Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté. Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations affiliés qui travaillent, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, dans plus de 90 pays. Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales: l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, consultez notre web.
Description du poste
Grants Officer / Chargée des subventions
CARACTÉRISTIQUES DU POSTE
LIEU : Dakar, Sénégal
TYPE DE CONTRAT : Contrat à durée déterminée (1 an renouvelable)
CATÉGORIE D’EMPLOI : Finance
DÉPARTMENT: Opérations
ÉQUIPE : Finance
HEURES : 40h / semaine
TRAVAIL FLEXIBLE
Nous considérons que l’adoption de régimes de travail flexibles est indispensable pour construire l’avenir d’Oxfam. Par conséquent, nous sommes disposés à envisager un régime de travail flexible qui pourrait vous convenir. Nous pensons que ce rôle serait particulièrement bien adapté à un employé travaillant à temps plein dans un bureau.
ENGAGEMENT EN FAVEUR DE LA DIVERSITÉ ET DE L’INCLUSION
Nous nous engageons à garantir la diversité et l’égalité des genres au sein de notre organisation.
OBJECTIF DU DÉPARTEMENT :
Le Département des Opérations joue un rôle essentiel dans le renforcement de l’impact stratégique d’Oxfam au Sénégal. Son rôle consiste à garantir un engagement stratégique doublé d’un soutien technique et à encourager le respect des règles et la redevabilité.
Le/La Grants Officer travaillera en étroite collaboration avec les équipes des Programmes et du Funding.
OBJECTIF DE L’ÉQUIPE :
L’équipe chargée des opérations fournira au programme d’Oxfam au Sénégal des services financiers, administratifs, logistiques et de sécurité proactifs, efficaces et efficients, ainsi que des systèmes d’information et des services technologiques, en démontrant les meilleures pratiques et en garantissant la redevabilité et la gestion des risques.
OBJECTIF DU POSTE :
Le/La Grants Officer aura pour principale mission d’appuyer de manière active l’équipe des Programmes dans la conduite des évaluations partenariales en participant à l’analyse des capacités des partenaires à se conformer aux politiques et procédures d’Oxfam et aux exigences des principaux bailleurs.
Il/Elle appuiera aussi l’équipe des Programmes dans la mise en place des subventions pour les partenaires (à partir de fonds restreints ou non restreints).
Il/Elle assistera les équipes Programmes et Funding dans le diagnostic des besoins de renforcement de capacités des partenaires potentiels lors des phases de développement de proposition et s’assurer que la prise en charge de ces besoins se reflète dans les planifications et les budgets soumis aux bailleurs.
Il/Elle aura la charge du suivi, de la revue et de la validation des rapports financiers des partenaires.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
Responsable hiérarchique : Responsable des Operations
Gestion matricielle : NA
FONCTIONS RELEVANT DE CE POSTE
SUR
RESPONSABILITÉÉ BUDGÉTAIRE
SUR
PORTÉE GÉOGRAPHIQUE
L’ensemble du pays
IMPACT
Le/La titulaire du poste est chargé(e) d’appuyer les équipes des Programmes et du Funding. Ce poste nécessite un niveau élevé de suivi dans la revue et la validation des rapports financiers soumis par les partenaires. La transparence et la redevabilité sont de rigueur pour assurer une liaison efficace avec les partenaires et les différents départements. Le/La titulaire du poste doit également veiller à ce que les politiques et procédures d’Oxfam sont suivies par les partenaires et que les rapports financiers répondent aux exigences des bailleurs.
RESPONSABILITÉS CLÉS (technique, leadership, gestion de personnel et de ressources)
Technique
Gestion des contrats :
- Coordonner la réception des rapports narratifs et financiers avec les partenaires.
- Vérifier et valider toutes les dépenses incluses dans les rapports financiers reçus des partenaires et les soumettre a OUS pour enregistrement selon le calendrier établi par les bailleurs
- Veiller au respect des dispositions des contrats conclus avec les bailleurs quant il s’agit de l’éligibilité ou non des dépenses listées dans les rapports financiers des partenaires
- Conduire les audits des rapports financiers demandes par les bailleurs ou les affilies
- Superviser tous les aspects de la contractualisation des subventions et maintenir la gestion des subventions.
- Conserver en temps utile et de manière appropriée les informations clés – proposition, budget, contrats, amendements, rapports, communication avec les donateurs – et gestion des revenus
- S’assurer de la mise à jour des outils pertinents (pipeline, OPP, etc.,)
- Assurer un niveau élevé de connaissance de l’équipe du programme sur les exigences des donateurs – directives, rappels de délais, attentes spécifiques, etc.
- Tenue à jour et appropriée des dossiers d’informations clés (proposition, budget, contrats, amendements, rapports, communication avec les partenaires).
Appui au programme
- Soutenir l’équipe des Programmes pour produire les rapports aux bailleurs a temps en garantissant la cohérence des rapports narratifs / financiers.
- Fournir des informations et des formations aux organisations partenaires sur l’élaboration de rapports financiers et narratifs et la compréhension des attentes des bailleurs
- Conseiller les organisations partenaires sur le respect des conditions des subventions. Soutenir l’équipe des Programmes dans les demandes quotidiennes liées aux partenaires et à la gestion des contrats
- Coordonner les évaluations des nouveaux partenaires avec les équipes Programmes, Finances et Ressources Humaines
- Mettre à jour tous les deux ans les évaluations des partenaires, avec l’appui de l’équipe Programme.
TAILLE DE BASE (voir les profils de rôle standard)
Les responsabilités suivantes ne sont pas exhaustives. Elles ont pour but de donner une idée claire de la nature et de la portée des emplois correspondant à ce grade :
- Gérer des projets unifiés qui peuvent avoir des implications budgétaires.
- Peut impliquer une gestion de ligne limitée et une orientation du personnel de grade E et F et/ou de bénévoles/personnel d’agence.
- Résoudre des problèmes ayant un impact dans un domaine défini.
- Traitement des problèmes qui peuvent être répétitifs, dont certains peuvent être complexes.
- Collecte d’informations provenant d’une gamme définie de sources (externes ou internes).
- L’impact est sur l’unité/les bénéficiaires et les donateurs dans une mesure significative.
- Traite avec des personnes tant à l’extérieur qu’à l’intérieur pour influencer l’adhérence aux manières de travailler spécifiques d’Oxfam International ou d’affiliés.
- Les problèmes varient mais il existe généralement des solutions reconnues.
- Gérer son propre temps pour atteindre les objectifs de l’équipe et/ou du pays.
PROFIL DU TITULAIRE DU POSTE
Chaque membre du personnel d’Oxfam doit, avant tout, être en mesure :
- d’incarner nos valeurs d’INCLUSION, de REDEVABILITTÉ, d’AUTONOMIE, de COURAGE, de SOLIDARITÉ et d’ÉGALITÉ.
- de s’engager à respecter les ATTRIBUTS DE NOTRE ORGANISATION (notamment en adhérant à notre Code de conduite)
- S’engager à respecter nos principes afférents au respect des droits de la femme et à les appliquer dans votre comportement de tous les jours et dans le cadre de votre travail. Soyez prêt(e) à poursuivre votre apprentissage dans ce domaine, en étant redevable aux personnes subissant une forme d’oppression fondée sur l’identité, notamment le sexe, la race/l’appartenance ethnique, le handicap ou l’identité de classe.
- S’engager à suivre la formation d’Oxfam en matière de protection des droits et à adhérer aux politiques pertinentes en vigueur, afin de veiller à ce que toutes les personnes rejoignant Oxfam soient dans les meilleures conditions de sécurité possibles.
RECRUTEMENT PLUS SÉCURISÉ
Oxfam s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, y compris le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuels, le manque d’intégrité et l’inconduite financière. Oxfam s’engage également à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de l’ensemble de son personnel et des volontaires qu’ils souscrivent à ce même engagement en respectant notre code de conduite. Nous tenons absolument à ce que seules les personnes qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutées pour travailler pour notre organisation. Les offres d’emploi seront assujetties à des références satisfaisantes et à des vérifications appropriées, qui peuvent inclure des vérifications portant sur le casier judiciaire et le financement du terrorisme.
Qualifications
EXPÉRIENCE, CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
- Expérience pertinente dans la sécurisation et la gestion de fonds provenant de donateurs institutionnels (tels que l’AFD, des fondations américaines, l’UE, l’AMC) au sein d’une organisation internationale.
- Bonne compréhension de la gestion du cycle de programme.
- Bonnes compétences en renforcement des capacités en matière de collecte de fonds ou de développement de programmes.
- Autonome, axé sur les objectifs et approche entrepreneuriale des opportunités de collecte de fonds.
- Bonnes compétences informatiques, en particulier Microsoft Excel.
- Bonnes compétences en communication en anglais et en wolof, à l’oral comme à l’écrit.
- Bonnes compétences administratives et numériques avec une attention particulière aux détails.
Souhaitables :
- Connaissance des systèmes et procédures d’Oxfam et dans la collecte de fonds.
