À propos de Mercy Corps
Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe ou de difficultés, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous collaborons pour mettre en œuvre des solutions audacieuses qui aident les gens à triompher de l’adversité et à bâtir des communautés plus fortes de l’intérieur. Maintenant et pour l’avenir.
POSTE 1 : Chargé des Finances et de la Conformité-Ngala
Résumé du programme/département
Le département financier de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions financières au Nigeria, y compris la comptabilité, les paiements et les opérations bancaires, la paie, la budgétisation, les rapports financiers, ainsi que la gestion et la conformité financières des subventions. Le département financier de Mercy Corps garantit le respect des réglementations des donateurs ainsi que des politiques et procédures internes de Mercy Corps. Dans son rôle de soutien au Département du Programme, le Département des Finances fournit en temps opportun des rapports et une assistance au Directeur Pays et à l’équipe du Programme pour garantir que les ressources financières sont utilisées de manière efficiente et efficace.
Sommaire général du poste
Travaillant au sein du département des finances sous la direction du responsable financier itinérant principal, le responsable des finances et de la conformité aidera le bureau de Ngala à garantir l’exactitude et l’exhaustivité des registres financiers et comptables et aura la responsabilité principale de gérer le cycle comptable mensuel et les tâches de routine. tâches comptables et paiements quotidiens. Le responsable des finances et de la conformité aidera à examiner et analyser les dossiers, les rapports et les pratiques de gestion pour garantir que des contrôles internes adéquats sont en place pour atténuer les risques conformément aux lois, réglementations, exigences des donateurs et politiques et procédures de Mercy Corps.
Responsabilités professionnelles essentielles
- Aider le responsable financier principal à améliorer l’efficacité du système de contrôle existant et à garantir que toutes les lacunes de conformité identifiées sont corrigées.
- Saisissez les transactions dans le logiciel de comptabilité avec précision.
- Assurer l’exactitude de toutes les transactions enregistrées par Navigator en suivant les procédures de saisie de Navigator et en référençant le codage par rapport au plan comptable standard et aux budgets codés.
- Effectue un examen AAM des transactions avec les pièces justificatives dans la matrice de seuil d’achat direct.
- Préparer et rapprocher les comptes bancaires et de trésorerie.
- Assurer le respect des pratiques comptables standard GAAP.
- Impression quotidienne des titres de paiement pour fixation ultérieure aux pièces justificatives par l’archiviste.
- Assurer un archivage approprié de tous les documents.
- Maintenir le fichier AAM de terrain avec un spécimen de signature à jour.
- Apportez un soutien maximal à la réussite du processus de fin de mois et d’année.
- Imprégnez-vous toujours de la culture de préparation à l’audit.
- Assurez-vous que tous les impôts sur le revenu, retenues à la source, TVA et autres taxes sont retenus et payés en conséquence.
- Reconnaître les opportunités d’action innovante et créer un environnement où les points de vue alternatifs sont les bienvenus.
- Définir l’orientation en priorisant et en organisant les actions et les ressources pour atteindre les objectifs et contribuer au développement d’une stratégie à l’échelle nationale.
- Aider à la formation du personnel de soutien et du personnel du programme sur les questions liées aux finances et fournir tout soutien opérationnel financier nécessaire.
- Soumettre des rapports financiers précis et opportuns à Maiduguri sur une base hebdomadaire et mensuelle et assurer le suivi auprès des autres départements pour toute action corrective requise.
- Assurer la protection des documents et leur archivage approprié.
- Préparer les rapports d’activités de rapprochement des bons sur une base hebdomadaire et mensuelle.
- Être adaptable et flexible pour accepter de nouvelles tâches et de nouvelles missions, comme demandé de temps à autre.
- Toute autre tâche assignée par le superviseur ou la personne désignée.
Sécurité
- Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité déterminées par le pays
- Assurez-vous de manière proactive que les membres de l’équipe opèrent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques.
L’apprentissage organisationnel
Dans le cadre de notre engagement en faveur de l’apprentissage organisationnel et en soutien à notre compréhension selon laquelle les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps en tant que ainsi qu’eux-mêmes.
Responsabilité envers les bénéficiaires
Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers nos bénéficiaires et envers les normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en impliquant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Responsabilité de surveillance : Aucune
Responsabilité:
Relève directement de : Agent financier principal
Travaille directement avec : le département des finances et de la conformité, les équipes de programme et opérationnelles du nord-est du Nigeria.
Connaissance et expérience
- Deux années ou plus d’expérience en finance et en comptabilité sont requises.
- Un diplôme universitaire en finance, comptabilité ou équivalent est requis.
- Une expérience de deux ans dans le département des finances et de la conformité d’une ONG internationale est préférable.
- Compétence démontrée avec un logiciel de grand livre général informatisé.
- Compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office, en particulier Excel
- Expérience préalable en gestion et solides compétences organisationnelles.
- Excellentes compétences en anglais oral et écrit.
- La maîtrise du haoussa et des langues locales est préférable.
POSTE 2 : Officier de logistique-Abuja
Sommaire général du poste
Le responsable de la logistique :
- Aider le contrôleur des actifs et le directeur des opérations dans la planification stratégique des besoins en actifs de l’organisation.
- Fournir des rapports mensuels sur l’utilisation du générateur, la gestion de la flotte, la gestion des baux des installations, le courrier et l’expédition.
- Effectuer un suivi auprès de l’unité financière pour garantir que les comptes des prestataires de services sont réglés à temps.
- Lire et comprendre clairement la politique de gestion des actifs sur le terrain, les installations sur le terrain et le bureau de Mercy Corps.
- Politique de gestion, politique de gestion des entrepôts sur le terrain.
- Manuel de financement sur le terrain, politique de logement des expatriés, manuel de l’équipe des expatriés et matrice des autorités d’approbation du pays.
- Jouer un rôle de soutien supplémentaire dans le service des opérations tel que les achats, la gestion des entrepôts, les installations, la logistique et les opérations.
Responsabilités professionnelles essentielles
Gestion de flotte:
- Assurance (Gestion des contrats d’assurance véhicule, renouvellement et sinistres)
- Coordonner l’immatriculation des véhicules (immatriculation des véhicules neufs, équipement, suivi, marquage et renouvellement)
- Coordonner la maintenance/l’entretien (surveillance des contrôles quotidiens des véhicules, entretien de routine des véhicules,
- Surveillance de la gestion du carburant (gestion des cartes de recharge de carburant, rapport sur la consommation de carburant, rapport mensuel de kilométrage privé en carburant et générateur.
- Gestion des feuilles de route (Suivi quotidien de la feuille de route des véhicules, examen des feuilles de route des véhicules, reporting sur les feuilles de route des véhicules mensuellement pour financer)
- Superviser la gestion des services de location de voitures (gestion des contrats, suivi des véhicules de location de voitures et des chauffeurs conformément à la norme MCN, arrangement logistique – attribuer une location de soins si nécessaire, traiter le paiement, maintenance du mécanisme de rétroaction)
- Gestion de la documentation de la flotte : Tenir des registres pour tous les véhicules.
- Supervision d’un assistant logistique.
Gestion d’entrepôt (articles et actifs de programmes – articles TIC) :
- Recevez les marchandises et vérifiez la quantité avec le bon de réception.
- Maintenir et garantir que les fiches de stock et les fiches de bacs dans l’entrepôt sont mises à jour quotidiennement.
- Maintenir et mettre à jour quotidiennement la sortie des stocks.
- Expédier les marchandises depuis l’entrepôt en utilisant les procédures MC appropriées, les formulaires de sortie de magasin et les lettres de transport.
- Empilez correctement les articles dans l’entrepôt pour faciliter le comptage physique.
- Effectuer des décomptes physiques mensuels des articles dans l’entrepôt.
- Assurez-vous que l’entrepôt est propre et exempt de toute infestation.
Gestion d’actifs:
- Assistant du contrôleur des actifs dans la gestion, le suivi des actifs et l’inventaire régulier,
- Aider le contrôleur des actifs dans le rapprochement physique et financier de tous les actifs, la tenue de registres précis de tous les actifs, les actifs des donateurs et les éléments exceptionnels qui nécessitent un enregistrement et un suivi des mouvements.
- Aider à l’enregistrement des actifs à Abuja.
- Aider les actifs à étiqueter régulièrement les stocks.
- Sortie des actifs : enregistrement/retrait de l’équipement appartenant à Mercy Corps au personnel autorisé en utilisant les procédures et formulaires standard de Mercy Corps décrits dans le manuel de gestion des actifs.
- Mouvement d’actifs : assistance pour remplir les formulaires de mouvement d’actifs.
- Responsable de la préparation en temps opportun de la documentation de tout mouvement d’actifs aux formats Mercy Corps.
- Décompte physique : soutien Effectuer une vérification aléatoire trimestrielle des actifs dans tous les bureaux extérieurs,
- Suivi des actifs : maintenir le stock des actifs de Mercy Corps qui ne sont pas extraits et utilisés.
- Cession d’actifs : assistance en garantissant que tous les objets perdus, endommagés, vendus, volés (ou autres) sont correctement enregistrés avec un formulaire de cession d’actifs approuvé.
Acquisition d’installations.
- Recevez une demande/des informations de sélection de propriété.
- Demande d’ouverture de bail immobilier (PLIR)
- Conduire et analyser la sélection des propriétés
- Augmenter le mémo de sélection de propriété
- Projets de contrats
- Traiter le paiement
- Coordination des contrats de location
- Renouvellement des contrats de location.
Générateur.
- Lancer l’achat de générateurs en utilisant les dispositions du FP3 et les règles et réglementations des donateurs dans certains cas.
- Travaillez avec le Hops pour déterminer les heures de fonctionnement en fonction des besoins locaux, du coût du carburant, du temps de refroidissement requis pour les générateurs et, dans certains cas, des circonstances de sécurité.
- Gestion du diesel des générateurs en prenant en charge, en gérant et en surveillant la consommation de diesel des générateurs, en garantissant l’absence de mauvaise manipulation et de stockage, d’un mauvais état mécanique des générateurs ou d’une situation de surcharge.
- Tenir à jour les feuilles de journaux du générateur (journaux d’exécution, réparation et maintenance)
- Tenir et suivre quotidiennement et rapporter mensuellement le journal d’achat de diesel et de consommables.
- Maintenir le contrat-cadre d’approvisionnement en diesel et de réparation/entretien du générateur.
- Veiller à ce que le stockage du diesel soit autorisé dans le cadre de la législation nationale/régionale et garantir l’atténuation des risques liés au carburant stocké par rapport au risque d’incendie.
- Surveillez la garantie et les détails de la garantie des générateurs.
Courrier/expédition :
- Engager un fournisseur de services pour les services de répartition.
- Recevoir les demandes d’expédition.
- Suivi des expéditions.
- Traiter le paiement des services du fournisseur d’expédition.
- Examiner et surveiller le contrat des fournisseurs de services de messagerie.
Autres:
- Se comporter professionnellement et personnellement de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas mettre en péril sa mission humanitaire au Nigeria.
- Autres tâches assignées.
Responsabilité de supervision : Assistant logistique
Responsabilité
Responsable du manuel d’approvisionnement sur le terrain de Mercy Corps, du manuel de gestion des actifs sur le terrain, des lignes directrices de la politique de gestion de la flotte et de la gestion des entrepôts et d’autres politiques et procédures nationales en matière de logistique et de gestion des achats, ainsi que du code de conduite de MC concernant les activités d’approvisionnement et de la politique de conflit d’intérêts de MC.
Relève directement de : Directeur des opérations
Responsabilité envers la participation et les parties prenantes
Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers les participants à nos programmes, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail international de secours et de développement. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Connaissance et expérience
- Un diplôme dans un domaine commercial pertinent est souhaité.
- 2-3 ans d’expérience dans la gestion des stocks, les opérations logistiques à grande échelle ou l’administration de bureau.
- Solides compétences organisationnelles : capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national.
- Excellentes compétences en anglais oral et écrit. Solides compétences informatiques dans les programmes MS Excel, MS Access et MS Word.
- Une capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à transformer les informations en actions afin de ne pas retarder les activités du programme.
- Une compréhension claire de l’éthique des achats et de la conformité des donateurs est essentielle.
- Expérience préalable en gestion de flotte.
- Une volonté de voyager dans les zones de projet dans la zone de responsabilité assignée
Facteur de réussite
- Consciencieux avec un excellent sens du jugement
- Capacité à travailler simultanément sur plusieurs tâches.
- Volonté et capacité de travailler efficacement avec une grande variété de personnes.
- Capacité à travailler en équipe et à coordonner avec le personnel du projet.
- Bon anglais parlé et écrit
- Connaissances en informatique et solides compétences organisationnelles
POSTE 3 : Chargé principal des achats et des contrats-Maiduguri
Sommaire général du poste
Le responsable principal des achats et des contrats doit assurer l’approvisionnement efficace et systématique des biens et services ; développement efficace, suivi des contrats ; l’élaboration de calendriers d’appel d’offres transparents et d’une bonne tenue des registres ; fournir des conseils sur les meilleures méthodes de passation des marchés et de conception des contrats ; développer les meilleures pratiques en matière de mise en service et d’approvisionnement ; donner des conseils sur la politique et la procédure.
Responsabilités professionnelles essentielles
- Élaborer et conseiller sur les stratégies d’approvisionnement, de mise en service, d’administration des contrats et de gestion. Identifier les opportunités d’amélioration des achats et développer des pratiques modernes d’approvisionnement et de gestion des contrats.
- Engager et soutenir les gestionnaires en fournissant des conseils sur les questions techniques d’approvisionnement, y compris en donnant des conseils sur les mécanismes d’approvisionnement appropriés, en préparant les documents d’appel d’offres, en entreprenant l’évaluation des offres, y compris la pré-qualification des fournisseurs, en vérifiant les termes/conditions contractuelles, en interrogeant, en assurant la liaison et en négociant avec des fournisseurs potentiels, répondre aux défis en matière d’approvisionnement et produire des rapports de résultats pour la direction.
- Aide à l’identification des opportunités via les voies d’approvisionnement pour réaliser des économies, maximiser les revenus et apporter une amélioration continue grâce à l’utilisation de ses ressources.
- Assurer et développer l’adhésion de l’entreprise aux meilleures pratiques en matière de procédures de surveillance des contrats.
- Fournir des rapports périodiques à l’équipe de direction décrivant les activités de contrat, d’approvisionnement et de suivi, ainsi que les aspects de performance contractuelle.
- Veiller à ce que Mercy Corps respecte la loi nigériane en ce qui concerne ses activités d’approvisionnement. Avec les réglementations des donateurs.
- en collaboration avec les équipes juridiques, pour garantir l’existence d’un registre transparent des contrats et d’un calendrier de travail de rappel couvrant toutes les transactions de valeur significative pour Mercy Corps Nigeria.
- Promouvoir une bonne administration au sein de Mercy Corps en ce qui concerne la gestion des achats et des contrats, y compris la production d’informations sur les achats et les contrats pour répondre aux exigences de la propriété du système.
- Assumer le rôle de propriétaire du système pour les systèmes d’approvisionnement électronique et de gestion des contrats, y compris le développement, les tests et la mise en œuvre de mises à niveau, la résolution des requêtes et la formation des utilisateurs.
- Travaillant en étroite collaboration avec les services du programme, de l’administration, des finances et de la logistique, le responsable principal des achats et des contrats joue un rôle déterminant dans le soutien des activités du programme grâce à ses services.
- Le responsable principal des achats et des contrats se comportera à la fois professionnellement et personnellement de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas mettre en péril sa mission humanitaire.
Gestion des achats:
- Coordonner les activités quotidiennes d’approvisionnement du MCN.
- Produire régulièrement des rapports sur l’état des achats et les achats terminés à l’aide de la liste principale des relations publiques en cours et de la liste principale des relations publiques.
- Veiller à ce que les activités d’approvisionnement de Mercy Corps soient légales et morales.
- Veiller à l’utilisation appropriée des plafonds de passation des marchés et des procédures d’approbation.
- Effectuer l’acquisition de biens, travaux et services pour tous les PR – conformément aux normes et formats de Mercy Corps.
- Effectuer l’acquisition des services d’un consultant national (toutes les valeurs) – conformément aux normes et formats de Mercy Corps.
- Superviser l’établissement de divers accords-cadres (MPA et MSA) pour les articles couramment utilisés conformément aux normes et formats de Mercy Corps.
- Aider à la tenue de dossiers d’approvisionnement complets. Veiller à ce que le système de classement des marchés publics soit en place et conforme aux procédures de classement des marchés publics telles que décrites dans le FP3.
- Aider la direction des P&L et le personnel du bureau dans les activités d’approvisionnement, selon les besoins.
- Coordonner avec le service financier pour garantir que les paiements aux fournisseurs sont effectués à temps et sans aucune pression inutile sur les systèmes financiers de MC.
- Assister la gestion des P&L dans la gestion des actifs. Identifiez les actifs au cours de l’approvisionnement et informez le contrôleur des actifs de la réception des actifs.
- Tenir un fichier sur les prix du marché pour les articles couramment achetés.
- Effectuer toute autre tâche raisonnable jugée nécessaire et assignée par le superviseur.
- Examiner les offres des fournisseurs potentiels et attribuer des contrats en fonction du prix, de la qualité du travail, des performances passées et d’autres facteurs.
- Négocier les termes et conditions des contrats avec les fournisseurs pour s’assurer qu’ils sont dans le meilleur intérêt de l’organisation.
- Superviser les entrepreneurs pour s’assurer qu’ils exécutent leurs tâches de manière efficiente et efficace.
- Examiner les offres des fournisseurs potentiels de matériaux nécessaires à l’organisation pour garantir qu’elles sont compétitives.
- Réaliser des audits pour s’assurer que les fournisseurs respectent les termes de leurs contrats.
- Coordonner avec les autres départements d’une organisation pour garantir l’efficacité des contrats.
- Examiner et approuver les factures des fournisseurs pour s’assurer qu’elles reflètent fidèlement les services rendus ou les biens livrés.
- Examiner les propositions de contrat des fournisseurs pour déterminer si elles répondent aux besoins de l’organisation.
Gestion d’équipe:
- Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
- Promouvez la responsabilité, communiquez vos attentes et fournissez des commentaires constructifs via des évaluations régulières des performances.
- Superviser, embaucher et orienter les nouveaux membres de l’équipe si nécessaire.
- Fournissez aux membres de l’équipe des informations, des outils et d’autres ressources pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
- Contribuer aux efforts de constitution d’équipes nationales, aider les membres de l’équipe à identifier les options de résolution de problèmes et assurer l’intégration de tous les membres de l’équipe dans les processus décisionnels pertinents.
L’apprentissage organisationnel:
- Dans le cadre de notre engagement en faveur de l’apprentissage organisationnel et en soutien à notre compréhension selon laquelle les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps en tant que ainsi qu’eux-mêmes.
Responsabilité envers les bénéficiaires
- Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers nos bénéficiaires et envers les normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en impliquant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Responsabilité de surveillance :
Supervise directement les responsables des achats.
Responsabilité
Responsable du respect des politiques et procédures d’approvisionnement sur le terrain de Mercy Corps (FP3), du code de conduite de MC concernant les activités d’approvisionnement et de la politique de conflit d’intérêts de MC.
Relève directement de : Responsable des achats
Travailler directement avec : l’équipe des opérations, l’équipe des finances, coordonner avec le personnel du programme et des opérations de Mercy Corps concernant la planification et les activités d’approvisionnement.
Connaissance et expérience
- Un diplôme dans un domaine commercial pertinent est souhaité : économie, comptabilité, droit.
- 2-3 ans d’expérience dans la gestion de chaîne d’approvisionnement à grande échelle et/ou dans le commerce international, la passation de marchés/la gestion de contrats
- Solides compétences organisationnelles : capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national. Excellentes compétences en anglais oral et écrit.
- Haut niveau de compétences informatiques sur les programmes MS Office.
- Une capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à traiter les informations en action afin de ne pas retarder les activités du programme.
- Une compréhension claire de l’éthique des achats et de la conformité des donateurs est essentielle.
- Une certification en gestion des achats/chaîne d’approvisionnement est un avantage.
- Connaissance des normes Sphère et d’autres formations en réponse humanitaire souhaitées.
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