L’ONG OXFAM INTERNATIONAL recrute pour ce poste (10 Octobre 2023)

Objectif de l’équipe

• Le rôle travaillera avec le responsable des ressources humaines pour garantir qu’Oxfam au Nigéria dispose de la capacité en ressources humaines nécessaire pour soutenir le programme pays afin de réaliser sa mission.

Objectif du travail

• Fournir un support fonctionnel et/ou technique et mettre en œuvre des plans opérationnels pour améliorer les performances de l’organisation grâce à nos collaborateurs.

Principales responsabilités et responsabilités

Gestion RH :

• Conseiller de manière proactive tout le personnel sur les politiques RH d’Oxfam, les conditions d’emploi, le manuel du personnel et le code du travail local et garantir leur bonne application.
• Maintenir la qualité des données dans la base de données HRMIS (SuccessFactors).
• Veiller à ce que les dossiers du personnel (manuels et électroniques) soient complets, mis à jour, bien entretenus et stockés en toute sécurité conformément aux pratiques convenues et à la liste de contrôle de classement.
• Établir des processus réguliers et documentés d’audit de la qualité des données garantissant des informations correctes et un classement efficace de tous les documents RH.
• Travailler avec le personnel responsable de l’administration au sein de l’unité logistique pour garantir que le personnel international dispose de permis de travail et de visas valides.
• Surveiller les dates relatives aux périodes probatoires, aux évaluations de performance et à la fin du contrat ; communiquer avec les personnes appropriées au besoin.
• Tenir à jour et informer régulièrement le personnel et les gestionnaires des jours de congé annuel, des absences pour maladie et autres, afin de garantir une administration adéquate des congés, de garantir que le personnel tient des registres précis et d’éviter toute accumulation élevée de congés non pris.
• Rationalisez les processus médicaux et les droits du personnel, assurez la liaison avec la HMO et d’autres prestataires de services médicaux.
• Faciliter le processus de génération des cartes d’identité du personnel.
• Aider le programme de pays à collecter des données pour la révision annuelle des salaires.
• Assister le responsable RH dans le reporting RH mensuel et/ou trimestriel.
• Communiquer et entretenir de bonnes relations avec les agences gouvernementales et non gouvernementales concernées, à la demande du responsable des ressources humaines et/ou du directeur pays.

Recrutement:

• Fournir un soutien tout au long du processus de recrutement, en traitant toute correspondance, en aidant les managers dans la présélection, en facilitant la préparation des questionnaires d’entretien, en participant aux entretiens et en administrant des tests si nécessaire.
• Développez des offres d’emploi attrayantes pour les candidats potentiels et assurez-vous que les offres d’emploi sont publiées sur des plateformes publicitaires efficaces (par exemple, le site Web d’Oxfam, divers sites Web d’emplois ou les journaux locaux).
• Veiller à ce que les procédures d’Oxfam soient suivies et à ce que les responsables soient formés et guidés sur les procédures de recrutement et de sélection d’Oxfam.
• Veiller à ce que la vérification des références soit effectuée et conformément aux directives d’Oxfam en matière de référencement, tenir à jour le dossier de recrutement en veillant à ce que tous les documents tout au long du processus soient conservés.
• Préparer le dossier de bienvenue et d’intégration du personnel entrant en veillant à ce qu’il reste pertinent et à jour grâce à la liaison avec les membres de l’équipe de direction.
• Veiller à ce que tous les nouveaux employés bénéficient d’une formation appropriée sur Oxfam en général, sur les sujets liés aux ressources humaines, aux programmes et aux sujets liés au poste.

Gestion des contrats et paie :

• Assurez-vous que le personnel a des contrats avant de commencer à travailler et que tous les documents connexes sont remplis.
• Préparer la paie en temps opportun et de manière efficace, rassembler toutes les informations relatives à la paie mensuelle du personnel national, par exemple le contrat, l’analyse de rentabilisation, la modification du contrat, les changements de salaire, etc., en veillant à ce que les détails corrects du personnel soient saisis et que tout le personnel inscrit sur la liste de paie ait contrats valides.
• Informer les managers des dates de fin de probation et de fin de contrat conformément aux termes du contrat et aux délais de préavis.
• Soutenir les processus de sortie lorsqu’un membre du personnel quitte Oxfam, travailler avec le personnel et ses responsables pour faciliter la réalisation de tous les documents requis, y compris la conduite des entretiens de sortie. S’assurer que le dédouanement est traité et que le paiement final a été organisé avec l’équipe des finances et que le dossier du personnel est fermé.

Bien-être, santé et sécurité du personnel :

• Veiller à ce que les procédures de soins médicaux et d’hospitalisation soient connues du personnel.
• Fournir des informations au personnel sur les exigences minimales en matière de santé et de sécurité afin qu’elles puissent être respectées
• Assurez-vous que tout le personnel comprend la politique d’Oxfam en matière de santé et de sécurité.
• Évaluer les conditions de santé et de sécurité dans le pays et dans les bureaux de terrain et garantir qu’elles sont conformes aux normes d’Oxfam.
• Travailler avec la logistique et l’administration pour effectuer des contrôles périodiques de santé et de sécurité dans les locaux d’Oxfam, notamment en vérifiant que des kits de premiers secours sont disponibles dans les bureaux et les véhicules d’Oxfam et sont accessibles à tout le personnel.

Gestion des performances et développement du personnel :

• Fournir des informations sur les processus de gestion des performances aux gestionnaires et au personnel.
• Effectuer un suivi auprès des managers sur tous les aspects du cycle de gestion des performances : définition d’objectifs, commentaires, résolution des mauvaises performances, examen intermédiaire et examen annuel.
• En collaboration avec le responsable RH, accompagner les managers dans la formulation des besoins de formation des groupes et des particuliers et accompagner dans l’organisation des formations (dans les limites budgétaires).

Compétences techniques, expérience et connaissances
essentielles :

• Diplôme universitaire pertinent en ressources humaines, administration, gestion et au moins trois ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence au sein d’une OING.
• Bonne compréhension des lois du travail du pays.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à respecter les délais.
• Excellentes compétences en communication et capacité à communiquer avec des personnes de tous horizons.
• Diplomatie et excellentes compétences interpersonnelles ainsi que la capacité à rester calme sous pression.
• Excellent anglais écrit et parlé.
• Grande intégrité personnelle et capacité à garder une confidentialité absolue.
• Sensibilité aux valeurs d’Oxfam, notamment aux questions de genre, de sauvegarde et de diversité.
• Connaissances informatiques, notamment MS Word, Excel et Power Point.
• Compréhension et engagement envers les buts et objectifs d’Oxfam.

Souhaitable:

• Connaissance du calcul du salaire annuel et des avantages sociaux
• La connaissance des politiques de ressources humaines et du droit du travail est souhaitable.
• Utilisation efficace des procédures RH pour aider à l’atteinte des objectifs.
• Capacité et volonté de voyager dans des délais brefs et souvent dans des circonstances difficiles.