assurer l’utilisation mensuelle des pièces de rechange et les rapports d’entretien des véhicules.
- Veiller à ce que les véhicules soient vérifiés pour leur état de marche avant toute affectation
- S’assurer que la licence de tous les véhicules, la licence des conducteurs et l’assurance sont renouvelées et à jour
- Fournir des conseils et un soutien sur la réparation et la gestion des véhicules
- Établissez un calendrier d’entretien régulier et assurez-vous que l’entretien approprié est effectué en assurant la liaison avec le garage du véhicule ou le personnel d’entretien.
Gestion des actifs et des installations
- Préparer et enregistrer tous les actifs et équipements fixes et non fixes dans les registres conformément aux procédures d’Oxfam.
- Effectuer des inventaires périodiques et annuels et des rapports au responsable S&LM conformément aux procédures d’Oxfam.
- Suivre tous les mouvements d’actifs et d’équipements et mettre à jour les registres d’actifs et d’équipements
- Soutenir la gestion, le remplacement et l’élimination des actifs ; assure une cession rapide et précise des actifs avec une documentation et des entrées appropriées dans les registres.
- Préparer des calendriers pour suivre les dates d’expiration des baux et les paiements de loyer et les soumettre à partir de l’approbation sur une base périodique convenue.
- Superviser les réparations au bureau, assurer la liaison avec le gardien et le propriétaire si nécessaire.
- Établissez et tenez à jour une liste des coordonnées des fournisseurs de services préférés, notamment les charpentiers, les électriciens, les plombiers, les réparateurs de générateurs et les constructeurs, et mettez cette liste à la disposition du personnel.
- Soutenir le responsable informatique dans la surveillance et l’escalade des problèmes de réseau de données (Internet) pour s’assurer qu’il est opérationnel.
Entreposage et gestion des stocks
- Veiller à ce que toutes les marchandises soient emballées en toute sécurité et séparées en fonction de leur nature conformément aux normes d’Oxfam
- Gérer les données de stock et les systèmes de suivi conformément aux procédures standard d’Oxfam Novib
- S’assurer que la réception des marchandises est en bon état, comme décrit sur le bon de commande et la demande, en veillant à fournir des conseils techniques pertinents pour la réception des marchandises de nature technique spécifique
- Organiser le chargement/déchargement des marchandises du magasin lors de l’expédition
- Effectue un rapprochement régulier des stocks et signale tout écart au supérieur hiérarchique
- Assurer toutes les précautions de santé, de sécurité et de sûreté par toutes les personnes impliquées dans le magasin
- Assurer l’entretien en temps opportun de l’entrepôt et de tous les équipements liés à la sécurité du stockage
- Veiller à ce que les politiques et procédures de gestion des magasins soient mises en œuvre dans tous les emplacements du programme, y compris les bureaux d’intervention d’urgence mis en place temporairement ; s’assurer qu’il n’y a pas d’accès non autorisé au magasin et que la zone du magasin est sans fumée
- Produire des rapports de gestion des stocks/entrepôts sur une base mensuelle ou lorsque requis
- Mettre à jour séquentiellement la base de données d’inventaire, le nombre d’unités, le numéro de série, la description de la propriété, le numéro de projet. /n° de bon, date d’acquisition, coût d’achat, état, emplacement, utilisateur, date d’élimination prévue le cas échéant.
- Vérification de l’inventaire de fin d’année
- Effectue un décompte physique annuel des biens et conserve une copie du dossier de mise à jour.
- Documenter les écarts par rapport à l’inventaire précédent tels que l’accident de véhicule, les dommages, l’état, le transfert d’emplacement, etc.
Administration
- Maintenir un système général de classement des documents d’approvisionnement et de logistique conformément aux normes d’Oxfam.
- Faciliter les réservations d’hôtel pour le personnel et les visiteurs d’Oxfam, suivre la présentation des factures mensuelles et s’assurer que la demande de paiement approuvée est soumise en temps opportun.
- Superviser toutes les dispositions pour les réunions et les conférences, au besoin, en veillant à ce qu’elles soient de haute qualité et rentables.
- Surveiller l’utilisation des services publics pour assurer la rentabilité et l’efficacité.
- Surveiller l’utilisation du carburant pour le générateur et s’assurer que l’entretien du générateur a lieu périodiquement
- Gérer l’entretien quotidien et l’administration des accords, y compris la recherche de solutions, c’est-à-dire les problèmes liés à l’informatique, au système Internet et aux lignes téléphoniques.
Gestion et rapports
- Gérer en ligne les chauffeurs et coordonner les activités des nettoyeurs, des gardiens et de tout autre soutien logistique ; d’où la gestion de la performance sur une base continue
- Produire un suivi hebdomadaire des achats et l’envoyer aux programmes et au bureau d’Abuja selon les besoins
- Produire un rapport mensuel sur la logistique, la flotte et le générateur.
- Mettre à jour le registre des actifs et l’envoyer au bureau d’Abuja tous les deux ans
- Se conformer à toutes les politiques et procédures pertinentes d’Oxfam en ce qui concerne le code de conduite, la fraude, la santé et la sécurité, l’égalité des chances et d’autres politiques pertinentes.
- Travailler en étroite collaboration avec les services financiers pour assurer des opérations efficaces et un fort esprit d’équipe
- Effectuer toute autre tâche requise par le supérieur hiérarchique
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| APTITUDES ET COMPÉTENCES :
Responsabilité:
- Précision et rapidité dans tous les domaines de responsabilité
- Se tient et tient les autres responsables
Ambition
- Orienté vers l’avenir, pense de manière proactive
Collaboration:
- Travailler efficacement avec les parties prenantes pour atteindre des objectifs communs
- Très bon sens de la communication et des relations interpersonnelles
- Établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres et ses partenaires externes
- Abordable, bonne écoute, facile à qui parler
La créativité:
- Concevoir des systèmes d’administration plus efficaces
- Prêt à prendre des risques disciplinés
Intégrité:
- Honnête, encourage l’ouverture et la transparence, démontre les plus hauts niveaux d’intégrité.
COMPÉTENCES & EXPÉRIENCE
Compétences générales et techniques
- Niveau d’éducation – Baccalauréat
- Logistique, négociation, gestion de l’approvisionnement, communication et niveau de compétences interpersonnelles – Excellent
- Exigences linguistiques – Anglais – Excellent
- Niveau d’expertise informatique requis – Bon
Attentes d’expérience
- Nombre d’années d’expérience souhaitée dans un rôle similaire – 3 à 4 ans
- Expérience dans les achats et la logistique avec INGO un atout supplémentaire
- Expérience dans un environnement étatique relativement peu sûr
Les conditions de travail
Capacité et volonté de soutenir plusieurs projets et de se rendre sur les lieux des projets et de rester dans des conditions de base si nécessaire
Date de clôture des candidatures
23 juillet 2022 |
