Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire mondiale qui aide les personnes forcées de fuir. L’ONG NRC recrute :
Assistant Technique Ressources Humaines & Administration
Description de l’emploi
L’Assistant(e) Technique de l’Administration/ Ressources Humaines est en charge de la mise en œuvre quotidienne et qualitative des activités administratives et RH.
Responsabilités
Responsabilités générales :
- S’assurer de l’adhésion aux politiques, manuels et directives du CNRC ;
- Mettre en œuvre les tâches administratives qui lui sont déléguées en accord avec le plan d’action et le RACI de NRC ;
- Contribuer à la bonne gestion du service administratif ;
- Apporter son appui administratif aux autres équipes et départements pour la mise en œuvre des activités.
Rôles spécifiques :
- S’assurer de l’adhésion aux politiques, manuels et directives du CNRC ;
- Mettre en œuvre les tâches administratives qui lui sont déléguées en accord avec le plan d’action et le RACI de NRC ;
- Contribuer à la bonne gestion du service administratif ;
- Apporter son appui administratif aux autres équipes et départements pour la mise en œuvre des activités.
- Accueillir et orienter les visiteurs, gérer l’agenda des rendez-vous, des réunions ainsi que les salles/espaces de travail du bureau de NRC ;
- Assurer une bonne gestion du courrier interne, entrant et sortant (enregistrement du courrier arrivé et le dispatching ; enregistrement de tous les documents sortant avec un système de suivi et de traçage des documents (cachet, courrier arrivé, registres, numéro de suivi) ;
- Aide à établir des rapports mensuels de l’administration : rapport de liquidation UNHAS, rapport des dotations de communication, liquidations d’avances à la finance ;
- Aide à la mise à jour de toutes les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, contrats de prestation, dotations de communication, UNHAS, stocks, paiements des factures ;
- S’assurer de l’archivage correct des documents (archivage physique et numérique) dans le dossier Admin (courrier et pièces jointes, contrats de prestation, factures, demandes d’avance, demandes d’achat, protocoles d’accords, reçus de paiement , demandes de réparation, dossiers des impôts, UNHAS et tout document important pour le classement) ;
- Appui à la préparation des dossiers de paiement ;
- Assurer la gestion du stock des fournitures du bureau à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien exécuté ;
- Assister dans tous les aspects de planification d’événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y compris les pauses-café, déjeuners et dîners) ;
- Appuyer sur la gestion des réservations de vols (UNHAS), préparation et acheminement des colis cargo ainsi que les paiements y afférents ;
- Suivre les procédures administratives du personnel international et des visiteurs : formalités d’obtention de visa, accueil et hébergement. Pour ce faire, assurer la mise à jour d’un tableau récapitulatif sur les dates d’expiration de tous les documents requis (passeports, visa, permis de conduire, permis de résidence) ;
- S’occuper de la propreté du bureau ainsi que de la maintenance effective des installations (bureau et maison d’hôtes) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département ;
- Appuyer l’équipe du bureau dans les tâches d’édition de documents, copies, impressions, scan) ;
- Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes ;
- Effectuer toutes autres tâches connexes assignées par son superviseur.
Qualifications
Compétences
- Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
Compétences professionnelles générales :
- Expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative d’un bureau, idéalement dans une organisation internationale et dans un contexte humanitaire ;
- Résultats constatés en lien avec les Responsabilités du poste ;
- Expérience de travail dans des contextes complexes et volatils ;
- Minimum un diplôme d’étude supérieur (BAC+2) en ressources humaines, administration des affaires, droit ou dans un domaine connexe ;
- Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et de divers horizons
- Parler et écrire librement le français ;
- La connaissance de l’anglais constitue un atout.
Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :
- Bonne connaissance de Word, Excel, PowerPoint, Skype ; Équipes et internet ;
- Savoir s’exprimer devant des publics variés ;
- Forte capacité rédactionnelle ;
- Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et de divers horizons.
Compétences comportementales :
Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
- Gérer les environnements peu sûrs ;
- Planifier et obtenir des résultats ;
- Autonomiser et renforcer la confiance ;
- Communiquer de façon respectueuse et impactante ;
- Forte capacité relationnelle ;
- Pro actif et organisé.
