Cordaid est une organisation de développement international néerlandaise. Sa mission est de créer des communautés florissantes et autonomes dans les zones touchées par le conflit et les plus fragiles du monde.
POSTE 1 : Assistant(e) Logisticien(ne)
Description du poste
Il/Elle sera sous la supervision hiérarchique (technique) du Log Officer Ouest et la supervision fonctionnelle sera assurée par le National Operations Manager.
II/Elle supervise le personnel local engagé dans le domaine de ses responsabilités ainsi que les techniciens de surface.
Responsabilités
-Effectue l’achat des billets d’avions pour tout le personnel de Cordaid en RDC avec l’appui circonstanciel des collègues en province;
-Prépare le rapport des mouvements du personnel à soumettre chaque fin de semaine à son superviseur ;
-Est le point focal avec les agences de voyage nationales et internationales qui ont des relations d’affaires avec Cordaid;
-Prépare le dossier de paiement des billets d’avion et les soumets à la comptabilité dans un délai d’une semaine après réception des factures des agences de voyage;
-Faire le suivi de la consommation des avances payées aux compagnies Congo Air Ways et CAA et assure que les renflouement se fait dans un bref délai pour éviter les retard ou les blocages dans les systèmes;
-S’assure de ne pas acheter des billets sans TDRs.
2. Protocole
-Prépare le paiement des factures des agences en charge des protocoles, partenaires de Cordaid, dans un délai raisonnable et s’assure que les factures sont transmises à la comptabilité dans les 7 jours après leurs réception par ses soins;
-Assiste son superviseur dans les démarches d’obtention des visas de toute catégorie ou encore dans l’obtention des passeports;
-Participe, en compagnie du département de passation des marchés de l’organisation des événements divers dans la ville de Kinshasa ou là où sa hiérarchie lui indiquera;
-Pour le compte du département, participe activement à la planification des grands événements organisés par Cordaid ou un de ses projets à Kinshasa.
3. Logistique Base
4. Communication
Est responsable d’achat des crédits pour le personnel de Cordaid en RDC qu’il s’agisse des forfaits des données ou des crédits d’appels.
Est responsable des paiements des factures des compagnies de communication aussitôt que les factures sont reçues. S’assure que les demandes de paiement sont déposées aux finances dans un intervalle de 7 jours après réception des factures par ses soins;
S’assure qu’il n’y a pas des doublons dans la liste de staff avant l’achat des crédits et vérifie que le staff ayant quitté Cordaid ne figurent pas sur ladite liste.
5. Administration et Ressources Humaines
– S’assure que les membres de son équipe font leurs plans de performance au début de chaque année;
-Effectue des évaluation formelles (deux fois l’an) et informelle (à chaque instant qu’il le faut) de membres de son équipe;
-Propose des formations pour le renforcement des capacités des membres de son équipe selon le besoin de Cordaid;
S’assure de l’archivage électronique sur sharepoint et sur l’ordinateur de tout le travail qu’il effectue.
Engagement général
L’Assistant (e) Logisticien (ne):
S’engage à respecter le R.E., le code de conduite et les politiques de Cordaid:
a) Politique sur la Sécurité et la Sureté ;
b) Cadre d’Intégrité;
c) Code de Conduite pour le staff et les partenaires ;
d) Politique de sauvegarde ;
e) Conflit d’intérêt ;
f) Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents,
g) Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent ;
h) Whistler blower Policy:
S’engage à assurer la mise en œuvre optimale des politiques de Cordaid dans le cadre de son travail ;
Est disponible/flexible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par Cordaid.
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POSTE 2 : Secrétaire – Réceptionniste
Description du poste
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets, Cordaid RDC veut recruter une Secrétaire réceptionniste qui basée à Kinshasa.
Sous la supervision directe du National Operations Manager, la secrétaire-Réceptionniste met de l’ordre au niveau de la gestion d’accueil, des courriers, de l’administration et de filtrer les appels entrants.
Responsabilités
-Assurer de Lundi à Vendredi la permanence à la réception au bureau de Cordaid Kinshasa Accueillir et orienter les visiteurs,
-Gérer les courriers (E-mail, correspondances diverses): assurer la réception, l’expédition, le contrôle, l’enregistrement, le dispatching rapide des correspondances internes et externes, Gérer la transmission du courrier sortant et s’assurer de son arrivée par la signature dans le carnet de transmission;
-Archiver adéquatement et traçable les courriers après traitement des correspondances (scan des documents et archivage électronique et en dur);
-Assurer la réception de livraison des biens et fourniture par les fournisseurs en collaboration avec la logistique;
-Tenir à jour l’agenda des adresses et numéro de contact des partenaires de CORDAID;
– Gérer le magasin et suivre les entrée et sortie de fourniture par la tenue de fiche de stock par article:
– Gérer l’agenda du National Operations Manager;
-Suivre et coordonner les contacts et rendez-vous de visiteurs en collaboration avec le programme:
-S’acquitter de toute autre tâche administrative utile au bon fonctionnement du bureau.
Engagement général
La Secrétaire Réceptionniste :
S’engage à respecter le R.E., le code de conduite et les politiques de Cordaid:
a) Politique sur la Sécurité et la Sureté ;
b) Cadre d’Intégrité:
c) Code de Conduite pour le staff et les partenaires;
d) Politique de sauvegarde ;
e) Conflit d’intérêt
f) Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents,
g) Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent ;
h) Whistler blower Policy.
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