INTRODUCTION
Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées, productives dans le monde. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005. Elle travaille en partenariat avec le Gouvernement et les communautés nigériennes pour contribuer au développement socio-économique durable du pays.
Mercy Corps intervient au Burkina Faso dans l’humanitaire et de développement afin d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées et productives. Mercy Corps œuvre pour la promotion de la paix au Burkina Faso. Actuellement, Mercy Corps met en œuvre plusieurs projets de développement et d’assistance humanitaire avec un budget global de plus de 27 millions de dollars avec plusieurs bases sur le terrain au Burkina Faso – Kaya, Fada N’Gourma, Pô et Gaoua– et avec son bureau principal à Ouagadougou.
Titre du Poste: Assistant (e) Programme & Administration, Project Sahel Collaboration & Communication (SCC)
Lieu: Ouagadougou, Burkina Faso
Durée du Poste: 5 mois
Niveau Salaire : Suivant grille Mercy Corps Burkina Faso
Employé Actuel: vacant
RESUME DU POSTE :
Sous la supervision du Deputy Chief of Party (DCoP) de SCC, l’Assistant (e) Programme & Administration appuiera dans l’administration et le fonctionnement général du projet. L’assistant (e) travaillera en étroite collaboration avec le personnel du programme et le département de l’Administration. Il/elle sera aussi en charge de la gestion administrative et logistique (en collaboration avec le département des Operations) des activités du projet SCC en particulier en collaboration avec l’unité support du bureau MC-Burkina Faso.
RESPONSABILITES ESSENTIELLES:
- En collaboration avec le département de l’Administration, fournir un appui administratif pour la mise en œuvre des programmes du projet SCC ;
- Appuyer la mise en la relation entre les différents intervenants du Projet (membres du consortium) pour une synergie d’action ;
- Soutenir la coordination de tous les (IP) Implementing Partners concernant les évaluations, les processus de mapping organisationnel, les formations et les autres activités de renforcement de capacité menées par le projet, en respectant les procédures administratives de Mercy Corps ;
- Assister dans l’organisation et préparation des rencontres avec les différents partenaires et assurer la prise de notes ;
- Gérer le calendrier des réunions du projet SCC et apporter un soutien technique dans la planification, l‘animation et le suivi des réunions à distance ;
- Initier, suivre et s’informer de l’évolution des dossiers soumis aux finances, direction, administrations, logistique, partenaires et/ou toute autre institution pour répondre aux questions et aux attentes rentrant dans le cadre des différentes activités programmées ;
- Assister à la gestion et au suivi des procédures contractuelles liées au travail des consultants du Projet ;
- Appuyer avec la synthèse et la saisie des informations et des comptes rendus des réunions, rencontres et des activités avec les partenaires ;
- Apporter un appui avec le suivi de mise en œuvre des plans d’action et assister avec la collecte de données ;
- En travaillant l’équipe programme, assurer l’archivage et le classement physique et numérique des documents stratégiques du Projet et les mettre à jour quotidiennement. Tenir à jour le répertoire des partenaires aussi ;
- Organiser les réunions avec les parties prenantes et les partenaires, et rédiger et diffuser les comptes rendus ;
- Assister le DCoP dans la traduction orale et écrite de toutes les activités officielles ;
- Communiquer de manière continue avec tous les membres des équipes du projet SCC en particulier et du personnel de Mercy Corps Niger en général.
- Assurer une bonne compréhension du programme en interne et avec les partenaires
- Être un support pour les collègues dans l’atteinte des objectifs du programme
- Travailler étroitement avec le Spécialiste de Communication basé au Niger pour vulgariser les activités SCC dans les plates formes en ligne,
- Suivre avec les opérations les demandes du projet SCC au Burkina en matière de communication, matériel de visibilité et autres demandes tels qu’instruit par le DCoP,
- Soutenir les activités en publics (Ateliers, forum, réunions…)
- Aider à la Préparation des rapports périodiques nécessaires à la gestion et le suivi des activités de SCC
- Mobiliser les équipes en interne pour une implication effective à la réussite des événements
- Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie
Responsabilité de supervision : aucune
Rapporte directement à : SCC Deputy Chief of Party
Travail directement avec : Administration, Operations, Finance, tous les départements, et tous les programmes
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :
- Avoir un diplôme supérieur en administration, communication, et ou secrétariat de Direction
- Avoir une expérience manifeste d’au moins 3 ans et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, services de support et les opérations.
- Une capacité manifeste de communication (orale & écrite), une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
- Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie.
- Une excellente maîtrise du français et l’anglais (orale et écrite) avec une capacité de faire la traduction
- Avoir une expérience de la gestion de comptes de médias sociaux
- Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
FACTEURS DE SUCCÈS :
Une bonne connaissance et une compréhension Claire de l’éthique de l’administration et les ressources humaines, ainsi que l’éthique de la gestion de personnel, la volonté et l’habilité absolu d’adhérer et de renforcer l’adhérence aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs est essentiel. L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec les le personnel national et international est demandé. Un habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Apprentissage continu
À l’appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l’équipe de consacrer 5% de leur temps à des activités d’apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et / ou professionnels.
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