Oxfam est un mouvement mondial de personnes travaillant ensemble pour mettre fin à l’injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous nous attaquons aux inégalités qui maintiennent les gens dans la pauvreté.
L’Agence régionale du PAM recrute (03 Octobre 2023)
La fonction
Oxfam au Tchad recherche un (e) Assistant (e) Admin/RH pour la mise en œuvre des activités de ses activités à la Coordination. Il ou elle sera sous la supervision directe du Coordinateur RH/Admim
Responsabilités / tâches principales
GESTION ADMINISTRATIVE 50%
Réceptionner, enregistrer, classer et envoyer le courrier,
-Dresser les demandes et suivi des stocks de fournitures (maison et bureau)
-Etablir les demandes et suivi des stocks du bureau (ingrédients, remontants…);
-Assurer le suivi des paiements de loyer pour les baux (bureau /Guest), frais de prestation de service Contrôler l’entretien et la propreté du bureau et GH
-Assurer l’approvisionnement régulier de la résidence (produits d’entretien et divers)
-Demander les réservations de vols en cas de besoin
-Faire le suivi des dossiers auprès des autorités Administratives et Partenaires.
-Exécuter toute autre tâche pertinente liée à ce poste à la demande du superviseur.
-En collaboration avec le Chargé de l’Administration, l’Assistant RH/Admin assure la gestion quotidienne de tous les aspects administratifs du département du bureau de coordination de N’Djamena et appuie les équipes terrain.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 50%
L’Assistant RH/ Admin apporte un appui dans les processus de recrutement du personnel et dans l’accueil et l’intégration des nouveaux employés (présentation, plan d’induction, création dans SAP, etc.). Il doit, entre autres :
-Préparer et publier/diffuser les avis de recrutement;
-Participer au processus de dépouillement et d’analyse des dossiers de candidature;
-Appuyer dans l’organisation des tests écrits et des interviews;
-Préparer les offres conditionnelles d’emploi et les contrats/avenants de travail ;
-Tracer et archiver tout le processus de recrutement (Staff Req, Offre publiée, tests, PV, offre conditionnelle, etc.) dans le dossier des candidats retenus
-S’assurer des archivages électronique et physique des dossiers du personnel
-Gestion de la paie
-Assure la mise à jour mensuelle des informations dans HOMERE pour les bases et la Coordination; Elabore, imprime et fait signer les demandes d’avance
-Suivi des dossiers auprès de l’Administration publique
-Préparer les demandes d’immatriculation/déclaration à la CNPS;
-Suivre les dossiers du personnel au niveau de la CNPS (livret d’assurance et autres);
LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENTS ENCOURAGEES
Oxfam au Tchad traitera les dossiers de candidatures au fur et à mesure et, se réserve le droit de clôturer le présent avis avant la date prévue.
-Mettre à jour la liste des employés affiliés à la CNPS;
-Faire viser les avis de recrutement et contrats de travail à l’ONAPE;
-Paiement des charges sociales et fiscales
-Préparer les états des cotisations CNPS et IRPP du staff de la coordination, des bases et les faire valider par le Coordinateur RH/Admin à la fin de chaque mois;
-Renseigner les formulaires CNPS et IRPP et les déposer auprès de la Finance pour paiement;
-Suivi des frais médicaux
-Mettre à jour les listes de staffe et leurs ayants droit et les transmettre à ASCOMA
-Faire le suivi auprès de ASCOMA ;
-Vérifier les factures et envoyer à ASCOMA pour le remboursement;
-Assurer le remboursement mensuel des frais médicaux dans le salaire après chaque retour de ASCOMA
-Archivage et Numérisation de la documentation RH
.
Collecter les documents administratifs du personnel;
Mettre à jour tous les dossiers du Personnel et s’assurer que tous les documents y sont bien classés (électronique sur Box et physique) en respectant la confidentialité ;
Participer à l’audit de la documentation du personnel et transmettre les rapports au Coordinateur RH pour commentaires, conseils et orientations.
-Apporter un appui au reporting du département RH
-Appui à l’élaboration états annuels de déclarations (IRPP et CNPS);
-Produire les rapports RH mensuel de la coordination et compiler ceux des différentes bases;
➤ Autres :
• Comprendre les principes de l’équité, de la diversité, de l’égalité des genres, de la sécurité des enfants et de la santé et du bien-être du personnel, et a à cœur de les respecter;
En fonction de la situation, assumer d’autres responsabilités identifiées par Oxfam ;
Toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par Oxfam
Compétences requises
Formation
Diplôme supérieur en Administration (ENA), en droit du travail et/ou en gestion des Ressources Humaines
Essentielles
Bonne capacité rédactionnelle
– Expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans d’Admin/RH dans une ONG et/ou la Coopération Internationale;
Connaissance et maniement des programmes informatiques Office (Word, Excel, Power Point, etc.).
-Expérience de travail avec une ONG internationale;
Aptitude à travailler en équipe ;
Capacité de résistance au stress
Comment postuler
Dossiers à fournir
Mettez le titre du poste en objet du mail et attachez les fichiers ci-dessous : Une lettre de motivation (version PDF)
Un curriculum vitae détaillé (version PDF) NB: le complément de votre dossier vous sera demandé ultérieurement
Date limite de dépôt 09 octobre 2023 à 17 heures 00
Les candidatures sont reçues uniquement par email à l’adresse suivante : [email protected]
NOTE:
1. Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam au Tchad.
2. Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens.
3. Aucun dossier physique de candidature ne sera accepté ou pris en compte par Oxfam au Tchad.
