L’ONG OXFAM INTERNATIONAL recrute pour ce poste (10 Octobre 2024)

Chargé/e de finances senior

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE

LIEU : Dakar, Sénégal

TYPE DE CONTRAT : Contrat déterminée (2ans)

CATÉGORIE D’EMPLOI : Finance

GRADE et ZONE OXFAM :  D1      

DÉPARTMENT : Opérations                                                                    

ÉQUIPE : Finance

SALAIRE :  20.179.079 XOF

HEURES : 40h / semaine

TRAVAIL FLEXIBLE

Nous considérons que l’adoption de régimes de travail flexibles est indispensable pour construire l’avenir d’Oxfam. Par conséquent, nous sommes disposés à envisager un régime de travail flexible qui pourrait vous convenir. Nous pensons que ce rôle serait particulièrement bien adapté à un employé travaillant à temps plein dans un bureau.

ENGAGEMENT EN FAVEUR DE LA DIVERSITÉ ET DE L’INCLUSION

Nous nous engageons à garantir la diversité et l’égalité des genres au sein de notre organisation.

OBJECTIF DU DÉPARTEMENT :

Le Département des Opérations joue un rôle essentiel dans le renforcement de l’impact stratégique d’Oxfam au Sénégal. Son rôle consiste à garantir un engagement stratégique doublé d’un soutien technique et à encourager le respect des règles et la redevabilité. Il travaillera en étroite collaboration avec EA (notre principal Affilié) tout en tenant compte des spécificités des programmes-pays.

OBJECTIF DE L’ÉQUIPE :

L’équipe chargée des opérations fournira au programme d’Oxfam au Sénégal des services financiers, administratifs, logistiques et de sécurité proactifs, efficaces et efficients, ainsi que des systèmes d’information et des services technologiques, en démontrant les meilleures pratiques et en garantissant la redevabilité et la gestion des risques.

OBJECTIF DU POSTE :

Le/La Chargé de Finances Senior est responsable des opérations financières courantes du programme d’Oxfam au Sénégal. Son rôle consiste à vérifier la précision et l’exhaustivité de tous les documents financiers émanant des agents financiers et des autres services d’appui. Il/elle doit s’assurer que tous les comptes sont enregistrés dans le système financier approprié afin de produire des bilans finaux mensuels et annuels pour la direction.

Le/La titulaire de ce poste doit également s’assurer de l’exactitude et de la qualité de toutes les informations financières produites par le Bureau et éventuellement apporter son soutien à la plate-forme.

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE

Responsable hiérarchique : Responsable des Operations

Gestion matricielle : NA

FONCTIONS RELEVANT DE CE POSTE

Chargé des Finances

RESPONSABILITÉ BUDGÉTAIRE

SUR

PORTÉE GÉOGRAPHIQUE

L’ensemble du pays

IMPACT

Le/La titulaire du poste est chargé(e) d’appuyer et d’orienter l’équipe. Ce poste nécessite un niveau élevé de coordination et la présentation d’informations financières à l’équipe. Des décisions d’ordre opérationnel doivent être prises et le/la titulaire du poste doit s’assurer que les systèmes sont à jour. La transparence et la redevabilité sont de rigueur pour assurer une liaison efficace avec le Centre régional. Le/La titulaire du poste doit également veiller à ce que des contrôles et garanties soient en place et que les autorisations requises soient obtenues pour faciliter la prise de décision.

RESPONSABILITÉS CLÉS (technique, leadership, gestion de personnel et de ressources)

Technique

Gestion financière :

• Assurer le contrôle d’une activité opérationnelle courante.
• Interpréter et analyser des informations et rapports financiers, en vue de conseiller le Responsable des Operations et les hauts dirigeants de l’équipe-pays et, le cas échéant, de l’ensemble de l’organisation.
• Veiller au respect des dispositions des contrats internes et des contrats conclus avec les donateurs en établissant des systèmes, en veillant à ce que le personnel comprenne parfaitement les dispositions des contrats et en supervisant les processus d’audit interne, le cas échéant.
• Gérer des projets et événements spécifiques et participer à leur mise en œuvre.
• Élaborer des procédures révisées et inciter les responsables à adopter des méthodes de travail ou des procédures différentes.
• Signer des documents comptables lorsqu’habilité(e) à le faire.
• Veiller à la mise en œuvre des stratégies financières de l’organisation et du bureau-pays et assurer une gestion et un contrôle financiers efficaces.
• Appuyer la stratégie de financement-pays, en veillant à ce que les outils de gestion financière permettent de répondre efficacement aux donateurs.
• Fournir une interface efficace entre les différents éléments des systèmes et processus financiers, y compris entre le système OUS et les autres systèmes affiliés.
• S’assurer que toutes les procédures financières et administratives sont conformes aux normes de l’organisation, clairement définies et comprises et appliquées efficacement sur l’ensemble du pays.
• Assurer un fonctionnement et un suivi efficaces, opportuns et précis des systèmes financiers des organisations affiliées, en maintenant l’exhaustivité et l’intégrité des données dans le système, en veillant à la production des rapports nécessaires et en autorisant la compilation mensuelle des données dans le système.
• Contribuer à la conception de rapports de gestion réguliers (hebdomadaires/mensuels/trimestriels) et superviser leur préparation afin de répondre aux besoins des responsables de programme, du Responsable des Operations, du Directeur ou de la Directrice-pays, en s’assurant de leur ponctualité et de leur exactitude.
• Appuyer le Responsable des Operations et les autres membres du personnel de direction dans la préparation des budgets des programmes et des projets, ainsi que du budget annuel d’Oxfam, et gérer, de manière systématique, la préparation des projections/prévisions financières nécessaires pour mener à bien le suivi et la révision et également pour répondre aux exigences d’information et de reporting de la principale affiliée (EA) et d’OI.
• Assurer une gestion efficace des actifs en liaison étroite avec le département en charge de la logistique.
• Assurer la liaison avec les banques et les autorités fiscales sur des questions relatives à la fiscalité du personnel et des entreprises.

Gestion des paiements des Grants

• Appuyer la mise en œuvre de la stratégie de financement et assurer la revue des rapports financiers (produits par les partenaires et l’équipe Programme).
• S’assurer que tous les outils pertinents sont à jour (flux financiers, système de reporting).

Appui au programme

• Soutenir et conseiller le personnel du programme sur des questions afférentes à la gestion et au contrôle financiers, en assurant une liaison efficace entre le personnel du programme et des finances sur l’ensemble du pays, en consultation avec le Responsable des opérations.
• Soutenir l’équipe du programme dans la collecte de fonds en participant à la préparation et à l’examen des propositions de budget pour s’assurer du respect des exigences des donateurs et veiller à maximiser les possibilités de recouvrement des coûts dans le cadre des objectifs du programme.
• Faciliter le partage d’informations entre les équipes de programme et les partenaires et les former à l’élaboration de rapports et à une bonne compréhension des attentes des donateurs.
• Aider les équipes de programme à produire des rapports de qualité et en temps utile pour les donateurs en leur donnant des orientations adéquates, en améliorant la qualité des rapports et en s’assurant de la cohérence des rapports narratifs et financiers.

Gestion du personnel

• Gérer les équipes et les ressources pour atteindre les domaines de responsabilité définis.
• S’assurer d’une gestion efficace des performances de l’ensemble du personnel direct du service, participer à l’évaluation, au développement et à la gestion des performances par rapport aux objectifs et aux compétences convenus au sein de l’organisation

Équipe de gestion du programme- pays

• Établir des relations solides avec les responsables de programme et le personnel financier afin de disposer d’une structure claire d’exécution et de suivi des plans, contribuant à l’évaluation des performances et à la formulation d’objectifs et de plans de développement
• Veiller à la mise en œuvre des normes organisationnelles pertinentes d’Oxfam, dans le respect des obligations légales et statutaires afférentes aux questions financières dans le pays.

DIMENSIONS DE BASE (voir les profils de rôle standard)

Les responsabilités suivantes ne sont pas exhaustives. Elles ont pour but de donner une idée claire de la nature et de la portée des emplois correspondant à ce grade :

• Traitement des demandes (général) – large éventail de questions internes et externes, y compris des informations détaillées.
• Supervision du traitement quotidien – résolution des problèmes.
• Conseils détaillés.
• Contribution aux procédures et à la stratégie.
• Interventions dans le cadre projets.
• Formation en cours d’emploi – dispense d’une formation
• Les problèmes varient mais il existe généralement des solutions reconnues. ​
• Gérer son propre temps pour atteindre les objectifs de l’équipe et/ou du pays.

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