LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES AINSI QUE L’INCLUSION SOCIALE EN MILIEU DE TRAVAIL
- LA GROSSESSE N’EST PAS UN CRITERE D’EXCLUSION DANS NOTRE PROCESSUS DE RECRUTEMENT
- LE CONGE DE MATERNITE EST DE 18 SEMAINES ET PAYE A 100%
- DES CONDITIONS DE VOYAGE SUR TERRAIN FAVORABLES AUX FEMMES AYANT DES BEBES
- NOUS OFFRONS UN ESPACE POUR BEBE EN AGE D’ALLAITEMENT ET LEURS NOUNOUS DANS NOTRE BUREAU DE GOMA.
DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION :
Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI).
En 2022, nous avons atteint 2,2 millions de personnes par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d’intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d’eau et assurer un accès équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l’Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d’urgence aux populations déplacées, retournés et les familles hôtes.
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un.e Manager Adjoint.e aux Achats pour son bureau de Goma.
RESUME DU POSTE
Le/la Manager Adjoint.e aux Achats assistera le manager achats dans la mise en application des politiques et procédures d’achats terrain ainsi que la gestion et le suivi des plans d’achats des programmes au niveau du pays. Il/Elle sera le point focal pour tous les processus d’achats locaux et internationaux de biens et de services dans les bases de Mercy Corps RDC et s’assurera de la réponse aux besoins de programmes en qualité, aux meilleurs coûts et dans le temps raisonnable. Ses connaissances et son expérience permettront de gérer avec succès la qualité et l’efficacité de toutes les activités d’approvisionnement et d’assurer la gérance, l’intégrité, la transparence et la responsabilité.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE:
- Respecter pleinement les systèmes d’approvisionnement et les procédures opérationnelles et organiser les fonctions d’approvisionnement. Évaluer l’efficacité et l’efficience du département des Achats et participer au renforcement des capacités des membres de l’équipe que vous supervisez. Assurer la conformité avec les principes, normes et politiques d’approvisionnement de Mercy Corps ; les règlements des donateurs ; et les exigences statutaires locales ;
- Contribuer à la coordination avec divers départements pour aider de manière proactive à l’analyse des flux de biens/services et déterminer les besoins et les exigences en matière de quantité, de qualité afin de maintenir un plan d’approvisionnement à jour ;
- Travailler avec le responsable des achats et collaborer avec les gestionnaires de budget pour élaborer des plans d’achats annuels qui répondent aux besoins d’approvisionnement ;
- Gérer et contrôler le processus de passation de marché à l’aide de solutions d’approvisionnement stratégiques afin de garantir le meilleur rapport qualité-prix : études et analyses de marché, spécifications des biens/services et critères d’évaluation des fournisseurs, documents de sollicitation, processus d’appel d’offres transparent et cohérent, etc. ;
- Assurer le plus haut niveau de transparence et d’intégrité au sein du service des achats et prévenir la fraude tout au long du processus d’achat ;
- Effectuer une évaluation périodique des risques tout au long du processus d’achat ;
- Assurer le coaching, l’adaptation stratégique des plans de développement individuels et la gestion complète des performances des collaborateurs directs. Contrôler et évaluer les performances afin de garantir une capacité adéquate pour soutenir avec succès une programmation de haute qualité ;
- Superviser et contrôler les relations et les transactions avec les fournisseurs, la performance des fournisseurs et les obligations contractuelles afin de garantir l’exécution des contrats selon les conditions autorisées ;
- Prendre des mesures pour résoudre les problèmes contractuels actuels et/ou potentiels et/ou les inefficacités afin d’atténuer les risques. Prodiguer des conseils sur les modifications des contrats et des bons de commande, si nécessaire ;
- Surveiller les conditions et les calendriers de paiement en tenant à jour le rapport sur les commandes en cours et superviser la coordination avec l’équipe des finances pour assurer le paiement des fournisseurs dans les délais ;
- Gérer un système fiable de gestion des documents d’achat et des bases de données pour le contrôle, la responsabilité et l’entrée pour un enregistrement correct des stocks ;
- S’assurer que toutes les informations et tous les dossiers requis sont complets, précis, à jour et correctement classés.
PASSATION DES MARCHES DE BASES
- Assurer l’intégrité et la transparence des achats
- Assurer une compétition juste et équitable entre les fournisseurs, et veiller à ce qu’ils adhérent strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps ;
- Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation auprès d’un prestataire/fournisseur ;
- Fournir la même opportunité et les mêmes explications/spécifications à tous vendeurs/fournisseurs lors de la publication des offres et du processus de sélection ;
- Garantir la confidentialité de toutes les données des fournisseurs/prestataires ;
- Toujours accorder une réception prompte et courtoise et un traitement juste et égal à tous les fournisseurs/prestataires ou leurs représentants ;
- Autant que possible, clairement expliquer aux prestataires/fournisseurs les raisons de refus des marchandises qui doivent être retournées ou le rejet de leurs offres ;
- Assurer la transparence et la confidentialité dans le traitement des demandes reçues.
2. Assurer le traitement des achats selon les règles et procédures Mercy Corps
- Respecter les politiques et les procédures d’achats mises en place par Mercy Corps dans le traitement des demandes d’achats et dans toutes les correspondances avec les fournisseurs qui collaborent avec Mercy Corps ;
- Collecter en interne toutes les informations nécessaires permettant de réaliser un achat en toute connaissance du besoin exprimé par le demandeur (demande d’initiation à la passation accompagnant la demande d’achat/ demande de contrat cadre) ;
- Expliquer/ diffuser de façon claire, précise et de façon égale à tous les fournisseurs/prestataires les besoins demandés et la façon de remplir/ soumettre les documents demandés (dossier de passation et publication du dossier) ;
- Répondre aux demandes de clarification de façon équitable et transparente entre tous les fournisseurs/ prestataires ayant soumissionnés (gestion de l’adresse mail relative à l’appel d’offre) ;
- Assurer la confidentialité de la collecte des offres afin de garantir une concurrence juste entre tous les fournisseurs/prestataires, cela en respectant les formats appropriés et les procédures utilisées au sein de Mercy Corps (gestion des documents de réception des offres et gestion de la boite de réception des appels d’offre) ;
- Assurer la tenue et faciliter le déroulement des comités de sélection en respectant la procédure de Mercy Corps et en utilisant les formulaires standards Mercy Corps ;
- Assurer la documentation du processus d’analyses des offres reçues avec des explications/ justifications claires et basées sur une analyse objective des cotations reçues ;
- Orienter et assurer que le choix du fournisseur soit fait de façon consciencieuse et que celui-ci n’impliquera pas Mercy Corps dans des situations délicates ou non conformes à la législation et règlements en vigueur en RD Congo ;
- Négocier les prix transmis par les fournisseurs / prestataires toutes les fois que cela est nécessaire, en respectant les règles et politiques en vigueur chez Mercy Corps ;
- Réaliser régulièrement des visites inopinées de contrôle chez les fournisseurs / prestataires de Mercy Corps, afin de s’assurer que les prix pratiqués restent en phase avec les prix du marché, et que la qualité des produits délivrés est conforme aux contrats ;
- Réaliser des études de marchés régulières auprès des fournisseurs / prestataires afin d’avoir une vision et connaissance précises du marché en termes de prix, de qualité et de délai d’approvisionnement ;
- Effectuer les visites techniques requises par la procédure d’achat de Mercy Corps, en coordination avec les autres départements impliqués (Programmes, Audit, Finance, Opérations…) ;
- Archiver/classer et assurer le suivi des documents et des dossiers d’achats qui lui sont assignés, en utilisant notamment la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps.
3. Assurer une bonne communication entre les différentes parties prenantes des achats
- Assurer un suivi et une actualisation régulière des dossiers d’achats dans la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps ;
- Interagir avec les demandeurs internes de Mercy Corps pour assurer un bon suivi et une bonne compréhension du processus d’achat ;
- Interagir avec les différents départements impliqués dans le traitement des dossiers d’achats afin d’assurer un traitement fluide et transparent des demandes ;
- Informer son supérieur dans les meilleurs délais de tous blocages ou situations complexes rencontrées.
4. Responsabilité de supervision :
Employés en charge des achats dans les différentes bases de Mercy Corps et à Goma
REPRESENTATION, AUTRES TACHES
- Représenter Mercy Corps d’une façon professionnelle auprès du bailleur de fonds-USAID et autres bailleurs ou partenaires, des représentants gouvernementaux, des communautés ;
- Assurer les intérims du département des achats demandés par son superviseur ;
- Assurer des déplacements sur le terrain dans le but d’appuyer tous les bureaux des Bases ;
- Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire en RDC ;
- Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS
- Cette position exige une expérience pertinente d’au moins 5 années dans la logistique/ la gestion des approvisionnements, et idéalement de 3 ans sein d’une Organisation Internationale;
- Avoir au minimum 3 ans d’expérience en tant qu’acheteur ;
- Avoir un diplôme supérieur (minimum Bac+4) en Finance, Procurement, Administration, Droit, Économie, Gestion ou équivalent ;
- Avoir de solides connaissances dans la pratique des passations de marchés ainsi que des règles et procédures applicables aux passations de marchés, idéalement acquises au sein d’une organisation internationale ou d’une entreprise privée en République Démocratique du Congo ;
- Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, Podio, etc.) et avoir une bonne connaissance de la gestion de bases de données ;
- Une habileté prouvée d’anticiper les situations. Proactivité et autonomie sont demandés ;
- De solides compétences dans la saisie de données ;
- L’aisance dans la communication anglaise verbale et écrite est exigée ;
- Posséder une capacité de suivre les procédures, respecter des délais et travailler de façon indépendante tout comme en équipe.
- Bonnes connaissances des procédures des principaux bailleurs de fonds (USAID, BHA, ECHO, DFID etc.)
Aptitudes requises
- Être capable de travailler de manière flexible ;
- Accepter de résider, de voyager et de travailler dans les zones d’interventions des programmes ;
- Bonnes capacités en leadership et plaidoyer ;
- Fortes capacités d’organisation et expérience en planification ;
- Être capable de gérer plusieurs demandes et obligations en même temps ;
- Être force de proposition et être disposé à l’apprentissage ;
- Être motivé et savoir motiver, et dynamiser ses collègues.
