Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement, qui a pour mission de réduire la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés plus sûres, productives et équitables dans le monde. Mercy Corps est présente dans plus de 40 pays à travers le monde. En collaboration avec les communautés et autres partenaires, Mercy Corps propose des solutions audacieuses et durables pour aider à bâtir des communautés plus fortes et plus résilientes aux chocs.

 

Titre du poste 1 : Officier(ière) Finance

Lieu de Prestation : Beni

Date de clôture : 27 décembre 2023 à 16H00

Un nouveau Programme est actuellement mis en œuvre dans les zones de santé de Kalonda Ouest, Kitangwa et Nyanga de la province du KASAI.

En 2022, nous avons atteint 2,2 millions de personnes  par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d’intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d’eau et assurer un accès équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l’Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d’urgence aux populations déplacées, retournés et les familles hôtes.

DESCRIPTION DU DEPARTEMENT

Le Département des Finances de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions financières en République Démocratique du Congo (RDC) : la comptabilité de toutes les opérations financières, les paiements, la préparation des salaires, la préparation et le suivi des budgets, la préparation des rapports financiers, et l’allocation des couts partagés en conformité avec la politique de Mercy Corps.  Le Département des Finances s’assure de la conformité des fonctions financières avec les régulations et règlements des donateurs ainsi que les politiques et procédures internes de Mercy Corps.  Dans son rôle de support au Département des Programmes, le Département des Finances soumet à ces derniers des rapports financiers en temps opportun et assiste le Directeur National de Mercy Corps en RDC et l’équipe des programmes pour s’assurer que les ressources financières sont utilisées d’une manière efficiente.

RESUME DU POSTE [Describe overview of job miss:

Sous la supervision du Chef d’Equipe Finance et Comptabilité, le/la titulaire du poste assure la gestion des opérations financières des programmes P-DEC, et autres programmes d’urgence à BENI, leur documentation, la fiabilité des informations et leur traitement comptable dans les délais requis. L’Officier Finance de BENI s’assure que le traitement comptable des opérations financières du bureau est en conformité avec les règles de comptabilité et de tenue des comptes de Mercy Corps et des bailleurs de fonds.

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE:

• Vérifie les rapports de dépenses (Rapport de dépenses de voyage et de dépenses opérationnelles) ; s’assure que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de Mercy Corps, s’assure que la documentation est complète et vérifie l’exactitude et l’exhaustivité des calculs avant d’effectuer tout paiement.
• Maintien un système de suivi des avances octroyées (avances de voyage et opérationnelles) : après réception du rapport mensuel sur les avances qui ne sont pas justifiées dans les délais requis et fait le recouvrement auprès des personnes concernées au niveau de la base de BENI.
• Prépare les quittances et reçus de paiements en espèces et s’assurer que toutes les transactions sont correctement et entièrement documentées.
• Gère la trésorerie du bureau et assurer que les fonds sont disponibles pour les opérations du bureau. L’approvisionnement physique du bureau de BENI pourra s’effectuer sur une base hebdomadaire selon les besoins.
• Enregistre quotidiennement toutes les quittances de paiements sur le système comptable NAVIGATOR.
• Prépare les quittances de paiements et les documents justificatifs à envoyer au Département des Finance du bureau de Goma. Les pièces scannées peuvent être conservées sur la base de BENI.
• Effectuer les paiements quotidiens des transactions approuvées selon la politique de trésorerie dans les délais requis.
• Classe toutes le quittances et reçus des transactions effectuées en espèces et maintient un fichier de classement des quittances et reçus qui soit à jour, complet, et sécurisé.
• S’assure que les retenues statutaires (IPR, INPP, INSS, ONEM) soient convenablement calculées et retenues selon les règles fiscales de la RDC. Notamment, sur les prestations de services par des individus, contrat de journaliers, etc.
• Prépare un rapport hebdomadaire et mensuel de comptage des espèces en caisse (cash count) qui doit être dument signe par un témoin soit la cheffe de base ou soit le chef d’équipe finance. Scanner et envoyer le document à la coordination à Goma.
• Effectue tous les paiements sur terrain auprès des bénéficiaires des programmes selon la documentation programmatique approuvée et revue.
• Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
• Toutes autres responsabilités pertinentes qui sont assignées selon les besoins par le chef de base ou la direction de finance à Goma.

CONNAISSANCE ET EXPÉRIENCE: 

• Un diplôme universitaire de premier cycle en finance et/ou comptabilité ou d’une spécialité en rapport avec les responsabilités décrites ci-dessus.
• Entre une et deux années d’expérience en finance
• Excellentes compétences d’utilisation de MS Office programmes et en particulier du tableau Excel (cet élément, entre autres, sera dument vérifié lors des entretiens).
• Excellentes compétences d’utilisation de l’Internet et du courrier électronique—e-mail.
• Expérience préalable dans le traitement des transactions en espèces au sein d’une ONG, association et/ou organisation de la société civile ; excellentes aptitudes en mathématiques, et excellente attention aux détails (cet élément, entre autres, sera dument vérifié lors des entretiens).
• Excellentes aptitudes en français (écrits et parlés), l’anglais est un atout mais ne constitue pas un élément éliminatoire.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL  

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

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Titre du poste 2 : Gestionnaire National(e) des Operations – Burkina Faso

RESPONSABILITE GENERALE

Sous la supervision Technique du Directeur des Operations et de la Sécurité du Niger et Burkina Faso, le Le/la Gestionnaire National(e) des Operations est responsable d’assurer le bon fonctionnement de tous les services de support relevant du département des opérations. Il/elle s’assurera que tous les systèmes en lien avec la gestion logistique, des achats, de la flotte et des entrepôts soient en place. Il/elle veille à l’adhésion de tout le staff et au respect des procédures et politiques des achats et de la gestion des actifs, de la flotte et des entrepôts de Mercy Corps. Il/elle s’assure que les programmes et tous les autres départements bénéficient du support opérationnel qui permet une mise en œuvre efficiente et efficace des projets. Il/elle veillera à ce que les activités des programmes de Mercy Corps soient mises en œuvre conformément aux plans de travail et les normes de conformité et de qualité requises à travers un appui opérationnel approprié et à temps opportun. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’équipe opérationnelle d’appui du Niger afin d’assurer la mise en œuvre intégrale des politiques et procédures standards de Mercy Corps et les adapter aux besoins du contexte du Burkina Faso. Il/elle joue un rôle essentiel dans le renforcement des capacités de l’équipe opérationnelle du pays. Il/elle veille à l’utilisation rationnelle et efficiente des ressources de l’organisation—met en place un mécanisme de gestion qui réduit le risque des fraudes.RESPONSABILITES SPECIFIQUES      Gestion Logistique et des achats

Le/la Gestionnaire National(e) des Operations est responsable du bon fonctionnement des services logistique et achat ; il/elle s’assure que les politiques et procédures de Mercy Corps en matière d’achat et logistique sont comprises et en assure une pleine adhésion de tout le personnel. Ainsi ; il/elle :

• Veille au respect de la conformité aux règles des bailleurs et la législation locale : S’assure que toutes les activités logistiques et achats à entreprendre s’alignent avec les politiques de Mercy Corps et respectent les règles des bailleurs et celles du gouvernement.
• S’assure que les demandes d’achats et d’autres services logistiques soient traités dans les délais requis et acceptables.
• Facilite l’acquisition des exonérations fiscales et douanières dans le temps requis. S’assure que toute l’équipe d’achat comprend l’élaboration des Dossiers d’Appels d’Offre et que les processus de revue des contrats d’achat sont faits à temps ;
• Appuie les équipes programme à développer les Plans d’achat et d’en assurer le suivi.
• S’assure que les rapports hebdomadaires et mensuels des achats soient préparés et transmis à temps.
• Est responsable d’identification des besoins et le développement/élaboration et le suivi de tous les contrats cadres.
• Supervise le processus des appels d’offres et ou appels à proposition de sorte que le processus se fasse dans le respect des principes de base qui régissent la procédure de passation des marchés de Mercy Corps.
• Assure la revue des dossiers d’achat pour une meilleure conformité aux procédures internes.
• Est responsable de la gestion des contrats et du partenariat avec les fournisseurs. Il tient et met à jour le registre de suivi des accords-cadres en place avec les fournisseurs/prestataires pour les achats récurrents et en assure le suivi pour un processus proactif de renouvellement.
• Contribue à la mise en place de toute politique ou SOP nécessaire au contexte du BF et qui est conforme à la politique globale de gestion des achats.
• Veille à la mise en place et suivi de la base des données des fournisseurs et prestataires de services et assure l’archivage de leur documentation d’éligibilité administrative.

Gestion de la flotte

Le/la Gestionnaire National(e) des Operations s’assure que toutes les activités liées à la gestion de la flotte soient menées conformément aux procédures et politiques globales et locales de gestion de transport de Mercy Corps.

Il/elle :

• Est responsable de la mise en application de la politique locale de gestion de la flotte de Mercy Corps au Burkina Faso.
• Veille à l’utilisation efficiente, responsable et rationnelle du parc auto de Mercy Corps Burkina y compris les véhicules, les motos et générateurs.
• Vérifie sur et contrôle la consommation de carburant du parc auto et des générateurs et veille au rapportage sur cette consommation.
• Met en place un mécanisme de contrôle et de suivi de la maintenance préventive et de la réparation du parc automobile.
• Assure la mise en place et le suivi d’un contrat cadre pour la maintenance et la réparation du parc automobile.
• Veille à ce que les véhicules et motos soient assurés et disposent de tous les documents administratifs pertinents à jour.

 

Gestion d’entrepôts  

Le/la Gestionnaire National(e) des Operations est responsable de la mise en application de la politique de gestion des entrepôts de Mercy Corps. Il/elle :

• Renforce la capacité de l’équipe sur la gestion des stocks et entrepôts conformément aux politiques et procédures de Mercy Corps et aux bonnes pratiques.
• Met en place un mécanisme de gestion efficace des entrepôts y compris les outils nécessaires pour le suivi, le rapportage et l’inventaire physique.
• S’assure que les rapports de gestions des magasins produits dans le temps (sur base mensuelle)
• Vérifie et s’assure d’une bonne gestion du stock de fonctionnement du bureau (fournitures et consommables du bureau et produits de pause-café et d’hygiène)
• Est responsable de la mise en place et le suivi de tous les outils requis pour assurer une gestion transparente des entrepôts et stock de fonctionnement du bureau.
• Veille à ce que tous les documents de gestion des entrepôts soient archivés.
• Veille à ce que les portes et fenêtres et les biens dans les entrepôts soient sécurisés.

 Gestion des Assets

Le/la Gestionnaire National(e) des Operations joue le rôle de garant de la mise en application correcte de la politique de gestion des assets et de l’utilisation rationnelle, responsable et optimale des assets de l’organisation.

Il/elle :

• S’assure que tous les documents et outils de gestion des assets sont mis à la disposition du staff en charge de la gestion des actifs et s’assure que le staff s’en approprient.
• Veille à la mise à jour systématique de la base de données des assets.
• S’assure que tous les assets sont identifiables selon le mode d’étiquetage des assets de Mercy Corps.
• Veille à ce que les documents d’achat, de mouvement et de disposition des assets soient bien archivés.
• Veillera au rapportage mensuel sur la gestion des assets et s’assurera que les inventaires physiques et périodiques soient conduits pour un meilleur contrôle et suivi des assets.
• Est responsable du rapportage sur les assets en fin d’année fiscale ou pendant la clôture des projets.
• Veille à l’application de la politique de perte et d’endommagement des assets.
• Facilite tout processus de donation, transfère et de ventes aux enchères des assets et s’assure de la bonne tenue des documents y afférents.
• Appuie et coordonne avec les responsable Log terrain pour assurer un meilleur suivi de mouvement et gestion des assets.
• Renforce la capacité du staff sur le cycle de vie de gestion des actifs et sur toutes autres thématiques relevant de la gestion des assets.

 

Technologies de l’Information et Communication

Le/la Gestionnaire National(e) des Operations facilite la mise en place d’une infrastructure ICT capable de répondre aux besoins des équipes. Il/elle :

• Supervise le ICT Officer du Burkina Faso et s’assure d’une bonne gestion de sa performance.
• Est responsable d’établir, de gérer et de suivre le contrat de fourniture de service d’internet.
• Veille au suivi et à la maintenance des équipements informatiques et de communication.
• Veille à l’utilisation rationnelle et responsable de toutes les ressources ICT de Mercy Corps Burkina Faso et veille à ce que le staff adhère aux politiques de gestion des ressources ICT.
• S’assure que le rapportage sur tous les équipements informatiques se fasse dans les délais.

 

Archivage des dossiers

Le/la Gestionnaire National(e) des Operations veillera à ce que tous les dossiers en rapport avec ses fonctions soient archivés selon la politique d’archivage de Mercy Corps. Il/elle :

• Veille au suivi d’archivage systématique et ordonné de tous les dossiers et documents issus des différents services que compose le département des opérations – a noter que les dossiers doivent toujours être mis à jour, organisés, clairement marqués, et doivent être au complet avant de les classer.
• Veille à ce que tous les documents de livraison et expédition, autre documentation fournie aux opérations, y compris ceux reçus des sièges de Mercy Corps et d’autres, soient classés par biens et par expéditeur. Les rapports d’entrepôt (y compris la réception, le dispache, la documentation d’expédition interne (waybills), et

des informations relatives les fournisseurs et prestataires, autres équipements) doivent être systématiquement produits et classés sur une base mensuelle.

• S’assure que les manuels, la documentation y compris les politiques et memos, reçus, bons de livraison, des documents d’expédition, et d’autres informations critiques telles que les mots de passe ou programmation doivent être bien classés et facilement accessibles.

Appui Administratif

• Il/Elle appui l’équipe administrative dans le suivi de certains contrats, notamment celui du service d’internet et celui du service de gardiennage.
• Il/elle veillera au bon maintien et réparation des bureaux et domiciles des expatriés.
• Il/elle facilite/diligente l’achat des équipements pour le bureau et les domiciles des expatriés.
• Il/elle appui l’équipe admin dans la recherche de nouvelles maisons et bureaux.
• Il/elle s’assure de la gestion des installations, résidences, la gestion de la Technologie de l’information et de la communication.

 

COLLABORATION ET SUPERVISION

Rapporte techniquement et fonctionnellement au : Directeur des Operations et de la Sécurité du Niger & Burkina

Rapporte administrativement au :  Coordinateur Pays de Mercy Corps Burkina Faso

Responsabilité de supervision : Elle/il supervise les équipes d’achat, de la logistique et d’ICT.

Travail/collabore directement avec : Les Deputy Chief of Party, les responsables des départements de finances, RH/Admin, les Gestionnaires de Projets (PM), le Country Program manager, les Chefs des Bases et le Security & Access Advisor.

EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS

• Avoir un diplôme universitaire (BAC+5) dans le domaine du Transport et de la gestion Logistiques ou dans un domaine équivalent. Un diplôme universitaire (BAS+3) appuyé par une expérience pertinente est acceptable ;
• Prêter une grande attention aux détails et disposer d’une capacité d’effectuer plusieurs taches à la fois ;
• La connaissance des systèmes de gestion logistique et d’achat de Mercy Corps serait d’un grand atout ;
• Démontrer un comportement d’éthique et de travail exemplaire ;
• Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans la gestion logistique, Chaine d’approvisionnement, ou gestion des achats, comptabilité, économie, ou équivalent ;
• Avoir au moins 3 ans d’expériences de travail avec des ONG internationales ;
• Avoir une expérience solide dans la supervision d’équipes et être capable de travailler efficacement avec une équipe mixe, variée et multiculturelle. Une adaptabilité aux circonstances imprévues, est requise ;
• Avoir un raisonnement analytique et une capacité à formuler pertinemment des concepts.
• Avoir une excellente capacité de négociation, représentation et de travail avec les partenaires externes ;
• Avoir une très bonne maitrise du français et un niveau avancé en anglais est obligatoire ;
• Disposer des compétences solides en informatique, surtout dans les applications MS Office ;
• Avoir une attention particulière aux détails, une capacité de suivre et d’appliquer les procédures, et une capacité à travailler de façon autonome est essentielle ;
• Patience, honnêteté, intégrité, flexibilité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.
• Avoir la capacité à résoudre des problèmes de façon autonome et spontanée sans supervision directe.
• La connaissance du contexte humanitaire et sécuritaire du Burkina et celui du Sahel serait d’un grand atout.

FACTEURS DE SUCCES

La capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel international et national, est nécessaire. Une capacité démontrée de travail en équipe mais aussi de façon indépendante. Une capacité de travailler sous pression de manière rapide et efficace en accomplissant des tâches multiples tout en respectant les délais. Être capable de travailler avec autonomie et moins de supervision. La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.

 

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