Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies.
La fonction
Oxfam au Tchad recherche un (e) Assistant(e) Administration et Finance pour la gestion administrative et financière efficace et efficiente du programme d’Oxfam au Tchad à Daboua. Il ou elle sera sous la supervision directe du chargé finance et Administration de Bagasola
Responsabilités / tâches principales
Gestion Administrative
- Réceptionner, enregistrer, classer et envoyer le courrier,
- Faire les demandes et suivi des stocks des fournitures guest et bureau
- Faire les demandes et suivi des stocks du bureau en thé, sucre, café et divers ;
- Faire le suivi des obligations contractuelles de la base avec les prestataires de service (téléphone, bail maison / bureau, eau et électricité, assurances,)
- S’assurer de l’entretien et de propreté du bureau et GH
- Assurer l’approvisionnement régulier de la résidence (nourriture et produits divers)
- Informer des besoins de réservations des vols internes á la Coordination
- Garder une confidentialité totale en ce qui concerne les informations de la gestion du personnel.
Sous la supervision du Responsable Administratif et Financier, l’Assistant Administratif et Financier est chargé de :
En collaboration avec le Responsable Administratif et Financier, assure l’intégration exhaustive des données comptables mensuelles des partenaires de mise en œuvre.
Trésorerie
- Gérer la caisse et banque de la base, sous la supervision du Chargé Administration et Finance.
- Préparer et contrôler les états de paiements et les soumettre à son responsable direct pour autorisation avant tout paiement
- Préparer la prévision de trésorerie (caisse) pour approvisionnement de la caisse de la base et soumettre au Chargé Administration et Finance de la base.
- Payer des journaliers, des frais de déplacement et tout autre paiement ayant trait au personnel national approuvé par l’administrateur
- Gérer et suivre le paiement des avances sur salaire et des salaires du staff national.
- Assurer les différentes compensations à faire (Transferts pays, avances et dépenses/paiements)
- S’assurer que toutes les vérifications requises sont effectuées afin d’aboutir à la clôture mensuelle.
- Préparer les réponses aux commentaires du siège sur les données de clôture mensuelle (les amendements et la validation du coordinateur finance est requise).
- Vérifier l’exhaustivité des pièces, ainsi que les imputations (codes PEP, comptables, financement).
- Vérifier les documents justificatifs et leur conformité (bons de commandes, factures, inventaires,)
- Contribuer à analyser des problèmes d’écarts de caisse et appuyer techniquement l’assistant finance le cas échéant.
- Imputer les couts de fonctionnement et RH du bureau pays selon le tableau d’affectation en vigueur
- Affecter aux dépenses les imputations financières et axes analytiques défini
Gestion des Ressources Humaines
- Préparer les nouveaux contrats de travail et faire le suivi des renouvellements / finalisations avec son responsable direct de sa base travail.
- Faire le suivi des congés / absences du personnel de sa base avec les responsables directs
- Maintenir un système de classement et faire le suivi des dossiers du personnel de la base.
- Faire la mise à jour mensuelle de la base de données de sa base de travail
- Préparer les feuilles de salaire mensuelles pour le personnel de sa base et soumettre à la signature du Responsable du Projet Support.
- Préparer et payer les soldes de tout compte en fin de contrat du personnel de sa base et autres documents à remettre à l’employé sous la supervision du responsable direct.
- Préparer les demandes d’affiliation à la CNPS du personnel de sa base et les transmettre à la Coordination au cas où le service compètent ne pas disponible localement.
- Préparer les états de paiement CNPS et IRPP et soumettre à l’approbation de son superviseur
- Vérification et remboursement des frais médicaux présentés par les employés de sa base.
- Veiller à l’application de la législation du travail au Tchad; le règlement intérieur et tout autre procédure RH.
- Organiser et faire le suivi avec le responsable direct des procédures de recrutement de sa base (avis de recrutement, tests et entretiens, notifications candidats).
- Réaliser les briefings et débriefing administratifs du personnel de sa base
- Supervision du personnel maison et bureau (femme(s) de ménage et cuisinière) de la base
- Réaliser le diagnostic trimestriel des dossiers du personnel
- Gérer et suivre la consommation des cartes téléphoniques prépayées
- Aider le Responsable du Projet Support à résoudre les différends entre le personnel national le cas échéant
- Rechercher et proposer les possibilités de formation sur sa base de travail
- Faire le suivi des besoins de formation du personnel de sa base dans les fiches des évaluations de performance (planification, suivi et évaluation de travail) et demandes des Officers
- Faire un rapport régulier des activités en cours avec son responsable et réaliser un rapport mensuel
Compétences requises
Formation
- Niveau de formation : universitaire de niveau minimum BAC+3 en Administration/Finances et Comptabilité ;
- Expérience professionnelle de deux (2) ans minimum à un poste similaire dans le secteur des ONG et/ou la Coopération
Internationale ;
Compétences techniques, expérience et connaissances
- Capacité de travail en équipe ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Capacité de planification ;
- Bonne connaissance de la fiscalité Tchadienne ;
- Bonne connaissance en gestion administrative ;
- Connaissance et/ou expérience en gestion et suivi budgétaire de projets à cofinancements.
Essentielles
- Connaissance et maniement des programmes informatiques Office (Word, Excel, Power Point, etc.) et d’un logiciel comptable approprié à la comptabilité des ONGs.
- Être proactif, disponible, savoir travailler en équipe multinationale et multidisciplinaire et travailler sous pression ;
Compétences Souhaitables
- La connaissance de l’Anglais ou de l’Espagnol serait un atout.
- Connaissance du logiciel de gestion SAP
- Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles.
Comment postuler
Dossiers à fournir
Mettez le titre du poste en objet du mail et attachez les fichiers ci-dessous :
- Une lettre de motivation (version PDF)
- Un curriculum vitae détaillé (version PDF)
NB : le complément de votre dossier vous sera demandé ultérieurement
Date limite de dépôt 22 novembre 2024 à 23h59 minutes
Les candidatures sont reçues uniquement par email à l’adresse suivante : [email protected]
NOTE :
- Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam au Tchad.
- Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens.
- Aucun dossier physique de candidature ne sera accepté ou pris en compte par Oxfam au Tchad.
