Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies.
Assistant (e) Administration et Ressources Humaines
La fonction :
Oxfam au Tchad recherche un (e) Assistant (e) Administration et Ressources Humaines pour la mise en œuvre de ses activités à N’Djamena Il ou elle sera sous la supervision directe des Chargés de l’Administration et Ressources Humaines.
Responsabilités / tâches principales :
GESTION ADMINISTRATIVE 50% :
-Réceptionner, enregistrer, classer et envoyer le courrier,
-Dresser les demandes et suivi des stocks de fournitures (maison et bureau)
-Etablir les demandes et suivi des stocks du bureau (ingrédients, remontants…) ;
-Assurer le suivi des paiements de loyer pour les baux (bureau /Guest), frais de prestation de service
-Contrôler l’entretien et la propreté du bureau et GH
-Assurer l’approvisionnement régulier de la résidence (produits d’entretien et divers)
-Demander les réservations de vols en cas de besoin
-Faire le suivi des dossiers auprès des autorités Administratives et Partenaires.
-Exécuter toute autre tâche pertinente liée à ce poste à la demande du superviseur.
-En collaboration avec le Chargé de l’Administration, l’Assistant RH/Admin assure la gestion quotidienne de tous les aspects administratifs du département du bureau de coordination de N’Djamena et appuie les équipes terrain.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 50% :
L’Assistant (e) RH/Admin apporte un appui dans les processus de recrutement du personnel et dans l’accueil et l’intégration des nouveaux employés (présentation, plan d’induction, création dans SAP, etc.). Il doit, entre autres :
-Préparer et publier/diffuser les avis de recrutement ;
-Participer au processus de dépouillement et d’analyse des dossiers de candidature ;
-Appuyer dans l’organisation des tests écrits et des interviews ;
-Préparer les offres conditionnelles d’emploi et les contrats/avenants de travail ;
-Tracer et archiver tout le processus de recrutement (Staff Req, Offre publiée, tests, PV, offre conditionnelle, etc.) dans le dossier des candidats retenus;
-S’assurer des archivages électronique et physique des dossiers du personnel.
Gestion de la paie :
-Assure la mise à jour mensuelle des informations dans HOMERE pour les bases et la Coordination ;
-Elabore, imprime et fait signer les demandes d’avance.
L’Assistant (e ) RH/Admin collabore avec les AFO des bases à la fluidité de la remontée des informations nécessaires au renseignement des variables pour la paie et au respect des délais : avances sur salaire, demandes de congés, arrêts maladie, justificatifs d’absence, fin du contrat…
Suivi des dossiers auprès de l’Administration publique :
-Préparer les demandes d’immatriculation/déclaration à la CNPS ;
-Suivre les dossiers du personnel au niveau de la CNPS (livret d’assurance et autres) ;
-Mettre à jour la liste des employés affiliés à la CNPS ;
-Faire viser les avis de recrutement et contrats de travail à l’ONAPE.
Paiement des charges sociales et fiscales :
-Préparer les états des cotisations CNPS et IRPP du staff de la coordination, des bases et les faire valider par le Coordinateur RH/Admin à la fin de chaque mois ;
-Renseigner les formulaires CNPS et IRPP et les déposer auprès de la Finance pour paiement.
Suivi des frais médicaux :
-Mettre à jour les listes de staffe et leurs ayants droit et les transmettre à l’Assurance santé conventionnée.
-Faire le suivi des dossiers de santé auprès de l’assurance santé conventionnée ;
-Vérifier les factures et envoyer à l’Assurance santé pour le remboursement ;
-Assurer le remboursement mensuel des frais médicaux dans le salaire après chaque retour de l’Assurance santé conventionnée.
Archivage et Numérisation de la documentation RH :
-Collecter les documents administratifs du personnel ;
-Mettre à jour tous les dossiers du Personnel et s’assurer que tous les documents y sont bien classés (électronique sur Box et physique) en respectant la confidentialité ;
-Participer à l’audit de la documentation du personnel et transmettre les rapports à la Chargée RH pour commentaires, conseils et orientations.
Apporter un appui au reporting du département RH :
-Appui à l’élaboration états annuels de déclarations (IRPP et CNPS) ;
-Produire les rapports RH mensuel de la coordination et compiler ceux des différentes bases.
Autres :
-Fournir un appui aux bureaux de terrain ;
-Assurer le suivi mensuel des TimeSheet du staff national de la Coordination ;
-Exécuter toute autre tâche pertinente liée à ce poste.
-Comprendre les principes de l’équité, de la diversité, de l’égalité des genres, de la sécurité des enfants et de la santé et du bien-être du personnel, et a à cœur de les respecter.
Compétences requises :
Formation : Avoir un Diplôme supérieur en Administration (ENA), en droit du travail et/ou en gestion des Ressources Humaines.
Essentielles :
-Avoir au moins deux (2) ans d’expérience d’Admin/RH dans une ONG et/ou la Coopération Internationale;
-Capacité de travailler dans des situations stressantes et sous pression
-Connaissance et maniement des programmes informatiques Office (Word, Excel, Power Point, etc.).
-Avoir une bonne capacité rédactionnelle ;
-Savoir parler et écrire en Français.
Compétences Souhaitables :
-Etre intègre, patient, disponible et organisé ;
-Faire preuve de discrétion et honnêteté
-Sensibilité aux différences culturelles et aux questions de Genre, ainsi qu’une volonté de promouvoir l’égalité des chances ;
-Aptitude à travailler en équipe ;
-Capacité de résistance au stress;
-Capacité à faire preuve d’ouverture et volonté d’en savoir davantage sur l’application de l’intégration transversale du Genre, des droits des femmes et de la diversité dans tous les aspects du travail de développement.
-Engagement à respecter les politiques d’Oxfam en matière de prévention du harcèlement, de l’exploitation et des abus sexuels afin de veiller, dans la mesure du possible, à la sécurité de toutes celles et ceux qui entrent en contact avec Oxfam.
-Au regard de la nature de ses activités, Oxfam demande à tous ses employés des qualités de disponibilité et de flexibilité. L’employé pourra être amené, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres tâches que celles mentionnées dans son profil de poste et travailler en dehors des horaires mentionnés. Les formations dispensées sont obligatoires.
Comment postuler ?
Dossiers à fournir :
Mettez le titre du poste en objet du mail et attachez les fichiers ci-dessous :
-Une lettre de motivation (version PDF),
-Un curriculum vitae détaillé (version PDF).
NB : le complément de votre dossier vous sera demandé ultérieurement.
Date limite de dépôt 19 janvier 2025 à 23h59 minutes.
Les candidatures sont reçues uniquement par email à l’adresse suivante : [email protected]
NOTE :
-Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam au Tchad.
-Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens.
-Aucun dossier physique de candidature ne sera accepté ou pris en compte par Oxfam au Tchad.
