A PROPOS DE MERCY CORPS :
Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan motivée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe et dans les épreuves, dans plus de 40 pays du monde entier, nous nouons des partenariats pour mettre en place des solutions audacieuses, afin d’aider les gens à triompher de l’adversité et à construire des communautés plus fortes de l’intérieur. Maintenant et pour l’avenir.
| Titre du Poste 1 : Chef de base/Coordinateur projet |
| Lieu: Fada |
| Catégorie du Poste: Temps Plein Mi-temps ET Régulier Temporaire |
| Niveau Salaire : Suivant grille Mercy Corps Burkina Faso |
| Employé Actuel: Remplacement |
RESUME DU PROGRAMME / DEPARTEMENT :
Mercy Corps intervient au Burkina Faso dans l’humanitaire et le développement afin d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées et productives. Mercy Corps œuvre pour la promotion de la paix au Burkina Faso. Actuellement, Mercy Corps met en œuvre plusieurs projets de développement et d’assistance humanitaire avec un budget global de plus de 27 millions de dollars avec plusieurs bases sur le terrain au Burkina Faso – Kaya, Fada N’Gourma, Pô et Gaoua– et avec son bureau principal à Ouagadougou.
RESUME DU POSTE :
Le/la Chef de Base/Coordinateur projet « Crisis Modifier » est chargé de superviser le bureau de terrain avec toutes ses fonctions de soutien (opérations, finances, administration, sécurité, etc.). Le/la Chef de Base/Coordinateur projet Crisis Modifier gérera également la sécurité du personnel, représentera Mercy Corps auprès du gouvernement local, d’autres ONG et d’autres parties prenantes, et rendra compte régulièrement au bureau de pays. La base de Fada sera la base pour un nouveaux projet d’entreprenariat en d’emploi des jeunes déplacés qui a démarré en juillet 2021 et qui est mis en œuvre en concert avec un partenaire local, ainsi que pour un autre programme (YC). Le/la Chef de Base/Coordinateur projet s’assurera ainsi également que toutes les activités du projet Crisis Modifier sont mises en œuvre, conformément à la proposition, au plan de mise en œuvre et aux directives du bailleur de fonds. Cela comprendra la planification du programme, la gestion du personnel, le suivi et l’évaluation, le respect des délais, la gestion financière / programme de conformité, la gestion des actifs, la coordination avec les autorités et les partenaires de mises en œuvre du projet.
Il s’agit d’un projet d’une durée de deux (2) ans, doté d’une assistance importante en matière de distribution de biens non alimentaires et de renforcement des capacités, qui requiert un degré élevé de diligence, de transparence, de rapidité et de responsabilité.
TACHES ET RESPONSABILITES:
Responsabilités générales
· Superviser tous les départements de support au niveau du terrain (logistique, finances, administration, RH, etc.) et veiller au respect des procédures administratives, financières et de passation de marché de Mercy Corps ;· Veiller au suivi budgétaire et assurer une utilisation efficace, efficiente et transparente des ressources financières, matérielles, et les ressources vivres destinées à la mise en œuvre du programme en conformité avec les procédures de Mercy Corps et les politiques et restrictions des bailleurs de fonds ;· Assurer la gestion des ressources humaines du bureau en collaboration avec l’Administration & les Ressources Humaines, · Suivre les indicateurs-clé de performance des services opérationnels et identifier des moyens pour une amélioration continue des performances ;· Superviser tout le personnel au niveau du bureau ; · Créer et maintenir un environnement de travail coopératif et positif dans lequel tous les agents connaissent leur rôle et responsabilité et participent à la prise de décision ;· Encadrer, guider et motiver les agents dans le but d’atteindre les objectifs programmatiques et leur objectif de développement personnel ;· S’assurer que tous les agents disposent de terme de références desquels des plans de travail avec des objectifs clairs sont élaborés ;
- Faire un mapping des interventions et des acteurs dans la zone et collecter les informations pour faciliter l’élaboration de proposition en cohérence avec les domaines d’intervention de Mercy Corps.
· Exécuter toutes les tâches dans le domaine de sa compétence que le responsable hiérarchique pourrait lui confier. Gestion de projet · Responsable de la planification, de la coordination, du suivi et de l’évaluation de toutes les activités du projet (ciblage/sélection et formation des bénéficiaires, achat des kits NFIs, distribution, suivi et évaluation etc.) en interaction et collaboration étroites avec les autorités et les autres partenaires dans les domaines d’intervention ;· Superviser les membres de l’équipe y compris les agents de terrains ;· Superviser le démarrage et la gestion continue des activités et l’administration des équipes de terrain ;· Veiller à ce que les bénéficiaires soient effectivement ciblés en fonction des critères de vulnérabilité établis avec les autorités et les partenaires ;· S’assurer que le projet est mis en œuvre dans les délais, les objectifs et le budget, en utilisant des systèmes de S & E efficaces, un suivi après la distribution pour atteindre les impacts souhaités et conformément aux règles et réglementations de Mercy Corps et du bailleur ;· Assurer le lien avec les clusters pertinents en maintenant une communication rapprochée et le partage d’informations et garantir la synergie dans la mise en œuvre et l’atteinte des objectifs du projet dans les délais impartis ; · Faire la veille de la situation et de l’évolution du contexte dans la zone de Fada et alerter la direction de tout changement de contexte, des nouvelles arrivées ou départs et des stratégies de réponses des autres partenaires/bailleurs de fonds à Fada · Créer et maintenir des systèmes garantissant une utilisation efficace et transparente des ressources financières pour des rapports opportuns et informatifs, conformément aux politiques et procédures des donateurs et de Mercy Corps.
- Rédiger des différents rapports hebdomadaires, mensuels et participer à celle des rapports bailleurs.
- S’assurer que les canaux de signalement du système CARM sont en place.
Représentation & Coordination
- Représenter Mercy Corps auprès des bénéficiaires, des autorités et des partenaires nationaux et internationaux dans la zone des activités des programmes.
- Expliquer aux partenaires et à la population les activités et les objectifs des programmes de Mercy Corps.
- Entretenir une collaboration professionnelle avec les partenaires et des services en place,
- Représenter Mercy Corps dans des réunions de coordination et sectoriel/cluster
- Etablir des relations étroites et fructueuses avec les autorités gouvernementales locales, les chefs religieux, les partenaires pour assurer le soutien et l’acceptation du programme de Mercy Corps.
Gestion de la sécurité
- Garantir que les systèmes et les procédures sécuritaires de Mercy Corps sont en place et opérationnels et entreprendre des évaluations régulières des menaces, de la vulnérabilité et des risques.
- S’assurer de la bonne compréhension et du respect des procédures sécuritaires de Mercy Corps à l’ensemble du Staff;
- S’assurer que les procédures de sécurité sont mises en place et que tout le staff en est informé de même que les visiteurs occasionnels.
- Assurer un briefing de sécurité pour le personnel visitant le bureau.
Rapports :
Rapporte techniquement au : Responsable de Projet Crisis Modifier
Rapporte administrativement au : Coordinateur Pays de Mercy Corps Burkina Faso
Responsabilité de supervision : l’équipe du programme Crisis Modifer et staffs support basé à Fada
Travail directement avec : Le DCOP YC, le personnel YC : la section MERL, les autres responsables de composante, et les membres du consortium ; le personnel de départements de soutien pertinents de Mercy Corps Burkina Faso, surtout les chefs de bureaux de terrain et les départements d’appui pertinents.
Connaissances et Expériences requises :
- Disposer d’un diplôme universitaire ou équivalent en Gestion, Administration, sciences économiques et sociales ;
- Disposer d’au moins 5 années d’expérience de gestion de bureaux et de la gestion des projets d’urgence et/ou du développement.
- Expérience de la gestion d’une équipe.
- Expérience en matière de gestion budgétaire, y compris les donateurs institutionnels.
- Expérience en gestion de la sécurité dans des environnements non-sécurisés.
- Une expérience de travail préalable dans un contexte humanitaire au Burkina Faso en zone rurale est fortement préférable.
- Connaissance de SPHERE, des principes humanitaires, la CHS, et d’autres normes de programmation humanitaire.
- Une expérience de travail préalable sur la thématique de jeunesse / relèvement économique serait un atout.
- Représentation sur le terrain auprès des principales parties prenantes et coordination avec d’autres ONG et agences des Nations Unies.
- Capacité à rédiger des rapports clairs et bien argumentés.
- Avoir une bonne maîtrise du Français et un bon niveau de communication en Anglais.
- Posséder de fortes expériences pour la formation et l’encadrement d’un personnel pluridisciplinaire ainsi que des capacités avérées de supervision et de leadership.
- Être disposé à effectuer de missions régulières de supervision sur le terrain.
- Avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, Outlook, Gestion de base de données…).
- Désiré : Avoir une expérience dans le développement, la mise en œuvre et le respect des programmes financés par le gouvernement des États-Unis serait un atout.
FACTEURS DE SUCCES:
- Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, organisationnelle, et de priorisation sont nécessaires ;
- Excellente capacité rédactionnelle ;
- Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe ;
- Sensibilisation et sensibilité au travail multiculturel – développement et la capacité à former et à faciliter le dialogue entre un groupe diversifié de personnes avec divers aptitudes et styles de travail ;
- Engagement à travailler avec les membres de la communauté pour apporter des améliorations concrètes à leurs moyens d’existence et conditions de vie dans le secteur de l’Agriculture et Micro-entreprenariat ;
- Capacité à résoudre des problèmes de façon créative, à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés, et de faire face calmement et diplomatiquement à des événements inattendus et soudains et pouvant impacter sur les activités ;
- Patience, honnêteté, intégrité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.
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Titre du poste |
Officier(e ) Sous Subventions Conformité |
| Besoin | 1 |
| Lieu de Prestation | GOMA |
| Catégorie / Grade | II |
| Superviseur direct | Coordinateur Finance Sous Subventions |
| Type de contrat | CDD (03 MOIS) |
| Statut | NON ELIGIBLE A LA DELOCALISATION |
| Date de l’offre | 26 septembre 2023 |
| Date de clôture | 05 octobre 2023 à 16H00 |
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un.e Officier(e ) Sous Subventions Conformité pour son bureau de Goma.
RESUME DU POSTE :
Gestion des sous-subventions – conformité et des risques
- Participer à l’évaluation préalable avant octroi de la sous-subvention aux organisations devant recevoir une subvention de Mercy Corps
- Appuyer le Coordinateur financier et sous subventions aux travaux de la revue de conformité, visite de conformité auprès des sous-récipiendaires
- S’assure que tous les partenaires ont déposé leurs rapports en dur et/ou en version électronique dans le délai requis conformément aux calendriers établis
- Sur demande de son superviseur peut orienter/former le personnel de l’organisation récipiendaire de la sous-subvention sur les principes élémentaires de justifications des dépenses et règlement du bailleur de fonds, rapports financiers, prévisions financières et règles de passation de marchés
- En appui au Coordinateur finance et sous subvention et à l’officier finance sous subvention à faire la revue des rapports financiers périodiques soumis par les partenaires pour assurer de l’utilisation des fonds mis à leur disposition conformément aux clauses des accords de subvention, aux règles Mercy Corps et des bailleurs de fonds
- Vérifier la fiabilité des documents supports soumis dans les rapports de dépenses en provenance des partenaires ;
- Appuyer le traitement des demandes de paiement ou de remboursement soumises par les récipiendaires des sous-subventions
- Planifier, organiser puis préparer les rapports de visites de conformité partenaires à l’issue de chaque visite et maintenir le document de suivi à jour et le transmettre aux managers financiers de Goma dans les délais requis
- S’assurer que les fichiers de sous-subventions sont archivés conformément au Manuel des finances de terrain
- Aider à la préparation du dossier de clôture de la sous-subvention
- S’assurer que l’archivage (électronique et physique) des rapports financiers est à jour et est conforme aux normes Mercy Corps
- Aider à préparer les documents d’audits internes/externes et assister pendant ceux-ci
- Participer au besoin à toute réponse d’audit interne/externe avec l’équipe des finances.
Autres Responsabilités
- Appuyer les officier(ière)s et assistant(e)s financiers dans l’ensemble de leurs tâches en cas de besoin et assumer pleinement leur intérim en cas de besoin.
- Assumer toutes autres responsabilités qui sont assignées par le superviseur en rapport au poste décrit ci-dessus ou à d’autres tâches pertinentes au sein du département des finances.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :
- Un diplôme universitaire de premier cycle ou plus en finance et/ou comptabilité, économie, administration des affaires ou d’une spécialité en rapport avec les responsabilités décrites ci-dessus
- Minimum trois (03) années d’expérience en finance, comptabilité ou audit au sein d’une ou plusieurs organisations internationales à un poste similaire
- Au moins deux ans avec Mercy Corps à un poste finance est souhaité
- Connaissance avérée de monde associatif en RDC, notamment les Organisation de la Société Civile (OSC) et leur mode de fonctionnement,
- Bonnes compétences d’utilisation de MS Office, en particulier du tableau Excel, Powerpoint est un atout ;
- Connaissance des procédures et régulations USAID est un atout supplémentaire ;
- Excellentes compétences d’utilisation de l’internet, Shared Drives (Google, Microsoft) et du courrier électronique e-mail.
- Connaissance préalable dans le traitement des transactions en espèces au sein d’une ONG, association et/ou organisation de la société civile ; est un atout mais ne saurait constituer un élément éliminatoire.
- Excellentes aptitudes en mathématiques, et excellente attention aux détails.
- Excellentes aptitudes en français (écrits et parlés), swahili, l’anglais est un atout,
- Faire preuve de pédagogie et savoir mettre en place des outils de formation
FACTEUR DE SUCCÈS
Une bonne compréhension de l’éthique des finances, la volonté et la capacité de faire respecter par les partenaires l’application des réglementations et procédures des donateurs de Mercy Corps sont essentielles. Un très haut niveau d’intégrité, d’honnêteté et de transparence dans le traitement des transactions financières sont absolument essentielles. La capacité de dialoguer avec les employés nationaux et internationaux est requise, au sein de Mercy Corps et des organisations partenaires. La capacité d’effectuer le travail rapidement et précisément, de respecter les délais et de traiter l’information pour soutenir l’évolution des activités consécutives aux changements des programmes est nécessaire.
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