Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres.
OBJECTIF DU POSTE :
Assurer un service de : Fleet Management, la gestion des actifs, stock, inventaire, approvisionnement, en étroite collaboration avec des collègues de la logistique, ressources humaines, finances programme et partenaires de mise en œuvre en appuis/conseils.
RESPONSABILITES CLES :
Fleet management
- Gestion du parc automobile (voitures, motos, générateurs…): assure l’approvisionnement en carburant, fait le suivi de la consommation de carburant et planifie la maintenance et la réparation des véhicules, motos et générateurs.
- Gestion du transport et assure le suivi des mouvements des personnes et des biens en conformité avec les procédures établies (tableaux des mouvements…).
- Veiller à ce que les chauffeurs des véhicules (y compris ceux des véhicules de location) se conforment aux politiques et procédures Oxfam en matière et qu’un système efficace de gestion de la flotte (y compris celle des générateurs) soit établi avec un minimum des risques pour Oxfam ;
- Former les chauffeurs Oxfam (et ceux des véhicules de location) à l’entretien et au fonctionnement des véhicules, aux protocoles de sécurité et de voyage (avec l’appui du Manager Logistique et le conseiller en Sécurité), ainsi qu’aux procédures standards
- Superviser la réglementation de l’utilisation des véhicules ;
- Superviser la planification de l’allocation des véhicules afin de répondre de manière optimale aux besoins de programme
- Toutes autres tâches confiées par son superviseur.
La gestion des actifs, autres biens, stock et inventaire
- Veiller au stockage et à l’entreposage adéquats des biens, des assets et des stocks, du programme, y compris la réception et la délivrance adéquates des stocks,
- Tenir à jour des fiches de transfert des assets et les fiches de prêt,
- Tenir à jour le fichier des assets afin d’assurer plus facilement un bon suivi,
- Assurer le contrôle des biens, des stocks et des assets du bureau conformément aux politiques et procédures standards de Oxfam,
- Assurer le codage et le marquage (tag) approprié des assets et autres biens,
- Etablir les Waybill pour le transfert et l’envoi des articles de la coordination vers les bases,
- Réceptionner les articles envoyés à la coordination par les autres bases,
Faire l’inventaire annuel avec l’accompagnement des départements IT et Finance sous la supervision du coordinateur logistique.
Approvisionnement
Pourrait être amener à :
- Collecter les réquisitions, auprès des programmes, les devis, les factures pro-forma auprès des fournisseurs et faire les analyses des offres pour conseiller le responsable du budget sur la sélection des fournisseurs,
- Gérer le processus d’appel d’offre de biens et autres services et produire un rapport à la fin du processus à l’intention du coordinateur logistique,
- Négocier les prix avec les fournisseurs en veillant à toujours acheter la meilleure qualité avec le meilleur prix,
- Elaborer des Bons de commandes ou des Contrats d’achat ou de réalisation,
- Elaborer les DAO, conduire les dépouillements et effectuer les rapports de dépouillements,
- Préparer les dossiers de paiement à adresser aux Finances pour règlement et en faire le suivi,
- S’assurer du respect des normes d’approvisionnement des bailleurs,
- Maitriser les obligations fiscales et administratives en vigueur au Niger (NIF, ISB, ARF et autres régies par les différentes lois de finances),
- Traiter avec les fournisseurs fiables et reconnus qui sont en règle vis-à-vis de l’administration fiscale,
- Veiller à la compilation de la liste des besoins pour tous les projets pour déposer au plus tard le 31 mars de chaque année / ou en début de chaque projet au niveau de la DONGAD,
- Obtenir les documents nécessaires des projets, les rapports financiers et d’activité, ainsi que les documents de contrat auprès des partenaires et fournisseurs dans le cadre du montage du dossier d’exonération,
- Assurer le processus d’obtention d’exonération des taxes sur la TVA et douane au niveau de la DONGAD, la DGI et la DGD en faire le suivi avec les autorités compétentes.
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES :
- Diplôme universitaire ou des grandes écoles de commerce en gestion, comptabilité- finances/approvisionnement / logistique /commerce ;
- 3 ans d’expérience dans de la logistique dont au moins 2 ans dans une fonction similaire dans le secteur des ONG Internationales ;
- Avoir une expérience dans le domaine de la logistique et d’approvisionnement dans le secteur des ONG Internationales humanitaires
- Connaissance des règles de passation des marchés publics et des procédures de dédouanement ;
- Avoir une bonne maitrise du processus d’obtention d’exonération des taxes sur la TVA et douane au niveau de la DONGAD, la DGI et la DGD ;
- Avoir une bonne capacité d’analyse ;
- Faire preuve de rigueur, d’initiative, d’autonomie, de logique et d’honnêteté ;
- Maîtriser le Français, l’Anglais sera un atout ;
- Être sensible au genre et à la diversité, être disposé à mettre en pratique la politique de l’organisation dans ce domaine ;
- Grande capacité interpersonnelle, être capable de travailler dans des équipes différentes, composées de personnes aux compétences et cultures variées ;
- Connaissance des règles et procédures des bailleurs (UE, ECHO, DANIDA, GFFO, DGD, AFD, USAID, SIDA) ;
- Sensibilité aux besoins et priorités des populations affectées par les catastrophes ;
- Expérience avec Oxfam sera un atout ;
- Avoir un permis de conduire de catégorie B.
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