Titre du poste : CHEF(FE) D’EQUIPE LOGISTIQUE
Lieu de Prestation : BUNIA
LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES AINSI QUE L’INCLUSION SOCIALE EN MILIEU DE TRAVAIL
DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION :
Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 450 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI).
En 2019, nous avons atteint 3,7 millions de personnes par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d’intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d’eau et assurer un accès équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l’Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d’urgence aux populations déplacées et les familles hôtes.
Actuellement, avec la pandémie de la COVID19, Mercy Corps RDC a adapté ses programmes d’activités sur terrain afin prévenir la propagation de cette pandémie qui sévisse dans le pays depuis le 10 mars 2020 dans 17 provinces du pays.
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un(e) Chef(fe) d’Equipe Logistique pour sa Zone Ituri & Grand Nord-Kivu basé à Bunia.
RESUME DU POSTE
Sous les conseils et la supervision direct du Directeur de la zone et la supervision technique du Manager Logistique, le(la) chef(fe) d’équipe logistique est responsable de la gestion et la coordination de toutes les activités du département de la Logistique pour la zone ITURI & Grand Nord-Kivu. En charge de la Logistique, il doit s’assurer que tous les programmes, y compris ceux de tous les bureaux de terrain de la zone sont effectivement supportés au temps requis et bien précis sur tous les besoins logistiques. Il(elle) est la personne clef pour toutes les activités logistiques pour les programmes de Mercy Corps dans la zone Ituri & Grand Nord-Kivu. Il(Elle) est responsable de la gestion et la coordination de la logistique, la gestion du charroi, les magasins/entrepôts, des équipements et infrastructures.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
Le(la) chef(fe) d’équipe logistique performera les fonctions suivantes :
- 1. Superviser les biens et les infrastructures de la Zone :
- Coordonner avec les Officiers logistiques base et Terrain pour s’assurer que :
- Les inventaires sont réalisés régulièrement et dans le délai. ;
- Les fichiers de suivi des assets sont à jour ;
- Les assets sont correctement suivis au niveau des réparations et des déclassements ;
- L’archivage des documents est rigoureux et optimal ;
- Le suivi des prises de responsabilité est en place et à jour ;
- S’assure de la mise en place, mise à jour du rapport logistique mensuel ;
- Réalise un plan de renouvèlement du matériel d’équipement ;
- S’assure de la sécurisation du matériel ;
- Capitalise et priorise les besoins de réparation et d’amélioration des infrastructures de Mercy Corps en ITURI & GNK.
- 2. Superviser les Approvisionnements et le stockage des biens et produits
- Surveiller toutes les activités logistiques liées à la réception, la livraison des biens en provenance ou en destination des sous bases ou des fournisseurs ;
- Collabore étroitement avec le Chef d’Equipe Achat sur le suivi des achats logistiques ;
- Planifier la livraison des biens aux différents bureaux de Mercy Corps et/ou sur les sites de projets comme demandé en minimisant les coûts et en tenant compte des conditions des routes pendant les saisons pluvieuses ;
- Respecter correctement la politique et la procédure de réception et le magasinage des biens ;
- Avec les Chargés du magasin/entrepôt, assurer un stockage correct des vivres et les biens à tout moment : toute irrégularité doit être immédiatement rapportée aux autorités appropriées pour correction immédiate ;
- Assurer que les rapports hebdomadaires et mensuels des mouvements des biens (réception et expédition) sont effectués ;
- Assurer la gestion de la base de données stock.
- 3. Superviser la Gestion de la flotte :
- Avec les officiers logistiques base et terrain, s’assurer que :
- Tous les véhicules sont en bon état pour la route et pour la sécurité des passagers (le personnel de MC) ;
- Tous les documents des véhicules sont à jour et rangés selon les procédures MC ;
- Effectuer le suivi sur la consommation du carburant, s’assurer que les prises de carburant aux stations sont suivies de manière concrète via les bons de carburant, les logsheets et entrées dans le logiciel de suivi de consommation ;
- Faire le suivi des dépenses liées aux véhicules, motos, générateurs sont compilées et que toutes les informations nécessaires soient saisies correctement dans la base des données ;
- Le stock des pièces de rechange et des consommables pour les véhicules est correctement tenu ;
- Les services/maintenances des véhicules sont organisés, planifiés de manière régulière en utilisant les formulaires appropriés et que les réparations majeures sont bien faites et à temps ;
- Etablit un plan de maintenance des véhicules ;
- Avec le responsable du dispatch, s’assurer que :
- Le programme de mouvement des véhicules est défini selon les besoins des programmes et des opérations ;
- Un bon système de communication est mis en place avec les chauffeurs ;
- La coordination avec les autres agences et les points focaux sécurité est mise en place pour bien s’informer sur la sécurité au niveau des routes avant de déployer les véhicules et le personnel sur le terrain ;
- Les mesures de sécurité sont mises en place pour les véhicules surtout pour le parking, et que les clefs et les fournitures/équipements d’urgence sont bien à bord des véhicules ;
- Etablit les rapports d’accident et d’incident liés aux véhicules ;
- Responsable pour la surveillance des véhicules loués ainsi que la gestion des contrats, le suivi pour que les paiements soient effectués à temps.
- 4. Organiser le management de l’équipe
- Maintenir le contact avec les partenaires humanitaires et autres agences pour assurer une bonne coordination en matière d’activités logistiques, sécuritaires et de transports ;
- Gérer les congés des officiers, assistants logistiques et chauffeurs pour assurer une bonne simultanéité sans affecter les besoins des programmes ;
- Coordonner avec les Ressources Humaines pour s’assurer que les dossiers de personnel de la logistique sont bien maintenus et classés ;
- Former et encadrer l’équipe logistique sous sa supervision sur les systèmes et dispositions logistiques
- Apporte le soutien technique nécessaire aux logisticiens des bases ;
- Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe ;
- Effectuer les évaluations des membres de l’équipe logistique sous sa supervision.
- 5. Supervise l’infrastructure
- S’assure que les bureaux et les Guests House soient fonctionnels et que les travaux d’amélioration de ceux-ci sont bien exécutés ;
- Fait le lien avec le bailleur en coordination avec l’administration pour entamer les réparations qui sont à la charge de celui-ci ;
- S’assure que les biens loués par MC sont bien utilisés et remonte les alertes s’il y a des problèmes de fonctionnement ;
- Participe à la validation logistique de nouveaux biens loués par Mercy Corps.
- 6. Autres
- S’assurer que tous les dossiers de la logistique sont systématiquement et correctement classés à tout moment sans exception y compris les dossiers annulés. Ces dossiers doivent toujours être mis à jour, bien organisés, clairement marqués et complétés ;
- Se conduire professionnellement et personnellement de manière à apporter de la crédibilité à Mercy Corps et ne pas compromettre sa mission humanitaire ;
- Accomplir d’autres tâches à la demande de superviseur hiérarchique.
CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES
- Minimum d’un diplôme de niveau universitaire en gestion, économie, développement communautaire, ou autres sciences connexes;
- Trois (3) ans d’expérience en logistique et Achats avec une bonne connaissance organisationnelle ;
- L’habilité de bien maintenir un bon système de gestion des dossiers logistiques et achats ;
- L’habilité d’interagir de façon effective avec le personnel national et international et une bonne capacité d’anticipation des problèmes circonstanciels ;
- Une bonne connaissance de Microsoft Office y comprise l’utilisation des courriels, Outlook ;
- Une excellente maîtrise du Français et une bonne connaissance de l’anglais (écrit et oral) ;
- Une habilité de pouvoir résoudre indépendamment les problèmes de tout genre sans ou avec peu de supervision ;
- Faire preuve d’un grand esprit d’initiative et être capable de travailler en équipe et de manière autonome ;
- S’engager à respecter un haut niveau de confidentialité les informations sensibles.
FACTEURS DE SUCCÈS :
- Une bonne connaissance et une compréhension claire de l’éthique de la logistique, les achats, l’entreposage et la gestion des “Assets” (Bien et équipements) ainsi que la volonté absolue d’adhérer aux politiques et procédures de Mercy Corps et les donateurs est essentiel ;
- Une habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et expatriées est demandée ;
- Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement et correctement à la fois pour accomplir des tâches multiples à temps requis avec un minimum de supervision et traiter les informations de façon correcte pour l’assistance aux différents programmes ;
- Être un communicateur parfait et surtout donner les feedbacks à temps ;
- La confidentialité, la discrétion, l’honnêteté et l’intégrité dans l’accomplissement de ce travail sont obligatoire.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
NB: LE TEST ET LES ENTRETIENS SE PASSERONT UNIQUEMENT DANS LES BUREAUX DE MERCY CORPS
