Oxfam est un mouvement mondial de personnes travaillant ensemble pour mettre fin à l’injustice de la pauvreté.
POSTE 1 : Charge de Finance
Localisation : Mali-Ségou
Note : D2
Nous recrutons un Charge de Finance base a Segou pour OXFAM Mali afin d’assurer la gestion financière des projets. La vérification de la conformité des pièces comptables (y compris celles des partenaires) et leur classement, la supervision de la comptabilité des partenaires, la gestion budgétaire, les travaux de clôture et la préparation des rapports aux bailleurs:
RESPONSABILITÉS CLÉS (technique, leadership, gestion des personnes et des ressources)
- Vérifier et s’assurer que toutes les dépenses respectent les règles de l’organisation : Correcte approbation, existence de documents comptables fiables et complètes, disponibilité des fonds, respect des règles des donateurs, etc.
- Assurer la gestion de la plateforme d’archivage des pièces comptables
- Tenue de la petite caisse, et de la banque
- Procéder à l’analyse, la revue et la liquidation des avances au personnel,
- Préparer et accompagner les missions d’audit.
- Appuyer les responsables des budgets dans la planification, la préparation et la projection budgétaire.
- Effectuer avec les responsables des budgets un suivi régulier des budgets, anticiper sur les problèmes, prodiguer des conseils aux gestionnaires des budgets, fournir des explications sur les variations budgétaires et suivre la mise en œuvre du plan d’actions.
- Participer aux travaux de clôture mensuelle et annuelle des comptes.
- Préparer des rapports financiers de qualité aux donateurs conformément au calendrier de rapportage.
- Vérifier les rapports financiers des partenaires, et rendre compte au responsable financier des observations et propositions d’améliorations.
- Effectuer des visites de suivi chez les partenaires ; participer à l’identification, l’évaluation et à la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités.
- Travailler en étroite collaboration et dans une entente cordiale avec les membres de l’équipe et des autres départements.
EXPÉRIENCES, CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
ESSENTIEL
- Connaissance de soi.
- Mutual accountability, Responsabilité mutuelle.
- Diplôme universitaire Bac+2 minimum en Economie, Finance, Comptabilité, Audit, Gestion etc.
- Avoir une bonne connaissance du pack Office (Word, Excel, Power point, etc.) et d’un logiciel comptable fonctionnant en ligne,
- Au moins 2 ans d’expérience dans la comptabilité, la gestion financière et/ou l’audit au sein d’une ONG internationale.
- Bonne connaissance des principes de contrôle/vérification des partenaires de mise en œuvre et des règles des bailleurs institutionnels.
- Avoir une bonne capacite rédactionnelle et capable de travailler dans des équipes composées de personnes aux compétences et cultures diverses.
- Faire preuve d’initiative, d’autonomie et d’une grande intégrité morale.
- Savoir travailler sous pression et délivrer des documents de qualité dans le délai.
SOUHAITABLE:
- Connaissance de l’anglais serait un atout.
- Une expérience avec les programmes d’urgence.
Date de clôture des candidatures : 31 octobre 2023
Documents
POSTE 2 : SPÉCIALISTE DES RESSOURCES HUMAINES
| Niveau d’emploi interne | D1 |
| Type de contrat | Durée déterminée d’un an |
| Responsable envers
Faire rapport à |
Directeur de pays
Directeur des Ressources Humaines |
|
Personnel relevant de ce poste |
Aucun |
|
Emplacements |
Abuja, Nigéria |
Objectif de l’équipe
- Le rôle travaillera avec le responsable des ressources humaines pour garantir qu’Oxfam au Nigéria dispose de la capacité en ressources humaines nécessaire pour soutenir le programme pays afin de réaliser sa mission.
Objectif du travail
- Fournir un support fonctionnel et/ou technique et mettre en œuvre des plans opérationnels pour améliorer les performances de l’organisation grâce à nos collaborateurs.
Principales responsabilités et responsabilités
Administration des RH :
- Conseiller de manière proactive tout le personnel sur les politiques RH d’Oxfam, les conditions d’emploi, le manuel du personnel et le code du travail local et garantir leur bonne application.
- Maintenir la qualité des données dans la base de données HRMIS (SuccessFactors).
- Veiller à ce que les dossiers du personnel (manuels et électroniques) soient complets, mis à jour, bien entretenus et stockés en toute sécurité conformément aux pratiques convenues et à la liste de contrôle de classement.
- Établir des processus réguliers et documentés d’audit de la qualité des données garantissant des informations correctes et un classement efficace de tous les documents RH.
- Travailler avec le personnel responsable de l’administration au sein de l’unité logistique pour garantir que le personnel international dispose de permis de travail et de visas valides.
- Surveiller les dates relatives aux périodes probatoires, aux évaluations de performance et à la fin du contrat ; communiquer avec les personnes appropriées au besoin.
- Tenir à jour et informer régulièrement le personnel et les gestionnaires des jours de congé annuel, des absences pour maladie et autres, afin de garantir une administration adéquate des congés, de garantir que le personnel tient des registres précis et d’éviter toute accumulation élevée de congés non pris.
- Rationalisez les processus médicaux et les droits du personnel, assurez la liaison avec la HMO et d’autres prestataires de services médicaux.
- Faciliter le processus de génération des cartes d’identité du personnel.
- Aider le programme de pays à collecter des données pour la révision annuelle des salaires.
- Assister le responsable RH dans le reporting RH mensuel et/ou trimestriel.
- Communiquer et entretenir de bonnes relations avec les agences gouvernementales et non gouvernementales concernées, à la demande du responsable des ressources humaines et/ou du directeur pays.
Recrutement:
- Fournir un soutien tout au long du processus de recrutement, en traitant toute correspondance, en aidant les managers dans la présélection, en facilitant la préparation des questionnaires d’entretien, en participant aux entretiens et en administrant des tests si nécessaire.
- Développez des offres d’emploi attrayantes pour les candidats potentiels et assurez-vous que les offres d’emploi sont publiées sur des plateformes publicitaires efficaces (par exemple, le site Web d’Oxfam, divers sites Web d’emplois ou les journaux locaux).
- Veiller à ce que les procédures d’Oxfam soient suivies et à ce que les responsables soient formés et guidés sur les procédures de recrutement et de sélection d’Oxfam.
- Veiller à ce que la vérification des références soit effectuée et conformément aux directives d’Oxfam en matière de référencement, tenir à jour le dossier de recrutement en veillant à ce que tous les documents tout au long du processus soient conservés.
- Préparer le dossier de bienvenue et d’intégration du personnel entrant en veillant à ce qu’il reste pertinent et à jour grâce à la liaison avec les membres de l’équipe de direction.
- Veiller à ce que tous les nouveaux employés bénéficient d’une formation appropriée sur Oxfam en général, sur les sujets liés aux ressources humaines, aux programmes et aux sujets liés au poste.
Gestion des contrats et paie :
- Assurez-vous que le personnel a des contrats avant de commencer à travailler et que tous les documents connexes sont remplis.
- Préparer la paie en temps opportun et de manière efficace, rassembler toutes les informations relatives à la paie mensuelle du personnel national, par exemple le contrat, l’analyse de rentabilisation, la modification du contrat, les changements de salaire, etc., en veillant à ce que les détails corrects du personnel soient saisis et que tout le personnel inscrit sur la liste de paie ait contrats valides.
- Informer les managers des dates de fin de probation et de fin de contrat conformément aux termes du contrat et aux délais de préavis.
- Soutenir les processus de sortie lorsqu’un membre du personnel quitte Oxfam, travailler avec le personnel et ses responsables pour faciliter la réalisation de tous les documents requis, y compris la conduite des entretiens de sortie. S’assurer que le dédouanement est traité et que le paiement final a été organisé avec l’équipe des finances et que le dossier du personnel est fermé.
Bien-être, santé et sécurité du personnel :
- Veiller à ce que les procédures de soins médicaux et d’hospitalisation soient connues du personnel.
- Fournir des informations au personnel sur les exigences minimales en matière de santé et de sécurité afin qu’elles puissent être respectées
- Assurez-vous que tout le personnel comprend la politique d’Oxfam en matière de santé et de sécurité.
- Évaluer les conditions de santé et de sécurité dans le pays et dans les bureaux de terrain et garantir qu’elles sont conformes aux normes d’Oxfam.
- Travailler avec la logistique et l’administration pour effectuer des contrôles périodiques de santé et de sécurité dans les locaux d’Oxfam, notamment en vérifiant que des kits de premiers secours sont disponibles dans les bureaux et les véhicules d’Oxfam et sont accessibles à tout le personnel.
Gestion des performances et développement du personnel :
- Fournir des informations sur les processus de gestion des performances aux gestionnaires et au personnel.
- Effectuer un suivi auprès des managers sur tous les aspects du cycle de gestion des performances : définition d’objectifs, commentaires, résolution des mauvaises performances, examen intermédiaire et examen annuel.
- En collaboration avec le responsable RH, accompagner les managers dans la formulation des besoins de formation des groupes et des particuliers et accompagner dans l’organisation des formations (dans les limites budgétaires).
Compétences techniques, expérience et connaissances
essentielles :
- Diplôme universitaire pertinent en ressources humaines, administration, gestion et au moins trois ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence au sein d’une OING.
- Bonne compréhension des lois du travail du pays.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à respecter les délais.
- Excellentes compétences en communication et capacité à communiquer avec des personnes de tous horizons.
- Diplomatie et excellentes compétences interpersonnelles ainsi que la capacité à rester calme sous pression.
- Excellent anglais écrit et parlé.
- Grande intégrité personnelle et capacité à garder une confidentialité absolue.
- Sensibilité aux valeurs d’Oxfam, notamment aux questions de genre, de sauvegarde et de diversité.
- Connaissances informatiques, notamment MS Word, Excel et Power Point.
- Compréhension et engagement envers les buts et objectifs d’Oxfam.
Souhaitable:
- Connaissance du calcul du salaire annuel et des avantages sociaux
- La connaissance des politiques de ressources humaines et du droit du travail est souhaitable.
- Utilisation efficace des procédures RH pour aider à l’atteinte des objectifs.
- Capacité et volonté de voyager dans des délais brefs et souvent dans des circonstances difficiles.
Compétences comportementales clés
| Compétences | Description |
| Esprit de décision | Nous sommes à l’aise pour prendre des décisions transparentes et adapter les modes de prise de décision au contexte et aux besoins. |
| Influencer | Nous avons la capacité de collaborer avec diverses parties prenantes de manière à accroître l’impact de l’organisation. Nous repérons les opportunités d’influencer efficacement et là où il n’y en a pas, nous avons la capacité de les créer de manière respectueuse et percutante. |
| Humilité | Nous plaçons « nous » avant « moi » et mettons l’accent sur le pouvoir du collectif, nourrissons l’équipe et exploitons les forces de chaque individu. Nous ne nous préoccupons pas du pouvoir hiérarchique, et nous nous engageons, faisons confiance et valorisons les connaissances et l’expertise des autres à tous les niveaux de l’organisation. |
| Établissement de relations | Nous comprenons l’importance d’établir des relations, à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Nous avons la capacité de dialoguer avec les parties prenantes traditionnelles et non traditionnelles de manière à accroître l’impact de l’organisation. |
| Écoute | Nous sommes de bons auditeurs et pouvons voir où les niveaux de pensées plus profonds et les hypothèses tacites diffèrent. Nos messages aux autres sont clairs et tiennent compte de différentes préférences. |
| Responsabilité mutuelle | Nous pouvons expliquer nos décisions et comment nous les avons prises en fonction de nos valeurs organisationnelles. Nous sommes prêts à être tenus responsables de ce que nous faisons et de la manière dont nous nous comportons, tout comme nous demandons également aux autres de rendre des comptes de manière cohérente. |
| Agilité, complexité et ambiguïté | Nous analysons l’environnement, anticipons les changements, sommes à l’aise avec le manque de clarté et sommes confrontés à un grand nombre d’éléments interagissant de manières diverses et imprévisibles. |
| Pensée systémique | Nous considérons les problèmes comme des éléments d’un système global et dans leur relation avec l’ensemble du système, plutôt que de réagir isolément à une partie, un résultat ou un événement spécifique. Nous nous concentrons sur les causes et effets cycliques plutôt que linéaires. En pratiquant systématiquement la pensée systémique, nous sommes conscients et gérons les conséquences imprévues des décisions et actions organisationnelles. |
| Réflexion stratégique et jugement | Nous faisons preuve de jugement, en pesant le risque par rapport à l’impératif d’agir. Nous prenons des décisions conformes aux stratégies et aux valeurs organisationnelles. |
| Réglage de la vision | Nous avons la capacité d’identifier et de diriger des initiatives visionnaires qui sont bénéfiques pour notre organisation, et nous établissons une orientation de haut niveau grâce à un processus de visualisation qui implique l’organisation et diverses parties prenantes externes. |
| Connaissance de soi | Nous sommes capables de développer un haut degré de conscience de soi concernant nos propres forces et faiblesses et notre impact sur les autres. Notre conscience de soi nous permet de modérer et d’autoréguler nos comportements pour contrôler et canaliser nos impulsions à de bonnes fins. |
| Activation
|
Nous travaillons tous pour responsabiliser et permettre aux autres d’atteindre les objectifs de l’organisation en créant les conditions de réussite. Nous investissons avec passion dans les autres en développant leur carrière, et pas seulement leurs compétences professionnelles. Nous offrons la liberté ; faire preuve de conviction et de confiance, et nous fournissons un soutien approprié. |
Cette description de poste n’est pas intégrée au contrat de travail. Il est destiné à servir de guide et ne doit pas être considéré comme une spécification inflexible car il peut être modifié de temps à autre à la lumière des développements stratégiques et après discussion avec le titulaire du poste.
Date de clôture des candidatures : 23 octobre 2023
Lire aussi : L’ONG Première Urgence Internationale (PUI) recrute pour ce poste (15 Octobre 2023)
