Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres.
DIMENSIONS – Tâches principales – Général :
-Responsable des fonctions d’approvisionnement (achats, stocks, transport);
-Responsable de la gestion des actifs et des équipements selon les procédures d’Oxfam;
-Coordonner avec le personnel, les fournisseurs et d’autres préoccupations sur questions liées à la chaîne d’approvisionnement et aux actifs;
-Soutenir les partenaires (évaluation/renforcement des capacités);
-Diriger et soutenir le renforcement des capacités de l’équipe d’approvisionnement et de logistique d’Oxfam;
-Superviser et soutenir tout le personnel logistique travaillant pour Oxfam au Nigeria;
-Assister les responsables de programme avec des conseils logistiques lors de la rédaction de nouvelles propositions de projets et rendre compte mensuellement de toutes les activités logistiques.
Principales responsabilités et responsabilités
Passation des marchés
-Veiller à ce que tous les achats soient effectués de manière transparente, compétitive et professionnelle, conformément aux procédures d’Oxfam et aux exigences des donateurs.
-Gérer et diriger les décisions d’achat, les appels d’offres, les conseils et le soutien au département et aux équipes du programme. Assurez-vous que les retards de livraison sont minimisés. En cas de retard, assurez-vous qu’ils sont communiqués au demandeur.
-Diriger les appels d’offres pour l’achat de matériel de grande valeur avec le soutien du Business Support Manager.
-Développer et gérer les relations avec les fournisseurs, travailler à l’élaboration d’accords-cadres le cas échéant afin d’obtenir les conditions les plus favorables pour Oxfam.
-S’assurer que les paiements des fournisseurs sont traités en temps opportun.
-Effectuer régulièrement des évaluations et des examens des performances des fournisseurs pour garantir qu’ils travaillent conformément aux normes et objectifs d’Oxfam et qu’ils fournissent le service attendu, en prenant les mesures correctives nécessaires.
-Coordonner avec les autres départements sur les questions d’approvisionnement ainsi qu’avec le département des Finances sur les paiements.
-Responsable de la préparation, de l’exécution et du suivi des contrats/accords d’approvisionnement (Fourniture, accord-cadre, location de véhicules, sécurité, etc.)
-Gérer les dons en nature selon la procédure d’Oxfam.
-Fournir des informations en temps opportun au responsable du soutien commercial (BSM), au responsable du programme humanitaire et au département du programme, sur les achats locaux et internationaux en maintenant un système de suivi des demandes.
Gestion des stocks et du transport
-Assurer la gestion du stock et de l’entrepôt selon les procédures décrites dans le manuel d’approvisionnement et de logistique
-Participer et assurer la sélection de l’entrepôt selon les normes (Accès, Espace, sûreté et sécurité)
-Réception du matériel des fournisseurs par assurer le respect du bon de commande (Quantité/Qualité)
-Émettre le GRN pour chaque transaction liée à la réception du matériel.
-En cas de problème de qualité/quantité, signalez-le au fournisseur.
-Assurez-vous de la délivrance du matériel au service concerné après réception de la demande de stock validée par la ou les personnes autorisées.
-Gardez les cartes de bacs/fiches de stock à jour en permanence.
-Effectuer un inventaire physique tous les 3 mois.
-Déclenchez une alerte en cas de stock faible pour les fournitures critiques lorsque le niveau de stock atteint le minimum.
-Maintenir un bon agencement et une bonne hygiène dans l’entrepôt.
-Conservez les marchandises dangereuses (chimiques, inflammables) séparément dans l’entrepôt.
-Responsable de s’assurer que les personnes travaillant dans l’entrepôt sont protégées contre toute menace/danger.
-Gérer le transport du matériel vers les sites du projet.
-Assurer la disponibilité des documents de livraison pour le matériel transporté (Waybill, etc.).
-Gérer, surveiller tous les stocks dans le pays et établir un plan d’élimination conformément aux exigences du donateur et en consultation avec l’équipe de gestion du pays.
Gestion des actifs et des équipements
-Assurez-vous que les listes d’actifs et d’équipements sont mises à jour en permanence.
-Effectuer une vérification physique des actifs et des équipements tous les 3 mois.
-Assurez-vous que tous les biens et équipements sont étiquetés.
-Assurer le suivi des actifs/équipements d’un endroit à un autre ou d’un utilisateur à un autre.
-Assurer l’utilisation/entretien des actifs/équipements selon les normes.
-Gérer, surveiller tous les stocks dans le pays et établir un plan d’élimination conformément aux exigences du donateur et en consultation avec l’équipe de gestion du pays.
-Superviser la réglementation de l’utilisation des véhicules et des équipements de communication.
Gestion de la flotte
-Responsable global de la gestion des véhicules et des générateurs conformément aux normes définies dans les procédures de flotte d’Oxfam.
-Superviser la planification de l’allocation des véhicules pour répondre de manière optimale aux besoins du programme. Assurez-vous que les immatriculations/assurances/certificats d’aptitude des véhicules sont mis à jour en permanence.
-Assurer la réparation et l’entretien en temps opportun des véhicules/motos/générateurs.
-Gardez une trace des réparations et de l’entretien (coût, pièces de rechange, travaux) – uniquement pour les véhicules propres à Oxfam.
-Assurer le suivi de la consommation de carburant et de l’entretien des véhicules d’Oxfam ainsi que des compétences des chauffeurs. S’assurer que le stockage du carburant dans les locaux est conforme aux normes (sécurité, contrôle)
-Coordonner/Communiquer avec les sociétés de location de voitures qualifiées sur les questions liées à la location de voitures.
– Évaluer l’état des véhicules loués au début du contrat et plus tard régulièrement jusqu’à leur mise en service avec Oxfam.
-Assurer le paiement dans les délais de tous les paiements liés à la flotte (location, carburant) et éviter les retards.
-Participer au processus d’approvisionnement pour la sélection des ateliers et des fournisseurs de pièces de rechange – uniquement pour les véhicules propres à Oxfam.
– Coordonner/communiquer avec des ateliers de véhicules qualifiés sur les questions liées à la réparation et à l’entretien des véhicules – uniquement pour les véhicules propres à Oxfam.
-Coordonnez-vous avec la compagnie d’assurance pour réclamer les assurances – uniquement pour les véhicules propres d’Oxfam.
-Assurer le bon archivage des documents de la flotte (documents administratifs, carnets de bord, registre de carburant, etc.)
-Conduire/organiser les examens de conduite pour le personnel d’Oxfam souhaitant conduire les voitures – uniquement pour les véhicules propres d’Oxfam.
Soutien administratif
-Superviser l’organisation des hôtels pour les personnes liées au personnel d’Oxfam.
-Superviser l’organisation des billets d’avion pour le personnel d’Oxfam ou les personnes liées.
-Coordonner avec les services partagés régionaux/Oxford pour l’organisation du voyage (hôtel/billets, etc.)
Gestion des personnes
-Responsable de créer une planification mensuelle en tenant compte des priorités de l’organisation.
-Aider le personnel hiérarchique à produire des objectifs annuels conformes aux priorités de l’organisation et du programme et fournir des commentaires réguliers sur la performance du personnel dans son rôle.
-Avec le soutien de l’équipe RH du pays, répondre de manière proactive à toutes les préoccupations des employés en temps opportun et diriger le développement du personnel et le renforcement/renforcement des capacités par le biais de la formation, du mentorat et/ou du coaching.
Reporting
-Préparation du reporting mensuel KPI sur les activités logistiques à la direction.
-Fournir d’autres rapports tels que la feuille de suivi des demandes, le registre des actifs et des équipements, les rapports sur les stocks et la flotte.
-Réaliser l’outil d’évaluation logistique – outil d’évaluation LAT au moins une fois par an et mettre en œuvre ses plans d’action.
EXPÉRIENCE, CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
Formation, expérience et compétences techniques
ESSENTIELLES
-Baccalauréat ou équivalent en chaîne d’approvisionnement, gestion logistique, administration des affaires, comptabilité, finance ou toute autre discipline d’études pertinente.
-Certification d’accréditation professionnelle en logistique/gestion de la chaîne d’approvisionnement, en particulier CHL, CHSCM, CIPS, CILT.
-Minimum de 6 ans d’expérience professionnelle « pratique » dans les systèmes de logistique/approvisionnement, de gestion d’entrepôts et de flotte avec une ONG internationale, dont au moins 1 an en supervision. niveau.
-Bonne compréhension du travail avec les exigences des donateurs (UE/ECHO, BMZ, DRA, SIDA, etc.).
-Excellentes compétences en matière d’organisation, de résolution de problèmes, de communication (orale et écrite), de rédaction de rapports et de négociation.
-Pensée conceptuelle, critique et analytique bien développée avec la capacité de transmettre des informations complexes d’une manière simple et intéressante et de les influencer auprès d’un public plus large.
-Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante ainsi qu’à travailler en équipe – en soutenant d’autres départements. La capacité à rester calme tout en faisant face à des priorités contradictoires/travailler sous pression est essentielle.
-Accent critique sur la fourniture d’un niveau de service supérieur aux gestionnaires et aux collègues et sur la fourniture des résultats convenus dans les limites des contraintes de temps et de budget et selon les normes attendues.
-Un niveau élevé de conscience de soi, d’énergie personnelle, d’endurance et de flexibilité. Capacité à travailler de manière créative, efficace et de ma propre initiative.
Souhaitable
1. Une solide expérience des systèmes commerciaux d’Oxfam, notamment TRACKPOINT, EPO et l’outil Oxfam, constituera un avantage supplémentaire.
2. Diplôme de maîtrise/diplôme de troisième cycle en gestion de la chaîne d’approvisionnement et en logistique.
Compétences
• Influencer : S’engager auprès de diverses parties prenantes de manière à accroître l’impact sur l’organisation. Repérer les opportunités d’influencer efficacement et là où il n’y en a pas, avoir la capacité de les créer de manière respectueuse et percutante.
• Conscience de soi : Développer un degré élevé de conscience de soi concernant ses propres forces et faiblesses et son impact sur les autres. Notre conscience de soi nous permet de modérer et d’autoréguler nos comportements pour contrôler et canaliser nos impulsions à de bonnes fins.
• Humilité : mettre « nous » avant « moi » et mettre l’accent sur le pouvoir du collectif, nourrir l’équipe et exploiter les forces de chacun. nous ne nous soucions pas du pouvoir hiérarchique et nous nous engageons, faisons confiance et valorisons les connaissances et l’expertise des autres à tous les niveaux de l’organisation.
Souhaitable
• Pensée systémique : considérer les problèmes comme faisant partie d’un système global et en relation avec l’ensemble du système, plutôt que de réagir à une partie, un résultat ou un événement spécifique de manière isolée. Bien gérer les conséquences imprévues des décisions et actions organisationnelles.
• Réflexion stratégique et jugement : faire preuve de jugement, en pesant le risque par rapport à l’impératif d’agir. Prendre des décisions conformes aux stratégies et aux valeurs organisationnelles.
Retrouvez des opportunités sur notre compte Tiktok.
